حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟ حاکمیت BPM چه چارچوبی دارد؟
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار، به عنوان یک عنصر حیاتی و محور موفقیت در چرخه مدیریت فرایند کسب و کار، تضمین می‌کند که فرایندها با اهداف و مقاصد سازمان، کاملا همسو هستند. حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار یا حاکمیت BPM، به ایجاد ساختارها، معیارها، نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسب برای مدیریت و سنجش عملکرد فرایندهای کسب و کار از ابتدا می‌پردازد.
کسب و کارها از طریق اثربخشی و کارایی فعالیت‌هایی که در سراسر سازمان سنتی جریان دارد و معمولا با عنوان فرایندهای تجاری متقابل شناخته می‌شود، برای مشتریان و سهامداران ارزش ایجاد می‌کنند. به منظور بهینه سازی و حفظ بهبود فرایندهای کسب و کار، ضروری است شکلی از حاکمیت را پوشش دهیم که ساختارها، معیارها، نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسب را برای اندازه‌گیری، بهبود و مدیریت عملکرد فرایندهای تجاری یک کسب و کار ایجاد می‌کند. این مفهوم حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار است.
مفهوم حاکمیت فرایند کسب و کار (BPM Governance)
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management Governance)، چارچوبی است که تضمین می‌کند فرایندها با اهداف و مقاصد کسب و کار همسو هستند. این همسویی شامل فراهم کردن امکان پاسخگویی، اجرای سیاست‌ها، اعمال کنترل و نظارت، اندازه‌گیری عملکرد و رسیدگی به نقص‌ها و کاستی‌ها است.
حاکمیت BPM، با نظارت بر تمامی جنبه‌های ایجاد، اجرا و مدیریت فرایند، تضمین می‌کند که فرایندها به صورت کارآمد، مداوم و در راستای اهداف سازمانی و الزامات قانونی انجام می‌شوند.
در مورد نحوه عملکرد حاکمیت فرایند کسب و کار، فرض کنید می‌خواهید فرایند جدیدی را به سازمان خود معرفی کنید. شما باید مراحل جدیدی را که تیم کسب و کار لازم است دنبال کنند و روند جدید را طبق قوانین کسب و کارتان ثبت کنید. اما چگونه می‌توانید این فرایند جدید را به اعضای تیم خود معرفی کنید و مطمئن شوید که آن را دنبال می‌کنند؟
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار، استانداردها و استراتژی‌های اجرای ابتکار فرایند جدید را به شما ارائه می‌دهد، انطباق را تضمین می‌کند، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به اعضای تیم اختصاص می‌دهد و به نظارت و گزارش عملکرد کلی فرایند کمک می‌کند.
هدف حاکمیت BPM، اطمینان از این است که فرایندها، به طور کارآمد و موثر طراحی و اجرا شده و به طور مستمر بهبود پیدا می‌کنند. به این ترتیب، ریسک‌های مالی، نظارتی و عملیاتی نیز کاهش پیدا خواهند کرد.
حوزه‌های حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار
حوزه‌های حاکمیت BPM شامل موارد زیر است:
- افراد: نهادهایی که نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط مختلفی را در یک سازمان بر عهده دارند.
- فرایندها: فرایندهای حاکم و تحت حاکمیت که با ارائه تعریف جامع و دقیق از فرایندها، روند حاکمیت را ساده‌تر می‌کنند.
- فناوری: ابزارها و زیرساخت‌های کلیدی مورد نیاز برای مدیریت مدلسازی فرایندهای کسب و کار
چارچوب حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار، چارچوبی است برای تعیین جهت و عملکرد کسب و کار، نحوه استفاده از منابع و مسئولیت پذیری برای مدیریت استفاده از منابع. این چارچوب، تضمین می‌کند که جهت شرکت در سطح عملیاتی تحقق یافته و از طریق عملکرد عملیاتی منعکس می‌شود. از آنجا که لایه BPM با لایه‌های IT، کسب و کار و SOA تعامل دارد، برای محاسبه این تعاملات، نیازمند یک چارچوب حاکمیتی است.
