معماری فرایند چیست؟ معرفی 5 رویکرد اصلی معماری فرایند کسب و کار

زمان مطالعه: 8 دقیقه

معماری فرایند کسب و کار، یک مدل سلسله مراتبی از فرایندهای تجاری سازمان است که در طول زمان تکامل پیدا کرده و ابزاری قدرتمند برای تجسم و مدیریت فعالیت‌ها فراهم می‌کند.

معماری فرایند، از اجزای مهم معماری سازمانی است و علاوه بر شرح سلسله مراتبی فعالیت‌های فرایند، منابع، اسناد، معیارهای عملکرد، روش‌های اندازه‌گیری و ساز و کارهای حاکمیتی مرتبط را نیز شامل می‌شود.

تعریف معماری فرایند کسب و کار و مفاهیم کلیدی آن

معماری فرایند کسب و کار (Business Process Architecture) یا BPA، یک مدل سلسله مراتبی است که رابطه بین عناصر مختلف کسب و کار را برای دستیابی به اهداف تجاری توضیح می‌دهد.

همه می‌دانیم که سازمان، یک سیستم پیچیده است که در آن چندین عنصر به طور همزمان در جهات مختلف فعالیت می‌کنند. این عناصر عبارتند از: چشم انداز، هدف، ماموریت، استراتژی‌ها، اهداف، فرایندها، فناوری‌ها، افراد، محصولات و خدمات.

هیچ‌یک از این عناصر به تنهایی برای ارائه ارزش کافی نیستند. همه آنها باید با هم در ارتباط باشند تا مطمئن شوید کار به درستی پیش می‌رود.

برای اجرای این سیستم‌ها، سازمان توسط کارشناسان موضوعی مختلف هدایت می‌شود که از یک عنصر خاص مانند افراد، فرایند، فناوری و… مراقبت می‌کنند. آنها با تجربه، دانش، مهارت‌های رفتاری خود به سازمان نگاه می‌کنند. در واقع، همه آنها متفاوت هستند و از این رو، سازمان، مدیر فرایند و تحلیلگر کسب و کار، برای طراحی یک کار گروهی به کسی نیاز دارد که بتواند عناصر را به هم متصل کند و مطمئن شود که همه آنها به شکل منظم کار می کنند.

معماری فرایند سازمانی، یک مدل یکپارچه است که با ایجاد پیوند بین همه این عناصر، ذره‌بین‌های مختلفی در اختیار هر ذینفع قرار می‌دهد تا سازمان را بر اساس نیاز خود مشاهده، تحلیل و ارزیابی کند.

عناصر چارچوب معماری فرایند کسب و کار، شامل: استراتژی، قابلیت‌ها، فرایندها، ساختار سازمانی، سیستم‌ها، فناوری، داده‌ها و منابع انسانی است. این عناصر وابسته به هم، چارچوب جامعی تشکیل می‌دهند که اهداف تجاری سازمان را با عملیات آن همسو می‌کند.

اجزای اصلی معماری فرایند کسب و کار عبارت است از:

• مدل‌سازی فرایندها

فرایندها به صورت گرافیکی مدل‌سازی می‌شوند تا مراحل و وظایف مختلف در هر فرایند به وضوح نمایش داده شود. در این زمینه، معمولا از ابزارهایی مانند BPMN استفاده می‌شود.

• تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها

شناسایی نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط با هر فرایند، به بهبود هماهنگی و پاسخگویی کمک می‌کند.

• تعیین ورودی‌ها و خروجی‌ها

هر فرایند دارای ورودی‌ (منابع و اطلاعات) و خروجی‌ (محصولات و خدمات نهایی) است که باید مشخص شوند.

• تحلیل و بهینه‌سازی

فرایندها مورد تحلیل قرار می‌گیرند تا نقاط قوت و ضعف آنها شناسایی و بهبود ارتباطات و کارایی آنها انجام شود.

• مدیریت ریسک

شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با هر فرایند به سازمان کمک می‌کند تا از مشکلات و حوادث ناخواسته جلوگیری کند.

• مستندسازی

مستندسازی دقیق فرایندها و تمامی تغییرات آن‌ها اهمیت زیادی دارد، زیرا کمک می‌کند که کارکنان و ذینفعان به راحتی وظایف و مراحل را درک کنند.

اهداف و مزایای پیاده‌سازی معماری فرایند کسب و کار

اهداف و مزایای معماری فرایند کسب و کار، می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• بهبود کارایی و اثربخشی: طراحی فرایند کسب و کار موثرتر به کاهش زمان و هزینه‌های انجام کار کمک می‌کند.

