تکنیک طوفان فکری چیست و چه نقشی در تحلیل کسب و کار دارد؟
در محیط رقابتی امروز، کسب و کارها تنها با خلاقیت و نوآوری کارکنان خود می‌توانند به موفقیت برسند. برای ایجاد خلاقیت در کارکنان، سازمان باید محیطی فراهم کند که ضمن تحریک و تشویق خلاقیت، رفتارهای همسو با ذهن خلاق را نیز به نمایش بگذارد.
ایجاد و افزایش خلاقیت و نوآوری، تکنیک‌های متنوعی دارد که یکی از آنها تکنیک طوفان فکری (Brainstorming) است. این متد می‌تواند خلاقیت افراد را متمرکز کرده به تیم‌ها در یافتن راهکارهای مناسب کمک کند. امروز به شما خواهیم گفت بارش ذهنی یا طوفان فکری چیست و چه کاربردی دارد.
تکنیک طوفان فکری چیست؟
طوفان فکری (Brainstorming)، روشی برای تولید ایده و به اشتراک گذاشتن دانش برای حل یک مشکل تجاری یا فنی خاص است که در آن شرکت کنندگان تشویق می‌شوند، بی وقفه فکر کنند. در این فعالیت گروهی، شرکت کنندگان، هر ایده‌ای که به ذهنشان می‌رسد را فورا به اشتراک می‌گذارند. در پایان جلسه، ایده‌ها دسته‌بندی شده و برای اقدامات بعدی، رتبه‌بندی می‌شوند.
هنگام برنامه‌ریزی یک جلسه طوفان فکری، آنچه اهمیت دارد این است که موضوعی را که باید به پرداخته شود، به وضوح تعریف کنید. علاوه‌براین، ترکیب گروه طوفان فکری نیز مهم است، چرا که باید شامل افرادی باشد که مستقیما با موضوع مورد نظر در ارتباط هستند و می‌توانند ایده‌های جدید و غیرمنتظره‌ای ارائه دهند.
به طور کلی، طوفان فکری به عنوان تکنیکی شناخته می‌شود که در آن هر ایده، بدون توجه به اینکه چقدر خارج از چارچوب است، تشویق می‌شود و هر چه ایده‌های بیشتری تولید شود، بهتر است.
از آنجا که اصطلاح طوفان فکری معمولا در تحلیل کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد، برای تحلیل کسب و کار، به صورت زیر تعریف می‌شود:
- فعالیت‌ها به صورت گروهی انجام می‌شود
روش گروهی، به عنوان یکی از روش‌های رایج طوفان فکری مطرح است و چارچوب BABOK از آن پشتیبانی می‌کند. در این روش، چندین ذینفع وجود دارد و از خلاقیت و نوآوری همه اعضای گروه استفاده می‌شود.
- هدف گروه طوفان فکری با هدف گروه تمرکز متفاوت است
یک گروه طوفان فکری، معمولا از ذینفعان سازمانی تشکیل می‌شود که ایده‌هایی تولید می‌کنند که در آیند اصلاح می‌شود. اما یک گروه متمرکز از مشتریانی تشکیل می‌شود که بازخورد خود را در مورد ایده‌هایی که قبلا اصلاح شده، ارائه می‌دهند.
- طوفان فکری برای یک هدف مشخص تعریف شده است
چارچوب BABOK اینطور بیان می‌کند که طوفان فکری، با هدف پاسخ به یک سوالاتی از این دست مطرح شده است:
- چگونه یک مسئله را حل کنیم؟
- چه عواملی سازمان را از حرکت به جلو بازمی‌دارد؟
- چه عواملی ممکن است باعث تاخیر در توسعه شود؟
- برای حل یک مشکل چه کارهایی ممکن است انجام شود؟
به خاطر داشته باشید که طوفان فکری زمانی موثرتر است که به جای پوشش یک طیف گسترده، به دنبال تمرکز بر یک موضوع خاص باشد.
سایت Wikipedia سوال طوفان فکری چیست را به صورت زیر پاسخ می‌دهد:
طوفان فکری وضعیتی است که در آن گروهی از افراد برای ایجاد ایده‌ها و راه‌حل‌های جدید در مورد یک موضوع خاص گرد هم می‌آیند. این افراد می‌توانند آزادانه فکر کنند و ایده‌های جدید پیشنهاد دهند. همه ایده‌ها بدون انتقاد و بررسی یادداشت شده و پس از برگزاری جلسه طوفان فکری، ارزیابی می‌شوند.
