معرفی سیستم BPR یا مهندسی مجدد فرایندها
گاهی تغییر و تحولات آرام و تدریجی راهکار مناسبی برای حل مشکلات سازمان‌ها نیست و آنها برای بقا و موفقیت به تغییرات سریع و اساسی نیاز دارند. امروزه این تغییرات با نام مهندسی مجدد شناخته می‌شود.
مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار یا BPR، یک استراتژی مدیریتی است که برای دستیابی به پیشرفت‌های چشمگیر در عملکرد، کارایی و اثربخشی بر طراحی مجدد فرایندهای اصلی کسب و کار تمرکز دارد. هدف آن، بهینه‌سازی فرایندها با حذف موارد اضافی و ساده‌سازی عملیات است.
در روند BPR، وظایف فعلی سازمان جای خود را به فرایندهای اصلی کسب و کار می‌دهد. به این ترتیب سازمان از وظیفه گرایی به سمت فرایند محوری حرکت می‌کند.
تا پایان این مطلب همراه ما بمانید تا با مهندسی محجدد فرایندها و نحوه اجرای آن آشنا شویم.
BPR چیست؟
BPR، مخفف عبارت Business Process Reengineering، به معنی مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار و به مفهوم تفکر و طراحی مجدد فرایندها با هدف سامان دهی، کارایی و بهبود بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد است.
این روش زمانی کارآمد و موثر است که شما به ناکارآمد بودن فرایندها پی برده و به دنبال راهکاری برای بهینه سازی و بهبود فرایندهای کسب و کارتان باشید.
به بیان دیگر، مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار یا BPR، به معنی بازنگری و اصلاح فرایندهای کنونی کسب و کار است، تا جایی که با استفاده از فرایندهای اثرگذارتر و کارآمدتر، قادر باشید هزینه‌ها را کاهش داده و میزان سود سازمان را افزایش دهید.
ابعاد BPR
برای پیاده سازی BPR در سازمان‌ها لازم است ابعاد مختلف آن معرفی و بررسی شود. این ابعاد را به همراه زیر مجموعه‌های آن در قالب جدول زیر معرفی کرده‌ایم.
ابعاد مهندسی مجدد فرایندها
| سیستم مدیریت تغییر |
ارتباطات- تجدید نظر در سیستم پاداش- توانمندسازی کارکنان- درگیر شدن کلیه افراد سازمان- ایجاد فرهنگ تغییر- آموزش |
| لیاقت و شایستگی مدیران | مدیران متعهد و قدرتمند |
| برنامه ریزی و مدیریت پروژه |
طراحی و تدوین چشم‌اندازBPR- پیوند میان سازمان و استراتژی‌های BPR- تعیین اهداف و معیارهای عملکرد- نگاه به خارج از سازمان |
| ساختار سازمانی | یکپارچگی- تعریف متناسب فعالیت‌ها- تخصیص متناسب مسئولیت‌ها- تشکیل تیم‌های موثر BPR |
| زیرساخت IT | دارایی‌های فیزیکی- دارایی‌های غیرفیزیکی- خدمات مشترک و ارتباط میان آنها |
ویژگی‌های BPR چیست؟
برخی ویژگی‌های مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار به شرح زیر است:
بازطراحی عمیق
سیستم BPR، با حمایت از بازنگری اساسی و طراحی مجدد فرایندهای موجود، سازمان را تشویق می‌کند تا تفکر مرسوم را به چالش بکشد، هنجارهای تثبیت شده را زیر سوال ببرد و روش‌های کاملاً جدیدی را برای انجام وظایف پیشنهاد دهد. این طرز فکر نوآورانه، راه را برای پیشرفت‌های اساسی و نتایج موفقیت‌آمیز هموار می‌کند.
تمرکز بر فرایند
BPR با دیدگاهی جامع، سازمان را به عنوان فرایندی به هم پیوسته در نظر می‌گیرد. این رویکرد، بر تجزیه و تحلیل فرایندها، شناسایی ناکارآمدی‌ها و یافتن فرصت‌هایی برای بهینه‌سازی تأکید دارد. در نهایت، با درک وابستگی‌های متقابل و تعاملات بین فرایندهای مختلف، سازمان به کارایی و اثربخشی بیشتری دست پیدا می‌کند.
