Let’s travel together.

پورتال سازمانی چیست ؟

زمان مطالعه: 9 دقیقه

در این مطلب می‌خواهیم بدانیم پورتال سازمانی چیست ، اهداف و انواع آن را بشناسیم و شما را با مشکلاتی که توسط پورتال سازمانی حل می‌شوند، آشنا کنیم. اما می‌خواهیم سخن را اینگونه آغاز کنیم که زندگی بدون پورتال سازمانی چگونه است؟ درست است. بیایید فکر کنیم بدون پورتال سازمانی چطور می‌توان اهداف سازمان را پیش برد.

زندگی بدون پورتال سازمانی

مصیبت برای مشتریان و کاربران کسب و کار

مهمترین کاربران سیستم آی‌تی یک کسب و کار، مشتریان و کاربران آن کسب و کار هستند. کاربرانی چون نمایندگان خدمات مشتری (CSR)، نمایندگی‌های فروش و تحلیلگران مالی در این دسته‌بندی قرار می‌گیرند. آنها بخش عمده‌ای از ساعات کاری خود را به استفاده از برنامه‌های آی‌تی شرکت می‌پردازند. وقتی کاربران این برنامه‌ها یا اپلیکیشن‌ها کارمندان هستند، به آن سیستم بیزنس به کارمند (B2E) می‌گویند. وقتی کاربران، مشتریان هستند، برنامه بیزنس به مشتری (B2C) است.

پورتال سازمانی چیست و چه ویژگی هایی دارد
پورتال سازمانی برخلاف اپلیکیشن قابلیت انعطاف‌پذیری، شخصی‌سازی و استفاده در لحظه دارد

گرچه اپلیکیشن‌های آی‌تی می‌تواند برای آنها مفید باشد، اما می‌تواند مانع بزرگی برای بهره‌وری باشد که تجربه بدی برای آنها ایجاد کند. حل این مشکل هم صرفه‌جویی خوبی در هزینه‌ها ایجاد می‌کند، و هم روحیه افرادی که از اپلیکیشن‌های B2E استفاده می‌کنند را افزایش می‌دهد. در مورد اپلیکیشن‌های B2C نیز افزایش بهره‌وری به درآمد بیشتر و رضایت بیشتر مشتری می‌انجامد.

حال به مشکلاتی می‌پردازیم که این کاربران با آنها مواجه خواهند شد:

“برای آنکه کارم را انجام بدهم باید از 20 تا اپلیکیشن استفاده کنم”

این گله و شکایت به خصوص در میان SCRها خیلی رواج دارد. وقتی اپلیکیشن‌های سازمانی یکپارچگی ندارند، کاربران مجبورند برای به انجام رساندن یک تسک چندین پنجره باز کنند. هر پنجره مربوط به یک اپلیکیشن است. اولا، پیدا کردن اطلاعاتی که نیاز دارند خودش یک چالش است. دوما، کاربران باید داده‌ها را از پنجره‌ای به پنجره دیگر کپی پیست کنند تا وضعیت یک سفارش را بررسی کنند، محموله‌ای را کنسل کنند یا حساب یک مشتری جدید را پردازش کنند. این نه تنها وقت‌گیر است، بلکه احتمال خطا در آن هم بالاست.

“دو ماه طول می‌کشد تا سیستم آی‌تی خود را به کارمند جدید یاد بدهیم”

این هم مشکلی است که هر کارمندی که برای کار خود با اپلیکیشن‌ها کار می‌کند، آن را تجربه می‌کند. هر اپلیکیشن آموزش مخصوص خود را دارد، به خصوص وقتی هر یک طراحی و استایل خاص خود را داشته باشند. بعضی از آنها حتی ممکن است اپلیکیشن وب نباشند. گرچه کارمندانی که سواد کامپیوتری دارند مشکل کمتری در یادگیری رابط کاربری‌های مختلف دارند، کارمندانی که سابقه چندانی در کامپیوتر ندارند، در یادگیری و استفاده از این اپلیکیشن‌ها مشکلات زیادی خواهند داشت.