انواع روش‌های اجرای طوفان فکری چیست؟
به طور کلی طوفان فکری به 2 روش اجرا می‌شود: روش انفرادی و روش گروهی. در ادامه راجع به این روش‌ها صحبت می‌کنیم.
طوفان فکری انفرادی
وقتی شما به تنهایی فکر می‌کنید، در حال استفاده از تکنیک طوفان فکری انفرادی هستید. بهتر است برای اینکه نهایت استفاده را از آن ببرید، بهتر است جای راحتی را برای نشستن و فکر کردن انتخاب کرده و عوامل مزاحم را به حداقل برسانید. به این ترتیب می‌توانید بر روی موضوع اصلی به خوبی تمرکز کنید. این روش شامل مراحل زیر است:
ابتدا باید یک دفترچه یادداشت تهیه کنید و موضوعی که قصد بررسی آن را دارید به شکل یک سوال مطرح کنید.
سپس برای سوال مطرح شده، حداقل 20 جواب پیدا کنید. حتی اگر بعضی از این راهکارها، عجیب و غیرعملی باشد.
از بین پاسخ‌ها، بهترین مورد را انتخاب کرده و بر آن تمرکز کنید.
سپس هر چه سریع‌تر برای ایده‌ای که انتخاب کرده‌اید، دست به کار شوید.
طوفان فکری گروهی
با روش اجرای طوفان فکری گروهی، می‌توانید از خلاقیت و نوآوری همه افراد گروه استفاده کنید. همچنین، در این روش، همه افراد گروه احساس می‌کنند که در رسیدن به راه حل مناسب برای هدف نهایی دخالت دارند، بنابراین با شوق بیشتری ایده‌های خود را مطرح می‌کنند. این روش شامل مراحل زیر است:
ابتدا باید یک گروه تشکیل دهید.
سپس یک نفر را به عنوان رهبر گروه انتخاب کنید. لازم است رهبر گروه فردی توانمند و با تجربه باشد تا بتواند شرکت کنندگان را برای ارائه ایده‌های جدید متقاعد کند.
در مرحله بعد، می‌توانید یک تابلو به دیوار نصب کنید و ایده هر کدام از اعضای گروه را روی آن بنویسید. به این ترتیب، ایده‌ها در معرض دید تمام افراد گروه قرار می‌گیرند.
اکنون لازم است مسئله یا مشکلی که به دنبال حل آن هستید را به شکل یک سوال صریح و واضح بر روی این تابلو بنویسید. به این ترتیب، همه افراد گروه متوجه هدف اصلی خواهند شد.
قوانین تکنیک طوفان فکری چیست؟
تا اینجا دانستیم طوفان فکری چیست و با چه روش‌هایی اجرا می‌شود. اما برای اطمینان از تشکیل یک جلسه سازنده که همه حاضران در آن مشارکت دارند، قوانینی وجود دارد. قوانین طوفان فکری عبارتند از:
- ایده‌ها و نظرات جدید و مبتکرانه را تشویق کنید، هر چند ممکن است در ابتدا کمی عجیب به نظر برسند.
- کمیت ایده‌ها مهم‌تر از کیفیت آنهاست. بنابراین، ایده‌ها را بدون توجه به جزئیات آنها به اشتراک بگذارید.
- در این تکنیک، تمام افراد و تمام ایده‌ها ارزش یکسانی دارند.
- هر ایده تولید شده متعلق به گروه است، نه فردی که به آن فکر کرده است.
مراحل انجام تکنیک طوفان فکری چیست؟
صرف نظر از تکنیک‌های متنوع و متفاوت طوفان فکری، می‌توانید آن را با مراحلی سریع و ساده اجرا کنید. در این بخش به شما خواهیم گفت مراحل انجام تکنیک طوفان فکری چیست.
- قبل از هر چیز، لازم است تا مسئله را به صورت شفاف و دقیق تعریف کرده و محدوده پاسخ‌های خود را مشخص کنید. اگر به دنبال تولید ایده‌های زیادی هستید، باید محدوده خود را گسترده‌تر در نظر بگیرید. اما در صورتی که به دنبال ایده‌هایی با تعداد کم هستید، محدوده‌ای کوچک و دقیق ترسیم کنید.
