BPMS چیست؟ (معرفی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار)

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS، ابزاری برای بهبود فرایندهای کسب و کار از طریق شناسایی، مدل سازی، اتوماسیون، تحلیل و سنجش عملکرد فرایندهاست. این سیستم، به شما امکان میدهد تا برای کاهش هزینهها، افزایش خدمات مشتریان و ایجاد ارتباط بهتر بین کارکنان، فرایندهایی ایجاد کنید و کسب و کارتان را بهبود ببخشید. همچنین، به کمک BPMS میتوانید ضمن کاهش خطاها، همکاری بین بخشهای مختلف کسب و کار را نیز افزایش دهید.
امروز به شما خواهیم گفت سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS چیست، چه مراحلی دارد و چگونه در سازمان مورد استفاده قرار میگیرد.
BPMS چیست؟
BPMS، مخفف عبارت Business Process Management System و ابزاری است که فرایندهای تجاری تعریف شده را مدیریت و خودکارسازی میکند و چابکی در کسب و کار را افزایش میدهد. به کمک BPMS، میتوانید فرایندهای جاری را بررسی کنید تا گلوگاههای موجود را شناسایی کرده و آنها را کاهش دهید. همچنین، هزینههای کسب و کار را کنترل کنید، فرایندهای جاری را تا جای ممکن موثر سازید و از کارآمدی افرادی که در فرایندهای شما درگیر هستند، اطمینان حاصل کنید.
نرم افزار BPMS چیست؟
نرم افزار BPMS، زیرساختی است که فرایندهای تجاری تعریف شده را خودکارسازی، اجرا و مدیریت میکند. همچنین میتواند فرایندهای دستی زمان بر را به جریانهای کاری ساده در برنامههای کسب و کار تبدیل کند.
مزایای سیستم BPMS چیست؟
استاندارد BPMS، به سازمانها کمک میکند تا با حرکت به سمت تحول دیجیتال، اهداف سازمانی بزرگتر را به خوبی درک کنند. موارد زیر برخی مزایای سیستم مدیریت فرایند کسب و کار محسوب میشوند:
- افزایش چابکی در کسب و کار
تغییر و بهینه سازی فرایندهای کسب و کار در یک سازمان، باید همگام با شرایط بازار باشد. BPMS، به سازمانها اجازه میدهد، تغییرات اجرایی فرایندها را موقتا متوقف و سپس دوباره اجرا کنند. امکان اصلاح جریانهای کاری به همراه استفاده مجدد و سفارشیسازی آنها، فرایندهای کسب و کار را قادر میسازد تا بیشتر واکنشگرا باشند. علاوه بر این، در مورد تاثیرات مثبت اصلاح فرایندها، به سازمانها بینش عمیقتری میبخشد.
- کاهش هزینهها و افزایش درآمدها
ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار، گلوگاهها را از بین میبرد. این، سبب کاهش هزینهها در طول زمان میشود. تاثیر آن میتواند کاهش زمان فروش محصول، دسترسی سریعتر مشتری به محصولات و خدمات باشد که منجر به فروش بالا و بهبود درآمدها میشود. BPMS، همچنین میتواند منابعی برای کاهش هدر رفت منابع اختصاص دهد. به این ترتیب، هزینهها کاهش و میزان سود افزایش پیدا میکند.
- بهبود کارایی
یکپارچهسازی فرایندهای کسب و کار، پتانسیلی برای بهبود کلی کارآیی فرایندها فراهم میکند. مسئولین فرآیندها، با داشتن اطلاعات درست، میتوانند از نزدیک بر تاخیرها نظارت کنند و در صورت نیاز، منابع اضافی به آنها اختصاص دهند. همچنین، سیستم اتوماسیون و حذف تسکهای تکراری، کارایی بیشتری به فرایند کسب و کار اضافه میکند.
