با بنچ مارکینگ و نقش آن در تصمیم گیری آشنا شویم
یک کسب و کار در صورتی به موفقیت می‌رسد که عملکرد آن به طور منظم ارزیابی شود. برای انجام این کار، سازمان‌ها مجموعه‌ای از استانداردها را برای خود تعیین کرده و عملکرد خود را نسبت به سایر سازمان‌ها اندازه گیری می‌کنند. این فرآیند با نام بنچ مارکینگ یا الگوبرداری شناخته می‌شود.
امروز به شما خواهیم گفت Benchmarking چیست و چگونه انجام می‌شود.
بنچ مارکینگ چیست؟
بنچ مارکینگ (Benchmarking)، محک زنی یا الگو برداری، فرآیندی است که هر کسب و کاری برای مقایسه عملیات، فرآیندها و محصولات سازمان خود با سازمان‌های دیگر، از آن استفاده می‌کند. این فرآیند، کیفیت سیاست‌ها، استراتژی‌ها، برنامه‌ها، خدمات و محصولات سازمان را اندازه گیری کرده و باعث ارتقای عملکرد آن می‌شود.
به بیان دیگر، Benchmarking یا محک زنی، به فرآیند مقایسه عملیات، رویه‌ها و رویکردهای یک سازمان با سازمان‌های دیگر گفته می‌شود که در یک راستا فعالیت می‌کنند اما به صورت گسترده‌تر و موفق‌تر.
اما به خاطر داشته باشید که Benchmarking به تنهایی نمی‌تواند ابزاری برای ارتقای عملکرد سازمان باشد، بلکه این روش یکی از ابزارهای مدیریت کیفیت جامع یا TQM به شمار می‌رود.
انواع بنچ مارکینگ چیست؟
Benchmarking ها به انواع مختلف تقسیم می‌شوند و برای الگوبرداری می‌توانید مدل‌های مختلفی را در نظر بگیرید. در ادامه انواع این مدل‌ها را معرفی و بررسی می‌کنیم.
الگوبرداری استراتژیک (Strategic Benchmarking)
در محک زنی استراتژیک، بهترین برنامه‌ها و استراتژی‌هایی که سازمان‌های موفق از آنها استفاده کرده‌اند، بررسی شده و در کسب و کار شما پیاده سازی می‌شود. این روش، شامل نوآوری در فرآیندهایی است که توسط سایر سازمان‌ها استفاده می‌شود تا روند فعالیت‌های کسب و کار شما را بهبود ببخشد. بنچ مارکینگ استراتژیک در نهایت به ایجاد مزیت رقابتی پایدار می‌انجامد.
الگوبرداری عملکرد (Benchmarking Function)
این روش، مقایسه محصولات و خدمات کسب و کار شما با سایر رقبا در راستای فعالیت‌های شماست. بنچ مارکینگ عملکرد معمولا با هدف مقایسه ویژگی محصولات، خدمات، قیمت، کیفیت، قابلیت اطمینان، نوع طراحی، میزان رضایت مشتریان و… تهیه می‌شود. بنابراین می‌توانید از نتایج این روش برای بهبود محصولات و ارتقای جایگاهتان در بازار استفاده کنید.
الگوبرداری فرآیند (Process Benchmarking)
این روش محک زنی به هر دو روش قبل شباهت دارد. چرا که فرآیندها و عملکردهای خاصی از بهترین کسب و کارهای آن صنعت را بررسی کرده و در یافتن امکان پیشرفت سریع و کوتاه مدت بسیار موثر است.
در این روش، باید بپرسید چگونه یک سازمان نسبت به سایر سازمان‌ها عملکرد بهتری دارد و در نهایت پاسخ این سوال را با شرایط موجود در سازمان خود مقایسه کنید.
اطلاعات مورد نیاز شما از طریق روش‌هایی مانند نظرسنجی، مصاحبه، بازدید از محل و… جمع آوری می‌شود. هدف این روش، استفاده از فرآیندهای موجود در سازمان‌های برتر جهت بهبود عملکرد سازمان شما است. به خاطر داشته باشید که علاوه بر اعمال فرآیندهای خاصی که از بررسی سازمان‌های موفق به دست آورده‌اید، همه شرایط سازمانتان نیز باید مشابه سازمان مورد نظر باشد، تا به نتایج مطلوب برسید.