- افرادی که در زمینه مسئله مورد نظر دانش کافی دارند را انتخاب کنید. می‌توانید آنها را از واحدهای دیگر سازمان یا حتی خارج از سازمان انتخاب کنید. لازم نیست این افراد حتما متخصص و کارشناس باشند. در حقیقت اگر نباشند، بهتر است. زیرا کارشناسان معمولا تمایل دارند در چارچوب‌های مشخص و از پیش تعیین شده بیندیشند. در صورتی که شما نیاز دارید، افراد، خلاقانه و خارج از چارچوب‌های مشخص فکر کنند. علاوه‌براین، باید تعریف دقیقی از کلمات و عبارات کلیدی در اختیار آنها قرار دهید تا به یک زبان مشترک دست پیدا کنید.
- اکنون لازم است فردی مناسب برای نقش تسهیل‌گری جلسات خود انتخاب کنید. این فرد با تجربه، ضمن حفظ تمرکز جلسات، توانایی مدیریت جلسات را نیز دارد. همچنین، تمامی افراد را به ارائه ایده‌های خلاقانه ترغیب کرده و تمام ایده‌ها را یادداشت می‌کند. در بخش بعد به شما خواهیم گفت روش تسهیل جلسات طوفان فکری چیست.
- در مرحله بعد، جلسه طوفان فکری را به دو بخش تقسیم کنید. بخش اول را به شرح مسئله، تعاریف و محدودیت‌ها اختصاص دهید. سپس تولید ایده‌های جدید را آغاز کنید. در بخش دوم، ایده‌های ارائه شده را مرتب کرده و بهترین آنها را انتخاب کنید.
روش تسهیل جلسات طوفان فکری چیست؟
زمانی که تشخیص دادید طوفان فکری رویکرد مناسبی برای پیشبرد پروژه شماست، مراحل زیر را دنبال کنید تا از یک جلسه طوفان فکری، بیشترین بهره را ببرید.
مجری، ضبط کننده ایده‌ها و شرکت کنندگان خود را انتخاب کنید. مکان و زمان جلسه را نیز رزرو کنید. معمولا برای تشکیل جلسه طوفان فکری، تعداد 5 تا 7 نفر مناسب است. اما استاندارد BABOK، تعداد 6 تا 8 شرکت کننده را ایده‌آل می‌داند.
از هر گروه ذینفع نماینده‌ای انتخاب کنید. سعی کنید این افراد همکار و فعال باشند.
اکنون باید مطمئن شوید که افراد در مورد روند کار در یک سطح هستند. انتظارات خود را در مورد قالب و هدف تعیین کنید. توضیح دهید که در طوفان فکری هیچ ایده‌ای دور از ذهن نیست و چیزی به عنوان «ایده‌های زیاد»، وجود ندارد. در طول فرآیند طوفان فکری، شرکت کنندگان نباید ایده‌ها را قضاوت کنند. سپس به همه کمک کنید تا در زمینه انتخاب روشی برای ارزیابی ایده‌ها به توافق برسند. البته روش انتخاب شده، زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که جلسه به پایان رسیده باشد.
ممکن است بخواهید به شرکت کنندگان چند دقیقه زمان دهید تا قبل از ارائه ایده‌هایشان، کمی فکر کنند. چرا که وقتی به افراد فرصت داده می‌شود تا کمی در مورد موضوعی فکر کنند، از صحبت درباره آن موضوع و ارائه نظراتشان کمتر می‌ترسند. حتی می‌توانید آنها را تشویق کنید تا ایده‌های خود را بنویسند و در اختیارتان قرار دهند و شما آنها را بیان کنید.
پس از شروع جلسه گروه، از همه بخواهید بر موضوع مورد نظر تمرکز کنند و هدفتان را صراحتا به آنها یادآوری کنید.
خلاقیت، ارتباط آزاد و تعداد ایده‌ها را محدود نکنید، چرا که هدف، ارائه هر چه بیشتر راه‌حل‌هاست. بنابراین، شرکت کنندگان را تشویق کنید تا در صورت تمایل، نظرات بیشتری ارائه دهند و ایده‌های یکدیگر را تقویت کنند. یادتان باشد که ایده‌ها را در زمان ارائه، سانسور، حذف یا ویرایش نکنید، زیرا پیشنهادات ارزشمند، ممکن است در نگاه اول کمی عجیب و تا حدودی احمقانه به نظر برسند.
