سامانه مدیریت فرآیندهای تعریف و تصویب تعاریف و اصطلاحات

معرفی راه حلمعرفي راه حل

در بسیاری از سازمان ها و شرکت هایی که فعالیت ها و خدمات تخصصی ارائه می کنند و گردش اطلاعات فنی و تخصصی بین نیروی انسانی آن جریان دارد، ابزارهای مختلف با محوریت انتقال دانش و تجربه به کار می رود که با سازمان دهی اطلاعات امکان ارائه اطلاعات به شکل طبقه بندی شده به طیف وسیعی از نیروی انسانی را مهیا می کند. اما بسیاری از این اطلاعات پیش از اینکه در اختیار کاربر قرار گیرد لازم است مورد بررسی و تأیید گروه خاصی از کاربران ( خبرگان ) قرار گیرد. برای این منظور در این سامانه ها فرآیندهایی برای تأیید و تصویب موضوعات در نظر گرفته می شود.
در بدنه بسیاری از سازمان ها فرهنگ جامعی از لغات، اصطلاحات و تعاریفی وجود دارد که به صورت مداوم در حال به روز شدن است. این سامانه با تجمیع و سازمان دهی این اطلاعات، ساختار مدون و یکپارچه ای جهت استفاده از این مفاهیم را در کل سازمان فراهم می کند.
این سامانه دارای 3 بخش اصلی است :
  • ماژول مدیریت سامانه :
    پنل های مدیریت دسترسی به اطلاعات و بخش ها مختلف سامانه توسط سه گروه کاربر (مدیران، دستگاه ها و کاربران نهایی)
    • مشاهده و مدیریت گروه واژه ها.
    • مشاهده و مدیریت واژه ها.
    • مشاهده و مدیریت واحدهای تابعه مرتبط با سامانه.
    • مشاهده و تایید (یا رد یا تعلیق – با ثبت دلیل) تعاریف ارسالی واحدها.
    • مشاهده سوابق و تاریخچه تغییرات اطلاعات
    در تنظیمات این بخش تعیین خواهد شد که داده ها شامل چند زبان هستند و درگاه مربوط به هر زبان نیز انتخاب خواهد شد. در زمان مدیریت واژه ها و گروه واژه ها (ثبت و اصلاح) زبان آن نیز تعیین و در زمان مشاهده لیست هر کدام می توان فیلتر زبان را نیز اعمال نمود.
    همچنین در تنظیمات این بخش تعیین خواهد شد که تعاریف ارائه شده توسط واحدها نیاز به تایید درون سازمانی دارد یا بلافاصله پس از ثبت در پنل تایید نهایی نمایش داده شود.
  • ماژول ارسال تعاریف واحدها : این پنل که ویژه واحدهای سازمان یا مجموعه های درگیر در این حوزه است برای ثبت و ویرایش واژه های موجود در گروه واژه هایی است که هر واحد به آنها دسترسی دارند. این پنل شامل بخش های:
    • پنل اپراتور ثبت کننده
      • مشاهده تعاریف ارسالی (برای یک گروه واژه، واژه و زبان) و تعاریف رد شده
      • اصلاح تعاریف قبلی : با این کار نسخه قبلی ذخیره شده و نسخه جدید برای تایید ارسال می گردد.
      • حذف تعاریف ارسالی بررسی نشده
    • پنل تایید کننده درون سازمانی
      • همه امکانات اپراتور
      • بررسی و اعلام نظر تعاریف ثبت شده توسط اپراتور (تایید یا رد با توضیحات).
      مهم : تعاریفی که توسط مدیر اصلی سیستم رد می شوند به پنل اپراتور جهت اصلاح ارجاع داده می شوند تا اصلاح نماید. پس از اصلاح توسط اپراتور، مدیر سازمانی دلیل رد مدیر اصلی و اصلاحیه اپراتور را مشاهده و سپس اعلام نظر می نماید.
      در تنظیمات این پنل نیز تعیین می شود که آیا امکان تایید درون سازمانی وجود دارد یا خیر. در صورت عدم انتخاب تایید درون سازمانی، پنل دوم نمایش داده نخواهد شد.
  • پنل کاربران نهایی (بازدید کنندگان سایت)
    در این ماژول کاربران می توانند لیست تعاریف با توجه به :
    • متن دلخواه (که در گروه واژه ها ، واژه ها و تعاریف جستجو خواهد شد)
    • زبان
    • گروه واژه
    • واژه
    • واحد تابعه
    جستجو نمایند.

ويژگي هاي برترويژگي هاي برتر :

  • موتور گردش کار در ارسال و تایید تعاریف :
    در تمامی مراحلی که یک تعریف ارسال می شود تا اخذ تایید، تاریخچه گردش کار ثبت شده و همه کاربرانی که به نحوی درگیر کار هستند می توانند تاریخچه کامل را مشاهده نمایند. تاریخچه شامل : کاربر ارجاع دهنده، کاربر دریافت کننده، تاریخ و زمان ارجاع، وضعیت جدید و توضیحات می باشد.
  • استفاده از تکنولوژی Ajax :
    در پنل های مدیریت از تکنولوژی Ajax بهره برداری خواهد شد. این تکنولوژی باعث افزایش کارایی سامانه شده است و سرعت اجرا سامانه را تقویت کرده است.
بالا