- دید بهتر
BPMS، ضمن اینکه امکان نظارت در لحظه بر معیارهای کلیدی عملکرد را تضمین میکند، امکان اتوماسیون را نیز فراهم میکند. این، سبب افزایش شفافیت میشود که در نهایت، به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح کارآمد ساختارها، فرآیندها و پیگیری خروجیها میانجامد.
- تطبیق، ایمنی و امنیت
یک بی پی ام اس جامع، با قوانین جدید به روز میشود و تطابق سازمان با استانداردها را تضمین میکند. مدیریت فرایندهای کسب و کار همچنین میتواند ایمنی و امنیتی که توسط رویههای سازمانی مناسب و تسهیل انطباق، اندازهگیری میشود را تامین کند. درنتیجه، سازمانها میتوانند کارمندان خود را به حفاظت از داراییهای سازمان، مانند اطلاعات خصوصی و منابع فیزیکی در مقابل استفاده نادرست، سرقت یا مفقود شدن، تشویق کنند.
مراحل اجرای موفقیت آمیز BPMS چیست؟
موفقیت استقرار BPMS، به انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب و کار شما ختم نمیشود، در واقع، از آنجا شروع میشود. عامل اصلی تاثیرگذار بر میزان موفقیت یک ابتکار مدیریت فرآیند، پیاده سازی و اجرای آن است. اکنون مراحل پیاده سازی موفق BPMS در سازمان را بررسی میکنیم.
مرحله1: یک تیم پیاده سازی BPMS تشکیل دهید
این تیم، باید شامل اعضایی از واحدهای تجاری مختلف باشد که بتوانند همتایان خود را راهنمایی کنند. آنها باید برای استفاده از پلتفرم، دوره اموزش BPMS را بگذرانند و درک عمیقی از آنچه پروژه مستلزم آن است داشته باشند.
مرحله2: عملکرد را با شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) اندازهگیری کنید
معیارهای کلیدی برای اندازهگیری، شامل میانگین زمان هر فرایند، زمان صرفه جویی شده در هر فرایند خودکار، کاهش هزینه، بهرهوری و اثربخشی فرایند است.
مرحله3: BPMS را مانند یک پروژه تجاری پیاده سازی کنید
محدوده پروژه را تعیین کنید، هزینهها را مشخص کنید، مهلتی برای اجرا تعیین کنید و معیارهای موفقیت را فهرست کنید.
مرحله4: از یک پلتفرم BPMS قابل تنظیم استفاده کنید
نه تنها برای افزایش کارایی، بلکه برای سفارشی کردن فرایندهای خود جهت حذف مراحل غیرضروری، از یک مفهوم BPM انعطاف پذیر و قابل تنظیم استفاده کنید.
مرحله5: سیستمهای کسب و کار را شناسایی کنید
تمام سیستمهایی که کسب و کارتان استفاده میکند، اینکه چه کسی و چگونه از آنها استفاده میکند را شناسایی کنید. درک کامل سیستمها و دادههای آنها به شما کمک میکند تا در مورد بهبود فرایندها، تصمیمات دقیق و درستی بگیرید.
BPMS چگونه کار میکند؟
کارکرد یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) در 4 مرحله صورت میگیرد:
- مرحله1: کاربران کسب و کار، فرایندهای خود را مستند سازی میکنند. سپس، برای انجام وظایف، اقدامات کارآمد و مناسب را تعیین میکنند.
- مرحله2: آنها فرایندها را به صورت نمودارها یا نمودارهای جریان ترسیم میکنند و برای مدل سازی فرایند انعطاف پذیر، مجموعهای از قوانین را ایجاد میکنند.
- مرحله3: کاربران، فرایندها را با جمعآوری اقدامات و ایجاد مدلهای فرایند کسب و کار برای شبیه سازی دقیق رفتار فرایند و نتایج آن، خودکارسازی میکنند.
- مرحله4: آنها میتوانند فرایندهای جدید را با نظارت بر آنها و اعمال تغییرات به منظور بهبود مستمر توانایی خود در به دست آوردن نتایج مطلوب کسب و کار بهبود ببخشند.
