با چالش های PMO و نحوه حل این چالش ها آشنا شویم
این روزها مدیریت پرتفولیو پروژه یک عنصر استراتژیک و مهم برای کسب و کارها محسوب می‌شود، بنابراین سازمان‌های زیادی در حال ایجاد یک دفتر مدیریت پروژه یا PMO هستند که به عنوان راهنما و پشتیبان مدیران پروژه، چرخه حیات هر کدام از پروژه‌ها و برنامه‌ها را مدیریت می‌کند. از آنجا که سازمان‌ها مجبورند مدل‌های مدیریتی و عملیاتی خود را به سمت رویکردهای چابک‌تر تغییر دهند، PMO ها نیز باید تکامل پیدا کنند. اما معمولا در این مسیر با چالش‌هایی روبرو می‌شوند که مانع عملکرد آنها می‌شود.
در این مطلب، چالش‌های دفتر مدیریت پروژه یا چالش های PMO را بررسی می‌کنیم و راه‌حل‌هایی برای مقابله با این چالش‌ها به شما پیشنهاد می‌دهیم.
دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
پیش‌تر راجع به دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office)، صحبت کردیم و گفتیم یک واحد یا بخش است که استانداردهای مدیریت پروژه را در سراسر سازمان تعریف، تضمین و حفظ می‌کند.
به طور سنتی، اغلب عملیات PMO ها مبتنی بر کنترل پروژه‌ست. به این معنی که آنها به موقع و بر اساس بودجه تکمیل می‌شوند. اما با محیط‌های پیچیده و در حال تغییر امروز، مدیریت چابک، به تدریج در حال خارج شدن از روش‌های سنتی است. PMO هایی که طبق مدل مدیریت سنتی فعالیت می‌کنند، باید به اهداف زیر توجه کنند، در غیر این صورت، خطر از بین رفتن، آنها را تهدید می‌کند:
- در جریان ارزشمندی سازمان، PMO ها نیز توانمندسازی شوند
سازمان‌ها اکنون بر ارزشی که به مشتریان خود ارائه می‌دهند و نحوه مشارکت بخش‌های مختلف در ایجاد این ارزش متمرکز هستند. اگر PMO ها در نقش فرماندهی و کنترل باقی بمانند تا مطمئن شوند که پروژه‌ها به موقع و با بودجه مناسب تحویل داده می‌شوند، سهم آنها در جریان ارزش سازمان، به حاشیه می‌رود. در نتیجه، مدیران ارشد، PMO را یک هزینه غیرضروری برای سازمان به حساب می‌آورند.
- PMO ها به عنوان یک دفتر مشارکتی و چابک، باید به تمام سطوح تجاری خدمات ارائه دهند
این روزها محیط‌های چابک و مشارکتی، بیش از مدل‌های سازمانی مبتنی بر سیلو در حال افزایش هستند. بنابراین، دفاتر مدیریت پروژه یا PMO ها باید تکامل پیدا کنند و ابزارهای لازم برای انجام پروژه‌های سازمان را در اختیار مدیران قرار دهند. PMO ها از یک طرف باید به دنبال جریان‌های ارتباطی مستمر با مدیریت ارشد سازمان باشند تا بتوانند سبد پروژه را با اهداف سازمان هماهنگ کنند. از سوی دیگر، هم برای ذینفعان و هم برای تیم‌های کاری درگیر در پروژه، به عنوان یک بخش مرجع عمل می‌کنند. یعنی اطلاعات لحظه‌ای در مورد وضعیت پروژه و پشتیبانی از آن در همه سطوح جهت اجرای صحیح را در اختیار ذینفعان قرار می‌دهند.
- PMO ها باید به سمت مدیریت پورتفولیو پروژه چابک حرکت کنند
در یک محیط رقابتی جدید با بازارهای پرنوسان که سازمان‌ها را ملزم می‌کند محصولات و خدمات را در سریع‌ترین زمان ممکن به بازار عرضه کنند، «تغییر» یک موضوع کاملا عادی است. اهداف سازمان می‌تواند در بازه‌های زمانی کوتاه تغییر کند، که این موضوع، نیاز به طراحی مجدد اولویت بندی پورتفولیوی پروژه دارد.
