برنامه بهبود عملکرد (PIP) چیست و چگونه اجرا می‌شود؟ مراحل اجرا و تدوین
برنامه بهبود عملکرد (PIP)، سندی است با هدف کمک به کارمندانی که به اهداف عملکرد شغلی خود دست نمی‌یابند و عملکرد آنها، انتظارت سازمان را برآورده نمی‌کند. این برنامه، اهداف بدون ابهام را برای کارکنان سازمان مشخص می‌کند و نقشه راهی برای دستیابی به این اهداف به آنها ارائه می‌دهد. هدف، همیشه بهبود کلی عملکرد است، اما راه‌های رسیدن به آن متفاوت است و می‌تواند شامل تشخیص شکاف‌های مهارتی، آموزشی، یا اقداماتی مانند انتقال، تنزل رتبه یا اخراج کارمندان باشد. به طور کلی، هدف برنامه بهبود عملکرد، تقویت رشد، بهبود بهره‌وری و اطمینان از همسویی کارمندان با اهداف و ارزش‌های کسب و کار است. امروز به طور کامل با برنامه بهبود عملکرد و مراحل طراحی آن آشنا می‌شویم.
برنامه بهبود عملکرد (PIP) چیست؟
برنامه بهبود عملکرد (Performance Improvement Plan)، یک سند مکتوب است که نشان می‌دهد چگونه یک کارمند از انتظارات کوتاهی می‌کند و برای بهبود این شرایط (و در کار ماندن) چه کارهایی باید انجام شود. ممکن است برنامه بهبود عملکرد به مهارت‌های خاص شغلی اشاره کند که غیراستاندارد یا مهارت‌های نرم هستند، مانند رهبری و حرفه‌ای بودن، که یک کارمند در آن کوتاهی می‌کند. همچنین، اگر یک کارمند عملکرد خوبی داشته باشد، اما بخواهد به موقعیت جدیدی ارتقا پیدا کند، ممکن است از یک برنامه بهبود عملکرد استفاده شود.
معمولا سرپرست کارمند، برنامه بهبود عملکرد را آماده و آن به بخش منابع انسانی ارائه می‌دهد. این برنامه باید شامل یک مهلت مشخص برای برآورده کردن انتظارات ذکر شده در PIP، پیامدها و مراحل بعدی در صورت عدم رعایت استانداردها توسط کارمند باشد.
مزایا و معایب برنامه بهبود عملکرد (PIP) چیست؟
برخی مزایا و معایب برنامه بهبود عملکرد، به شرح زیر است:
مزایای برنامه pip:
در حالی که یک برنامه بهبود عملکرد، بر رسیدگی و حل مسائل خاص متمرکز است، اما تاثیرت مثبت قابل توجهی به همراه دارد:
- PIP تجربیات مثبت کارکنان را افزایش می‌دهد
زمانی که مدیر به کارمندان کمک می‌کند تا اهداف عملکردی را تعیین کنند، آنها مشارکت بیشتری دارند. این موضوع، باعث می‌شود آنها به کار خود افتخار کنند و نتایج بهتری به دست آورند. به این ترتیب، به صورت کلی، رضایت شغلی آنها افزایش پیدا می‌کند.
- PIP کارمندان را ماهرتر می‌کند
معمولا دلیل اصلی بسیاری از مشکلات عملکرد در محیط کار، شکاف‌های مهارتی است. PIP، این شکاف‌های دانش و مهارت را پیدا می‌کند، آموزش‌های مورد نیاز برای پر کردن این شکاف‌ها را شناسایی می‌کند و به شما کمک می‌کند تا یک برنامه آموزشی موثر ایجاد کنید.
- PIP باعث بهبود روابط می‌شود
برنامههای بهبود عملکرد، معمولا راه را برای مشاوره و گفتگوهای مورد نیاز هموار می‌کند. وقنی مدیران و سرپرستان، روابط بازتری داشته باشند و در دسترس‌تر باشند، کارمندان بیشتر در کار خود درگیر میشوند.
- PIP حمایت و پشتیبانی از کارکنان را افزایش می‌دهد
با تاکید بر جنبه‌های مثبت PIP، کارمندان متوجه میشوند که مدیران واقعا از آنها حمایت می‌کنند و می‌خواهند شاهد موفقیت آنها باشند. یک PIP که با مثبت اندیشی و استراتژی، ارائه و اجرا می‌شود، به کارکنان کمک می‌کند تا به مسیر درست بازگردند و پیشرفت کنند.