حاکمیت IT، چارچوبی برای ایجاد مکانیزم‌ها و سیاست‌هاست تا مطمئن شوید مسیر حرکت کسب و کار توسط فناوری پشتیبانی و حفظ می‌شود.
حاکمیت SOA، یک تخصص از حاکمیت فناوری اطلاعات است که تصمیمات مهم را در چارچوب چرخه عمر اجزا و خدمات قرار می‌دهد.
ویژگی‌های حاکمیت BPM
برخی ویژگی‌های حاکمیت مدیریت فرایند به شرح زیر است:
- دید مشترک تعیین می‌کند.
- سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها، استانداردها و چارچوب‌ها را ایجاد می‌کند.
- معیارهای عملکرد را در سطح سازمان ارتقا می‌دهد.
- برای توانمندسازی افراد جهت انجام نقش‌ها و مسولیت‌ها، مکانیزم‌های سیاست‌گذاری، اندازه‌گیری و کنترل ایجاد می‌کند.
- برای توانمندسازی افراد، زنجیره مسئولیت‌ها، اختیارات و ارتباطات را مشخص می‌کند.
- جهت اداره چرخه عمر فرایندها، ساختارهای سازمانی ایجاد می‌کند.
- جهت کاهش چالش‌های فرایند، رویه‌هایی برای استفاده و به اشتراک گذاری دانش فرایند ایجاد می‌کند.
- مدل‌های تامین مالی BPM را مشخص می‌کند.
- ارزش تجاری فرایندها را کنترل و اندازه‌گیری می‌کند.
- برای افزایش همکاری بین کسب و کار و فناوری اطلاعات، یک کانال ارتباطی واضح ایجاد می‌کند.
اهمیت حاکمیت BPM
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار مهم است، چون:
- کمک می‌کند تا ابتکارات بهبود فرایند در سازمان محقق شوند.
- ابتکارات فرایند را استانداردسازی می‌کند.
- ایجاد همسویی میان ابتکارات فرایند را تشویق می‌کند.
- بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار را تشویق می‌کند.
- نقش‌ها و مسئولیت‌ها را در فرایندها تعریف می‌کند.
- قدرت تصمیم‌گیری در مورد رویه‌ها را مشخص می‌کند.
- کیفیت ابتکارت فرایند را ارتقا می‌دهد.
- منجر به افزایش چابکی در کسب و کار می‌شود.
- فرایندهای مدیریتی را با اهداف استراتژیک سازمان همسو می‌کند.
- به شما اطمینان می‌دهد که دفتر مدیریت فرایند، این ابتکارات را همسو کرده و از تمامی حوزه‌های درگیر حمایت می‌کند.
شاخص‌های ارزیابی اثربخشی حاکمیت BPM
نحوه اندازه‌گیری تاثیر حاکمیت BPM با معیارهای زیر انجام می‌شود:
- دستیابی به اهداف استراتژیک
- نتایج عملیاتی و مالی
- ریسک‌های سازمانی
- بهبود مستمر
- گزارش عملکرد سیستم‌ها
- تمرکز بر اقدامات استراتژیک
- هزینه‌های عملیاتی
- نوسانات قیمت سهام
- علاقه‌مندی سرمایه گذاران یا ذینفعان
- جرایم عدم رعایت قوانین
KPI های کلیدی حاکمیت مدیریت فرایند
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، معیارهایی هستند که کسب و کارها برای درک عملکرد و دستیابی به اهداف قابل اجرا، آنها را پیگیری و تجزیه و تحلیل می‌کنند. KPI های رایج عبارتند از:
- معیارهای مالی
- خدمات مشتریان
- فرایند
- بازاریابی و فروش
چالش‌های پیاده‌سازی حاکمیت BPM
آگاهی از چالش‌های حاکمیت فرایند کسب و کار به شما کمک می‌کند تا برای موانع آینده آماده شوید و با مشکلات بهتر مقابله کنید. برخی چالش‌های حاکمیت فرایند در سازمان‌ها به شرح زیر است:
- مقاومت سازمانی
در زمان اجرای تغییرات، معمولا تیم‌ها مقاومت و بی میلی نشان می‌دهند. برای کاهش مقاومت داخلی، داشتن یک برنامه با طراحی مناسب که به طور موثر اهمیت و مزایای این تغییرات را بیان کند، بسیار مهم است. همچنین، ارائه توضیحات دقیق و واضح در منطق این تغییرات و چگونگی همسویی آنها با اهداف سازمانی گسترده‌تر، می‌تواند به تشویق اعضای تیم و کاهش نگرانی‌ها کمک کند.