اینجاست که PMO ها باید با محیط جدید سازگار شوند و مسائل کلیدی مدیریت پروژه مانند اولویت‌بندی، مدیریت منابع، مدیریت بودجه و تاریخ‌های تحویل را به روش چابک مدیریت کنند. همچنین آنها باید بتوانند به تغییراتی که ممکن است در پروژه‌هایشان ایجاد شود، بدون نادیده گرفتن اهداف سازمان، واکنش مناسب نشان دهند.
همان طور که گفتیم، اگر PMO ها اهداف ذکر شده را در نظر نگیرند، خطر ناپدید شدن آنها را تهدید می‌کند. چرا که مدیریت ارشد نمی‌تواند ارزشی که PMO برای سازمان ایجاد می‌کند را درک کند.
چالش های PMO
دفتر مدیریت پروژه، برای مقابله با تحولات، در طول مسیر با چالش‌های متعددی روبرو می‌شود. در ادامه تعدادی از چالش‌های PMO را معرفی و بررسی می‌کنیم.
1. هماهنگی پورتفولیو پروژه با استراتژی سازمان
پورتفولیو (Portfolio)، مجموعه‌ای از عملیات، طرح‌ها و پروژه‌ها است که به صورت گروهی جهت تحقق اهداف استراتژیک مدیریت می‌شوند. بسیاری از کسب و کارها به دلیل همسو نبودن اجرای مجموعه پروژه‌ها با استراتژی‌های سازمان، در دستیابی به اهداف استراتژیک خود شکست می‌خورند. بنابراین، PMO ها باید از اهمیت اجرای برنامه‌ها و پروژه‌هایی که با ماموریت و چشم‌انداز سازمان همسو و هماهنگ هستند، آگاه باشند.
برای این منظور، دفتر مدیریت پروژه در اجرای استراتژی نقش مهمی بر عهده دارد. چرا که لازم است کانال‌های ارتباطی منظم با مدیریت ارشد را حفظ کند تا مطمئن شود که پورتفولیو با اهداف سازمان هماهنگ است. این موضوع باید در سبد محصولات و پروژه‌هایی که بیشتر با چشم‌انداز میان مدت و بلند مدت کسب و کار مطابقت دارند و همچنین، تیم‌ها و حوزه‌های کاری متمرکز بر دستیابی به اهداف مشترک، منعکس شود.
2. مدیریت منابع
یکی از بزرگترین چالش های PMO، که به صورت روزانه با آن سروکار دارد و همچنین دلیل اصلی شکست بسیاری از PMO ها، مدیریت کارآمد منابع در سراسر پوتفولیوی پروژه است.
در این مرحله، ممکن است PMO ها در نتیجه برنامه‌ریزی ضعیف منابع با مشکلات متعددی مانند بودجه غیر واقعی، مدیریت زمان ناکارآمد و تخصیص منابع ناسازگار روبرو شوند.
در صورتی که دفتر مدیریت پروژه، چشم‌انداز واضح و روشنی از اهداف استراتژیک سازمان داشته باشد، می‌تواند از مشکلات مربوط به مدیریت منابع جلوگیری کند. بنابراین، وجود یک کانال ارتباطی باز با مدیریت ارشد تضمین می‌کند که اجرای سبد پروژه با برنامه‌ریزی استراتژیک و در نهایت، مدیریت مالی و انسانی مطابق با اهداف سازمان مطابقت دارد.
3. پاسخگویی به تغییرات در پورتفولیوی پروژه
مدیریت تغییر، به دلیل تغییر اهداف سازمان یا به دلیل شکل گرفتن نیازهای جدید، از چالش برانگیزترین جنبه‌هایی است که یک PMO در هنگام اجرای پوتفولیوی پروژه با آن روبرو می‌شود. معمولا PMO ها به دلایل زیر در مدیریت این تغییرات با مشکل مواجه می‌شوند:
- عدم تخصیص مجدد منابع
- عدم اولویت‌بندی پروژه‌ها
موضوع مهم در این بخش، «اهمیت ارتباط» است. ابتدا اهمیت ارتباط با مدیریت ارشد را در نظر بگیرید. تا آنجا که مطمئن شوید هرگونه تعدیل مجدد در هنگام تغییر اولویت‌های پورتفولیو، مطابق با برنامه‌ریزی استراتژیک پیش می‌رود.