“برای اینکه از سیستم آی‌تی شرکتم استفاده کنم، باید 20 تا نام کاربری و رمز عبور مختلف را به خاطر بسپارم”

این مشکل نه تنها در شرکت‌ها، بلکه در شبکه مصرف‌کنندگان هم رایج است. وقتی کاربران مجبورند چند حساب کاربری و رمز عبور متمایز داشته باشند، اغلب خطاهایی چون نوشتن پسوردها روی کاغذ انجام می‌دهند. این کار نه تنها آزاردهنده است، بلکه مشکلات امنیتی نیز ایجاد می‌کند. گرچه حل این مشکل لزوما مستلزم داشتن یک پورتال نیست، اما استفاده از پورتال، یک راه حل مرسوم برای این مشکل است.

“می‌خواهم اپلیکیشن وب را در معرض مشتریان قرار دهم، اما باید بر ظاهر و برند نظارت داشته باشم”

گرچه موارد بالا همه مربوط به اپلیکیشن‌های B2C می‌شوند، مساله تاثیرگذار بر اپلیکیشن‌های B2C نیاز به برندسازی درست رابط کاربری است. این یک مشکل بزرگ است اگر اپلیکیشن‌های back-end ظاهر ثابت نداشته باشند (مانند رنگ و فونت). همچنین مواقعی که شرکت محصولات مشابهی را تحت برندهای مختلفی عرضه می‌کند، مشکل‌آفرین می‌شود. لازم است ظاهر سایت براساس هویت مشتری تغییر کند.

“هرکس آخرین نسخه پرزنتیشن را دارد، آن را برای من ایمیل کند”

چقدر از کسب و کار شما با اکسل مدیریت می‌شود و استفاده از ارائه پاورپوینت چقدر نیروی فکری از شما می‌گیرد؟ کاربران بیزنس درون اسناد مایکروسافت آفیس زندگی و رشد می‌کنند و برای انجام کارهایشان به آن وابسته‌اند. متاسفانه این اسناد که برای کسب و کار حیاتی هستند، اغلب با استفاده از ایمیل یا شبکه ساده‌ای که به ابزارهای ذخیره‌سازی متصل شده، به اشتراک گذاشته می‌شوند. این مکانیسم‌های غیررسمی کار را برای کاربرانی که دنبال اسنادی می‌گردند که نیاز دارند، سخت می‌کند، امنیت این اسناد را تضعیف می‌کند و مواقعی که نسخه‌های چندگانه از یک سند درون سازمان به گردش درمی‌آید، مسائلی ایجاد می‌کند.

خدمات پورتال سازمانی چیست

ایجاد مشکل برای کارمندان تکنولوژی اطلاعات

در قسمت قبل به مشکلاتی که اغلب کاربران شرکت و مشتریانی که با اپلیکیشن‌های سازمانی سر کار دارند، اشاره کردیم. حال به مسائلی که کارمندان آی‌تی شامل CIO مواجه هستند، می‌پردازیم.

“مجبورم برای اجرا و نگهداری 2000 اپلیکیشن وب تامین اعتبار کنم”

مساله اساسی بسیاری از شرکت‌ها، اپلیکیشن وب است. تنها هزینه روشن نگه داشتن آنها بسیار بالاست، زیرا هر یک از اپلیکیشن‌های وب جداگانه اداره می‌شوند. پیگیری مجوزهای نرم‌افزار، قرارداد سرویس، سخت‌افزار و یو آر ال‌های اپلیکیشن می‌تواند کابوس بزرگی باشد. بخش عظیمی از بودجه CIO، به مدیریت همه این سیستم‌های مستقل اختصاص پیدا می‌کند.

“هیچ امنیت مرکزی برای اپلیکیشن‌های وب ندارم. حذف یا اضافه کردن کاربری از سازمان بسیار گران می‌شود”

با گسترش اپلیکیشن‌های وب، مسائل امنیتی بزرگی نیز ایجاد می‌شود. اضافه کردن یک کاربر جدید یا حذف یک کارمند هزینه‌بر و زمانبر است، زیرا باید در بسیاری از اپلیکیشن‌ها تغییرات امنیتی اعمال شود. به علاوه، اجرای سیاست‌های امنیتی متداوم در سرتاسر سازمان بسیار دشوار است.

“به نظر می‌رسد هربار که اپلیکیشن وب جدیدی می‌سازیم، مجبوریم دوباره چرخ را اختراع کنیم”

اپلیکیشن‌های وب سازمانی معمولا به مجموعه ویژگی‌ها و خدماتی نیاز دارند. ویژگی‌هایی چون قابلیت رابط کاربری پویا، ظاهر و حس پایدار (برندینگ) و قابلیت شخصی‌سازی. خدمات نیز شامل مدیریت محتوا، جستجو، همکاری و سرویس امنیتی می‌شود. وقتی یک سازمان پلتفرم توسعه سازمانی ثابت نداشته باشد، هر اپلیکیشن وبی احتمالا راه‌حل‌های مختلفی برای این الزامات دارد.