مشتری مداری
BPR، اهمیت فوق‌العاده‌ای برای درک و برآورده کردن نیازها و انتظارات مشتریان قائل است. این روش بر همسو کردن فرایندهای کسب و کار با نیازهای مشتری جهت ارائه ارزش استثنایی و تضمین سطوح بالای رضایت تأکید می‌کند.
ساده سازی و حذف
BPR، از ساده‌سازی فرایندها با حذف مراحل غیرضروری، کاهش پیچیدگی‌ها و حذف فعالیت‌های تکراری حمایت می‌کند. به این ترتیب، سازمان می‌تواند کارایی را افزایش دهد و خطاها را به حداقل برساند.
توانمندسازی فناوری
سیستم BPR، پتانسیل دگرگون کننده فناوری را در بهینه‌سازی فرایندها به رسمیت می‌شناسد. این امر سازمان را تشویق می‌کند تا از فناوری‌های نوآورانه، اتوماسیون و راه‌حل‌های دیجیتال برای ساده سازی عملیات، افزایش قابلیت‌های تحلیل داده و تسهیل تصمیم‌گیری لحظه‌ای استفاده کند و در نهایت به مزیت رقابتی برسد.
اندازه‌گیری عملکرد
BPR، بر اهمیت ایجاد معیارهای عملکرد و سیستم‌های اندازه‌گیری جهت ارزیابی اثربخشی بهبود فرایندها تأکید می‌کند. با تعریف شاخص‌های واضح و امکان پیگیری پیشرفت‌ها، سازمان می‌تواند تأثیر تغییرات را مشاهده کند، حوزه‌های نیازمند بهبود را شناسایی کند و از همسویی با اهداف استراتژیک مطمئن شود.
همکاری بین بخشی
BPR، فرهنگ همکاری و کار تیمی را بین بخش‌های مختلف سازمان پرورش می‌دهد. همچنین، ارتباطات باز را تشویق می‌کند و همکاری بین بخشی را برای بهبود جریان اطلاعات، بهره‌برداری از دیدگاه‌های متنوع و دستیابی به موفقیت جمعی ارتقا می‌دهد. به این ترتیب، سازمان‌ها با همکاری می‌توانند هم‌افزایی ایجاد کرده و به بهینه‌سازی جامع فرایندها دست پیدا کنند.
مدیریت تغییر
BPR، اهمیت مدیریت تغییر موثر را در اجرای موفق تغییرات فرایند تصدیق می‌کند. این امر مستلزم مدیریت مقاومت در برابر تغییر، مشارکت ذینفعان در تمام سطوح، ارائه آموزش و پشتیبانی فرهنگی است که نوآوری و بهبود مستمر را نیز شامل می‌شود و در نهایت، موفقیت بلندمدت را تضمین می‌کند.
تاریخچه BPR چیست؟
در سال 1990، مایکل همر (Michael Hammer) و جیمز چمپی (James Champy) کتابی به نام «مهندسی مجدد شرکت‌ها» منتشر کردند. در این کتاب عنوان شده که در برخی موارد، تغییر و بازسازی کامل سازمان یا شرکت، تنها راه برای کاهش هزینه و افزایش کیفیت خدمات است. این دو نفر در کتاب خود 7 اصل را معرفی کردند که برای سرعت بخشیدن به روند کار و بهبود کیفیت، مدیریت زمان و کنترل هزینه‌ها به کمک مهندسی مجدد فرایندها می‌آید. این 7 اصل عبارت است از:
- برنامه ریزی فعالیت‌ها بر اساس نتایج
- یافتن تمامی فرایندهای سازمان و بازطراحی آنها بر اساس فوریت
- ترکیب فعالیت‌های مرتبط با فناوری اطلاعات و فعالیت‌های واقعی تولید کننده اطلاعات
- مدیریت مناسب منابع دور از دسترس
- متصل کردن نتایج فعالیت‌های موازی
- کنترل فرایند تصمیم‌گیری
- به دست آوردن اطلاعات از منبع آن
BPR چگونه اجرا می‌شود؟
مهندسی مجدد فرایندها، مراحلی دارد که اکنون به معرفی و بررسی آنها می‌پردازیم:
مشخص کردن چشم انداز و اهداف کسب و کار
ابتدا لازم است اهدافی کاملا واضح، روشن و قابل ارزیابی تعیین کنید. به عنوان مثال، مواردی مانند کاهش دادن قیمت‌ها، افزایش کیفیت محصولات و… می‌توانند به عنوان هدف در نظر گرفته شوند. توجه داشته باشید که چارچوب اهداف خود را در راستای اهداف سازمان تعیین کنید.