مدیریت فرآیندها در BPMS راهبران به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای خود را سریع و دقیق، در یک ساختار منسجم و یکپارچه پیاده سازی کنید.
الگو برداری محصول (Product Benchmarking)
در این روش، شما، محصول رقیب خود را خریداری کرده و با مطالعه و بررسی آن، اطلاعاتی مانند ویژگی‌ها، جزئیات و چگونگی عملکرد محصول را به دست می آورید. با مقایسه این اطلاعات با تولیدات خود، می‌توانید آنها را بهبود ببخشید و یا حتی به طور کامل تغییر دهید.
اگر به دنبال روش ساخت محصول خاصی هستید، با استفاده از این روش، به دلیل داشتن محصول نمونه، در هزینه‌های تحقیق و توسعه صرفه جویی قابل توجهی خواهد شد.
الگوبرداری رقابتی (Competitive Benchmarking)
روش رقابتی یکی از محبوب‌ترین و پرطرفدارترین انواع Benchmarking است. در این روش، کل محصولات، فرآیندها یا خدمات به طور کامل برای مقایسه انتخاب می‌شوند.
این مقایسه، مطالعه بر روی بخش‌های مختلف مانند امور مالی، بازاریابی، منابع انسانی و… را شامل می‌شود. البته در این روش به دلیل محرمانگی اطلاعات سازمان‌ها، ممکن است اطلاعات غلطی به دست آورید که به شما هیچ کمکی نمی‌کند.
الگوبرداری داخلی (Internal Benchmarking)
بنچ مارکینگ داخلی در سازمان‌های بزرگ و چند ملیتی کاربرد بسیار زیادی دارد. به کمک این روش، سازمان‌ها به انتخاب یک معیار در سازمان خود و مقایسه آن با سایر موارد سازمان می‌پردازند. به عنوان مثال، مقایسه میزان بهره وری و سود یک واحد نسبت به بهره وری سایر واحدها.
خوب است بدانید انجام این روش در شرکت‌های کوچک و نوپا بسیار دشوار است، چرا که تعداد واحدها و کارکنان این سازمان‌ها چندان زیاد نیست.
الگوبرداری جهانی (Global Benchmarking)
این نوع Benchmarking در سطح شرکت‌هایی از کشورهای مختلف و در زمینه فعالیت مشابه یا متفاوت انجام می‌شود. از آن‌جا که معیار برتری در کشورهای مختلف متفاوت است، سازمان‌هایی که از این تحلیل استفاده می‌کنند، می‌توانند برای پیشرفت بیشتر، خود را با معیارهای جهانی ارزیابی کنند.
رویکردهای بنچ مارکینگ چیست؟
برای انجام Benchmarking رویکردها و روش‌های مختلفی وجود دارد که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
رویکرد داخلی
این روش برای مقایسه عملکرد تیم‌ها یا بخش‌های مختلف داخلی استفاده می‌شود، تا جایی که بهترین روش اجرایی برای بهبود عملکرد کلی در سراسر سازمان و در میان همه بخش‌ها به اشتراک گذاشته شود.
رویکرد خارجی یا رقابتی
این روش برای مقایسه موقعیت کسب و کار شما نسبت به سایر رقبا در بازار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
رویکرد کاربردی
این روش برای مقایسه استراتژی‌های کسب و کار شما با استراتژی شرکت‌های موفق در صنایع مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. به این ترتیب می‌توانید برای نوآوری و پیاده سازی این روش‌ها در سازمان خود راهکارهایی پیدا کنید.
رویکرد عمومی
در این روش، کسب و کار شما با بهترین روش‌های استاندارد صنعت مقایسه می‌شود.
رویکرد بین المللی
این روش برای شناسایی و تحلیل بهترین روش‌ها و فرآیندهای مورد استفاده سازمان‌ها، بازار جهانی را مدنظر قرار می‌دهد. همچنین به کسب و کارهایی که برای رسیدن به بهترین و برترین جایگاه جهانی تلاش می‌کنند، کمک می‌کند.