- پذیرش فرایند
معمولا متقاعد کردن کارمندان برای پذیرش کامل فرایندهای جدید، چالش برانگیز است، چرا که ممکن است آنها برای تسریع کار خود، به استفاده از میانبرها یا نادیده گرفتن مراحل خاصی در فرایندها وسوسه شوند. با آموزش و مدیریت مناسب، می‌توانید کارکنان را به دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای درک ارزش فرایندها تجهیز کنید. ارتباط واضح در مورد مزایای پایبندی به فرایندها، همراه با پشتیبانی و حمایت مداوم، می‌تواند به پرورش و تقویت فرهنگ پذیرش فرایند و اطمینان از موفقیت بلندمدت کمک کند.
- مهارت‌ها و منابع ناکافی
مهارت‌ها، منابع و آموزش‌های مناسب برای مدیریت موفق فرایندها ضروری است. مطمئن شوید که رهبر و اعضای تیم شما به ابزارها و مواد مورد نیاز برای قوی‌تر کردن حاکمیت فرایند، تا حد امکان دسترسی دارند. همچنین باید مجموعه مهارت‌های اعضای تیم خود را ارزیابی کنید و مهارت‌های دیجیتال در اختیارشان قرار دهید تا آنها را برای فرایندهای دیجیتال جدید آماده کنید.
- فقدان ساختار حاکمیتی روشن
وجود یک ساختار، به سازماندهی تیم، فرایندها و پروژه‌های شما کمک می‌کند. بدون وجود یک سیستم تثبیت شده، همه چیز با لغزش و مشکل روبرو می‌شود. اما ایجاد یک ساختار حاکمیتی روشن و مشخص، می‌تواند به پیشبرد کارها کمک کند.
- ناهماهنگی‌های فرایند
اگر فرایندهای شما به روز و دقیق نباشند، در زمان بروز ناهماهنگی، موفقیت در حاکمیت فرایند بسیار سخت خواهد بود.
- مقیاس پذیری
مدیریت فرایندهای شما باید همزمان با گسترش فعالیت‌ها، گسترش پیدا کند. هر چند، برای تیم حاکمیت فرایند شما همگام شدن با رشد سازمان سخت است، اما ایجاد اقدامات مقیاس پذیری در مراحل اولیه، می‌تواند مقابله با این چالش‌ها را در زمان بروز آسان‌تر کند.
مزایای حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار
برخی مزایای حاکمیت BPM عبارت است از:
- کاهش ریسک
وجود یک برنامه حاکمیت فرایند، برای کاهش ریسک و حفظ ثبات در پایبندی به فرایندهای مناسب، اهمیت زیادی دارد. با اجرای یک چارچوب حاکمیت فرایند کسب و کار قدرتمند، تیم شما می‌تواند برای حذف تناقضات و ناکارآمدی‌های احتمالی که ممکن است سازمان را در معرض نقض امنیتی، مجازات یا جریمه قرار دهد، اقدامات پیشگیرانه انجام دهد. این چارچوب، دستورالعمل‌ها، خط‌مشی‌ها و کنترل‌هایی ارائه می‌دهد که ضمن محافظت از خطرات احتمالی، از انطباق با الزامات نظارتی و بهترین شیوه‌های صنعت مطمئن شوید.
با پیروی از حاکمیت مدیریت فرایند، می‌توانید شهرت سازمان خود را حفظ کنید، تعهدات مالی را کاهش دهید و فرهنگ آگاهی از ریسک و مدیریت ریسک فعال را ارتقا دهید.
- کارایی و اثربخشی فرایند
تیم کسب و کار شما فقط به اندازه فرایندها کارآمد است. حاکمیت فرایند، می‌تواند فرایندها را قوی‌تر، موثرتر، و تیم شما را کارآمدتر کند، بهره‌وری تیم را افزایش دهد و زمان و هزینه‌های مرتبط با رفع اشتباهات یا کاهش خطرات را کاهش دهد.
