با سیستم سازی در کسب و کار؛ یک کسب و کار مستقل و موفق ایجاد کنید
تصور کنید که مدیر یک کسب و کار پرتلاش و موفق هستید. کارمندان شما، افرادی متخصص و قابل اعتمادند که رفتار آنها بر اساس یک فرهنگ سازمانی مناسب، شکل گرفته است. وقتی شما حضور دارید، کارمندان می‌دانند چه کارهایی باید انجام دهند، بنابراین کاملا مطابق با استانداردهایی که مشخص کرده‌اید عمل می‌کنند و در نهایت کار به خوبی پیش می‌رود. اما وقتی در محل کار حضور ندارید، هیچ چیز سر جای خودش نیست و کارمندان کاملا سردرگم هستند. به عنوان مثال، فاکتورها به درستی ثبت نمی‌شوند، سفارش‌ها به موقع ارسال نمی‌شوند و در نتیجه مشتریان، هیچ رضایتی از کسب و کار شما ندارند.
در چنین شرایطی، مشکل، کارمندان نیستند، بلکه مشکل اینجاست که شما در سیستم سازی برای کسب و کارتان کوتاهی کرده‌اید و حالا فرآیند مستندی برای انجام فعالیت‌ها ندارید. آموزش سیستم سازی در کسب و کار (business systematization)، به افراد سازمان شما خواهد گفت دقیقا چه کاری را چگونه و در چه زمانی انجام دهند. همراه ما بمانید تا در مورد سیستم سازی کسب و کار بیشتر بدانیم.
سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
سیستم سازی در کسب و کار (business systematization)، شامل تمام فعالیت‌هایی است که برای خودکار سازی کسب و کار انجام می‌شود. به این ترتیب، اغلب کارها با کمترین میزان نظارت و دخالت مدیر، به خوبی پیش می‌رود. از آنجا که علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب و کار به خودشان را کاهش دهند، بنابراین وقتی در محل کار حضور ندارند نیز کارها به خوبی پیش می‌رود.
سیستم سازی در کسب و کار، یکی از بخش‌های مهم و ضروری برای هر کسب و کار است. چرا که بدون وجود فرآیندهای مستند و رویه‌های مشخص، روش انجام کارها فقط به ذهن کارمندان محدود می‌شود. اما با سیستم سازی و مستند سازی فرآیندها، حتی بدون وجود شما به عنوان مدیر، همه کارها به خوبی انجام می‌شود. علاوه براین، با وجود سیستم سازی می‌توانید به روشی موثر و قابل پیش بینی، رشد کسب و کارتان را تضمین کنید.
سایت linkedin، در مورد سیستم سازی می‌گوید:
سیستم سازی، شامل ساده سازی فرآیندهای کسب و کار است که مدیریت و هوش تجاری در سازمان شما را به تصویر می‌کشد. بنابراین، در ساختار و مدل کسب و کار شما، استفاده از چنین سیستم‌هایی برای افزایش عملکرد و بهره‌وری کلی، بسیار مفید و موثر است. همچنین، سیستم سازی، با حذف موانع دستیابی به اهداف بلند مدت و کوتاه مدت، مشکلات و خطرات را نیز به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
اجزای سیستم کسب و کار چیست؟
حالا که با سیستم سازی در کسب و کار آشنا شدیم، لازم است اجزای سیستم کسب و کار را نیز بشناسیم.
اجزای سیستم کسب و کار شامل 3 بخش است:
- افراد: مدیران، کارکنان، تامین کنندگان و تمام افرادی که در پیش برد کسب و کار ما موثرند.
- اسناد: چشم‌اندازها، ماموریت‌ها، مزیت رقابتی و دستورالعملهایی که در آن تمام فرآیندهای کسب و کار بیان شده است.
- ابزارها: کامپیوتر، تلفن، وب سایت، سامانه پیام کوتاه، ایمیل، نرم افزارها و… ابزارهایی هستند که بخشی از سیستم کسب و کار شما به شمار می‌روند.
برای سیستم سازی در کسب و کار دقیقا باید چه کنیم؟
همان طور که اشاره کردیم، سیستم سازی به معنی ساخت و بهینه سازی اجزای سیستم، برای کارکرد بهتر است. یعنی باید از افراد بهتر، موثرتر و قوی‌تر استفاده کنیم. همچنین لازم است تمام فعالیت‌ها و فرآیندهای کسب و کار را ثبت کرده و اسنادی تهیه کنید که هر یک از کارکنان، مطابق آنها بتواند فعالیت‌های خود را به درستی پیش ببرد. علاوه بر این، باید از ابزارها و تجهیزات حرفه‌ای‌تر استفاده کنید تا سیستم شما بهتر کار کند.
پس اگر صاحب یک کسب وکار هستید، یعنی تعدادی کارمند دارید، از تجهیزاتی مانند تلفن، کامپیوتر، فکس و… استفاده می‌کنید و یک سری قوانین ذهنی (نوشته نشده) برای انجام فعالیت‌ها دارید، هر چه سریع‌تر این قوانین را مکتوب کنید تا کارکنان، بدون حضور شما نیز عملکرد کارآمد و موثری داشته باشند.