- PIP فرهنگ سازمانی مثبت را ترویج می‌کند
کارمندان زمانی پیشرفت می‌کنند که انتظارات خود را بدانند و نسبت به عملکرد خود پاسخگو باشند. برنامههای بهبود عملکرد، می‌تواند فرهنگ مثبت کسب و کار را تقویت کند. به این معنی که کارمندان می‌دانند در صورت ایجاد مشکل یا نیاز به راهنمایی بیشتر برای پیشرفت در حرفه خود، از آنها حمایت می‌شود. علاوه بر این، با تمرکز بر ویژگی‌های مثبت و آنچه برای بهبود لازم است، می‌توانند احساس تدافعی را کاهش دهند.
- با PIP کارمندان احساس می‌کنند از آنها مراقبت می‌شود
وقتی مدیران برای تهیه برنامه بهبود عملکرد وقت می‌گذارند و زمینه‌های خاص برای بهبود یا مراحل پیشرفت را مشخص می‌کنند، کارکنان احساس می‌کنند از آنها حمایت و مراقبت می‌شود. علاوه بر این، PIP به کارمندان نشان می‌دهد که مدیران مایلند به جای اینکه فرآیند نتیجه گیری را به کارمندان بسپارند، زمان لازم را برای ارائه بازخورد و راهنمایی مستقیم صرف کنند.
- PIP باعث صرفه جویی در زمان و منابع می‌شود
گذراندن فرآیند استخدام و ورود یک کارمند جدید، به زمان و هزینه قابل توجهی نیاز دارد. به همین دلیل، ممکن است مدیران کسب و کار تصمیم بگیرند به جای اخراج کارمندی که عملکرد ضعیفی دارد، فرصتی برای بهبود عملکرد در اختیار او قرار دهند. این به ویژه در مورد کارمندانی که دارای «مهارت‌های نرم قدرتمند» مانند صبر، رابطه دوستانه و نگرش خوب هستند، صادق است. اما در مورد مهارت‌های خاص مرتبط با کار، مانند یادگیری و استفاده از فناوری جدید به تدارک دوره‌های آموزشی نیاز دارد.
معایب برنامه pip:
- مکالمات PIP، سخت و پیچیده است
نوشتن برنامه بهبود عملکرد و تحویل آن به کارمند، کافی نیست. مدیران باید PIP را با کارمند در میان بگذارند، به هر سوالی پاسخ دهند و به هر گونه نگرانی رسیدگی کنند. مکالمات PIP اغلب پیچیده هستند، حتی زمانی که PIP ها لحن مثبتی دارند، ارائه و دریافت بازخورد، دشوار است.
- برنامه بهبود عملکرد، زمان بر است
ایجاد برنامه بهبود عملکرد، صحبت با کارمند در مورد آن، ارزیابی‌ها و بحث‌های بعدی، معمولا به زمان زیادی نیاز دارد.
- ممکن است PIP اشتباه تفسیر شود
حتی اگر مدیر دلایل برنامه بهبود عملکرد را به وضوح توضیح دهد، به این دلیل که کارمند در حال تلاش برای پیشرفت است، این خطر وجود دارد که او PIP را اشتباه تفسیر کند و آن را به عنوان نشانه‌ای برای خاتمه کار تلقی کند.
|
برنامه بهبود عملکرد (PIP) |
|
|
مزایا |
معایب |
| افزایش تجربیات مثبت کارکنان | مکالمات سخت و پیچیده |
| ماهرتر کردن کارمندان | |
| بهبود روابط | زمان بر بودن |
| افزایش حمایت و پشتیبانی از کارکنان | |
| ترویج فرهنگ سازمانی مثبت | امکان تفسیر اشتباه |
| ایجاد حس مراقبت در کارکنان | |
| صرفه جویی در زمان و منابع | |
چه زمانی به یک برنامه بهبود عملکرد نیاز دارید؟
برنامههای بهبود عملکرد برای موقعیت‌هایی مناسب است که یک کارمند ضعیف عمل می‌کند اما پتانسیل بهبود را دارد. بنابراین، PIP به اهداف روشن و قابل دستیابی نیاز دارد که کارمند بتواند به آنها برسد.