معیارهای انتخاب و خرید BPMS چیست؟
قبل از انتخاب یک BPMS مناسب از میان سیستمهای مختلف، مطمئن شوید که سیستم مورد نظر شما ویژگیهای ضروری زیر را ارائه میدهد:
ابزار نمودار فرآیند ویژوال
یک ابزار طراحی فرآیند ویژوال، مثل یک کارشناس کسب و کار قدرتمند، معمولا بسیار بهتر از یک برنامه نویس قوی یا حتی تیم فناوری اطلاعات داخلی عمل میکند.
محیط طراحی فرم به صورت Drag-and-Drop
نوعی BPMS انتخاب کنید که طراحی فرمها را آسانتر کند. چرا که، ابزارهای پیچیده طراحی فرم، میتواند کارمندان شما را از پذیرش کامل BPMS منصرف کند.
کنترل دسترسی مبتنی بر نقش
اطلاعات کسب و کار در فرمها و فیلدها معمولا حساس هستند. بنابراین، نوعی استاندارد BPMS را انتخاب کنید که از طریق دسترسی انتخابی از اطلاعات محافظت کند.
پشتیبانی موبایل
مطمئن شوید که BPMS شما، حداقل پشتیبانی از تلفن همراه را برای Android و iOS ارائه میدهد. اکثر BPMS های ابری این توانایی را دارند.
در جدول زیر به بررسی و مقایسه برترین نرم افزارهای خارجی BPMS پرداختهایم:
نام برند | مورد علاقه | طراحی فرآیند | سهولت اجرا | قیمت گذاری | پشتیبانی |
Nintex | کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB)، شرکتهای سرمایهگذاری | مبتنی بر مرورگر، طراحی خلاقانه | نرمافزار نصبی | اشتراک های آزمایشی با برنامه های پولی از 62500 دلار در ماه | منبع باز |
Process Maker | شرکتها، دولتها و سازمانهایی که دنبال مقیاس سازمانی هستند | BPMN 2.0 | نسخههای مختلف نرمافزار نصبی و ابری | هزینههای پلتفرم مجوزهای نرمافزار استخراج فرآیند معمولاً متغیر بین 5000 تا 150000 دلار در سال | فیلم، متن، ایمیل، وبینار، چت |
Kissflow | کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB)، بازار میانی | رابط Drag-and-Drop مبتنی بر نیروی انسانی | مبتنی بر ابر | ارائه برنامههای پولی و سفارشی، شروع طرح پایه از 1500 دلار در ماه | فیلم، متن، ایمیل، وبینار، چت |
Bizagi | کسب و کار های کوچک و متوسط (SMB)، بیزنسهای مدیوم و شرکتهای سرمایهگذاری | مدل سازی BPMN در Bizagi | نرمافزار نصبی، ابری | به ازای هر کاربر، شروع قیمت از 1990 دلار به صورت سالانه | رایگان برای پشتیبانی پایه یا پریمیوم به ازای هزینه اضافی |
Zoho Creator | فریلنسرها، کسب و کارهای کوچک و متوسط و شرکتهای سرمایهگذاری | سازنده اسنیپت برای کد Drag-and-Drop | مبتنی بر وب، نرمافزار نصبی یا میتواند خودمیزبان باشد | 8 تا 25 دلار براساس نیاز و بودجه کاربر | ایمیل، تلفن، آموزش، تیکت |
ویژگیهای یک BPMS خوب چیست؟
موارد زیر مهمترین ویژگیهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار محسوب میشوند:
سهولت استفاده
استاندارد بودن روش طراحی و مشخص بودن مراحل پیاده سازی فرایند در یک BPMS خوب، باعث میشود کاربران به سرعت با آن تطبیق پیدا کرده و به سادگی آن را مورد استفاده قرار دهند.
