با مدیریت ارزش کسب شده (EVM) و شاخص‌های آن آشنا شویم
یکی از مباحثی که امروزه در مدیریت و کنترل پروژه‌ها اهمیت دارد و مورد استفاده قرار می‌گیرد، مدیریت ارزش کسب شده یا EVM است. این شاخه از علم مدیریت پروژه، به بهترین شکل به کنترل و انجام محاسبات مالی و عملکردی پروژه می‌پردازد. پس اگر در فکر اجرای یک پروژه جدید هستید، لازم است در مورد مدیریت ارزش کسب شده اطلاعات کافی به دست آورید.
برای آشنایی با این بخش از مدیریت پروژه، تا انتهای این مقاله همراه ما بمانید.
مدیریت ارزش کسب شده (EVM ) چیست؟
مدیریت ارزش کسب شده (Earned Value Management)، یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه است که جهت ارزیابی عملکرد و پیشرفت کارهای پروژه با اندازه‌گیری زمان و منابع، در طی مراحل انجام پروژه، مورد استفاده قرار می‌گیرد. EVM، متکی بر حفظ یک خط پایه بودجه مرحله‌ای است. این بودجه مرحله‌ای، به عنوان ارزش برنامهریزی شده (PV) یا هزینه برنامهریزی شده برای کار (BCWS) شناخته می‌شود. EVM، مستلزم کمی کردن ارزش پیشرفت در طول زمان با استفاده از واحد اندازه‌گیری مشابهی است که برای برنامهریزی بودجه استفاده شده است. این برای شروع به یک برنامه جامع یکپارچه (IMS) نیاز دارد و معمولا شامل ادغام برنامه با ارزش شده یا ابزار مالی پروژه است.
شاخص های مدیریت ارزش کسب شده (EVM) چیست؟
مدیریت ارزش کسب شده، 3 متغیر اصلی دارد که عبارتند از:
ارزش برنامه ریزی شده (PV)
این شاخص، بودجه مصوب برای فعالیت‌هایی است که قرار است تا تاریخ تعیین شده تکمیل شوند. این پارامتر هم به صورت تجمیعی و هم به صورت فعلی تعریف می‌شود. PV تجمیعی، بودجه مصوب برای فعالیت‌هایی‌ست که تا امروز انجام شده‌اند. PV فعلی، بودجه مصوب برای فعالیت‌هایی است که برای مدت زمان مشخص برنامه ریزی شده‌اند.
هزینه واقعی (AC)
هزینه واقعی صرف شده برای فعالیت‌هاست. AC تجمیعی، مجموع هزینه واقعی فعالیت‌های انجام شده تا امروز است. AC فعلی، هزینه واقعی فعالیت‌های انجام شده در یک دوره معین است. این دوره می‌تواند روزها، هفته‌ها، ماه‌ها و… باشد.
ارزش کسب شده (EV)
یک شاخص عملکرد کلیدی پروژه (KPI) است که مقدار کمی کارهای انجام شده تا امروز را نشان می‌دهد. شاخص EV به عنوان مجموع بودجه برای تمامی کارهای تکمیل شده در یک پروژه یا بخشی از یک پروژه، محاسبه می‌شود.
اما غیر از مفاهیم اصلی EVM، ممکن است در بررسی مدیریت ارزش کسب شده به موارد زیر هم برخورد کنید:
تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده (EVA)
عمل استفاده از استاندارد EV همراه با سایر KPI های پروژه، جهت شناسایی و تعیین کمیت مشکلات، ارزیابی ریسک و پیش‌بینی هزینه‌ها در زمان تکمیل پروژه است. یک تحلیلگر باتجربه EV، از تکنیک‌های کارآمد و پیشرفته جهت ارزیابی عملکرد پروژه و ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران پروژه برای تصمیم‌گیری‌های مهم استفاده می‌کند.
سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS)
نرم افزارها، فرآیندها و ابزارهایی است که برای اجرای EVM در یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
سیستم مدیریت ارزش کسب شده (EVMS) چیست؟
سیستم مدیریت ارزش کسب شده (Earned Value Management System)، مجموعه‌ای از فرآیندها، ابزارها و افرادی است که از آنها با هدف مدیریت عملکرد پروژه استفاده می‌شود. EVMS، یک نرم افزار نیست، بلکه یک سیستم سازمانی کامل است که برای ردیابی پیشرفت در برابر خط پایه پروژه و یکپارچه سازی داده‌ها از چندین منبع طراحی شده است. این سیستم، دیدگاه‌هایی را در مورد عملکرد برنامه، هزینه واقعی، واریانس برنامه، واریانس هزینه و موارد دیگر ارائه می‌دهد. علاوه بر این، به برنامهریزی پروژه‌های آینده نیز کمک می‌کند.
از آنجا که اجرای تکنیک مدیریت ارزش کسب شده کمی پیچیده‌ست، برای کاهش میزان پیچیدگی و اجرای موفق آن می‌توانید از سیستم EVMS استفاده کنید. چرا که پشتیبانی گسترده‌ای برای تمام سطوح EVM فراهم می‌کند.