- حمایت از تصمیم‌گیری و شفافیت
داشتن یک استراتژی حاکمیت فرایند قدرتمند برای ارتقای شفافیت و توانمندسازی اعضای تیم، با درک کامل از استدلال پشت تصمیمات فرایند ضروری است. این یک محیط باز و شفاف ایجاد می‌کند، یعنی جایی که تصمیمات به روشی شفاف، اطلاع رسانی و مستند می‌شوند. این به اعضای تیم شما اجازه می‌دهد تا منطق پشت انتخاب‌های فرایند را درک کنند. همچنین، پشتیبانی تصمیم‌گیری و بینش‌های ارزشمندی برای آنها فراهم می‌کند که در نهایت، اثربخشی کلی را افزایش می‌دهد.
- همسویی و رضایت ذینفعان
برای موفقیت هر کسب و کار، حفظ ارتباط باز با ذینفعان ضروری است. اینجاست که حاکمیت فرایند مطرح می‌شود. این یک جنبه حیاتی برای آگاه نگه داشتن سهامداران از تصمیمات مهم است.
با استفاده از روش‌های موثر حاکمیت فرایند، می‌توانید چارچوبی ساختاریافته برای ارتباطات ایجاد کنید که امکان به‌روزرسانی منظم و به اشتراک‌گذاری شفاف اطلاعات را با سهامداران کلیدی فراهم می‌کند. این به ایجاد اعتماد، اطمینان از همسویی و ارتقای همکاری بین همه افراد درگیر کمک می‌کند، به صورتی که همه در یک صفحه قرار می‌گیرند و و درک می‌کنند چگونه تصمیمات بر اهداف کلی کسب و کار تأثیر می‌گذارد.
- نوآوری و بهبود مستمر
فرایندها باید همیشه به اهداف کلی کسب و کار کمک کنند. با معماری حاکمیت فرایند کسب و کار، تیم شما می‌تواند مطمئن باشد که همه فرایندهای آن اهداف کلیدی را در ذهن دارند. می‌توانید به طور مداوم با تغییر اهداف بزرگتر، آن فرایندها را نوآوری کرده و بهبود ببخشید.
- انطباق پیشرفته
رعایت مقررات و استانداردها برای کسب و کارها ضروری است و کلید دستیابی به آن، پیروی از فرایندهای کاملاً تعریف شده است.
حاکمیت فرایند، به عنوان یک مکانیسم بررسی مضاعف عمل می‌کند تا مطمئن شوید همه فرایندها با الزامات انطباق مطابقت دارند و خطر عدم انطباق و پیامدهای قانونی یا اعتباری بالقوه را کاهش می‌دهند. با اجرای روش‌های قدرتمند حاکمیت فرایند، می‌توانید با اطمینان کار کنید، چرا که، می‌دانید فرایندهای شما به طور کامل بررسی شده و برای انطباق تأیید شده‌اند. این باعث ایجاد حس اعتماد در میان ذینفعان شده و از یکپارچگی عملیات شما محافظت می‌کند.
اجزای چارچوب حاکمیت مدیریت فرایند
6 مولفه کلیدی چارچوب حاکمیت BPM عبارت است از:
1. نقش‌ها و مسئولیت‌ها
یک تیم موفق مدیریت فرایند، به تخصص و همکاری اعضا متکی است. هر کدام از اعضای تیم، ضمن درک جامع از نقش منحصر به فرد خود و مسئولیت‌های مرتبط با آن، باید از عملکرد روان تیم نیز مطمئن شوند.
2. سیاست‌ها و رویه‌ها
ایجاد رویه‌ها و سیاست‌های عملیاتی استاندارد (SOP) به خوبی تعریف شده، برای حفظ سازمان و افزایش کارایی تیم مدیریت فرایند شما بسیار مهم است. این دستورالعمل‌ها به عنوان یک نقشه راه برای اعضای تیم، ثبات را تضمین کرده و سردرگمی را به حداقل می‌رسانند.
