تحلیل کسب و کار چیست؟ انواع تکنیک و مراحل اجرای آن

تحلیل کسب و کار، به معنی فرایند شناسایی نیازهای سازمان و تعیین راهحلهایی برای مشکلات کسب و کار است. این راهحلها، معمولا شامل توسعه سیستمهای جدید، بهبود فرایندها، تغییرات سازمانی یا برنامههای استراتژیک هستند. تحلیل کسب و کار به سازمانها کمک میکند تا وضعیت فعلی خود را درک کنند، نیازها را شناسایی کنند و و راهحلهایی تعریف کنند که میزان ارزش را به حداکثر برساند.
امروز به تحلیل کسب و کار، جنبههای کلیدی و بررسی اهمیت آن میپردازیم.
تحلیل کسب و کار چیست؟
تحلیل کسب و کار ( (Business Analysis)، فرایندی برای تشخیص نیازهای کسب و کار است و برای مشکلات مختلف کسب و کار، راه حلهایی پیدا و ارائه میکند. به بیان دیگر، تحلیل کسب و کار، شامل یک سری وظایف و تکنیکهاست که میان سهامداران و ذینفعان ارتباط ایجاد کرده و به آنها کمک میکند تا ساختارها، سیاستها و عملیاتهای مختلف سازمان را درک کنند و برای رسیدن کسب و کار به اهداف خود، راه حلهایی ارائه دهند.
تحلیل کسب و کار بر روی نوآوریهای مختلف در سازمان انجام میشود. این نوآوریها ممکن است استراتژیک، تاکتیکی یا عملیاتی باشند. همچنین، ممکن است در محدوده یک پروژه یا در سراسر سازمان به اجرا گذاشته شود.
میتوانید از تحلیل کسب و کار برای درک وضعیت فعلی، مشخص کردن وضعیت آینده و همچنین تعیین فعالیتها و اقدامات لازم برای انتقال از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب استفاده کنید.
چرا تحلیل کسب و کار مهم است؟
تحلیل کسب و کار، بخشی از برنامه هر کسب و کار برای به حداقل رساندن میزان خطرات و ریسکهاست، چرا که، همه کسب و کارها معمولا با اختلال و مشکل روبرو میشوند. این موضوع میتواند در قالب مشکل تامین منابع، شکست تامین کنندگان، اختلافات کاری، حملات سایبری و… نمود پیدا کند.
تحلیل کسب و کار به دلایل زیر اهمیت دارد:
- تصمیم گیری بهتر: با درک عمیقتر از وضعیت، مدیران میتوانند تصمیمات آگاهانهتر و بهتری بگیرند.
- افزایش کارایی: فرایندها بهینه سازی میشوند و منابع، به شکل بهتر و کارآمدتر مورد استفاده قرار میگیرند.
- کاهش هزینهها: با شناسایی نقاط ضعف و ارائه راهحلهای مؤثر، هزینههای اضافی کاهش پیدا میکند.
- رضایت مشتری: محصولات و خدمات بهتر، افزایش رضایت مشتریان را به دنبال خواهد داشت.
- نوآوری: تحلیلگران با کشف فرصتهای جدید، میتوانند به سازمان در توسعه محصولات و خدمات نوآورانه کمک کنند.
تحلیلگر کسب و کار کیست؟
تحلیلگر کسب و کار (Business Aanalyst) یا BA، شخصی است که فرایندهای تجاری، محصولات، خدمات و نرم افزارها را از طریق تجزیه و تحلیل دادهها پردازش، تفسیر و مستند سازی میکند.
تحلیلگران کسب و کار، وظایف تحلیل کسب و کار مشخص شده در راهنمای BABOK را صرف نظر از عناوین شغلی یا نقش سازمانی انجام میدهند. آنها مسئولیت کشف، ترکیب و آنالیز اطلاعات گردآوری شده از منابع مختلف درون یک سازمان را که شامل ابزارها، فرآیندها، مستند سازیها و ذینفعان است، بر عهده دارند. تحلیلگر کسب و کار، مسئول شناسایی و واضح نمودن نیازهای واقعی ذینفعان است تا مسائل زیربنایی و دلایل مختلف به خوبی مشخص شوند.
