سامانه مدیریت فرایندهای تعریف و تصویب تعاریف و اصطلاحات
آیکون:
معرفی راهکار:
در بسیاری از سازمانها و شرکتهایی که فعالیتها و خدمات تخصصی ارائه میکنند و گردش اطلاعات فنی و تخصصی بین نیروی انسانی آن جریان دارد، ابزارهای مختلف با محوریت انتقال دانش و تجربه به کار میرود که با سازماندهی اطلاعات امکان ارائه اطلاعات به شکل طبقهبندیشده به طیف وسیعی از نیروی انسانی را مهیا میکند. اما بسیاری از این اطلاعات پیش از اینکه در اختیار کاربر قرار گیرد لازم است مورد بررسی و تأیید گروه خاصی از کاربران (خبرگان) قرار گیرد. برای این منظور در این سامانهها فرایندهایی برای تأیید و تصویب موضوعات در نظر گرفته میشود.
در بدنه بسیاری از سازمانها فرهنگ جامعی از لغات، اصطلاحات و تعاریفی وجود دارد که بهصورت مداوم در حال بهروز شدن است. این سامانه با تجمیع و سازماندهی این اطلاعات، ساختار مدون و یکپارچهای جهت استفاده از این مفاهیم را در کل سازمان فراهم میکند.
این سامانه دارای 3 بخش اصلی است:
-
ماژول مدیریت سامانه:
پنلهای مدیریت دسترسی به اطلاعات و بخشها مختلف سامانه توسط سه گروه کاربر (مدیران، دستگاهها و کاربران نهایی)
-
مشاهده و مدیریت گروهواژهها.
-
مشاهده و مدیریت واژهها.
-
مشاهده و مدیریت واحدهای تابعه مرتبط با سامانه.
-
مشاهده و تأیید (یا رد یا تعلیق – با ثبت دلیل) تعاریف ارسالی واحدها.
-
مشاهده سوابق و تاریخچه تغییرات اطلاعات
در تنظیمات این بخش تعیین خواهد شد که داده ها شامل چند زبان هستند و درگاه مربوط به هر زبان نیز انتخاب خواهد شد. در زمان مدیریت واژه ها و گروه واژه ها (ثبت و اصلاح) زبان آن نیز تعیین و در زمان مشاهده لیست هر کدام می توان فیلتر زبان را نیز اعمال نمود.
همچنین در تنظیمات این بخش تعیین خواهد شد که تعاریف ارائه شده توسط واحدها نیاز به تأیید درونسازمانی دارد یا بلافاصله پس از ثبت در پنل تأیید نهایی نمایش داده شود.
2. ماژول ارسال تعاریف واحدها:
این پنل که ویژه واحدهای سازمان یا مجموعههای درگیر در این حوزه است برای ثبت و ویرایش واژههای موجود در گروهواژههایی است که هر واحد به آنها دسترسی دارند. این پنل شامل بخشهای:
1) پنل اپراتور ثبتکننده
i. مشاهده تعاریف ارسالی (برای یک گروه واژه، واژه و زبان) و تعاریف رد شده
ii. اصلاح تعاریف قبلی: با این کار نسخه قبلی ذخیره شده و نسخه جدید برای تأیید ارسال میگردد.
iii. حذف تعاریف ارسالی بررسی نشده
2) پنل تأییدکننده درونسازمانی
i. همه امکانات اپراتور
ii. بررسی و اعلام نظر تعاریف ثبت شده توسط اپراتور (تأیید یا رد با توضیحات).
مهم: تعاریفی که توسط مدیر اصلی سیستم رد میشوند به پنل اپراتور جهت اصلاح ارجاع داده میشوند تا اصلاح نماید. پس از اصلاح توسط اپراتور، مدیر سازمانی دلیل رد مدیر اصلی و اصلاحیه اپراتور را مشاهده و سپس اعلام نظر مینماید.
در تنظیمات این پنل نیز تعیین میشود که آیا امکان تأیید درونسازمانی وجود دارد یا خیر. در صورت عدم انتخاب تأیید درونسازمانی، پنل دوم نمایش داده نخواهد شد.
3. پنل کاربران نهایی (بازدیدکنندگان سایت)
در این ماژول کاربران میتوانند لیست تعاریف باتوجهبه:
• متن دلخواه (که در گروهواژهها، واژهها و تعاریف جستجو خواهد شد)
• زبان
• گروه واژه
• واژه
• واحد تابعه
جستجو نمایند.
ویژگیها:
در تمامی مراحلی که یک تعریف ارسال میشود تا اخذ تأیید، تاریخچه گردش کار ثبت شده و همه کاربرانی که به نحوی درگیر کار هستند میتوانند تاریخچه کامل را مشاهده نمایند. تاریخچه شامل: کاربر ارجاعدهنده، کاربر دریافتکننده، تاریخ و زمان ارجاع، وضعیت جدید و توضیحات میباشد.
در پنلهای مدیریت از تکنولوژی Ajax بهرهبرداری خواهد شد. این تکنولوژی باعث افزایش کارایی سامانه شده است و سرعت اجرا سامانه را تقویت کرده است.
کارکردها/موارد استفاده:
تجربه پیاده سازی:
|