3. معیارها و شاخص‌های کلیدی عملکرد
برای اطمینان از همسویی فرایندهای اجرا شده با اهداف تجاری گسترده‌تر، شناسایی و ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهای بهبود مستمر ضروری است. با سنجش و بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد حاکمیت BPM، کسب و کار شما می‌تواند پیشرفت خود را بسنجد و زمینه فرصت‌ها را شناسایی کند. همچنین، روند پذیرش فرایند، اثربخشی تیم و کارایی را نیز بهینه سازی کند.
4. مکانیزم‌های کنترل و اعتبارسنجی فرایند
وجود مکانیزم‌های مناسب کنترل و اعتبارسنجی فرایند برای حفظ استانداردها و افزایش ثبات در یک سازمان ضروری است. با ایجاد سیستم‌های کنترل و اعتبارسنجی قدرتمند، پایه محکمی برای پیروی همه اعضای تیم ایجاد می‌کنید. این مکانیزم‌ها، امکان نظارت، ارزیابی و تنظیم موثر فرایندها را فراهم می‌کنند. علاوه بر این، امکان تشخیص زودهنگام هر گونه انحراف یا ناکارآمدی را نیز اماکن پذیر می‌سازند.
5. مشارکت ذینفعان
مشارکت ذینفعان در حاکمیت مدیریت فرایند، برای ایجاد انتظارات واضح و روشن و همچنین تعریف مسئولیت‌ها ضروری است. با ارزیابی میزان مشارکت ذینفعان، می‌توانید سطح مالکیت و مسئولیت پذیری هر یک از طرفین را تعیین کنید. این درک متقابل، ارتباط مؤثر، همکاری و همسویی اهداف بین ذینفعان و تیم حاکمیت BPM را ساده‌تر می‌کند.
6. استراتژی ارتباطی
برای به اشتراک گذاشتن موثر اطلاعات در تیم حاکمیت BPM، ایجاد یک استراتژی ارتباطی واضح و روشن، ضروری است. این استراتژی، باید نحوه انتقال به‌روزرسانی‌ها، تغییرات، برنامه‌ها و اهداف آینده را به اعضای تیم و ذینفعان مشخص کند.
انواع مدل‌های حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار
3 مدل حاکمیت مدیریت فرایند، عبارتند از:
1. مدل متمرکز
در این مدل، مسئولیت برنامه‌ریزی، پیاده سازی و نظارت بر طراحی و اجرای فرایند، بر عهده یک رهبر یا تیم واحد است. یک مدل متمرکز را به عنوان یک استراتژی از بالا به پایین در نظر بگیرید که در آن، تصمیمات در بالا گرفته می‌شود و از طریق تیم‌ها به پایین سرایت می‌کند.
مدل متمرکز، قدرت تصمیم گیری را به طور واضح مشخص کرده و ثبات را حفظ می‌کند. اما این رویکرد می‌تواند برخی دانش‌های حیاتی را از فرایندهای تصمیم‌گیری حذف کند.
2. مدل غیرمتمرکز
این مدل، قدرت را در سراسر سازمان توزیع می‌کند. به جای اینکه فقط به یک گروه اجازه تصمیم گیری دهد، همه اعضای تیم می‌توانند برای مطرح کردن و رسیدگی به مسائل مختلف با هم همکاری کنند.
هر چند مدل غیرمتمرکز، تیم را در فرایند حاکمیت درگیر می‌کند، اما بدون تعیین مرزها و سازماندهی مشخص، می‌تواند باعث ایجاد سردرگمی شود.
3. مدل تجمیعی
در یک مدل تجمیعی، تیم‌ها برخی مسئولیت‌های حاکمیت فرایند را بر عهده می‌گیرند، اما در نهایت، یک رهبر یا گروهی از رهبران مسئول هستند. مدل تجمیعی، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا تصمیم‌گیری کنند و در عین حال، ثبات، سازگاری و ساختارهای تصمیم‌گیری شفاف را حفظ کنند. این مدل، می‌تواند بهترین مدل‌های متمرکز و غیرمتمرکز را به شما ارائه دهد.