• افزایش کیفیت محصولات و خدمات: با مدل‌سازی دقیق فرایندها، می‌توان نقاط ضعف و مشکلات را شناسایی و اصلاح کرد. این منجر به بهبود کیفیت محصولات و خدمات می‌شود.

• انسجام و هماهنگی: ایجاد یک چارچوب منسجم برای فرایندها به هماهنگی بهتر بین بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند.

• پاسخگویی به نیازهای تغییرات: دستگاه‌های پویا به تغییرات نیاز دارند. معماری فرایند به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا سریع‌تر و راحت‌تر به نیازهای جدید بازار و تغییرات محیطی پاسخ دهند.

• مدیریت ریسک: شناسایی و مدیریت ریسک‌های مرتبط با فرایندها به سازمان کمک می‌کند تا از وقوع مشکلات جدی جلوگیری کند.

• مستندسازی و شفافیت: تهیه مستندات دقیق از فرایندها به تیم‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را بهتر درک کرده و از تداخلات جلوگیری کنند.

• پشتیبانی از فناوری اطلاعات: معماری فرایند کسب و کار نقشی اساسی در پیاده‌سازی و ادغام سیستم‌های نرم‌افزاری مختلف در یک سازمان دارد.

• افزایش رضایت مشتریان: بهینه‌سازی و بهبود فرایند کسب و کار، معمولاً منجر به خدمات بهتر و سریع‌تر، و در نتیجه افزایش رضایت مشتریان می‌شود.

این اهداف، به کسب و کار شما کمک می‌کند تا به بهبود عملکرد خود دست یافته و در بازار رقابتی موفق‌تر باشد.

انواع رویکردهای معماری فرایند

برای طراحی معماری فرایند کسب و کار، رویکردهای مختلفی وجود دارد. اکنون به معرفی و بررسی برخی از آنها می‌پردازیم:

رویکرد مبتنی بر هدف

در رویکرد مبتنی بر هدف، معماری کسب و کار به شکلی طراحی شده که پایه و اساس اهداف تجاری و روابط بین اهداف تجاری را ایجاد کند. این رویکرد، تمام نقش‌های مهم معماری و مدلسازی فرایند کسب ‌و کار را که برای دستیابی به اهداف تجاری ضروری هستند، شناسایی می‌کند.

در این رویکرد، اهداف کسب ‌و کار با شاخص‌های کلیدی فرایند (KPI) ترسیم می‌شوند و  KPIها به فرایندهای تجاری تخصیص داده می‌شوند. همچنین رویکرد مبتنی بر هدف، به یافتن معماری و مدل‌سازی حیاتی فرایند کسب ‌و کار نسبت به روش‌های موجود در سازمان کمک می‌کند.

رویکرد مبتنی بر مدل مرجع

در رویکرد مبتنی بر مدل مرجع، یک معمار فرایند کسب ‌و کار  موجود (مدل مرجع) مجدداً مورد استفاده قرار می‌گیرد و برای طراحی یک معماری فرایند کسب‌ و کار جدید سازگار می‌شود. بسیاری از رویکردهای مبتنی بر مدل مرجع به صورت عملکردی سازماندهی شده‌اند. مزیت اصلی رویکردهای مبتنی بر مدل مرجع این است که با شروع آن می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید.

رویکرد سفر مشتری

کسب و کارها با این رویکرد می‌توانند معماری و مدل‌سازی فرایندهای کسب ‌و کار حیاتی را که با مشتریان تعامل دارند، شناسایی کنند. این یک سازمان را را قادر می سازد تا «نقاط لمس» را که توسط فرایندهای تجاری ارائه می‌شود و نیاز به توجه فوری دارد، تجزیه و تحلیل و ارزیابی کند. در این رویکرد همراه با فرایندهای کسب و کار داخلی، افراد و فناوری‌ها نیز در معماری کسب و کار ترسیم می شوند تا «ارزش» را برای مشتریان پیدا کنند.

رویکرد مبتنی بر عملکرد

رویکرد مبتنی بر عملکرد، سلسله مراتبی از توابع است که تجزیه توابع کسب و کار را به توابع تجاری دقیق‌تر نشان می‌دهد.  عملکردهای تجاری، به عنوان قابلیت‌های تجاری نیز شناخته می‌شوند. این رویکرد، نسبتا ساده‌تر است زیرا یک سازمان توانایی‌های خود را به خوبی درک می‌کند.