شما به عنوان یک تحلیلگر باید بدانید چگونه بین اهداف سازمان و اهداف واقع گرایانه ارتباط ایجاد کنید. علاوه بر این، لازم است برای رسیدن به این اهداف واقعی، یک برنامه جامع و مفصل طراحی کنید.
همان طور که اشاره کردیم، وظیفه تحلیلگران کسب و کار این است که اطلاعات ارائه شده توسط مشتریان، مدیران، کارکنان، متخصصان فناوری اطلاعات و افرادی که با سازمان در تعامل هستند، تحلیل و ترکیب کنند. این نکته را هم بدانید که تحلیلگران، فقط بر روی خواستههای تعریف شده تمرکز نمیکنند، بلکه نیازهای واقعی ذینفعان را نیز استخراج کرده و ارتباط بین واحدهای سازمانی را تسهیل میکنند.
مواردی مانند:
- درک اهداف و مشکلات سازمان
- تحلیل و بررسی نیازها و راهکارها
- تعیین استراتژی
- ایجاد تغییر و تحول
- آسانتر کردن فرآیند همکاری با ذینفعان و…
از جمله فعالیتهایی است که توسط تحلیلگر کسب و کار انجام میشود.
مهارتهای لازم برای یک تحلیلگر کسب و کار چیست؟
موارد زیر از مهمترین مهارتهای یک تحلیلگر کسب و کار به شمار میرود:
- مهارتهای ارتباط بین فردی و مشاوره
- مهارتهای ارتباط شفاهی و کتبی
- مهارت تفکر تحلیلی
- مهارتهای حل سئله
- آگاهی از ساختار کسب و کار
- مهارتهای سازمانی
- دقت بالا و توانایی تکمیل جزئیات
- توانایی تجزیه و تحلیل هزینهها
- توانایی مدل سازی فرآیندها
- توانایی درک شبکه، پایگاه داده و سایر تکنولوژیها
مراحل تحلیل کسب و کار چیست؟
در این بخش راجع به 8 مرحلهای صحبت میکنیم که تحلیلگران، برای تحلیل کسب و کار، باید از آنها پیروی کنند.
مرحله1: اطلاعات لازم را جمع آوری کنید
این مرحله، مهمترین بخش در فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار به شمار میرود، چرا که نمونه تحلیل کسب و کار، همیشه با جمع آوری مقدار قابل توجهی از اطلاعات مربوط به پروژه آغاز میشود. از آنجا که تحلیلگران کسب و کار باید دامنه، الزامات و اهداف کسب و کار را به طور واضح مشخص کنند، بنابراین اختصاص دادن زمانی برای گردآوری برخی اطلاعات اساسی، کاملا ضروری است.
تحلیلگران کسب و کار در این مرحله وظیفه دارند:
- نقش خود را به عنوان تحلیلگر کسب و کار مشخص کنند.
- ذینفعان اصلی را تعیین کنند.
- سیستم کسب و کار و فرآیندهای موجود را به طور صریح و دقیق درک کنند.
- گذشته پروژه به طور کامل شناسایی و بررسی کنند.
دغدغه بعدی در این مرحله، شناسایی شرایط و موقعیتهای تاثیرگذار است. تحلیلگران باید در جستوجوی شرایطی باشند که بتواند بر رویکرد استراتژیک یک پروژه تاثیرگذار باشد.
یکی از ابزارهای مفید و کارآمد برای این منظور، تجزیه و تحلیل PESTLE است که برای ارزیابی 6 نیروی مهم خارجی کاربرد دارد. این 6 نیرو عبارتند از: شرایط سیاسی، اقتصادی، اجتماعی، تکنولوژیکی، حقوقی و مسائل اخلاقی.
فرصتها و چالشهای کسب و کار خود را با تحلیل PEST شناسایی کنید.
یکی دیگر از راه حلهای موثر در این زمینه، چارچوب نیروهای پنجگانه Porter است که جهت شناسایی عواملی که میتوانند بر پروژه فشار ایجاد کنند، مورد استفاده قرار میگیرد. این 5 نیرو شامل رقبا، خریداران، تامین کنندگان، جایگزینها و تازه واردها هستند. بررسی و ارزیابی این نیروها در تعیین میزان تاثیر آنها بر پروژه، کمک قابل توجهی میکند.