رایج‌ترین مشکلاتی که با برنامه بهبود عملکرد قابل حل هستند، عبارتند از:
- فروش یا نتایج ضعیف
- کیفیت پایین کار
- تاخیر یا غیبت مداوم
- بهره‌وری پایین و مهلت‌های از دست رفته
- بازخورد ضعیف مشتری
در نظر گرفتن مسائل رفتاری، برای یک برنامه بهبود عملکرد چندان مناسب نیستند، زیرا تعیین اهداف قابل دستیابی برای چیزی مانند نافرمانی یا آزار و اذیت، سخت‌تر است.
گاهی اوقات، لزوما مشکلی در مهارت‌ها یا آموزش کارمند وجود ندارد و صرفا او دچار یک مشکل شخصی شده است. در این صورت، ممکن است لازم باشد کارمند به جای PIP، از مرخصی تایید شده یا برنامههای حمایت از سلامت روان استفاده کند.
زمان اجرای طرح بهبود عملکرد (PIP)
زمان اجرای طرح بهبود عملکرد (PIP) معمولاً یک بازه مشخص و از پیش تعیین شده است که می‌تواند متغیر باشد، اما معمولا بین 30 تا 90 روز طول می‌کشد.
این بازه زمانی بر اساس عوامل مختلفی تعیین می‌شود:
- نوع شغل و مسئولیت‌های آن
- نوع و پیچیدگی مشکل
- سیاست‌های داخلی سازمان
روش‌های بهبود اثربخشی برنامههای بهبود عملکرد
روش‌های بهبود pip، شامل موارد زیر است:
- ریشه‌یابی مسائل و موانع
صرفاً تشخیص اینکه«عملکرد خوب نیست»، کافی نیست. باید بفهمید چرا عملکرد خوب نیست. آیا مشکل از مهارت‌های فردی است؟ منابع کافی نیست؟ وظایف به طور واضح بیان نشده؟ مشکلات محیطی وجود دارد؟ یا شاید مسائل شخصی است که بر کار تأثیر می‌گذارد.
پیدا کردن علت اصلی مشکل، به شما امکان می‌دهد راه‌حل‌های دقیق‌تر و مؤثرتری پیدا کنید.
- همفکری با کارشناسان مجموعه
کارشناسان فنی یا متخصصان در هر حوزه کاری، دیدگاه‌ها و دانش ارزشمندی دارند که مدیران ممکن است فاقد آن باشند. آنها می‌توانند در تعریف اهداف واقع‌بینانه، ارائه راهکارهای عملیاتی و حتی آموزش، نقش مهمی ایفا کنند. به این ترتیب، می‌توانید مطمئن باشید که اهداف و برنامههای عملیاتی PIP، هم از نظر فنی درست هستند و هم با استانداردهای حرفه‌ای و بهترین شیوه‌ها همخوانی دارند.
- بررسی پیشرفت کارکنان
PIP یک فرایند پویاست که به طور مداوم پیگیری می‌شود و کارمندان سازمان، مطمئن میشوند که در مسیر درست قرار دارند. اما در صورت انحراف از مسیر، موانع به سرعت شناسایی و اصلاحات لازم انجام می‌شود.
- تشویق کارکنان فعال و دارای پیشرفت
تلاش‌ها و پیشرفت کارمندی که در PIP قرار دارد، باید دیده شده و از او قدردانی شود. این تشویق، نه تنها انگیزه کارمند را بالا می‌برد، بلکه نشان می‌دهد سازمان به رشد او اهمیت می‌دهد.
- ترسیم مسیری واضح و روشن
در برنامه بهبود عمکرد، مانند یک نقشه راه، کاکنان سازمان باید دقیقا بدانند چه قدم‌هایی، با چه اولویتی و در چه بازه زمانی بردارند. به این ترتیب، آنها به سمت اهداف مورد نظر هدایت شده و سردرگم نخواهند شد.