بررسی فرایندهای سازمان
پس از تعیین اهداف، باید همه فرایندها را بررسی کرده و مواردی که خوب کار نمی‌کنند یا قابل بهبود هستند را مشخص کنید. این جداسازی اهمیت زیادی دارد و به عبارتی موفقیت یا شکست BPR را تعیین می‌کند.
سنجش و اندازه‌گیری فرایندهای آسیب زننده
در مرحله قبل، فرایندهای مشکل دار را به لیست سیاه وارد کرده‌اید. وقتی این لیست کامل شد، باید بررسی کنید چرا این موارد در لیست سیاه قرار گرفته‌اند؟ سعی کنید هر کدام از این فرایندها را کاملا بی‌طرفانه بررسی و قضاوت کنید. توجه داشته باشید که معیارهای این قضاوت باید استانداردهای مورد تایید سازمان یا عملکرد درست سایر رقیبان باشد.
در اختیار داشتن یک سیستم فناوری اطلاعات قوی و مرتبط
برای طی کردن درست مراحل BPR باید به یک سیستم فناوری اطلاعات کارآمد، دقیق و مرتبط دسترسی داشته باشید. قبل از شروع کار، بهتر است سیستم‌های اطلاعاتی مورد نیاز برای مدیریت تغییرات را راه‌اندازی کنید، چرا که، بدون این سیستم نمی‌توانید همه عواملی که باعث ایجاد تغییر و تحول می‌شوند، را در نظر بگیرید.
طراحی، ساخت و آزمایش محصول اولیه
بهتر است قبل از ورود محصول به بازار، نمونه اولیه آن را بسازید و امتحان کنید. در صورتی که محصول در مرحله آزمایشی موفق نبود، از تولید آن در ابعاد بزرگ‌تر جلوگیری می‌شود. یکی از دلایل شکست BPR این است که نمی‌تواند محدودیت‌های مرحله آزمایشی را تشخیص دهد.
ایجاد هماهنگی و مدیریت تغییرات
آخرین مرحله برای داشتن یک BPR موفق این است که تغییرات را به خوبی مدیریت کنید. مدنظر قرار دادن مواردی مانند تهیه اسناد جدید، ساختار سازمانی، مدل‌های مدیریتی، چارت‌های جدید مسئولیت و… باعث می‌شود روش‌های جدید انجام کار، روشن‌تر و واضح‌تر شوند.
چگونه از BPR استفاده کنیم؟
پروسه مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار، با مراحل زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:
- تشخیص و شناسایی فرایندهای نیازمند به مهندسی مجدد
- شرح و اختصاص وظایف به اعضای تیم
- بررسی و مطالعه اسناد فرایند جاری، به همراه شناسایی نواقص و مشکلات
- تهیه SOP و نقشه فرایندهای جدید
- آزمایش پروسه
- اجرای پروسه
BPR در حوزه‌های مختلف معانی و کاربردهای متفاوتی دارد.
- به عنوان مثال، BPR در داروسازی، به ثبت اطلاعات مربوط به بسته‌بندی یک دسته دارو می‌پردازد و به معنای سوابق بسته بندی دسته‌ای است که شامل اطلاعاتی مانند شماره دسته، نوع بسته، اطلاعات لیبل و شمارش نهایی محصول در هر دسته است. این سوابق برای ردیابی و کنترل کیفیت محصولات دارویی ضروری هستند.
- BPR در پزشکی، به معنای بازنگری و اصلاح اساسی فرایندهای موجود در سازمان‌های بهداشتی و درمانی برای بهبود کارایی، کیفیت خدمات و کاهش هزینه‌ها است. به عبارت دیگر، BPR در پزشکی به دنبال شناسایی و حذف گلوگاه‌ها، ساده‌سازی مراحل، و استفاده بهینه از منابع در ارائه خدمات بهداشتی و درمانی است.