کارکرد EVM چگونه است؟
یکی از اجزای سازنده روش EVM، بودجه زمانی است که در آن هزینه پروژه بر زمانبندی پروژه در راستای زمان مورد انتظار برای انجام فعالیت، تقسیم می‌شود.
به عنوان مثال، در برخی پروژه‌ها ممکن است بیشتر هزینه‌ها از قبل پرداخت شود. مانند زمانی که پیمانکاران قبل از شروع پروژه به خرید تجهیزات و لوازم مورد نیاز می‌پردازند.
اما در برخی دیگر از پروژه‌ها، هزینه تامین تجهیزات و فعالیت‌ها، در طول مراحل مختلف پروژه پرداخت می‌شود.
بودجه زمانی، همان ارزش برنامهریزی شده (PV) یا بودجه برنامهریزی شده هزینه کار (BCWS) است.
از دیگر اجزای سازنده این ابزار، برنامه جامع یکپارچه است. کلمه «یکپارچه» به این معنی است که جدول زمانی پروژه شما با ابزارهای مدریت مالی یکپارچه سازی شده است. هر چند نرم افزار EVM، این موضوع را برای شما مدیریت می‌کند، اما سعی کنید، برای شروع، یک برنامه پروژه قدرتمند و کارآمد طراحی کنید.
هدف EVM چیست؟
هدف مدیریت ارزش کسب شده، ارائه راهکارهایی است تا اعضای تیم تصمیم گیرنده به راحتی بتوانند از برآورد زود هنگام هزینه و زمان لازم برای انجام پروژه مطلع شوند. به این ترتیب، مدیران می‌توانند کارها را پیش‌بینی کرده و فعالیت‌های خود را متناسب با آن، تنظیم کنند.
یک سیستم EVM ، ضمن ارائه یک ارزیابی نسبتا دقیق از وضعیت مالی پروژه، می‌تواند معیارهای پیشرفت برنامه را نیز با کمی کردن فعالیت‌ها بهبود ببخشد.
ویژگی‌های EVM چیست؟
به طور کلی، مدیریت ارزش کسب شده، یکی از اساسی‌ترین تکنیک‌های کنترل هزینه و روشی برای اندازه‌گیری و ارزیابی پیشرفت واقعی پروژه بر اساس 3 عامل، فعالیت انجام شده، زمان سپری شده و هزینه‌هاست.
ویژگی‌های اساسی و مهم هر EVM به شرح زیر است:
- اندازه‌گیری میزان پیشرفت پروژه
- ارائه روند تکامل زمانی
- تخمین هزینه‌های پروژه
- ثابت نگه داشتن انحراف معیارهای پروژه
خوب است بدانید که پیاده سازی مدیریت ارزش کسب شده برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده شامل ویژگی‌های بسیار بیشتر، از جمله شاخص‌ها، پیش بینی عملکرد هزینه و عملکرد برنامه است. اما به طور کلی، مهم‌ترین شرط سیستم مدیریت ارزش کسب شده، سنجش و بررسی میزان پیشرفت آن با استفاده از ارزش برنامه ریزی شده و ارزش کسب شده است.
پیاده سازی و اجرای تکنیک EVM چگونه است؟
اجرای تکنیک مدیریت ارزش کسب شده را باید بر اساس 5 مرحله زیر انجام دهید:
- ابتدا با استفاده از روش ساختار شکست، محدوده پروژه را به طور کامل شناسایی کنید.
- سپس با توجه به حفظ محدوده و یکپارچگی پروژه، از فعالیت‌ها شناخت کافی به دست آورید.
- فعالیت‌ها را زمانبندی کرده و پیش‌نیازها را تنظیم کنید.
- با اختصاص منابع به فعالیت‌ها، هزینه‌ها را محاسبه کنید.
- در پایان، پس از تجزیه و تحلیل تمامی داده‌ها، برنامه زمانبندی کل پروژه را تنظیم کنید.
EVM چگونه به شما کمک می‌کند؟
مدیرت ارزش کسب شده، به شما نشان می‌دهد که آیا به چیزهایی که در پروژه برنامهریزی کرده‌اید، دست پیدا کرده‌اید یا نه.
با مفاهیم رویکرد ارزش کسب شده، می‌توانید زمان و هزینه لازم جهت اتمام پروژه و تصمیم‌گیری موثر مدیران پروژه و ذینفعان مربوطه در مقابل نوسان قیمت‌ها و نحوه پیش‌برد مسیر پروژه را تخمین بزنید.
مدیریت ارزش کسب شده یا EVM، در مورد مسائل مربوط به برنامه‌های جلوتر یا عقب‌تر از برنامه زمانی، یک سیگنال هشدار دهنده ارائه می‌دهد. بر اساس این سیگنال‌ها، باید در پروژه‌تان، اصلاحات دوره‌ای انجام دهید تا عملکرد آن به صورت برنامهریزی شده درآید و برنامه‌های مرتبط با بودجه نیز بهبود پیدا کند.