مراحل پیاده سازی چارچوب حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار
برای پیاده‌سازی چارچوب حاکمیت فرآیندی مراحل زیر را دنبال کنید:
1. وضعیت فعلی را ارزیابی کنید: تجزیه و تحلیل شکاف
قبل از هر گونه تصمیم‌گیری، با انجام تجزیه و تحلیل شکاف بین جایی که هستید و جایی که می خواهید باشید، شروع کنید. اگر قوانین حاکمیت فرایند یا استانداردهای مدیریت فرایند را در اختیار دارید، به معنای تعیین این است که چه چیزی برای شما کار می‌کند و چه چیزی برای شما کار نمی‌کند؟ چه مناطقی را می‌توان یکسان نگه داشت؟ و چه حوزه‌هایی نیاز به بهبود دارند؟
اگر از صفر شروع می‌کنید، اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود را تعیین کرده و مشخص کنید به چه اهدافی می‌توانید دست پیدا کنید.
2. اهداف حاکمیت فرایند را تعریف کنید
آنچه را که می‌خواهید با ابتکارات حاکمیت فرایند به دست آورید، به وضوح مشخص کنید. بررسی کنید که این اهداف کوتاه مدت و بلند مدت چگونه به نظر میرسند؟
همانطور که اهداف حاکمیت فرایند خود را تجزیه و تحلیل می‌کنید، KPI ها یا معیارهایی را که ممکن است برای اندازه‌گیری موفقیت خود استفاده کنید، در نظر بگیرید. چگونه متوجه می‌شوید که در راه رسیدن به اهداف خود هستید؟ چگونه متوجه می‌شوید که چه زمانی به آنها دست یافته‌اید؟
3. یک هیئت حاکمیت مدیریت فرایند ایجاد کنید
هنگامی که تیم حاکمیت فرایند خود را تشکیل می‌دهید، مهم است که نقش‌ها و مسئولیت‌های هر یک از اعضا را به وضوح تعریف کنید. این شامل تعیین موقعیت‌هایی مانند صاحبان فرایند، کارشناسان موضوع، افسران انطباق و نمایندگان بخش‌های مختلف است. حاکمیت فرایند موثر، بر همکاری و ارتباط بین اعضای تیم متکی است. تشکیل جلسات منظم، ترسیم خطوط گزارش دهی و ترویج فرهنگ مسئولیت مشترک، به اطمینان از هماهنگی و تصمیم‌گیری روان تیم کمک می کند.
4. ساختار حاکمیتی را طراحی کنید
در این مرحله، نوعی ساختار حاکمیتی انتخاب کنید که به بهترین صورت با تیم و اهداف بلندمدت شما همسو باشد. بررسی کنید که تیم مدیریت فرایند جدید شما چگونه همکاری خواهند کرد و چگونه با بقیه اعضای تیم تعامل خواهند داشت؟
5. اسناد حاکمیت فرایند را توسعه دهید
اکنون زمان مستندسازی فرایندها و سیستم‌هاست. به همان روشی که برای سایر فرایندهای سازمانی مستندات ایجاد می‌کنید، باید مراحل، مسئولیت‌ها و فعالیت‌هایی را که تیم حاکمیت فرایند شما دنبال خواهد کرد، تشریح و مشخص کنید.
علاوه بر ایجاد اسناد، باید مطمئن شوید که آن اسناد در مکانی قابل دسترس ذخیره می‌شوند. می‌توانید یکی از ابزارهای مستندسازی فرایند را برای کمک به مستندسازی در نظر بگیرید.
6. معیارها و کنترل های عملکرد را ایجاد کنید
ایجاد معیارهای عملکرد واضح و روشن برای تعیین موفقیت تلاش‌های حاکمیت فرایند شما بسیار مهم است. این معیارها به عنوان شاخص‌های پیشرفت و اثربخشی عمل می‌کنند. با ارزیابی این KPI ها، می‌توانید تأثیر بلوغ حاکمیت فرایند را بر عملکرد کلی، بررسی و ارزیابی کنید. نظارت، تجزیه و تحلیل و گزارش منظم این معیارها بینش‌های ارزشمندی در مورد اثربخشی ابتکارات حاکمیت فرایند ارائه می‌دهد و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را جهت بهبود مستمر امکان پذیر می‌کند.