مرحله2: اهداف اصلی کسب و کار را مشخص کنید
اکنون تحلیلگران باید استراتژیها و اهداف کسب و کار را تعیین کنند. انجام این کار به آنها و مدیران پروژه کمک میکند تا تمرکز خود را بر روی چشم انداز پروژه حفظ کنند.
یک تحلیلگر کسب و کار در این مرحله مسئولیتهایی بر عهده دارد، از جمله اینکه:
- انتظارات ذینفعان را شناسایی کند.
- نسبت به صراحت و قابل دستیابی بودن اهداف کسب و کار اطمینان داشته باشد.
- مطمئن باشد که اهداف کسب و کار، زمینه را برای تعیین قلمرو و محدوده تجزیه و تحلیل، فراهم میکند.
خوب است بدانید که تکنیکهایی مانند تجزیه و تحلیل SWOT و تنظیم هدف SMART، برخی از تکنیکهای اثبات شده و کارآمد برای این مرحله به شمار میروند.
مرحله3: محدوده تجزیه و تحلیل کسب و کار را مشخص کنید
بهتر است یک عبارت واضح، دقیق و کامل را به عنوان دامنه تعریف کنید. این به عنوان یک مفهوم پیشبرد، به اعضای تیم شما کمک میکند تا نیازهای کسب و کار را بهتر درک کنند. به خاطر داشته باشید که دامنه، نوعی راهنما برای تمام مراحل فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار است.
تحلیلگر کسب و کار در این مرحله باید:
- از محدوده و حوزه تحلیل کسب و کار، یک پیش نویس واضح و دقیق تهیه کند.
- در مورد ماهیت، فناوری و تغییرات فرآیندی، راه حل مناسب و موثر ارائه دهد.
مرحله4: برنامه تجزیه و تحلیل کسب کار خود را ایجاد کنید
برنامه ریزی، یکی از عوامل مهم برای موفقیت هر پروژه است. یک تحلیلگر کسب و کار با همراهی صاحب پروژه، میتواند برنامهای مفید جهت ارائه الزامات، طراحی و تدوین کند. این برنامه بسیاری از سوالات شما و تیم شما را در مورد پروژه پاسخ میدهد، در فرآیند تجزیه و تحلیل شفافیت ایجاد میکند و به شما کمک میکند الزامات پروژه را به طور دقیق تعریف کنید.
مسئولیتهایی که در ایجاد یک برنامه تحلیل کسب و کار دخالت دارند، عبارتند از:
- انتخاب مناسبترین اقلام قابل تحویل در زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار
- تعریف فهرست خاص خروجیهای تحلیل کسب و کار، این فهرست باید ضمن پوشش کامل دامنه، ذینفعان را نیز شناسایی کند.
- طراحی جدول زمانی برای تکمیل اقلام قابل تحویل کسب و کار
مرحله 5: الزامات را با جزئیات تعریف کنید
الزامات و نیازمندیها را به طور دقیق، شفاف و قابل اجرا تعریف کنید، چرا که الزامات دقیق، اطلاعات لازم را برای تدوین راه حلها و راهکارها در اختیار تیم پیاده سازی قرار میدهد.
مهمترین مسئولیتهای تحلیلگر کسب و کار در این مرحله عبارت است از:
- جمع آوری اطلاعات
- تجزیه و تحلیل اطلاعات
- استفاده از اطلاعات برای تهیه پیش نویس اولیه
- بررسی و اعتبار سنجی محصولات خروجی
- طراحی سوالات مناسب برای از بین بردن شکافها
مرحله6: از اجرای فنی حمایت کنید
شما به عنوان یک تحلیلگر باید به هر روش ممکن، به تیم فنی کمک کنید. از آنجا که بسیاری از راه حلها به استفاده از نرم افزار نیاز دارند، تحلیلگر کسب و کار باید در کنار تیمهای IT فعالیت کند.