سپس ارتباط با تیم‌ها و حوزه‌های کاری درگیر در جریانات ارزشی سازمان را بررسی کنید. طوری که اطمینان پیدا کنید همه آنها به روش چابک کار می‌کنند و بر اساس نیازهای سازمان در آن لحظه، کارهای خود را اولویت‌بندی می‌کنند.
4. ارتباط روشن و روان با مدیریت ارشد سازمان
یکی دیگر از چالش های PMO، ارتباط واضح و روان با مدیران ارشد است. قبلا گفتیم لازم است دفتر مدیریت پروژه، کانال‌های ارتباطی باز و ثابتی با مدیران سازمان داشته باشد تا مطمئن شوید که برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای مدیریت پورتفولیوی پروژه (PPM)، کاملا هماهنگ و همسو هستند.
علاوه بر این، PMO ها باید مطمئن شوند که مدیریت ارشد در جریان ارزش ایجاد شده برای سازمان، قرار دارد. بهتر است این ارتباط به شکل گزارش‌ها و داشبوردهایی باشد که به صورت لحظه‌ای، وضعیت هر یک از پروژه‌ها را نشان می‌دهد. همچنین، نقاط عطف به دست آمده در طول اجرای نمونه کارها را نیز به اطلاع می‌رساند.
5. پذیرش و اجرای رهبری چابک
این روزها که اکثر سازمان‌ها به سمت چابکی کسب و کار حرکت کرده‌اند، PMO ها باید به عنوان یکی از رهبران تغییر عمل کنند. آنها باید برای کنترل وضعیت اجرای پورتفولیو و دادن دستورات مربوط به تیم‌های کاری مختلف، یک مسئولیت جدید تعریف کنند. همچنین باید به عنوان یک تسهیل‌گر و برای کمک به رفع موانع و تنگناهایی که ممکن است مانع اجرای پورتفولیو شود، تکامل پیدا کنند.
در واقع، یکی دیگر از چالش های PMO این است که با عبور از مدیریت سنتی مبتنی بر هدایت و کنترل، باید رهبری چابک را بپذیرد. آنها به عنوان یک نقطه پشتیبانی، کمک می‌کنند تا مدیران پروژه، تیم‌های پروژه و حوزه‌های کاری مختلف، کار خود را با پتانسیل کامل انجام دهند.
6. استاندارد سازی فرآیندها و گردش کار
چالش دیگری که PMO باید با آن روبرو شود، این است که در طول اجرای پورتفولیو، مدیران و تیم‌های پروژه، فرآیندهایی را در اختیار دارند که ممکن است گره‌هایی در گردش‌های کاری پروژه ایجاد کرده و پیشرفت آن را آهسته‌تر و یا به کلی متوقف کند.
PMO باید ضمن شناسایی این شکاف‌ها، با همه ذینفعان پروژه جهت طراحی فرآیندهای استاندارد و گردش کارها در پورتفولیو، همفکری کرده و نتایج را با مدیران، اعضای تیم و سایر ذینفعان پروژه به اشتراک بگذارد.
7. تجدید و تکرار ابزارهای مدیریت پورتفولیوی پروژه
اکثر PMO ها باید مجموعه ابزارهایی که برای مدیریت و نظارت بر پورتفولیوی پروژه، مورد استفاده قرار می‌دهند را تجدید و تکرار کنند. هر چند هنوز هم بسیاری از سازمان‌ها برای نظارت بر وضعیت پروژه و اطلاع‌رسانی به مدیریت ارشد در مورد وضعیت پروژه از Excel استفاده می‌کنند، اما Excel، بهترین انتخاب برای مدیریت پورتفولیوی پروژه نیست.
برخی PMO ها دارای نرم افزار PPM هستند که قابلیت امکان مدیریت و نظارت بر پورتفولیو را فراهم می‌کند. با این حال، بسیاری از این راه‌حل‌ها امکان تجسم برنامه‌ریزی استراتژیک با اجرای مجموعه پروژه از یک رابطه واحد ارائه نمی‌دهد. بنابراین، PMO ها در انجام اولویت‌بندی درست و دقیق پروژه‌ها یا تخصیص واقعی منابع، با مشکل روبرو خواهند شد.