در صورتی که جلسه بیشتر از یک ساعت طول کشید، زمانی را برای استراحت و صرف نوشیدنی در نظر بگیرید تا افراد از لحاظ ذهنی شاداب شوند.
همه ایده‌ها را در نمای کلی گروه بنویسید. اگر کسی به نرم افزار نقشه ذهنی (Mindomo یا Mindmeister) تسلط دارد، اکنون زمان مناسبی برای استفاده از آنهاست. اما در صورتی که هیچ یک از اعضای گروه تبحر لازم را ندارد و شما همچنان می‌خواهید از تکنیک نقشه برداری ذهنی استفاده کنید، می‌توانید یادداشت‌های خود را در جریان منطقی و سلسله مراتبی قرار دهید.
پس از پایان جلسه طوفان فکری، فرآیند پالایش را بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده آغاز کنید. گروهی از ایده‌های مشابه را در قالب یک فکر، جمع بندی کنید. سپس فهرستی از نتایج ایجاد کنید و آن را برای بررسی بین همه افراد توزیع کنید.
همان طور که استاندارد BABOK بیان می‌کند، فرآیند طوفان یا بارش فکری، اگر به درستی ایجاد شود، می‌تواند سرگرم کننده، جذاب و سازنده باشد. در این فرآیند می‌توانید شاهد باشید که همکاران ساکت و آرام، چگونه از لاک خود بیرون می‌آیند و با ایده‌های نوآورانه شما را هیجان زده و غافلگیر می‌کنند. علاه‌براین، ماهیت جمعی تکنیک طوفان فکری، برای ایجاد انسجام بین ذینفعان مختلف، مزایای زیادی دارد که به نفع تیم، پروژه و سازمان شماست.
کلیک کنید تا با راهنمای تحلیل کسب و کار BABOK آشنا شوید.
مزایای تکنیک طوفان فکری چیست؟
در این بخش به شما خواهیم گفت مزایای روش طوفان فکری چیست و چگونه سازمان شما را به سمت موفقیت هدایت می‌کند.
- همان طور که استاندارد BABOK بیان می‌کند، مراحل چندگانه یک پروژه طوفان فکری، می‌تواند از شناسایی سهامداران و استخراج نیازمندی‌ها تا تجزیه و تحلیل سازمانی، استفاده کند.
- بر اساس استاندارد BABOK، هدف از طوفان فکری، تولید ایده‌های جدید و متعدد، به همراه استخراج مضامین از آنها، برای تجزیه و تحلیل بیشتر است. این موضوع، طوفان فکری را به ابزاری قدرتمند برای تکامل مراحل مختلف پروژه، تبدیل می‌کند.
- از آنجا که فرآیند طوفان فکری، افراد را تشویق می‌کند تا کمی خلاق باشند و خارج از چارچوب فکر کنند، می‌تواند راهکاری عالی برای جذب ذینفعان منطقی باشد.
- در صورتی که در فرآیند طوفان فکری، گروه متنوعی از شرکت کنندگان انتخاب شوند، طوفان فکری می‌تواند مطمئن باشد که طیف وسیعی از نظرات و ایده‌ها در نظر گرفته شده است.
- معمولا برای یک تحلیلگر کسب و کار غیرممکن است که همه ملاحظات را در حین انجام پروژه رعایت کند. اما فرآیند طوفان فکری، با رعایت الزامات، بخش قابل توجهی از فشار را از روی تحلیلگر برمی‌دارد. علاوه‌براین، گروه‌های ذینفع را قادر می‌سازد تا با مشارکت فعال، تا حدودی در مسیر پروژه احساس مالکیت کنند.
و در انتها…
ملاحظه کردید که تکنیک طوفان فکری، نوعی روش حل مسئله به صورت گروهی با مشارکت ایده‌ها و راهکارهای خلاقانه است. در این روش، هر یک از اعضای گروه تشویق می‌شود تا با صدای بلند فکر کند و ایده‌های متنوع پیشنهاد دهد.
امروز سعی کردیم به شما توضیح دهیم طوفان فکری چیست، چه روش‌هایی دارد، با چه قوانینی اجرا می‌شود و مراحل انجام آن به چه صورت است.