مدیریت ارزش کسب شده، برای برخی پروژه‌های مهم و پیچیده، رویکرد مناسبی به حساب می‌آید. چرا که کمک می‌کند تا درک کنید، برآوردهای اصلی پروژه با دوام هستند یا نه. در صورت نیاز، می‌توانید برآوردها را بر اساس روند ارزش فعلی کسب شده اصلاح کنید. مقادیری که مجددا تخمین زدید، برخی از برنامه‌ها و هزینه‌ها را جایگزین مقادیر اصلی کرده و به مبانی جدید پروژه تبدیل می‌کند.
هرچند، مدیریت ارزش کسب شده، با عملکرد و سلامت پروژه ارتباط زیادی دارد، اما به تنهایی نمی‌تواند عملکرد پروژه را اصلاح کند. در واقع، EVM، تنها یک شاخص از وضعیت پروژه به حساب می‌آید که بر اساس نتایج آن، مدیر پروژه باید علت اصلی مسائل را شناسایی کرده و اقدامات لازم برای اصلاح فعالیت‌ها انجام دهد.
آیا استفاده از تکنیک EVM برای پروژه‌های شما مناسب است؟
به خاطر داشته باشید که استفاده از مدیریت ارزش کسب شده برای همه پروژه‌ها مناسب نیست. این شاخص برای پروژه‌های توسعه‌ای مناسب است که فرآیند محور هستند. مانند: پروژه‌های مهندسی، پروژه‌های تولیدی، پروژه‌های ساختمانی، پروژه‌های تحقیق و توسعه.
تلاش برای استفاده از EVM، برای پروژه‌های کوچک و کوتاه مدت یا پروژه‌هایی با بودجه اندک، ممکن است ارزش چندانی نداشته باشد.
مزایای EVM چیست؟
همان طور که می‌دانید، تعیین میزان پیشرفت پروژه و مقایسه با برنامه اولیه، دغدغه‌های همیشگی مدیران پروژه بوده، بنابراین، کنترل عملکرد پروژه به روش مدیریت ارزش کسب شده، کارآمدترین و موثرترین روش کنترل عملکرد پروژه به شمار می‌رود. موارد زیر از مزایای به کارگیری این تکنیک هستند:
- بهبود روند برنامهریزی فعالیت‌ها و اقدامات پروژه
- ارائه یک تصویر گویا، دقیق و واضح از وضعیت پروژه
- پیش بینی هزینه‌های نهایی پروژه
- کاهش ریسک از طریق شناسایی تمام جنبه‌های کار
- برآورده ساختن اهداف تامین کنندگان و مشتریان پروژه
- ادغام عملکرد فنی، برنامهریزی زمانی و هزینه‌های پروژه
- تعریف و ارائه مسئولیت‌های شفاف و واضح برای انجام فعالیت‌ها
- هشدار و تحلیل زود هنگام درباره مشکلات احتمالی در بودجه و هزینه‌های پروژه
- ارائه گزارشات دقیق از هزینه‌ها و تاثیر برنامه‌های مربوط به مشکلات شناخته شده
- افزایش توانایی ارزیابی فنی برنامه‌ها، هزینه‌ها، تحلیل سیستم‌ها و عوامل خطر
- محاسبه میزان پیشرفت پروژه از ابعاد مختلف (هزینه، زمان و محدوده پروژه) به صورت تلفیقی و همزمان
- سریع‌ترین سیستم نشان دهنده مسائل، مشکلات و روند پروژه
- امکان مقایسه پروژه‌ها با یکدیگر با معیارهای استاندارد
- ایجاد درک مشترک از هزینه‌های واقعی با پیش‌بینی‌های دقیق
- امکان شناسایی فعالیت‌های مسیر بحرانی و فعالیت‌های غیر بحرانی
دلایل شکست در اجرای تکنیک EVM چیست؟
دلایل زیادی وجود دارد که استفاده از تکنیک مدیریت ارزش کسب شده، با شکست روبرو شود. برخی از این دلایل عبارتند از:
- سیاست‌ها و فرآیندهای ضعیف سازمانی
- برنامهریزی ضعیف و ناکارآمد پروژه
- توزیع نامناسب بودجه
- ناهماهنگی میان بودجه و هزینه
- بی دقتی در جمع‌آوری داده‌ها
- مدیریت ضعیف ریسک‌های پروژه
- انتخاب غلط و ناهماهنگ نقاط کنترل پروژه و…
و در انتها…
به طور کلی، مدیریت ارزش کسب شده یا EVM یکی از تکنیک‌های مدیریت پروژه برای سنجش عملکرد و پیشرفت آن است. این شاخص، توانایی ترکیب و اندازه‌گیری مثلث مدیریت پروژه (محدوده، زمان و هزینه) را دارد.
همچنین، سیستم یکپارچه EVM، می‌تواند پیش‌بینی دقیقی از مشکلات عملکرد پروژه ارائه دهد که این موضوع برای پروژه‌های شما اهمیت زیادی دارد.