حل چالش های PMO
تا اینجا تعدادی از چالش های PMO را شناختیم. اکنون لازم است کمی هم راجع به راه‌حل چالش های PMO صحبت کنیم.
1. بر ارائه ارزش تمرکز کنید
از آنجا که PMO ها معمولا به عنوان یک مرکز هزینه و مانعی برای پیشرفت کسب و کار در نظر گرفته می‌شوند، باید راهکارهایی برای ارائه ارزش ملموس و قابل اندازه‌گیری پیدا کنند. بخشی از مشکل به دلیل تمرکز PMO ها بر نتایج اشتباه است. مثلا موفقیت یک پروژه نباید تنها به این دلیل که به موقع و با بودجه در نظر گرفته شده انجام شده، تعیین شود. از نظر رهبران کسب و کار، پروژه زمانی به موفقیت می‌رسد که نتایج مورد انتظار کسب و کار را به دست آورد.
اما یک PMO چگونه می‌تواند ارزش ارائه دهد؟
- رویکرد کل نگر داشته باشید
به طور سنتی، PMO ها بر ابزارها، قالب‌ها و فرآیندها تمرکز می‌کنند. آنها تمام توجه خود را به انجام پروژه در پارامترهای تعیین شده معطوف می‌کنند. اما PMO ها برای موفقیت، باید تمرکز خود را گسترش دهند تا مطمئن شوند هر پروژه با اهداف تجاری بزرگتر و فراگیرتر کاملا هماهنگ است. این رویکرد کل نگر، تضمین می‌کند که پروژه با اهداف فنی مطابقت دارد، مدیریت محصول رضایت‌بخش است، مشکلات کاربران نهایی سریع‌تر حل می‌شود و در نهایت، اهداف کسب و کار به خوبی برآورده می‌شوند.
- سوالات درست بپرسید
اگر می‌خواهید بهترین و با ارزش‌ترین نتایج را ارائه دهید، باید از اهداف نهایی پروژه درک درستی داشته باشید. برای این منظور باید سوالات دقیق و درستی مانند سوالات زیر بپرسید:
- مورد تجاری برای انجام این پروژه چیست؟
- می‌خواهید به چه اهداف تجاری برسید؟
- موفقیت پروژه را چگونه تعریف می‌کنید؟
در نظر گرفتن پاسخ مناسب برای این سوالات، به نحوه ساخت پروژه کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر هدف شما ایجاد محصولی با نرخ پذیرش بالا باشد، PMOها از ابتدا باید «قابلیت استفاده» را در طراحی پروژه لحاظ کنند.
- واحدهای تجاری را به طور مستقیم درگیر کنید
از بین بردن این تصور که PMO تنها با انطباق فرآیند و گردش کار هدایت می‌شود، به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد. برقراری ارتباط با تیم‌های پروژه، از موثرترین راهکارها برای کسب اعتماد به نفس و تغییر فرضیات قدیمی است که منجر به افزایش بهره‌وری، همسویی و ارتباطات باز می‌شود.
- بسته برای سود (Package for profit)
ایجاد پیوند مستقیم میان PMO ها و تلاش‌های تولید درآمد، از راهکارهای مطمئن برای نشان دادن ارزش آنها برای سازمان است. مدیران پروژه که بر کسب و کار مسلط هستند یا در مواجهه با مشتری تجربه دارند را در نظر بگیرید و آنها را به عنوان ارزش افزوده به صورت حساب مشتریان اضافه کنید.
به عنوان مثال، تصور کنید در میان کارمندان سازمان، 10 مدیر پروژه دارید و هر کدام 100 هزار دلار دستمزد دریافت می‌کنند. این هزینه داخلی ممکن است برای شما هزینه سربار زیادی باشد، اما برای چند مشتری، صورت حساب زیادی محسوب نمی‌شود. در واقع شما هزینه سرویس ارزش افزوده را دریافت کرده‌اید.