- نظارت برای قدم گذاشتن در مسیر ترسیم شده
اکنون باید بررسی کنید که آیا کارمند طبق برنامه ترسیم شده عمل می‌کند؟ آیا دوره‌های آموزشی را گذرانده؟ آیا از ابزارهای داده شده استفاده کرده؟ آیا در جلسات پیگیری حاضر شده؟
با پاسخ به این سوالات، متوجه می‌شوید که کارمند، تا چه اندازه به فرایند متعهد است و برای رسیدن به اهداف، چه اقداماتی انجام می‌دهد.
مراحل طراحی برنامه بهبود عملکرد (PIP)
هر برنامه بهبود عملکرد باید متناسب با کارمندان، کمبودهای عملکرد و اهدافی باشد که به بهبود آنها کمک کند. برای طراحی یک برنامه PIP قدرتمند و موثر، مراحل زیر را دنبال کنید:
1. ارزیابی وضعیت
هر چند برخی مدیران از برنامه بهبود عملکرد به عنوان راهکاری برای مستندسازی مسائل مربوط به کارمندان، پیش از پایان کار استفاده می‌کنند، اما این لزوما بهترین نوع استفاده از PIP نیست.
یک برنامه بهبود عملکرد در شرایطی به بهترین شکل مورد استفاده قرار می‌گیرد که یک کارمند برای بهبود نقش و عملکرد خود به کمک نیاز دارد، پتانسیل آن را دارد و به آن بهبود متعهد است.
در صورتی که کارمند به طور کامل از نقش خود جدا شده باشد و وضعیت او با معیارها مطابقت داشته باشد، حرکت رو به جلو با برنامه بهبود عملکرد، احتمالا بهترین اقدام است.
ممکن است کارکنان مسائل خود را به عنوان یک مسئله مهم در نظر نگیرند و متعهد به بهبود نباشند. در این صورت، هشدار شفاهی، تنزل رتبه، انتقال یا خاتمه همکاری، می‌تواند گام‌های ضروری بعدی باشد.
2. به دست آوردن بینش‌هایی در مورد عملکرد کارکنان
برای تایید وجود مشکلی که نیاز به PIP دارد، عملکرد کارکنان را بررسی کنید. با مدیر تیم یا اعضای آن صحبت کنید تا بینشی در مورد رفتار روزانه آنها به دست آورید.
این بخشی از فرآیند بررسی عملکرد و ارزیابی اهداف عملکرد شماست. برای مشخص کردن مسائل مربوط به عملکرد، ارزیابی‌های شما باید به گونه‌ای طراحی شود که عملکرد کارکنان را کلید بزند.
سابقه‌ای از کمبودها و نقص‌های عملکرد آنها ایجاد کنید و مدارک مستندی از هر کدام جمع‌آوری کنید. اگر کارمند اخطارهای مربوط به عملکرد خود را قبلا دریافت کرده است، اسناد را بررسی کنید و در پرونده قرار دهید.
همچنین ممکن است بخواهید جزئیاتی در مورد چگونگی تاثیر عملکرد کارکنان بر آنها درج کنید:
- تیم
- مهلت‌های پروژه
- روابط مشتریان
- موفقیت کلی کسب و کار
البته این برنامه، برای مقصر دانستن کارمندان طراحی نشده است، بلکه برای تاکید بر ارزش و اهمیت آنها برای کسب و کار طراحی شده است.
در نهایت، آخرین بررسی عملکرد کارمند یا بررسی‌های متعدد را بسته به سابقه کار آنها در سازمان بررسی کنید. این کار معمولا مسائل جاری را روشن می‌کند.
3. اخذ نظرات مدیر
موفقیت کارکنان، یک تلاش گروهی است. اگر کارکنان پشتیبانی، آموزش و راهنمایی مستمر را از مدیر یا سرپرست خود دریافت نکرده باشند، برای موفقیت آماده نشده‌اند.
سابقه آموزشی کارمند، تجربه حضور در هیئت مدیره و نحوه پشتیبانی آنها توسط مدیر یا سرپرست را بررسی کنید تا ببینید آیا آموزش یا کمک رهبری وجود داشته است یا خیر.
در مرحله بعد، انتظارات و اهداف سرپرست را پیدا کنید. بررسی کنید که آیا آنها متعهد به کمک به موفقیت این کارمند هستند یا بیشتر بر اخراج او تمرکز کرده‌اند. طرز فکر آنها می‌تواند تاثیر زیادی بر موفقیت برنامه PIP داشته باشد.