سیستم سازی در کسب و کار بسیار مهم است، چرا؟
- با سیستم سازی، می‌توانید فرآیندهای کسب کارتان را پیدا کرده، آنها را استانداردسازی کنید و برای آنها دستورالعمل‌های مرحله به مرحله بنویسید.
- همان طور که می‌د‌انید، فرآیند، سلسله عملیاتی است که با مصرف منابع مشخص، یک خروجی معین ایجاد می‌کند. بر اساس این تعریف، می‌توانید برای هر کدام از فرآیندها، شاخص کلید عملکرد (KPi) تعریف کنید. به خاطر داشته باشید که فرآیندهای پراهمیت و تکراری در اولویت قرار دارند.
- یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم سازی فرآیندهای کسب و کار این است که دید مناسب، دقیق و کاملی از سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان به شما ارائه می‌دهد.
- وقتی درک کامل‌تری از سیستم‌ها و فرآیندهای سازمان خود داشته باشید، می‌توانید ضروری یا غیر ضروری بودن فعالیت‌ها را تعیین کنید. بنابراین، به جای صرف وقت برای انجام یک کار بی اهمیت و غیر ضروری، کارکنان شما می‌توانند بر فعالیت‌های مهم و موثر متمرکز شوند.
- با نقشه برداری از فرآیندها، برای همه افراد روشن خواهد شد که چه وظایفی باید تکمیل شود، کدام افراد باید آنها را تکمیل کنند و این وظایف چه زمانی باید خاتمه پیدا کنند. بنابراین، مدیران زمان کمتری را برای ارائه دستورات به کارکنان صرف خواهند کرد. این موارد باعث افزایش رضایت شغلی و بهبود روابط میان مدیران و کارکنان خواهد شد.
- سیستم سازی در کسب و کار، به شما کمک می‌کند تا خدمات بهتر و مطلوب‌تری به مشتریان ارائه دهید و به شکایات آنها سریع‌تر رسیدگی کنید. بنابراین، یک راه بسیار موثر برای بهبود تجربه مشتری به شمار می‌رود.
- یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم سازی این است که به شما اجازه می‌دهد فکر کنید و افرادی را که برای انجام کارها مناسب تشخیص می‌دهید، انتخاب کنید.
- خودکارسازی بسیاری از فعالیت‌ها در این سیستم، به شما امکان می‌دهد تا میزان خطای انسانی را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. این موضوع، بهبود کیفیت محصولات و خدمات شما را به دنبال خواهد داشت.
با نرم افزار BPMS راهبران، فرآیندهای خود را کاملا سریع و دقیق، در یک ساختار منسجم و یکپارچه پیاده سازی کنید.
مزایای سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
- سیستم سازی کسب و کار، به شما کمک می‌کند تا برای مدیریت عملیات کسب و کار خود، سیستم‌های تکرار پذیر ایجاد کنید.
- به شما امکان می‌دهد فرآیندهای کسب و کار خود را به طور مداوم بهبود ببخشید.
- منجر به رونق و رشد بیشتر کسب و کار شما می‌شود.
لزوم استفاده از سیستم سازی در کسب و کار چیست؟
اما پرداختن به سیستم سازی در کسب و کار، دلایلی دارد که در این بخش به بررسی آنها می‌پردازیم:
فراغت بیشتری برای مدیران ایجاد می‌کند
به عنوان مدیر کسب و کار، اگر سیستم سازی را به درستی انجام دهید، لازم نیست در تمام تصمیم گیری‌ها و جزئیات نقش داشته باشید. بنابراین اوقات فراغت بیشتری خواهید داشت. این موضوع، عملکرد شما را در محیط کار افزایش می‌دهد.
به مدیران امکان می‌دهد به کارهای مدیریتی بپردازند
کارهای اصلی یک مدیر، مواردی مانند هدف گذاری، انگیزش کارکنان، استخدام، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و… است. در صورتی که سیستم سازی کسب و کار را به درستی انجام ندهید، فرصت کافی برای پرداختن به کارهای واقعی یک مدیر نخواهید داشت.
در واقع، اغلب مدیران، کارهای یک مدیر را انجام نمی‌دهند. آنها معمولا به کارهایی می‌پردازند که یک کارمند نیز به راحتی می‌تواند آنها را انجام دهد. پس به خاطر داشته باشید که حسابداری، امور مالی، تهیه مواد اولیه و… کارهای یک مدیر نیست.
باعث رشد کسب و کار شما می‌شود
کار در مقیاس بزرگ، نیاز به سیستم سازی دارد. اگر به سیستم سازی نپردازید، رشد کسب و کارتان بسیار محدود شده و نهایتا در یک نقطه متوقف می‌شود.