2. سرعت تغییر را افزایش دهید
زمانی که رهبران کسب و کار، تمایل دارند فورا از نتایج آگاه شوند، استفاده از ساختارهای سنتی PMO چندان کارآمد و مناسب نیست. اما روش‌های چابک با تلاش سازمان‌ها برای همگام شدن با سرعت تغییر و فضای رقابتی، هر روز محبوبیت بیشتری پیدا می‌کنند. اکنون سرعت تغییر آنقدر افزایش پیدا کرده که اگر کارها را با همان روش‌های قدیمی ادامه دهید، به موفقیت چندانی نخواهید رسید.
اما چگونه PMO ها می‌توانند با یک محیط چابک سازگار شوند؟
برای این منظور باید:
- یک متخصص مدیریت تغییر باشید
سازمان‌ها برای تغییر از روش‌های سنتی (مانند مدیریت پروژه آبشاری) به روش‌های چابک، به فرد یا افرادی نیاز دارند که فرآیند تغییر را آغاز کند. مدیران و رهبران PMO برای این تغییر، موقعیت مناسبی در اختیار دارند. آنها می‌دانند چگونه تغییر را ایجاد و آن را هدایت کنند. این یک فرصت عالی برای استفاده از مجموعه مهارت‌های آنها و هدایت سازمان در مسیر تغییر است. بنابراین، PMO ها برای تغییر از روش‌های مدیریت سنتی پروژه به روش‌های مدیریت چابک، نقش مهمی بر عهده دارند.
واحدهای تجاری که به استفاده از گردش‌های کاری و جدول‌های زمانی Agile عادت ندارند، ممکن است ابتدا در استفاده از این روش کمی کند باشند. اما وقت گذاشتن و تلاش برای سرعت بخشیدن به فعالیت‌های آنها و توضیح راجع به اینکه باید انتظار چه چیزی را داشته باشند، بسیار ارزشمند است.
PMO ها باید درک خوبی از تفاوت محیط چابک با جریان کاری فعلی خود داشته باشند و به همه بخش‌ها نقش‌های آنها را توضیح دهند.
- در تمام سطوح پشتیبانی ارائه دهید
توانایی حرکت سریع، تکرار و اصلاح وضعیت در محیط چابک بسیار مهم است. چرا که ابزارها و فناوری‌های جدید نیز به سرعت این فرآیندهای دستی را در اختیار می‌گیرند. ایجاد فرآیندها، قالب‌ها، سیستم گزارش دهی جدید و به طور کلی، تغییرات جدید، پیش‌بینی نشده و خارج از برنامه برای هر پروژه جدید یک حرکت مخرب محسوب می‌شود.
PMO ها تیم‌های خدماتی را به عنوان تسهیل‌گران ماهر در نظر می‌گیرند و به آنها ارزش‌هایی مانند: نظارت بر پیشرفت، بررسی منظم تیم‌ها و اطمینان از اجرای روان پروژه‌ها در همه مراحل ارائه می‌دهند.
به بیان دیگر، در یک محیط چابک، لازم نیست نقش هدایت و کنترل یک PMO سنتی را بر عهده داشته باشید. چرا که آنها به عنوان یک تسهیل کننده، همچنان به ارائه ارزش ادامه می‌دهند و مسیر را برای تیم‌هایی که به سمت اهدافشان در حرکتند باز می‌کنند.
همچنین، PMO ها بین تیم‌های رهبری و پروژه، به عنوان یک حائل ارزشمند عمل کرده و نیازها و خواسته‌های رهبران پروژه را ترجمه می‌کنند. علاوه بر این، به تیم‌های پروژه راهنمایی‌ها و پشتیبانی‌های لازم را نیز ارائه می‌دهند.
- ابزار مناسب را پیدا کنید
ممکن است به کار گرفتن یک روش چابک برای برخی PMO ها بیگانه باشد، اما آنها می‌توانند از فناوری‌های دیگری مانند سیستم اتوماسیون و گزارش دهی پیشرفته کمک بگیرند تا بینش در لحظه را برای تصمیم‌گیری سریع‌تر بازیابی کنند.
در واقع، رهبران PMO باید دریابند که چگونه از اتوماسیون و سایر فناوری‌ها استفاده کنند و اطلاعات بلادرنگ را در اسرع وقت در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار دهند تا روند کارها را رو به جلو نگه دارند.