“کاربران بیزنس سرورهای ویکی و شیرپوینت را خارج از کنترل ما قرار می‌دهند و از این سیستم‌ها برای از بین بردن و سوءاستفاده از داده‌های مهم استفاده می‌کنند”

اگر آی‌تی سیستم مناسبی برای همکاری فراهم نکند، کاربران بیزنس احتمالا خودشان دست به کار می‌شوند و این نیاز را رفع می‌کنند. گرچه این کار یک نیاز فوری را برآورده می‌کند، اما اثر بلندمدت آن می‌تواند مخرب باشد. غیر از آی‌تی، چه کسی امنیت، بکاپ‌گیری و بروزرسانی این اپلیکیشن‌ها را مدیریت می‌کند؟ اغلب تا زمانی که مشکل جدی رخ ندهد، از این جنبه‌ها غفلت می‌شود.

نجات‌دهنده می‌آید

پرتال سازمانی چیست ؟ همان کلید حل مشکلاتی است که در بالا گفته شد. پورتال برای هر یک از این مشکلات راه‌حلی دارد. در ادامه پاسخ سوال پورتال سازمانی چیست ، واضح‌تر می‌شود.

پورتال سازمانی چیست ؟

وب پرتال سازمانی یک پلتفرم مبتنی بر وب است که اطلاعات را از منابع مختلف در یک رابط واحد ذخیره می‌کند.

اینترانت و اکسترانت در پورتال سازمانی
پورتال سازمانی دسترسی به انواع منابع اطلاعات را آسان می‌کند

دیگر لازم نیست کارمندان، مشتریان و کاربران پنجره‌های مختلف باز کنند یا برای بدست آوردن اطلاعات موردنیازشان در اپلیکیشن‌های مختلف ثبت‌نام کنند. آنها از طریق پلتفرم پورتال که همه اطلاعات کسب و کار را یکجا جمع کرده، به محتوایی که مدنظرشان است، دست پیدا می‌کنند.

پورتال‌ سازمانی دسته‌بندی‌های مختلف دارند، اما بر اساس یک دسته‌بندی معروف، به سه گروه تقسیم می‌شود:

  • پورتال اطلاعاتی سازمانی: از یک لوکیشن واحد به منابع اطلاعاتی دسترسی می‌دهد
  • پورتال اپلیکیشن سازمانی: دسترسی به اپلیکیشن‌های مورداستفاده شرکت را پیشنهاد می‌دهد
  • پورتال تخصصی سازمانی: برای تحلیل داده‌هایی که توسط کارمندان جهت دسترسی به پایگاه دانش سازمان مورداستفاده قرار می‌گیرد، به کار گرفته می‌شود.

پورتال سازمانی راهبران مهمترین ویژگی های یک پورتال کارآمد را دارد. این پورتال دارای گواهینامه بلوغ امنیت از مرکز تحقیقات صنایع انفورماتیک است.

مشکلاتی که پورتال سازمانی حل می‌کند

مشکل پیدا کردن محتوای موردنیاز

اگر کسی بخواهد وام بگیرد، ابتدا باید یکسری اطلاعات در خصوص شرایط وام گرفتن بدست آورد. این شخص به سراغ وبسایت بانک می‌رود، ولی نمی‌تواند اطلاعات دقیق پیدا کند و با ناامیدی با پشتیبان مشتری تماس می‌گیرد. یک پورتال Self-Service از این سردرگمی جلوگیری می‌کند. جستجوی هوشمند، انجمن‌ها یا فروم‌ها و یک کتابخانه که خوب طراحی شده باشد، به مشتری کمک می‌کند تا جواب سوالاتی که به طور مرتب پرسیده می‌شود را پیدا کند.

یک ربات چت هم می‌تواند تجربه خوبی برای مشتری ایجاد کند و برای تسک‌های آنلاین، راه‌حل‌های سریع ارائه دهد.