به خاطر داشته باشید که این برنامه، یک سناریوی کارمند در مقابل کارفرما نیست، لازم است از همان ابتدا همه در یک صفحه باشند و به عنوان یک تیم همکاری کنند.
4. شروع کار با یک الگوی PIP
با اطلاعات جمع‌آوری شده، مدیر یا سرپرست کارمند، پیش نویس برنامه بهبود عملکرد را ایجاد و سپس آن را برای بررسی به واحد منابع انسانی ارسال می‌کند.
این پیش نویس باید موارد زیر را پوشش دهد:
- پیشینه و مبانی:
نام، عنوان، شرح شغل و مسئولیت‌های کارمند
انتظارات در مورد سطوح عملکرد کارکنان (اهداف فروش، پروژه‌ها و غیره)
ثبت نواقص با مثال‌ها، تاریخ‌ها و اثبات‌های خاص
- اهداف و جدول زمانی مشخص:
جدول زمانی با جلسات اعلام حضور برنامه ریزی شده
اهداف قابل دستیابی که در یک بازه زمانی واقعی تعیین میشوند، مانند:
- رسیدن به هدف فروش معین در یک دوره 3 ماهه
- عدم ورود دیرهنگام یا غیبت تایید نشده به مدت 1 ماه
- انجام وظایف با سرعت معین
- نحوه حمایت کسب و کار از کارمندان (ارائه دوره‌های آموزشی، مربیگری و غیره)
- پیامدهای عدم دستیابی به اهداف طرح یا عدم تکمیل آنها
5. بررسی منابع انسانی
بخش منابع انسانی، ادعاها و شواهد را بررسی می‌کند تا مطمئن شود که برای برنامه بهبود عملکرد مناسب هستند. سپس موارد زیر را تایید می‌کند:
- اهداف، قابل دستیابی، مرتبط و دستیابی به آنها در بازه زمانی معین انجام می‌شود.
- هیچ ذهنیت بدی علیه کارمند از جانب مدیر وجود ندارد. (اگر مدیری ترجیح می‌دهد به جای تهیه PIP، کارمندی را اخراج کند، ممکن است این سند به طور ناعادلانه و بیش از حد بر مسائل یا خطاهای کارمند تاکید کند.)
- کارمند، ابزارها، پشتیبانی و راهنمایی‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف را در اختیار دارد.
6. تشکیل جلسه PIP
سپس مدیر، نماینده منابع انسانی و کارمند برای بررسی برنامه و جدول زمانی که توسط تیم منابع انسانی تایید شده است، ملاقات خواهند کرد.
شما در این مدت باید فضا را بسیار تعاملی و مثبت نگه دارید و تاکید کنید که برای تشویق و حمایت از کارمند و کمک به او جهت رسیدن به پتانسیل کامل خود، در آنجا حضور دارید.
دریافت نظرات و بازخورد کارمند، کلید پرورش یک محیط و رویکرد مثبت است. اجازه دهید آنها سوالات خود را بپرسند و سعی کنند هر مانع یا مشکلی که وجود دارد، از بین ببرند.
پس از جلسه، ممکن است لازم باشد برنامه را بر اساس نظرات کارمند (در صورت لزوم)، تغییر دهید و اصلاح کنید. طرح، پس از تکمیل باید توسط مدیر و کارمند امضا شده و توسط منابع انسانی تایید شود.
7. بررسی‌های کارکنان
هنگامی که کارمند برنامه بهبود عملکرد را دریافت کرد و به تاریخ شروع تعیین شده رسید، توپ، بیشتر در زمین اوست.
یک برنامه بهبود عملکرد، معمولا 30، 60 یا 90 روز طول می‌کشد. جدول زمانی باید متناسب با اهداف خاص یک کارمند و مدت زمانی که برای دستیابی به آنها لازم است، تنظیم شود.
در طول PIP، جلسات بررسی را با مدیران و کارمندان برنامه ریزی کنید تا فرآیند به خوبی اجرا شود. همچنین به کارمند کمک کنید تا حد امکان از این تجربه بهره‌مند شود.
در حین حرکت به جلو، آنها را مجددا بررسی کنید که همه ابزارها و آموزش‌های مورد نیاز خود را در اختیار داشته باشند. اگر کارمند به حمایت بیشتری نیاز دارد، زمینه گفتگو و مشاوره را فراهم کنید.