به عنوان مثال، اگر فقط 10 مشتری دارید، ارائه خدمات پس از فروش توسط کارمندان متخصص، به این تعدادکم، بسیار ساده است. اما در صورتی که چند هزار نفر مشتری داشته باشید، انجام این کار، فقط با نیروی انسانی امکان پذیر نیست. اینجاست که شما به سیستم سازی نیاز دارید تا با نرم افزارها و برنامه ریزی‌های دقیق، بتوانید به چند هزار نفر خدمات پس از فروش مطلوبی ارائه دهید.
چرا اغلب مدیران تمایلی به سیستم سازی در کسب و کار ندارند؟
مدیران معمولا به سمت سیستم سازی در کسب و کار نمی‌روند، چون:
به واگذاری کارها تمایلی ندارند
متاسفانه بسیاری از مدیران درگیر این تفکر اشتباه هستند که هیچ کس غیر از خوشان قادر نیست کارها را به خوبی انجام دهد. یا تصور می‌کنند که سپردن کارهای مهم به سایر افراد، باعث بی ارزش شدن آنها می‌شود. بهتر است این تفکرات اشتباه را از خودتان دور کنید و بدانید کسب و کار شما تنها در صورتی به موفقیت می‌رسد که بخشی از کارها را به دیگران واگذار کنید.
از فناوری می‌ترسند
برای سیستم سازی در کسب و کار باید از فناوری‌های مختلف مانند انواع نرم افزارها و اپلیکیشن‌ها استفاده کنید.اگر از روبه رو شدن با این فناوری‌ها می‌ترسید، باید بر ترس خود غلبه کنید.
بسیار پر مشغله هستند
اگر مدیر پر مشغله‌ای هستید، حتما یک جای کارتان مشکل دارد! این نشان می‌دهد اغلب کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید، اصلا کار شما نیست. یک مدیر موفق باید در طول روز زمان کافی برای فکر کردن، برنامه ریزی کردن، طراحی استراتژی و… داشته باشد.
آرمان گرا هستند
برخی مدیران بسیار ایده آل گرا هستند و وقت خود را با بررسی برنامه‌ها و تحقیقاتی صرف می‌کنند که هیچوقت به اجرا در نمی‌آید. این طرز فکر، باعث به تعویق افتادن کارها یا عدم انجام آنها می‌شود.
چند پیشنهاد ساده برای شروع سیستم سازی در کسب و کار
- از تمام کارهایی که در محل کار انجام می‌دهید، یک فهرست تهیه کرده و آنها را به 3 گروه: کارهای قابل واگذاری، کارهای قابل حذف و کارهایی که فقط از خودتان ساخته است، تقسیم کنید.
- وقتی با کاری روبه رو می‌شوید که حتما باید انجام شود، خودتان آن را انجام می‌دهید یا به سایر کارکنان واگذار می‌کنید؟ به عنوان یک مدیر، بهتر است خودتان را درگیر کارهای کوچک نکنید و به کارهای بزرگ و مهم بپردازید.
بر اساس اصل 20/80، تنها 20 درصد از تصمیمات کاری، مهم و ضروری هستند. اما اغلب مدیران آن را نادیده می‌گیرند و در عوض خود را درگیر آن 80 درصد کم اهمیت می‌کنند. به خاطر داشته باشید که پرداختن به این موضوعات، فقط زمان شما را هدر می‌دهد.
- بررسی کنید که در سازمان شما کدام کارها، نیاز به کارمندان حضوری ندارد؟ این کارها را شناسایی و برون سپاری کنید تا خارج از محل کار و به وسیله دیگران انجام شوند.
- تمام کارهای مهم سازمان را به دستورالعمل تبدیل کنید. برای انجام این کار، از کارمندان کمک بگیرید و از آنها بخواهید تا تمام فعالیت‌هایی را که انجام می‌دهند به دستورالعمل تبدیل کرده و در اختیار دیگران نیز قرار دهند.
- از کارمندان تقاضا کنید هر روز برایتان گزارش کار بفرستند. یک آدرس ایمیل جدید تعریف کنید و از آنها بخواهید پایان هر روز کاری، گزارش کار خود را به آن آدرس بفرستند تا در جریان تمامی فعالیت‌ها قراربگیرید.
- سیستمی را طراحی و ایجاد کنید که کارمندان فایل‌ها را در آن به اشتراک گذاشته و به راحتی به تمامی فایل‌ها دسترسی داشته باشند.
- از تمام نرم افزارها و تجهیزات ضروری کسب و کار، یک نسخه اضافی تهیه کنید تا اگر مشکل و خطری ایجاد شد، بتوانید از آن استفاده کنید.
و در انتها…
هر چند سیستم سازی به روش صحیح، کمی سخت و زمان بر به نظر می‌رسد، اما شما را قادر می‌سازد تا برای مدیریت عملیات کسب‌وکار خود سیستم‌های تکرارپذیر ایجاد کنید، فرآیندهای کسب وکارتان را به طور مداوم بهبود ببخشید و در نهایت، به کسب و کار خود رشد و رونق دهید.