ابزارهای مشارکت ناکارآمد

ممکن است کامپیوتر کارمندی خراب شود. این اتفاقی است که ممکن است برای هر کسی بیفتد. کارمند باید یک درخواست آماده کند. گاهی، نداشتن اپلیکیشن مرتبط، جایگزین کردن سریع دستگاه سالم با یک دستگاه خراب را دشوار می‌کند. درنتیجه این کار دیر انجام می‌شود. یک پورتال خدمات داخلی از باارزش‌ترین سرویس‌ها برای عملیات فوری در موارد اورژانسی است. با توجه به ویژگی پیگیری درخواست کارمند، کارمند همیشه مطلع خواهد بود که دقیقا چه زمانی کامپیوتر جدید خود را دریافت می‌کند.

سطح پایین اینگیجمنت

برای حل مشکل سطح پایین مشارکت بین اعضای تیم، پورتال مشارکت اجتماعی پیشنهاد می‌شود که در آن اسناد ضروری، کامنت‌های پیگیری، بازخوردها و ورژن‌های قدیمی‌تر اسناد ذخیره می‌شود. ویژگی جالب این پورتال این است که حتی می‌تواند به عنوان جایی برای ذخیره محتوای غیررسمی (فیلم و عکس‌های شرکتی) نیز مورداستفاده قرار گیرد. محتوای رسمی و غیررسمی که در پورتال قرار دارد، کارمندان را راغب می‌کند همیشه در پورتال حضور داشته باشند با چراغ‌های سبز، اعلان‌های خود را چک کنند و مدام به روزرسانی انجام دهند.

ورود به سایت‌های مختلف برای شخصی‌سازی اطلاعات

اگر یک عمده فروش بزرگ هستید که بیش از 100 فروشنده و خرده فروش در سرتاسر دنیا دارید، می‌دانید که هر یک از آنها رویکرد فردی خود را دارند. یک پارتنر پورتال با امکان ورود به سیستم برای هر یک از شرکا، می‌تواند راه‌حل خوبی باشد. با ورود به سایت شخصی‌شان می‌توانند کاتالوگ محصولات، لیست قیمت‌ها، تخفیف‌ها و پیشنهادات ویژه خود را شخصی‌سازی کنند. فروشندگان و توزیع‌کنندگان از چنین امکان شخصی بهره زیادی می‌برند و به رضایت طولانی مدت و شراکت پرسود می‌انجامد.

درباره اینکه پورتال سازمانی چیست و مشکلاتی که برطرف می‌کنند، صحبت کردیم. حال توجه شما را به کیفیت و ویژگی‌های این پورتال جلب می‌کنیم. بدون توجه به این موارد، پول خود را در ساخت محصولی ناکارآمد و بلااستفاده هدر خواهید داد.

ویژگی‌های پرتال سازمانی

enterprise portal چیست

امنیت

امنیت یکی از چالش‌های اصلی توسعه سازمانی است، زیرا رخنه به اطلاعات رو به افزایش است. یک سازمان بین‌المللی غیرانتفاعی  OWASP مدام گزارش‌ها را به روز می‌کند تا نگرانی‌های اولیه امنیتی برای امنیت اپلیکیشن وب از بین برود. این توصیه‌ها را در زمان انتخاب پلتفرم توسعه مدنظر داشته باشید تا از حمله سایبری و رخنه به داده‌ها جلوگیری شود.

قابلیت دسترسی

پورتال اینترانتی شما مستلزم تنها یک کنترل دسترس ایمن دو سطحی است. در سطح اول، توسط شبکه‌های خصوصی مجازی (VPN) عمل می‌کند. توزیع دقیق نقش‌ها و مجوزها در سطح دوم امنیت قرار می‌گیرد. این یعنی کارمندان مطابق با مجوزی که دارند (بر اساس عنوان شغلی و مسئولیت‌هایشان)، به اطلاعات و اپلیکیشن‌های کسب و کار خود دسترسی دارند. اگر می‌خواهید برای مواقعی که کارمندان از طریق موبایل وارد اپ می‌شوند، امنیت را تامین کنید. MAC با محدود کردن تعداد ابزارهایی که می‌توانند به شبکه دسترسی داشته باشند، به راحتی فیلترهایی اعمال می‌کند.

قابل اعتماد

ممکن است کسی درگیر خرابی سرور شود. این وضعیت وقتی بدتر می‌شود که مسائل فنی غیرمنتظره اثر منفی بر سود شما بگذارد. اما باید صبر داشته باشید، روش‌های مختلفی برای مقابله با آن وجود دارد، اول اینکه از استراتژی بازتاب سرور (server mirroring) استفاده کنید.