8. تکمیل برنامه و مراحل بعدی
در پایان برنامه بهبود عملکرد، یک جلسه پایانی با کارمند و مدیر ترتیب دهید تا پیشرفت کارمند را بررسی کنید و ببینید به کدام اهداف رسیده است. همچنین مراحل بعدی را نیز کاملا واضح و روشن بیان کنید.
اگر کارمند به اهداف خود برسد یا آموزش را قبل از پایان رسمی برنامههای خود به پایان برساند، ممکن است این جلسه به سطح بالاتر ارتقا پیدا کند.
در هر صورت، اکنون زمان بسیار خوبی است که برای همه کارهایی که کارمند انجام داده است، جشن بگیرید. انتظاراتی را برای عملکرد شغلی خود در این حرکت رو به پیشرفت، تعیین کنید و این حرکت مثبت را ادامه دهید.
سوالات متداول
PIP چیست و چگونه کار می‌کند؟
طرح بهبود عملکرد یا pip، چیزی بیش از یک اقدام انضباطی صرف است. این برنامه پشتیبانی متناسبی را ارائه می‌دهد که برای بهبود عملکرد، شفاف‌سازی اهداف و همسو کردن کارمند با اهداف تیم و شرکت طراحی شده است.
نقش PIP در بهبود عملکرد چیست؟
یک طرح بهبود عملکرد، که با عنوان طرح اقدام عملکرد نیز شناخته می‌شود، یک سند رسمی است که کاستی‌های عملکرد یک کارمند را به همراه یک جدول زمانی و یک برنامه هدفمند برای کمک به بهبود آنها مشخص می‌کند.
آیا PIP در محل کار جدی است؟
برنامههای بهبود عملکرد، معمولا مقدمهای برای پایان کار محسوب میشوند. اگر از شما خواسته شد که در یک PIP شرکت کنید، به این معنی است که شغل شما در معرض خطر جدی قرار دارد.
آیا PIP به معنای خاتمه همکاری است؟
گاهی اوقات، اما نه همیشه. بسیاری از مدیران از PIPها برای پوشش مبانی قانونی خود هنگام آماده شدن برای اخراج یک کارمند استفاده می‌کنند. اما در اغلب محیط‌های کاری، PIP آخرین فرصت برای کارمندان جهت یادگیری، بهبود و رشد است.
سخن پایانی
برنامه بهبود عملکرد (PIP)، یک سند مکتوب است که نشان می‌دهد چگونه یک کارمند از انتظارات کوتاهی می‌کند و برای تغییر و بهبود این شرایط چه کارهایی باید انجام شود.
هر کسب و کار، در مقطعی از زمان، باید به مشکلات عملکرد رسیدگی کند. به جای اینکه این مشکلات را به عنوان شکست در نظر بگیرید، به آنها به عنوان فرصتی برای رشد، توسعه و ایجاد پویایی قوی‌تر تیم نگاه کنید. به طور کلی، یک برنامه بهبود عملکرد، چیزی بیش از یک ابزار اصلاحی است. در واقع، PIP یک دارایی استراتژیک محسوب می‌شود که با اجرای کارآمد و موثر، مثل یک چراغ راهنما کارکنان را در مسیر تعالی و بهره‌وری هدایت می‌کند.
وقت بخیر، ممنون از نوشته جالب شما،،، بفرمایید که برنامه بهبود عملکرد، یه جور تهدید برای کارکنان سازمان به حساب میاد؟
سلام، برنامه بهبود عملکرد، سندی است که کاستی‌های عملکرد یک کارمند را به همراه یک جدول زمانی و یک برنامه هدفمند برای کمک به بهبود آنها مشخص می‌کند. با این اقدامات، خطری کارمند سازمان را تهدید نمی‌کند.
سلام من متوجه نشدم‌برای شرکت های کوچیک pipلازم و تاثیرش چیه؟
فقط برای سازمان های بزرگ کاربرد داره؟
سلام کاربرد عملی pipفقط برای سازمان ها و اداره های بزرگ‌هست؟
سلام، سند بهبود عملکرد برای انواع کسب و کارها کاربرد دارد.