تحلیل فرایند چیست؟ روش ها و کاربرد تجزیه و تحلیل
تحلیل فرایند کسب و کار، یک رویکرد سیستماتیک برای شناسایی، مستندسازی، تجزیه و تحلیل و بهبود فرایندهای موجود در سازمان است. این تحلیل، کاوشی عمیق و دقیق برای کشف چگونگی انجام کارها، شناسایی نقاط قوت و ضعف، و یافتن فرصت‌هایی برای نوآوری و تحول محسوب می‌شود.
BPA، به شما کمک می‌کند تا جریان کار، مسئولیت‌ها، ورودی‌ها و خروجی‌های هر فرایند را شفاف سازی کرده و با دیدی جامع‌تر، گلوگاه‌ها، ناکارآمدی‌ها، تکرارها و شکاف‌های موجود را شناسایی کنید.
هدف نهایی تحلیل فرایند، طراحی و پیاده‌سازی فرایندهای کارآمدتر، هوشمندانه‌تر و انعطاف‌پذیرتر است که نه تنها به سازمان کمک می‌کند تا به اهداف استراتژیک خود دست یابد، بلکه بستری برای رشد پایدار و مزیت رقابتی نیز فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، BPA راهی است برای تبدیل «چطور انجامش دهیم» به «چطور می‌توانیم بهتر انجامش دهیم».
همراه ما بمانید تا با تحلیل فرایند کسب و کار، مراحل و روش‌های آن آشنا شویم.
تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار (BPA) چیست؟
تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار (Business Process Analysis) یا BPA، رویکردی است که بر مستندسازی و تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار متمرکز است تا ارزش و کارایی را افزایش دهد. BPA، بر داده‌ها تکیه می‌کند تا ضمن شناسایی راههای بهینه سازی فرایند، روش انجام عملیات یک کسب و کار را اصلاح کند.
داده‌هایی که BPA مورد استفاده قرار می‌دهد، مشخص می‌کند که کدام فرایندها به طور موثر کار می‌کنند، کدام‌ها چندان موثر نیستند و در کدام بخش‌ها ناکارآمدی و موارد اضافی وجود دارد. سپس BPA، با استفاده از تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده برای تجسم و شناسایی زمینه‌های بهبود فرایند، تدوین یک برنامه بهبود و تحلیل، به همراه شبیه سازی بر اساس این طرح، برنامه را اجرا و بر آن نظارت می‌کند.
مزایای تحلیل فرایند کسب و کار
اکنون به شما خواهیم گفت مزایای تحلیل فرایند چیست و آنها چطور می‌توانند سازمان شما را متحول کنند.
- افزایش کارایی و بهره‌وری
کاهش زمان انجام کار
بهبود گردش کار
حذف گلوگاه‌ها
- کاهش هزینه‌ها
مصرف بهینه منابع
کاهش خطاهای انسانی
کاهش ضایعات
- بهبود کیفیت محصولات/خدمات:
فرایندهای استاندارد و دقیق، نتایج با کیفیت و قابل پیش‌بینی
پایش و کنترل بهتر فرایندها، در نتیجه: شناسایی زودهنگام مشکلات کیفی
- شفافیت و درک بهتر فرایندها
درک مشترک همه افراد از نحوه انجام کارها
مستندسازی فرآیندها: حفظ دانش سازمانی و آسان‌تر شدن روند آموزش به نیروهای جدید
- انطباق و مدیریت ریسک
فرایندهای مستند و بهینه شده: انطباق بیشتر با قوانین و مقررات
شناسایی نقاط ضعف فرایندها: کاهش ریسک‌های عملیاتی
- پشتیبانی از تصمیم‌گیری بهتر
دید جامع و داده‌های دقیق: تصمیمات استراتژیک و عملیاتی موثرتر
تسهیل شناسایی فرصت‌های بهبود و نوآوری
- افزایش رضایت مشتری
فرآیندهای داخلی کارآمدتر: تحویل سریع‌تر و با کیفیت‌تر محصولات و خدمات به مشتریان
کاهش خطاها و بهبود تجربه مشتری: افزایش وفاداری مشتریان
- قابلیت مقیاس‌پذیری و رشد
فرایندهای بهتر و موثرتر: رشد سریع‌تر، آسان‌تر و گسترش فعالیت‌ها بدون سردرگمی
روش‌های تحلیل فرایند چیست؟
تحلیلگری که تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار را برای سازمان شما انجام می‌دهد، احتمالا روش‌ها و ابزارهای ترجیحی خود را دارد. اما برخی موارد رایج برای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار، عبارت است از:
تحلیل فاصله (Gap Analysis):
به کمک این روش می‌توانید تفاوت بین وضعیت «فعلی» و وضعیت «مطلوب» یا «ایده‌آل» را شناسایی کنید.