اتوماسیون گردش کار
سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار، دارای نرم افزار اتوماسیون داخلی هستند که به کسب و کارها کمک میکند تا فرایندها و گردشهای کاری رایج را تعریف، نقشه برداری و خودکارسازی کنند. آنها میتوانند مسیرها و عملکردهای حیاتی را توسعه داده و مجوزهایی را برای فعال کردن اتوماسیون با حداقل نظارت، ارائه دهند. همچنین، این سیستم به کسب و کارها کمک میکند تا به طور مداوم، گلوگاههای فرایند را نظارت و شناسایی کرده و آنها را از بین ببرند.
مدیریت دادهها
کسب و کارها معمولا حجم عظیمی از دادهها را تولید میکنند، ابزارهای BPMS نیز، دارای ویژگیهای جامع و قدرتمند مدیریت داده هستند. آنها اطلاعات صحیح را جمعآوری میکنند، آنها را مدیریت کرده و به طور موثر تجزیه و تحلیل میکنند. کاربران میتوانند عناصر داده و روابط میان موجودیت دادهها را تعریف و حفظ کنند.
مدل سازی گردش کار بصری
یک BPMS با یک رابط کاربرپسند، به کاربران امکان میدهد تا نقشه بصری گردش کار را بدون زحمت، طراحی و ویرایش کنند. آنها میتوانند اطلاعات مهم را مشاهده کرده و بررسی کنند که کار در زمان واقعی چگونه پیش میرود. همچنین، این سیستم به کاربران اجازه میدهد تا فرمها و فرایندهای وب را به راحتی مدل سازی کنند.
تجزیه و تحلیل گزارشها
سیستم BPMS، تجزیه و تحلیل عملکرد فرایند را ارائه میدهد. گزارشها به شاخصهای کلیدی عملکرد مرتبط هستند و دادههایی در مورد اقدامات، فرایندها، وظایف و اعضای فرایند در اختیار شما قرار میدهند. گزارشها و تجزیه و تحلیلها به سازمانها کمک میکند تا فرایندهای موجود را بهبود ببخشند، انتظارات مشتریان را شناسایی کنند، رفتار بازار را پیش بینی کنند و حاشیه سود کلی را افزایش دهند.
یکپارچه سازی
در یک سیستم واحد، تعداد کمی از فرایندهای تجاری وجود دارد. به عنوان مثال، به دست آوردن یک مشتری جدید، ممکن است شامل ورود او، ارائه خدمات و دریافت پول باشد. استاندارد BPMS، باید اجرای فرآیند را در سیستمهای مختلف هماهنگ کند تا ضمن کاهش هزینهها، کارایی، خدمات و تجربه مشتری را افزایش دهد. سیستم باید با نرم افزار CRM، پلتفرمهای HRIS/HRM و پلتفرمهای ERP ادغام و یکپارچه شود. این اجازه میدهد تا فرایندها به راحتی در آن سیستمها شروع و تکمیل شوند.
چرا و چه زمانی کسب و کارها از BPMS استفاده میکنند؟
هر چند، کسب و کارهای بزرگ و کوچک، چالشهای مختلفی را تجربه میکنند، اما در برخی مشکلات مشترکند. برخی از آنها به شرح زیر است:
- دشواری پیگیری فرایندهای دستی و کاغذی
- صرف زمان زیاد برای بررسی دادهها، پیدا کردن نسخههای کاغذی و پر کردن آنها
- محدود بودن یا عدم امکان مشاهده پروسه تایید یا فعالیتهایی که توسط افراد انجام میشود
- طولانی شدن پروسه تایید به دلیل اطلاعات مفقود یا نادرست
- هزینه بالای رسیدگی، مدیریت و جمعآوری فایلهای کاغذی
- امکان نفوذ سایر افراد در اطلاعات
- عدم امکان ارائه گزارش در لحظه یا عدم توانایی در دسترسی یا جستجوی اسناد
- عدم نظم و انضباط در پروسه تایید
- نیاز به بررسی رویهها برای انطباق با قوانین
اما همه این مشکلات توسط BPMS قابل رفع است. هر سازمانی (بزرگ یا کوچک)، میتواند برای خودکارسازی فرایندها و ساده کردن عملیات تجاری از BPMS استفاده کند. سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، یک ابزار ضروری برای شرکتهایی است که به دنبال بهبود فرایندهای تجاری هستند.