روش دیگر در حفظ امنیت سیستم و ذخیره بیشتر پول، مجازی‌سازی سرور است. این به عملکرد چند سرور بر روی یک سخت‌افزار می‌انجامد. پیشنهاد می‌شود یک سرور برای بکاپ گرفتن از داده‌های مهمتان اضافه کنید. در صورت بروز خطای مهمی در برنامه، داده‌ها بازگردانی می‌شوند، در حالی که ادمین سیستم سعی در تعمیر خرابی سخت‌افزار به صورت دستی دارد. علاوه بر این، اگر مشکل سرور کندی بارگذاری است، می‌توانید auto-scaling را فعال کنید.

به طور خلاصه می‌توان گفت پرتال سازمانی اهداف زیر را دنبال می‌کند:

اهداف پورتال وب سازمانی

ایجاد پورتال سازمانی اهداف کاملا مشخصی برای هر مشتری دارد. اما همه آنها در موارد زیر با هم مشترک هستند:

  • پشتیبانی از اهداف بیزنسی مشتری: اغلب وب پورتال تنها راهی است که می‌توانید با گروه‌های هدف خود در ارتباط باشید. این موفقیت کالاها یا خدمات شما و به طور کلی رضایت کاربر هدف شما را تعیین می‌کند.
  • کاهش بار اعزام (بهبود قابلیت سلف سرویس)، سهولت نویگیت و رابط کاربرپسند، پاسخ به درخواست کاربر را آسانتر می‌کند و نیاز به خدمات اضافی را کم می‌کند.
  • آموزش: اطلاعاتی که درست ارائه می‌شوند، باید به کاربر آموزش داده شوند.
  • ابزار ارتباطی قوی: قطعا پورتال همیشه یک وبسایت است و یک کانال ارتباطی مهمی است جهت اطلاع‌رسانی به مشتریان. اما مشتریان نیز از این طریق ما را مطلع می‌کنند، هم از طریق بازخوردها (فرم تماس، مشاوره و پرسش) و هم غیرمستقیم از طریق تحلیل رفتار بازدیدکننده.
  • ساده‌سازی انتقال داده‌ها (بهینه‌سازی)
دسته بندی اطلاعات در enterprise portal
پورتال سازمانی چیست : مکانی برای ذخیره انواع اطلاعات و در دسترس قرار دادن آنهاست

پرتال سازمانی اطلاعات را دسته‌بندی می‌کند، بنابراین کابران همیشه می‌توانند اطلاعات خود را در زمینه دپارتمان، پروژه‌ها و … ببینند. پورتال سازمانی چیست ؛تلاشی است برای ارائه اطلاعات به کاربران بر اساس نقش و علایق آنها (شخصی‌سازی) و کمک می‌کند کاربران صفحه شخصی و تنظیمات کاربری خود را نگه دارند.

سخن آخر

ورود پورتال‌ها به دنیای کسب و کار راه‌حل خوبی برای سازماندهی تسک‌ها بوده است. همانطور که در این مطلب مطالعه کردید، پورتال نه تنها به صرفه‌جویی در زمان و پول کمک می‌کند، بلکه بهره‌وری را نیز افزایش می‌دهد و با شخصی‌سازی و دسته‌بندی اطلاعات متناسب با هر کاربر، به تسریع کار نیز کمک می‌کند. اعتماد، دسترسی‌پذیری و امنیت از المان‌های اصلی پورتال سازمانی هستند. اگر در پی آن هستید که در بیزنس شما کارمندان مشارکت بهتری در کارها داشته باشند و نیازی نباشد برای آموزش ابزارهای کار زمان زیادی صرف کنید، بهتر است سریعا به تهیه پورتال از طریق یک ارائه‌دهنده پورتال سازمانی اقدام کنید. پورتال سازمانی راهبران با تجربه موفق در نصب و راه‌اندازی پرتال سازمانی در سازمان‌های متعدد در کشور، امتحان خود را در زمینه پورتال سازمانی پس داده است. به منظور آنکه بیشتر با راه‌اندازی و اجرای پورتال سازمانی آشنا شوید، در مطالب بعدی اطلاعات بیشتری در اختیار شما قرار خواهیم داد.

مطالب مشابه

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.