این تحلیل به شما امکان می‌دهد تا بفهمید دقیقا کجا باید تمرکز کنید و برای رسیدن به بهبود، چه اقداماتی لازم است انجام دهید.
تحلیل ارزش افزوده (Value-Added Analysis):
ارزش افزوده، بر شناسایی و دسته‌بندی فعالیت‌های مختلف یک فرایند، بر اساس ارزشی که برای مشتری یا سازمان ایجاد می‌کند، متمرکز است. این تحلیل، به شناسایی اتلاف‌ها و حذف فعالیت‌های غیرضروری کمک می‌کند و باعث افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها می‌شود.
در تحلیل ارزش افزوده، هر فعالیت فرایند به یکی از این سه دسته تقسیم می‌شود:
- ارزش افزوده
- ارزش افزوده ضروری اما غیرمستقیم
- بدون ارزش افزوده
تحلیل دلیل ریشه‌ای (Root Cause Analysis – RCA):
هدف این روش، پیدا کردن «چرایی» اصلی بروز یک مشکل یا نقص در فرایند است. می‌توانید از این تحلیل برای شناسایی پایه و اساس فرایندهای خود استفاده کنید و مطمئن شوید که به اهداف بزرگتر کسب و کار شما متصل می‌شود.
تحلیل مشاهده (Observational Analysis):
این روش، شامل مشاهده مستقیم و بی واسطه نحوه انجام یک فرایند توسط افرادی است که آن را اجرا می‌کنند.
تحلیل مشاهده، برای درک جزئیات ظریف و رفتارهای غیررسمی که معمولا در مستندات و مصاحبه‌ها ذکر نمی‌شوند، کارآمد و مفید است.
تحلیل تجربه (Experience Analysis):
این روش، بر درک و ارزیابی تجربه افرادی که با فرایند درگیر هستند (چه کارکنان و چه مشتریان) تمرکز دارد.
تحلیل تجربه، برای جمع‌آوری بازخورد و درک تجربیات از روش‌هایی مانند مصاحبه، نظرسنجی، نقشه برداری سفر مشتری و… استفاده می‌کند.
مراحل تجزیه و تحلیل فرایند چیست؟
صرف نظر از اینکه چگونه BPA را در کسب و کارتان راه‌اندازی می‌کنید، با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید پایه محکمی برای حفظ و رشد این رویکرد بسازید.
مرحله ۱ – تعریف فرایند
در حالی که روش‌های متنوعی برای ترسیم نقشه فرایند وجود دارد، اصول اولیه یکسان هستند. هر نقشه فرایند باید تامین‌کنندگان، ورودی‌ها، فعالیت‌های لازم برای انجام فرآیند، خروجی‌ها و مشتریان را تعریف کند. تعریف مرزهای فرایند از ویژگی‌های بسیار مهم ترسیم نقشه فرایند است.
مرحله ۲ – کشف فرصت‌ها
زمان ترسیم یک نقشه فرایند کسب و کار، تحلیلگر معمولاً فرصت‌های بهبود زیادی پیدا می‌کند. اینها مشکلاتی هستند که به راحتی توسط کاربران فرایند قابل انتقال هستند. آنچه اهمیت دارد، این است که ارزش یک بیانیه مشکل دقیق و درست را به همراه تأثیر هزینه مشکلات حل نشده، دست کم نگیرید.
مرحله ۳ – طراحی معیار موفقیت
فرایندهای کسب و کار را می‌توانید به روش‌های مختلف اندازه‌گیری کنید. کلید اندازه‌گیری فرایند، طراحی معیارهای مناسبی است که میزان دستیابی به هدف فرایند را به طور مؤثر و کارآمد، ارزیابی می‌کند.