7. برنامه‌های آموزشی و نحوه ارتباط را تشریح کنید
سرعت بخشیدن به عملکرد تیم در فرایندها و روش‌های جدید، برای موفقیت بلندمدت بسیار مهم است. مطمئن شوید که برای آموزش تیم خود در مورد انتظارات جدید، برنامه صریح و روشنی دارید. فرایندهای آموزشی و نحوه انتقال تغییرات یا به روز رسانی‌ها را برای تیم خود تشریح و مشخص کنید.
8. پیاده سازی و اعتبارسنجی را به صورت مرحله‌ای انجام دهید
هنگام معرفی فرایندهای جدید، آنها را به تدریج اجرا کنید تا تیم خود را تحت فشار قرار ندهید. این را می‌توانید از طریق یک برنامه پیاده سازی مرحله‌ای انجام دهید که امکان ادغام گام به گام تغییرات را فراهم کند.
با تقسیم پیاده سازی به مراحل قابل مدیریت، تیم شما می‌تواند قبل از رفتن به مرحله بعدی، به راحتی با هر مرحله سازگار شود. این رویکرد تدریجی، میزان مقاومت را به حداقل می‌رساند، یادگیری را بهینه سازی می‌کند و به طور کلی انتقال نرم و روان را تضمین می‌کند. همچنین، تداوم را ارتقا می‌دهد، به حفظ بهره‌وری کمک می‌کند و استقبال از تغییرات فرایند را نیز تقویت می‌کند.
سوالات متداول
حاکمیت فرآیند در BPM چیست؟
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار یا حاکمیت BPM در مورد ایجاد ساختارها، معیارها، نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسب برای مدیریت و سنجش عملکرد فرایندهای کسب و کار از ابتدا تا انتها است.
BPM در دولت چیست؟
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) یک رشته، تکنیک و ابزار است که ارائه سیستم‌های شفاف و کارآمد را که به طور مؤثر به کسب و کارها خدمات ارائه می‌دهند، امکان پذیر می‌سازد. مدیریت فرایند بخش عمومی امکان همسویی خط مشی و استراتژی را با اجرای عملیاتی آن فراهم می کند.
تفاوت مدیریت فرایند و حاکمیت فرایند چیست؟
مدیریت فرایند، مسئولیت مدیران سازمان است که مطمئن شوند تیم آنها از فرایندها پیروی می‌کنند. اما اصول حاکمیت فرایندی تضمین می‌کند که همه فرایندها با اهداف سازمانی هماهنگ هستند، به درستی اجرا می‌شوند و توسط تیم‌های مناسب مورد استفاده قرار می‌گیرند.
چگونه حاکمیت فرایند ایجاد کنیم؟
نحوه اجرای یک استراتژی حاکمیت فرایند به صورت زیر است:
- ارزیابی وضعیت فعلی: تجزیه و تحلیل شکاف
- تعریف اهداف حاکمیت فرایند
- ایجاد یک هیئت مدیریت فرایند
- طراحی ساختار حاکمیتی
- توسعه اسناد حاکمیت فرایند
- ایجاد معیارها و کنترل‌های عملکرد
- تشریح برنامه آموزشی و ارتباطی
سخن پایانی
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار، یک عنصر حیاتی در چرخه مدیریت فرآیند کسب و کار محسوب می‌شود و به عنوان محور موفقیت سازمانی، تضمین می‌کند که فرایندهای کسب و کار با اهداف و مقاصد سازمان همسو هستند. این شامل فراهم کردن امکان پاسخگویی، اجرای سیاست‌ها و کنترل‌ها، اندازه‌گیری عملکرد و رسیدگی به نقص‌ها و کاستی‌هاست. هدف از حاکمیت BPM، کاهش ریسک‌های مالی، نظارتی و عملیاتی است. بدون حاکمیت مدیریت فرایند مناسب، سازمان‌ها در معرض خطرات مالی، نظارتی و عملیاتی قابل توجهی قرار می‌گیرند. با در نظر گرفتن یک چارچوب حاکمیت فرایند قدرتمند، ضمن کاهش این خطرات و محافظت از منافع سازمان، می‌توانید از تعالی فرایند پایدار در کسب و کارتان مطمئن شوید.