این کمک می کند تا توانایی‌های سازمان را شناسایی و آن را با فرایندهای تجاری ترسیم کنید. به عنوان مثال، یک تابع تولید را می‌توانید به برنامه‌ریزی تولید، برنامه‌ریزی مواد، دریافت کالا، اجرای تولید و تحویل کالاهای نهایی تجزیه کنید. مزیت این رویکرد، یافتن زنجیره ارزش End to End مرتبط با یک تابع و تعیین مالک فرایندکاوی به همراه سیستم اندازه‌گیری فرایند است.

رویکرد ریسک و انطباق

ریسک‌ها و انطباق دو حوزه پراهمیت محسوب می‌شوند که هر سازمانی بیشتر به آنها توجه دارد. اکثر صنایع به طور کامل بر اساس انطباق خاص صنعت هدایت می شوند. مانند: مراقبت‌های بهداشتی، حمل و نقل هوایی، بیمه و غیره. سازمان‌ها در همه این صنایع، بیشتر اوقات، باید اهداف انطباق را حیاتی‌تر از درآمد حفظ کنند. چرا که، با کاهش جزئی درصدی از درآمد، می‌توانند از عهده آن برآیند اما نمی‌توانند مسائل مربوط به عدم انطباق را حل کنند.

در اکثر سازمان‌ها، یک هیئت ریسک و حاکمیت وجود دارد که دائماً به دنبال هرگونه خطر یا تغییر انطباق است. هنگامی که آنها هر نیازی را شناسایی کردند، باید به صورت فوری یک ارزیابی تأثیر/تغییر انجام دهند تا بفهمند چگونه بر کسب و کار تأثیر می گذارد. سازماندهی معماری فرایند کسب و کار، برای حفظ ریسک‌ها و انطباق در مرکز، به سازمان کمک می‌کند تا تمام فرایندهای تجاری را که نیازمند بررسی‌های مکرر هستند، پیگیری کند.

انواع مدل‌های معماری فرایند کسب و کار

در این بخش برخی ابزارهای معماری فرایند کسب و کار را معرفی و بررسی می‌کنیم.

زنجیره ارزش پورتر

زنجیره ارزش پورتر، مجموعه فعالیت‌هایی است که زنجیر وار به هم متصل هستند و در نهایت، منجر به تولید محصولی می‌شود که علاوه بر ارزشمند بودن برای مصرف کننده، برای سازمان نیز سودآوری به همراه دارد.

این روش سیستماتیک، مانند یک ابزار کارآمد و موثر، همه فعالیت‌های یک کسب و کار و چگونگی تاثیر آنها بر یکدیگر را بررسی کرده و منابع مزیت رقابتی را نیز تجزیه و تحلیل می‌کند.

مدل APQC

APQC، نام یک انجمن کیفیت و بهره‌وری است که الگوهایی برای کسب و کارهای مختلف ارائه می‌دهد. APQC، به عنوان استانداردی برای طبقه بندی فرایندها و ساده‌تر کردن عملیات بهینه سازی سازمان به کمک مدیریت فرایندها و الگو برداری از سازمان‌ها است.

مدل ETOM

ETOM، مجموعه‌ای از بهترین استانداردها، مدل‌ها، روش‌ها و همچنین از چارچوب‌های پرکاربرد در صنعت ارتباطات به حساب می‌آید. چارچوب ETOM، شامل چندین سطح، به صورت سلسله مراتبی است. سطح اول، شامل فرایندهای گسترده سازمان، یعنی فرایندهایی از یک سمت زنجیره ارزش به سمت دیگر، سطح دوم شامل فرایندهای استراتژیک در زمینه زیرساخت‌ها و محصولات تولیدی و سطح سوم شامل بررسی فرایندها در مناطق کاری خاص است.

مراحل طراحی و استقرار معماری فرایند کسب و کار

برای طراحی معماری فرایندهای کسب و کار، ابتدا باید به شناسایی و درک اهداف استراتژیک سازمان بپردازید. بررسی کنید که چشم‌انداز سازمان در آینده چیست؟ در میان رقبا به چه جایگاه و چه سطحی از تولید قرار است برسد؟ علاوه بر مشخص کردن این اهداف، در این مرحله، کشف ارزش‌های خاصی که سازمان می‌تواند ارائه دهد نیز انجام می‌شود.