مرحله ۴ – تحلیل فرایند
یک تحلیل فرایند موفق برای ارزشمند بودن، لازم نیست چندان سخت و پیچیده باشد. تحلیل فرایند کسب و کار، شامل ارزیابی ارزش و زمان وظایف فرایند و ضایعات ایجاد شده به وسیله تولید فرایند است. علاوه بر این، تحلیل ارزش مشتری، بینش‌هایی در مورد روابط با مشتری ارائه می‌دهد.
مرحله ۵ – انجام اقدام کارآمد و مؤثر
تحلیل فرایند کسب و کار بدون اقداماتی در جهت اصلاح و بهبود، اتلاف وقت و هزینه محسوب می‌شود. تجربه نشان می‌دهد اکثر مشکلات فرایندهای کسب و کار معمولا به دلیل عدم تعریف فرایند و درک مشتری است.
مرحله ۶ – ایجاد وضعیت کنترل
این روزها اکثر فرایندهای کسب و کار، در وضعیت کنترل اجرا نمی‌شوند. عناصر اساسی کنترل، شامل یک فرایند تعریف شده، گزاره ارزش، یک معیار عملکرد، بازخورد مشتریان و اقدامات اصلاحی است. به خاطر داشته باشید که کنترل فرایند، اولین گام ضروری برای بهبود فرایند است.
مرحله ۷ – نظارت بر اثربخشی
یک تلاش در جهت تحلیل فرایند که به خوبی اجرا شود، باید به سرعت به نظارت بر فرایند تبدیل شود. بهبود عملکرد فرایند باید به صورت ماهانه مورد نظارت قرار گیرد و فرصت‌ها و مشکلات حل شده، با مشکلات و فرصت‌های جدیدی که چالش برانگیزتر هستند و پس از حل شدن، سود بیشتری به همراه دارند، جایگزین شوند.
کاربرد تحلیل فرایند در کسب و کارها چیست؟
تحلیل فرایند در کسب و کارها، مانند نقشه کشیدن برای کارهای تکراری است که به شما کمک می‌کند بفهمید هر کاری چگونه انجام می‌شود، کدام قسمت کار مشکل دارد و چطور می‌شود آن را بهتر و سریع‌تر انجام داد.
تصور کنید صاحب یک رستوران هستید. تحلیل فرایند به شما کمک می‌کند بفهمید:
- سفارش گرفتن چقدر طول می‌کشد؟
- آیا سفارش‌ها درست ثبت می‌شوند؟
- پخت غذا چقدر زمان می‌برد؟
- آیا مواد اولیه به موقع به آشپزخانه می‌رسد؟
- کیفیت غذاها همیشه یکسان است؟
- تحویل غذا به مشتریان چگونه انجام می‌شود؟
- آیا مشتریان از کیفیت غذاها راضی هستند؟
با تحلیل فرایندها، می‌توانید گلوگاه‌ها را پیدا کنید. مثلاً شاید مشکل، به دلیل کندی ثبت سفارش یا کمبود مواد اولیه در آشپزخانه ایجاد شده باشد. با شناسایی مشکلات، می‌توانید راه‌حل‌های مناسب پیدا کرده و ارائه دهید.
مثلا:
- افزایش سرعت ثبت سفارش‌ها
- آموزش به پرسنل برای ارائه خدمات بهتر
- تغییر چیدمان آشپرخانه جهت دسترسی بهتر به مواد غذایی و…
ابزار مناسب برای تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار
برای انجام BPA، به یک ابزار تجزیه و تحلیل مناسب و موثر نیاز دارید که بتواند تمام داده‌ها را در یک منبع مرکزی حقیقت (Source of Truth) نگهداری کند. این مهم‌ترین و اساسی‌ترین کار یک ابزار مدیریت پروژه است. جایی که شما می‌توانید وظایف را خودکارسازی کنید، گزارش‌ها را تولید کنید و به روز رسانی وضعیت را فورا ارسال کنید. این تضمین می‌کند که همه ذینفعان می‌توانند BPA را در زمان واقعی مشاهده کنند و مطابق با اتوماسیون فرایند کسب و کار شما عمل کنند.
منبع حقیقت (Source of Truth): استراتژی یا ابزاری است که داده‌های تجاری را ارائه می‌دهد. هنگامی که یک کسب و کار، منبع واحدی از این حقیقت داشته باشد، می‌تواند تمام داده‌ها را در یک سیستم مرکزی جمع کند.