- BPR در ترید و بازارهای مالی، به یک الگوی تحلیلی در تحلیل تکنیکال اشاره دارد که نشان‌دهنده یک تعادل موقت بین خریداران و فروشندگان است و می‌تواند به عنوان یک ابزار برای شناسایی نواحی ورود به معامله مورد استفاده قرار گیرد.
چرا سازمان‌ها باید از BPR استفاده کنند؟
این روزها، موضوع مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار به یکی از مهم‌ترین بحث‌های مدیریتی تبدیل شده است. اما چرا سازمان‌ها باید از BPR استفاده کنند؟
همان طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، با بهبود فرایندها در کوتاه مدت می‌توانید جایگاه مناسب و قابل قبولی برای سازمان خود ایجاد کنید. اما بهبود سازمان در بلند مدت راهی جز اعمال مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار نخواهد داشت.
عوامل موثر در توجه و استفاده سازمان‌ها از BPR به دو دسته داخلی و خارجی تقسیم می‌شوند که در ادامه به بررسی آنها خواهیم پرداخت.
- عوامل خارجی موثر در تمایل کسب و کارها به BPR
با رقابت گسترده و روزافزون در بازاهای جهانی، نیاز به تغییر و نوآوری در سازمان‌ها بیش از گذشته احساس می‌شود. این تنها راهی است که یک کسب و کار بتواند خدمات و محصولاتی قابل رقابت با بازاهای جهانی تولید کند.
عامل دیگر، نیازها و انتظارات بی پایان مشتریان است. کسب و کارهایی که در دنیای رقابتی امروز به دنبال تولید و ارائه خدمات و محصولات مطلوب‌تر به مشتریان هستند و رضایتمندی آنها را در نظر می‌گیرند، باید سیستم BPR را در کسب و کار خود اعمال کنند.
امروزه اهمیت فناوری اطلاعات به گونه‌ای است که می‌توانیم بگوییم تقریبا همه افراد سازمان با هر وظیفه‌ای با آن سروکار دارند. بنابراین رشد تکنولوژی اطلاعات به عنوان یکی دیگر از عوامل مهندسی مجدد سازمان‌ها به شمار می‌رود. تغییرات سریع تکنولوژی اطلاعات، سازمان‌ها را به سمت به روز بودن و ایجاد ارتباطات مطلوب‌تر و سریع‌تر هدایت می‌کند.
- عوامل داخلی موثر در تمایل کسب و کارها به BPR
اما غیر از عوامل خارجی که در بخش قبل به آنها اشاره کردیم، مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار، می‌تواند علت‌های داخلی نیز داشته باشد.
یکی از آنها، تغییر در استراتژی‌های سازمان است که می‌تواند به عنوان عاملی برای تحریک سازمان‌ها در انتخاب و به‌کارگیری BPR باشد.
عامل دیگر، تغییر در ساختار سازمانی است که ممکن است نیاز به ایجاد تغییر در فرایندها را بیشتر از عوامل دیگر نشان دهد.
همچنین ضرورت ساده سازی امور نیز از جمله عوامل داخلی نیاز به BPR به شمار می‌رود که مواردی مانند توجه دقیق‌تر به موارد عدم کارایی و کاهش پیچیدگی‌ها را دربر می‌گیرد.
علاوه بر مواردی که بیان کردیم، تغییرات مورد نظر در فرایندها، روش‌ها، مهارت‌ها و… نیز می‌تواند از عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد فرایندها باشد.