با توجه به اهداف استراتژیک و ارزش‌های سازمان، با دنبال کردن سطوح مدلسازی که در ادامه بیان می‌کنیم، می‌توانید به طراحی معماری فرایند کسب و کار بپردازید:

1. نامگذاری و نقشه برداری بالاترین سطح (سطح0)، نقشه سازمانی و فرایندهای هسته‌ای (نقشه فرایند کسب و کار- حوزه‌های فرایند)
2. تجزیه فرایندهای هسته‌ای سطح0 به سطح1، مدلسازی زنجیره ارزش (مدل مفهومی- گروه‌های فرایندی)
3. تجزیه فرایندهای سطح 1 به سطح 2، مدلسازی فرایندهای BPMN (مدلسازی فیزیکی)
4. مستندسازی و تجزیه فرایندها به زیرفرایندها و فعالیت‌ها (مدل قابل اجرا)

برای ایجاد یک مدل معماری فرایند کسب و کار، مراحل زیر را دنبال کنید:

• یک ساختار پرونده ایجاد کنید.

• داده‌ها را وارد کنید.

• با استفاده از داده‌ها، یک مدل فرآیند کسب و کار و چند مدل زیر فرایند دقیق ایجاد کنید.

• بین مدل‌ها پیوند برقرار کنید.

• با استفاده از مدل‌ها، نما ایجاد کنید.

• بین نماها پیوند ایجاد کنید.

• با استفاده از نماها، تجسم ایجاد کنید.

سوالات متداول

4  عنصر معماری کسب و کار چیست؟

عناصر معماری کسب و کار شامل: استراتژی، قابلیت‌ها، فرایندهای کسب و کار، ساختار سازمانی، سیستم‌ها، فناوری، داده‌ها و منابع انسانی است. این عناصر وابسته، چارچوب جامعی تشکیل می دهند که اهداف تجاری سازمان را با عملیات آن همسو می‌کند.

4 نوع فرآیند کسب و کار چیست؟

چهار نوع اصلی فرایندهای تجاری عبارتند از: فرایندهای عملیاتی، فرایندهای پشتیبانی، فرایندهای مدیریتی و فرایندهای استراتژیک.

چگونه معماری فرایند کسب و کار را پیاده سازی کنیم؟

مرحله 1: ماموریت و چشم انداز خود را مشخص کنید.

مرحله 2: ذینفعان خود را شناسایی کنید.

مرحله 3: فرهنگ سازمان خود را درک کنید.

مرحله 4: محصولات و خدمات خود را شناسایی کنید.

مرحله 5: مهارت‌ها را ارزیابی کنید.

مرحله 6: به دنبال فرصت های مشارکت و همکاری باشید.

تفاوت بین مدیریت فرایند و معماری فرایند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار، به تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار، مدلسازی و طراحی می‌پردازد. اما معماری فرایند کسب و کار، روابط بین فرایندها را نشان می دهد، مانند طبقه بندی‌ها و  چارچوب‌های فرایند.

اهمیت معماری فرایند کسب و کار در سازمان‌های بزرگ چیست؟

معماری فرایند کسب و کار، با عمل به عنوان یک نقشه و ترسیم وظایف، در فعالیت‌ها و گردش کار سازمان، نقشی اساسی ایفا می‌کند. این یک دید کلی از فرایندها ارائه می‌دهد و به ذینفعان کمک می‌کند تا بفهمند که چگونه برای رسیدن به اهدافشان همه چیز با هم هماهنگ است.

نقش معماری فرایند کسب و کار در تحول دیجیتال سازمان چیست؟

معماری فرایند کسب و کار، سازمان‌ها را قادر می سازد تا به طور موثر به تغییرات بازار واکنش نشان دهند، عملیات را ساده کنند، تجارب مشتری را افزایش دهند و نوآوری را از طریق فناوری هدایت کنند. این شامل شناسایی روندهای بازار، تطبیق محصولات و خدمات با خواسته‌های مشتری و اجرای استراتژی‌های تجاری چابک است.

سخن پایانی

معماری فرایند کسب و کار، به ساختار و طراحی فرایندهای کسب و کار در یک سازمان اشاره دارد. هدف آن فراهم کردن یک نمای کلی و سیستماتیک از نحوه عملکرد سازمان و تعامل بین فرایندهای مختلف است. این معماری شامل شناسایی، مدل‌سازی، و تحلیل فرایندها به منظور بهبود کارایی، کیفیت و انعطاف‌پذیری سازمان است.