تفاوت تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار (BPA) و مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)
تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار (BPA)، زیرمجموعه‌ای از مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) محسوب می‌شود. در واقع، BPM شامل یک رویکرد سازمانی گسترده‌تر برای حاکمیت و بهبود فرآیند است.
تفاوت بین این دو رویکرد، نکات قابل توجهی به همراه دارد:
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، به عنوان یک اصطلاح فراگیر، به نحوه اداره و مدیریت فرایندها در یک سازمان مربوط می‌شود. همچنین، بر بهبود و استاندارد سازی فرایندها در سراسر سازمان تاکید می‌کند. به بیان دیگر، BPM راهی برای اداره تمام فرایندها به روشی استاندارد در سراسر کسب و کار است.
اما تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار (BPA)، شاخه‌ای از مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) است که برای شناسایی و رسیدگی به پیشرفت‌های فرایند، به بینش‌های مبتنی بر داده متکی است.
تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار (BPA)، بر همسویی فرایندهای کسب و کار با اهداف کسب و کار تاکید می‌کند.
رویکرد BPA که با تجزیه و تحلیل مبتنی بر داده فعال می‌شود، امکان بررسی سریع‌تر، عمیق‌تر و کامل‌تر را فراهم می‌کند. همچنین BPA، بر اتصال همه فرآیندها به خط نهایی تاکید زیادی دارد.
ایجاد ارتباط میان فرایندها و اهداف کسب و کار، به BPA امکان می‌دهد تا به طور مداوم هزینه‌ها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهد. همچنین با شناسایی اینکه کدام فرایندها به آن کمک می‌کنند، کدام‌ها کمک نمی‌کنند و چه تغییراتی باید برای اصلاح فرایندهای ناهماهنگ یا حتی ضعیف ایجاد شود، می‌تواند ارزش بالاتری ارئه دهد.
بنابراین، در حالی که هر دو رویکرد مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) و تجزیه و تحلیل فرایند کسب و کار (BPA)، هدف مشترک بهبود فرایندها را دارند، اما از اولویت‌های متمایز و روش‌های متفاوتی استفاده می‌کنند. درک این تفاوت‌ها برای کسب و کارهایی که به دنبال بهینه سازی موثر عملیات تجاری خود هستند، اهمیت زیادی دارد.
سوالات متداول
معنی تحلیل فرایند چیست؟
تحلیل فرایند، تمرینی برای تحلیل فرایندها به منظور شناسایی فرصت‌ها جهت بهبود نحوه‌ی عملکرد آنهاست. با استفاده از تحلیل فرایند، شرکت‌ها می‌توانند فرایندهای کسب و کار خود را ارزیابی کرده و مشخص کنند که چه چیزی در عملیات آنها مؤثر است و چه چیزی مؤثر نیست.
مثال تحلیل فرایند چیست؟
به عنوان مثال، تحلیل فرایند در یک محیط تولیدی، ممکن است شامل بررسی مراحل تولید یک محصول، از تهیه مواد اولیه تا مونتاژ نهایی باشد. با تحلیل هر مرحله، تولیدکنندگان می‌توانند گلوگاه‌ها را شناسایی کنند، گردش کار را ساده کنند و هزینه‌های تولید را کاهش دهند.
5 وظیفه در تحلیل فرایند چیست؟
تحلیل فرایندهای کسب و کار، روشی برای بررسی فرایندهایی است که عملیات کسب و کار شما را کنترل می‌کنند. این تحلیل، شامل پنج مرحله است: بررسی فرایندها، جمع‌آوری داده‌ها، تجزیه و تحلیل فرایندها، شناسایی فرصت‌های بهبود و ایجاد تغییرات.
سخن پایانی
تحلیل فرایند کسب و کار یا BPA، رویکردی است که بر مستندسازی و تجزیه و تحلیل فرایندهای کسب و کار متمرکز است تا ارزش و کارایی را افزایش دهد. رویکرد BPA، یک مکانیزم قدرتمند برای شناسایی ناکارآمدی‌ها، حذف دوباره‌کاری‌ها و در نهایت، ارتقاء بهره‌وری و سودآوری به شمار می‌رود. کسب و کارها با ابزار حیاتی و استراتژیک، می‌توانند از چگونگی انجام فعالیت‌ها درک عمیق و درستی به دست آورند.