محدودیت‌های اجرای BPR چیست؟
موارد زیر از محدودیت‌های مهندسی مجدد به شما می‌روند:
- شرایط مالی نابرابر و غیرمنصفانه
- زیاد بودن تعداد پروژه‌های فعال
- بدبینی و ترس از شکست
- جبهه گیری و مقاومت از سوی کارکنان برای اجرای پروژه
پیش شرط‌های اجرای BPR چیست؟
اجرای هر فرایند جدید نیازمند ایجاد یک سری از پیش شرط‌ها است. سیستم BPR نیز از این قاعده خارج نیست و اعمال آن، نیازمند فراهم کردن مقدمات خاصی است، از جمله:
- انتظارات واقع بینانه
- تعهد و حمایت مدیران سازمان
- مشارکت فعال کارکنان
- وجود چشم انداز و اهداف مشترک
- به کارگیری اصول و روش‌های صحیح مدیریتی
تفاوت وظیفه و فرایند چیست؟
وظیفه، واحدی از کار و به معنی فعالیتی است که یک نفر انجام می‌دهد. اما فرایند، تعدادی وظایف به هم پیوسته است که با یکدیگر نتیجه‌ای باارزش خلق می‌کنند. به عنوان مثال، انجام سفارشی که کالا را به دست مشتری می‌رساند، یک فرایند است. این فرایند از وظایف متفاوتی مانند دریافت سفارش، وارد کردن آن به سیستم، بررسی موجودی کالا، بسته بندی سفارش و برنامه ریزی برای ارسال کالا تشکیل می‌شود. بنابراین، وظایف مختلف هستند که یک فرایند را شکل می‌دهند.
تفاوت BPR و BPM چیست؟
مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR) و مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) هر دو رویکردی برای بهبود عملیات کسب و کار محسوب می‌شوند، اما از نظر دامنه و روش‌شناسی تفاوت‌های چشمگیری دارند.
BPR، یک رویکرد رادیکال و از بالا به پایین است که بر طراحی مجدد و اساسی فرایندهای اصلی کسب و کار جهت بهبودهای چشمگیر تمرکز دارد، در حالی که BPM، یک رویکرد تدریجی‌تر و از پایین به بالا است که بر بهبود مستمر و بهینه‌سازی فرایندهای موجود متمرکز است.
سوالات متداول
منظور از مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار چیست؟
مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR) یک رویکرد مدیریت استراتژیک است که بر بازاندیشی اساسی و طراحی مجدد فرایندهای اصلی کسب و کار برای دستیابی به پیشرفت‌های قابل توجه در عملکرد و کارایی تمرکز دارد. BPR بر بهینه‌سازی فرایندهای سراسری و حذف موارد زائد متمرکز است.
7 مرحله مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار چیست؟
مرحله ۱: شناسایی فرایند مورد نظر برای مهندسی مجدد
مرحله ۲: تجزیه و تحلیل فرایند
مرحله ۳: طراحی مجدد فرایند
مرحله ۴: آزمایش فرایند جدید
مرحله ۵: پیاده‌سازی فرایند جدید
مرحله ۶: نظارت و ارزیابی
مرحله ۷: بهبود مستمر
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR) چیست؟
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) و مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار (BPR) مفاهیمی متمایز اما مرتبط با یکدیگر هستند. ERP یک سیستم نرم افزاری است که عملکردهای مختلف کسب و کار را در یک پلتفرم واحد ادغام می‌کند، در حالی که BPR یک رویکرد مدیریتی است که بر طراحی مجدد اساسی فرایندهای کسب و کار برای بهبود قابل توجه عملکرد تمرکز دارد. به طور کلی، BPR می‌تواند پیش‌درآمدی برای پیاده‌سازی یک سیستم ERP باشد، زیرا فرایندهای مهندسی مجدد شده باید در نرم‌افزار منعکس شوند.
سخن پایانی
همان طور که ملاحظه کردید، مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار، به معنای ترک نمودن روش‌های دیرپا و کهنه و دستیابی به روش‌های جدیدی است که برای تولید کالاها و خدمات سازمان و انتقال ارزش به مشتری لازم هستند.
خوب است بدانید، BPR تغییراتی است که اگر در اعمال آنها برای اولین بار شکست خوردید، نمی‌توانید دوباره این مراحل را تکرار کنید. چرا که این کار معمولا ریسک بالایی دارد که شامل سرمایه‌گذاری مالی و بی‌انگیزگی کارکنان است. بنابراین سعی کنید این مراحل را از بالاترین رتبه تا پایین‌ترین رتبه به صورت دقیق، کامل و با در نظر گرفتن تمامی ابعاد عملی آن انجام دهید.
ممنون عالی بود
ممنون از توجه شما دوست عزیز