در طی این فرآیند، وظایف اصلی تحلیلگران کسب و کار به صورت زیر است:
- طراحی و بازبینی راه حل نهایی
- به روز رسانی و بسته بندی مستندات مورد نیاز
- همکاری با متخصصان تضمین کیفیت
- اطمینان از درک اهمیت الزامات فنی
- مدیریت تغییرات
- آمادگی برای پاسخ به سوالات و کمک به حل برخی مشکلات
مرحله7: در اجرای راه حل به سازمان کمک کنید
این مرحله شامل ایجاد مستندات روشن و دقیق، به همراه آموزش کاربران نهایی است. هدف این مرحله، اطمینان از آمادگی همه اعضای تیم برای پذیرش تغییرات است. در صورتی که یک سازمان نتواند به درستی از راه حلها استفاده کند، دستیابی به اهداف سخت و پیچیده میشود. بنابراین، تحلیلگر کسب و کار باید در این مرحله برای حمایت از کسب و کار، مشارکت موثر داشته باشد.
وظایف تحلیلگران کسب و کار در این مرحله به شرح زیر است:
- تحلیل و توسعه اسناد فرآیند کسب و کار (این اسناد به شما خواهد گفت در روند کسب و کار چه تغییراتی باید ایجاد شود).
- آموزش کاربران نهایی، تا آنجا که تمامی فرآیندها و تغییرات را به خوبی درک کنند.
- همکاری با کاربران کسب و کار
مرحله8: ارزش ایجاد شده توسط راه حل را ارزیابی کنید
در طول فرآیند تجزیه و تحلیل کسب و کار، مراحل زیادی وجود دارد. در طول تحلیل کسب و کار، نتایج و جزئیات مورد بررسی قرار میگیرند، مشکلات حل میشوند، روابط شکل میگیرند و تغییرات مدیریت میشوند. به این ترتیب میتوانید ارزش ایجاد شده توسط راه حلها را بررسی و ارزیابی کنید.
مسئولیتهای اصلی تحلیلگر کسب و کار در این مرحله شامل:
- ارزیابی پیشرفت واقعی
- انتقال نتایج به حامیان پروژه، تیم پروژه و سایر اعضای سازمان
- پیشنهاد پروژههای پیگیری
- مسئولیتهای یک تحلیلگر کسب و کار
تکنیکهای تحلیل کسب و کار چیست؟
برای تحلیل کسب و کار، تکنیکهای زیادی وجود دارد. اینجا به برخی از مهمترین و پرکاربردترین آنها اشاره میکنیم:
طوفان فکری
یک جلسه گروهی برای تولید ایدههای جدید و خلاقانه به صورت آزادانه و بدون قضاوت است. این تکنیک، برای شناسایی مشکلات، فرصتها، یا راهحلهای بالقوه در مراحل اولیه پروژه مورد استفاده قرار میگیرد.
تحلیل ذینفعان
به معنی شناسایی تمام افراد، گروهها یا سازمانهایی که تحت تأثیر یک پروژه یا تغییر قرار میگیرند و درک نیازها، علایق و میزان تأثیرگذاری آنهاست. این تکنیک، معمولا در ابتدای پروژه برای اطمینان از اینکه همه دیدگاهها در نظر گرفته شده و حمایت لازم جلب شده است، مورد استفاده قرار میگیرد.
مصاحبه
صحبت مستقیم و هدفمند با افراد برای جمعآوری اطلاعات عمیق و جزئی درباره نیازها، مشکلات و انتظارات آنهاست و برای درک دقیق نیازهای کاربران، کسب دانش از متخصصان موضوعی خاص یا جمعآوری جزئیات خاص کاربرد دارد.
کارگاههای آموزشی
کارگاههای آموزشی یا Workshopsها، جلسات ساختاریافته و تعاملی با حضور چندین ذینفع برای بحث و تصمیمگیری سریع و مشترک است که برای جمعآوری نیازمندیها، طراحی راهحلها، حل تعارضات یا تأیید اسناد مورد استفاده قرار میگیرد.
تحلیل اسناد
بررسی و مطالعه اسناد موجود (مانند گزارشها، مستندات قدیمی، سیاستها، فرمها و …) برای استخراج اطلاعات و درک فرایندهای فعلی است. این تکنیک، برای فهمیدن وضعیت «همانطور که هست» یا (As-Is) و شناسایی نیازمندیهایی که ممکن است آشکار نباشند، کاربرد دارد.