گزارش‌ها و داشبوردهای ابزار مدیریت پروژه Wrike به شما امکان می‌دهد تا ضمن به دست آوردن دیدگاه‌های مورد نیاز در مورد عملکرد پروژه، موانع را نیز به سرعت شناسایی کنید. در این سیستم، تمام داده‌های پروژه در زمان واقعی به روز رسانی می‌شوند.
3. ظهور فناوری جدید و اتوماسیون
فناوری‌های جدید مانند سیستم اتوماسیون و هوش مصنوعی، هر روز پیچیده‌تر می‌شوند. متخصصان معتقدند اتوماسیون، توان این را دارد که مشاغلی با فرآیندهای قابل پیش‌بینی و تکراری را حذف کند. طبیعتا برخی PMO ها نگرانند که این ابزارها مشاغل آنها را تصاحب کنند. اکنون 2 دیدگاه مطرح می‌شود: فناوری‌های جدید، نقش سنتی PMO را بر عهده می‌گیرد یا PMO را قدرتمندتر می‌کند تا نقش خود را به سطح بعدی ارتقا دهد.
اما PMO ها چگونه می‌توانند از فناوری‌های جدید استقبال کنند؟
- باید مهارت‌های جدید را در مراحل اولیه بپذیرند
هر چند سیستم اتوماسیون می‌تواند وظایف تکراری را انجام دهد، اما باید بداند کدام وظایف را چگونه خودکارسازی کند. داده‌هایی که باید خودکار شوند نیز باید از جایی به دست بیایند. بنابراین، افرادی باید سیستم اتوماسیون را راه‌اندازی کنند. پذیرش اولیه و یادگیری مهارت‌های فنی برای استفاده از ابزارهای اتوماسیون، به PMO اجازه می‌دهد تا کنترل خود را بر فرآیندها حفظ کند.
پلتفرم همکاری Wrike، دارای قابلیت‌های اتوماسیون از جمله گردش کار سفارشی پیشرفته و فرم‌های درخواست پویاست. این موارد PMO را از کارهای تکراری غیرضروری نجات می‌دهند. اما همچنان به یک PMO با دانش تخصصی در مورد پروژه نیاز دارند تا آنها را به درستی تنظیم کند.
- باید از زمان خود به خوبی استفاده کنند
سیستم اتوماسیون قصد ندارد مشاغل PMO را تصاحب کند، بلکه می‌خواهد به آنها برای انجام کارهایی که بهتر انجام می‌دهند، زمان بیشتری داده شود. در واقع، می‌خواهد PMO ها را آزاد کند تا برای ارزشمندتر شدن راهکارهایی پیدا کنند.
سیستم اتوماسیون به PMO امکان می‌دهد تا انرژی خود را در قسمت‌های مورد نیاز مانند مدیریت تغییر سازمانی متمرکز کند. در نتیجه PMO برای تعامل و تاثیر مطلوب بر سایر افراد، زمان بیشتری در اختیار دارد. PMO، با هدایت این تعاملات در مسیر درست، ضمن کشف خطرات و چالش‌های پیش رو، می‌تواند از موقعیت خود برای تحقق استراتژی‌های سازمان استفاده کند و تاثیر قابل توجهی داشته باشد.
- باید در جایی که ماشین‌ها قادر به ارئه ارزش نیستند، ارزش ارائه کنند
ممکن است اینطور به نظر برسد که ماشین‌ها در حال تصاحب قدرت هستند، اما اینطور نیست. هر چند فناوری‌ها و ابزارها بسیار کارآمد و عالی هستند و نقش ارزشمندی در PMO بر عهده دارند، اما آنها فکر نمی‌کنند. این افراد هستند که پروژه‌ها را انجام می‌دهند، پس فناوری‌ها نمی‌تواند جایگزین تجربیات ارزشمند افراد شود. بهتر است راهکارهایی برای ارتباط منظم PMO با مدیریت ارشد سازمان پیدا کنید یا داشبوردهایی ایجاد کنید تا ارزش خود را به صورت بصری به اشتراک بگذارید. به این ترتیب، همه اعضای پروژه می‌توانند عملکرد تیم را مشاهده کنند.