سیستمهای BPMS را میتوانید برای پیاده سازی فرایند کسب و کار، بهبود فرایند و اتوماسیون فرایند، مورد استفاده قرار دهید. نرم افزار BPMS راهبران، از بهترین و کارآمدترین سامانههای مدیریت فرایند کسب و کار است که به شما امکان میدهد فرایندهای کسب و کارتان را روان، سریع و دقیق در یک ساختار منسجم و یکپارچه به صورت الکترونیک برای ذینفعان پیاده سازی کنید. به این ترتیب، میتوانید نظارت و تحلیل چرخه فرایندهای سازمان را سادهتر و سریعتر انجام دهید.
حالا، سوال این است که به عنوان یک سازمان یا کسب و کار، بهترین زمان استفاده از BPMS چه زمانی است؟
در موارد زیر اجرای BPMS میتواند سود بالایی برای کسب و کار شما به ارمغان بیاورد:
- فرایندهای پویا که نیازمند تغییرات انطباقی نظارتی هستند، مانند یک تغییر در مدیریت اطلاعات مشتری پس از تغییرات در قوانین مالی و حریم خصوصی.
- فرایندهای پیچیده کسب و کار که نیازمند هماهنگی بین چندین واحد و بخش تجاری، دپارتمانهای عملی یا کارگروهها هستند.
- فرایندهای ماموریتی قابل اندازهگیری، که به طور مستقیم یک معیار عملکردی حیاتی را بهبود میبخشد.
- فرایندهای تجاری که برای تکمیل به یک یا چند اپلیکیشن نیاز دارند.
- فرایندهای کسب و کار به استثنای آنها که به صورت دستی انجام میشوند و یا مستلزم چرخش سریع هستند.
سوالات متداول
سیستم های BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)، ابزاری است که به کسب و کارها کمک میکند تا با شناسایی، خودکارسازی و تجزیه و تحلیل فرایندهای تجاری، آنها را اجرا و مدیریت کرده و بهبود ببخشند.
BPMS مخفف چیست؟
BPMS فرم کوتاه عبارت Business Process Management System و به معنی سیتم مدیریت فرایند کسب و کار است.
BPMS چگونه کار میکند؟
ابزارهای BPMS، دادهها را جمعآوری کرده و تجزیه و تحلیلها را اجرا میکند تا کسب و کارها بفهمند کدام بخش از فرایند کسب و کار را میتوان خودکار کرد یا تغییر داد. این ابزارها، وظایف دستی را خودکارسازی میکنند، گلوگاهها را رفع میکنند و در مورد نحوه قرار گرفتن وظایف کاری در یک فرایند، دید وسیعتری ارائه میدهند.
اجرای BPMS شامل چند مرحله است؟
اجرای BPMS در 5 مرحله انجام میشود:
- تشکیل یک تیم پیاده سازی BPMS
- اندازه گیری عملکرد با KPI ها
- پیاده سازی BPMS مانند یک پروژه تجاری
- استفاده از یک پلتفرم BPMS انعطاف پذیر و قابل تنظیم
- شناخت کامل و دقیق سیستمهای کسب و کار
سخن پایانی
انتخاب یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار مناسب، تصمیمی مهم برای هر کسب و کاری است که میخواهد فرایندهای خود را بهبود ببخشد. برای این منظور، حتما پلتفرمی را انتخاب کنید که متناسب با نیازهایتان باشد و کسب و کار شما قابلیت پیاده سازی آن را داشته باشد. در این مطلب، ضمن پاسخ به سوال BPMS چیست، تلاش کردیم شما را برای تهیه یک BPMS کارآمد و موثر راهنمایی کنیم.
بسیار عالی و جامع توضیح دادین. ممنون
ممنون از توجه شما