مدلسازی فرایند کسب و کار
نمایش گرافیکی فرایندهای کسب و کار فعلی (As-Is) و فرایندهای آینده (To-Be) با استفاده از نمادهای استاندارد مانند استاندارد BPMN است. این تکنیک، برای درک نحوه عملکرد کسب و کار، شناسایی نقاط ضعف و بهینهسازی فرایندها استفاده میشود.
تحلیل شکاف
تحلیل شکاف یا Gap Analysis، مقایسه وضعیت فعلی (As-Is) با وضعیت مطلوب آینده (To-Be) برای شناسایی «شکافها» و تعیین اقدامات لازم برای پر کردن آنهاست. این روش، میزان کاری که برای رسیدن به اهداف لازم است انجام شود را ارزیابی میکند.
نمونههای تحلیل کسب و کار
اینجا به چند نمونه از کاربردهای تحلیل کسب و کار را بیان میکنیم که نشان میدهد چطور این فرایند در سناریوهای مختلف به سازمانها کمک میکند:
- بهینهسازی زنجیره تأمین در یک شرکت تولیدی:
تصور کنید، یک شرکت تولیدی با مشکلاتی در مدیریت موجودی، تأخیر در تحویل مواد اولیه و هزینههای بالای لجستیک مواجه است.
نقش تحلیلگر کسب و کار:
- مدلسازی فرایندهای موجود: ترسیم و مستندسازی فرایندهای فعلی زنجیره تأمین، از خرید مواد اولیه تا تحویل محصول نهایی.
- شناسایی گلوگاهها: یافتن نقاطی در فرایند که باعث تأخیر، هزینههای اضافی یا عدم کارایی میشوند.
- تحلیل ریشهای مشکلات: با استفاده از تکنیکهای ارائه شده، دلایل اصلی مشکلات شناسایی میشوند.
- پیشنهاد بهبود: ارائه پیشنهاداتی برای بهینهسازی موجودی، مذاکره بهتر با تأمینکنندگان، یا استفاده از فناوریهای جدید جهت ردیابی محموله.
نتیجه: کاهش هزینهها، بهبود کارایی زنجیره تأمین و افزایش رضایت مشتریان به دلیل تحویل به موقع محصولات.
- اجرای یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) جدید:
تصور کنید یک شرکت خدماتی میخواهد سیستم CRM جدیدی را پیادهسازی کند تا ارتباط با مشتریان را بهبود ببخشد و فرایندهای فروش و بازاریابی را یکپارچه کند.
نقش تحلیلگر کسب و کار:
- تحلیل ذینفعان: شناسایی بخشهای مختلفی که از CRM استفاده خواهند کرد (فروش، بازاریابی، پشتیبانی مشتری) و درک نیازهای هر گروه.
- جمعآوری نیازمندیها: از طریق کارگاهها و مصاحبهها، ویژگیهای مورد نیاز CRM (مانند سرنخها، پیگیری فرصتهای فروش، اتوماسیون ایمیل، تاریخچه تعامل با مشتری) جمعآوری میشود.
- انتخاب راهحل: کمک به انتخاب پلتفرم CRM مناسب بر اساس نیازمندیهای جمعآوری شده.
- مدیریت تغییر: کمک به طراحی فرایندهای جدید و آموزش کاربران برای اطمینان از پذیرش موفقیتآمیز سیستم.
نتیجه: یک سیستم CRM که به درستی پیادهسازی شده و به تیمها کمک میکند تا ارتباط مؤثرتری با مشتریان داشته باشند و عملکرد کسب و کار را بهبود ببخشند.
- بهبود فرآیند ثبت سفارش در یک شرکت تجارت الکترونیک (E-commerce):
تصور کنید که یک فروشگاه آنلاین متوجه شده که تعداد زیادی از مشتریان در مرحله نهایی ثبت سفارش، وب سایت را ترک میکنند.
نقش تحلیلگر کسب و کار:
- تحلیل وضعیت فعلی (As-Is): با استفاده از تحلیل اسناد، مشاهده فرایند و دادههای تحلیلی وبسایت، مراحل فعلی ثبت سفارش و نقاط ضعف آن (مثلاً فرمهای طولانی، گزینههای پرداخت محدود، سرعت پایین لود صفحات) شناسایی میشوند.
- شناسایی شکافها (Gap Analysis): تفاوت بین فرایند فعلی و فرایند ایدهآل (که مشتریان را به راحتی به خرید نهایی میرساند) مشخص میشود.
- پیشنهاد راهحلها: راهحلهایی مانند کوتاه کردن فرمها، اضافه کردن گزینههای پرداخت محبوبتر، بهبود سرعت وبسایت و طراحی مجدد رابط کاربری پیشنهاد میشود.
- مدلسازی فرایند آینده (To-Be): فرایند جدید ثبت سفارش، با جزئیات طراحی میشود.
نتیجه: کاهش نرخ ترک سبد خرید، افزایش نرخ تبدیل (Conversion Rate) و بهبود رضایت مشتری.
تفاوت تجزیه و تحلیل کسب و کار و تجزیه و تحلیل تجاری چیست؟
تحلیل تجاری (Business Analytics)، استفاده از دادهها (هر نوع اطلاعاتی که کسب و کار شما جمعآوری میکند، مانند دادههای فروش، رفتار مشتری، هزینهها و…) با استفاده از ابزارها و تکنیکهای خاص (مثل آمار، مدلسازی، برنامهنویسی) برای استخراج بینشهای ارزشمند و حمایت از تصمیمگیریهای هوشمندانه در کسب و کار است. هدف اصلی تجزیه و تحلیل تجاری، استفاده از دادهها برای استخراج بینشهای ارزشمند و پشتیبانی از تصمیمگیریهای مبتنی بر شواهد است. این روش، بیشتر بر روی «چه اتفاقی افتاده است»، «چرا اتفاق افتاده است» و «چه اتفاقی خواهد افتاد» متمرکز است.
در حالی که، هدف اصلی تجزیه و تحلیل کسب و کار (Business Analysis)، بهبود فرایندها، سیستمها و ساختارهای سازمانی برای حل مشکلات و دستیابی به اهداف کسب و کاراست. این روش، بیشتر بر روی «چرایی» و «چگونگی تغییر» تمرکز دارد.
سوالات متداول
تحلیل کسب و کار به زبان ساده چیست؟
تحلیل کسب و کار، بر درک و بهبود فرایندها، استراتژیها و عملکردهای کسب و کار تمرکز دارد. این تحلیل، با در نظر گرفتن اهداف کلی یک سازمان، به همسو کردن نیازهای کسب و کار با راهحلهای فنی کمک میکند.
4 نوع تحلیل کسب و کار کدامند؟
این 4 تحلیل، با هم کار میکنند تا به بهبود عملکرد کسب و کار کمک کنند:
تحلیل توصیفی
تحلیل تشخیصی
تحلیل پیشبینیکننده
تحلیل تجویزی
آیا تحلیل کسب و کار شغل مناسبی است؟
تحلیلگر کسب و کار شغل مناسبی است، چون فرصتهای شغلی فراوانی دارد و حقوق بالایی ارائه میدهد. تحلیلگران کسب و کار، عموماً رضایت شغلی بالا و تعادل بین کار و زندگی را گزارش میدهند.
یک تحلیلگر کسب و کار چه کاری انجام میدهد؟
تحلیلگران کسب و کار، به تیمها کمک میکنند تا یک مشکل یا فرصت تجاری را تجزیه و تحلیل و درک کنند. همچنین، با در نظر گرفتن افراد، سازمان، فرایندها، اطلاعات، دادهها و فناوریها، تحقیق و تحلیلهای لازم را انجام میدهند تا بفهمند که یک کسب و کار یا یک حوزه تجاری چگونه کار میکند.
و در انتها…
تحلیل کسب و کار، فرایندی است که در آن نیازهای یک سازمان شناسایی و سپس راهحلهای مناسب برای مشکلات موجود، از جمله توسعه سیستمها، بهبود فرایندها، تغییرات سازمانی یا برنامهریزی استراتژیک، پیشنهاد و اجرا میگردد. این فرایند، به سازمان امکان میدهد تا نیازها و دلیل اصلی تغییر در سازمان را به طور واضح شرح داده و راهکارهایی را طراحی کند که ارزش آفرین باشند.