چگونه بنچ مارکینگ انجام دهیم؟
اکنون می‌دانیم بنچ مارک چیست و چه رویکردهایی دارد. اما آموزش بنچ مارکینگ چگونه برای یک کسب و کار اجرا می‌شود؟ انجام این کار مراحل و گام‌ها متعددی دارد که در این بخش به بررسی آنها می‌پردازیم.
مرحله اول: برنامه ریزی
برنامه ریزی، اولین و مهم‌ترین مرحله Benchmarking به حساب می‌آید. اگر می‌خواهید سایر مراحل به بهترین و موثرترین شکل ممکن انجام شود، به این بخش توجه ویژه داشته باشید، چرا که هر اشتباه و نقصی در این مرحله، سایر مراحل را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهد.
- گام 1: اولویت‌ها و شاخص‌هایی که قرار است در مورد آنها فرآیند محک زنی انجام دهید را با مشورت و همراهی مدیران ارشد سازمان مشخص کنید.
سپس از فرآیندهای قابل تهیه با بنچ مارک لیست کوتاهی تهیه کنید. به این ترتیب، شاخص‌ها و اولویت‌هایی که به بهترین شکل نیاز مشتریان را پوشش می‌دهد، اولویت بندی خواهد شد.
حالا این شما هستید که تصمیم می‌گیرید مثلا استراتژی فروش، استراتژی بازاریابی، روش بسته بندی و… یک کسب و کار را به عنوان الگو انتخاب کنید.
- گام 2: سازمان‌هایی که قصد Benchmarking آنها را دارید مشخص کنید.
در انتخاب سازمان به در دسترس بودن اطلاعات و همچنین مفید و مرتبط بودن فرآیندهای آن سازمان با سازمان خود، اطمینان حاصل کنید.
- گام 3: فرآیندهای بالادستی را بررسی کنید.
معمولا داده‌ها و اطلاعات مربوط به فرآیندها و روش‌های بالادستی شرکت‌ها به صورت محرمانه نگهداری می‌شوند و دسترسی به آنها یکی از سخت‌ترین و زمان‌برترین قسمت‌های نمونه بنچ مارکینگ است. بهتر است اطلاعات مورد نیاز خود را لیست کرده و برای جمع آوری آنها برنامه ریزی کنید تا بتوانید کلیه داده‌های مورد نیاز خود را در کمترین زمان ممکن جمع آوری کنید.
مرحله دوم: جمع آوری اطلاعات
جمع آوری داده‌های اولیه، به معنی جمع آوری اطلاعات از شرکت‌های بنچ مارک است. در حالی که داده‌های ثانویه به جمع آوری داده‌ها از مطبوعات، نشریات و وب سایت‌های مختلف اشاره می‌کند. هنگام بررسی‌های اولیه لازم است شرکتی که به وسیله آن فرآیند الگوبرداری انجام می‌شود، متدولوژی جمع آوری داده‌ها را دوباره تعریف کند. در صورت موفق بودن فرآیند Benchmarking ، تهیه پرسشنامه یا فرمت مصاحبه استاندارد شده، انجام تحقیقات اولیه از طریق تلفن یا مصاحبه، مشاهده در محل و مستندسازی این داده‌ها به صورت سیستماتیک بسیار مهم است.
مرحله سوم: تجزیه و تحلیل داده‌ها
پس از جمع آوری داده‌های مورد نیاز، تجزیه و تحلیل مناسب این اطلاعات اهمیت زیادی دارد. تجزیه و تحلیل داده‌ها، فرمت ارائه داده‌ها، نمایش نتایج، طبقه بندی شکاف‌های موجود در عملکرد فرآیندها و شناسایی علت ایجاد این شکاف‌ها از دیگر مواردی است که باید در این مرحله باید بررسی شود.
- گام 4: سعی کنید دلایل مطلوبیت فرآیندها در سازمان‌های که Benchmarking کرده‌اید را شناسایی کنید. پس از بررسی و تحلیل این داده‌ها یک فرآیند مطلوب و کارآمد برای سازمان در نظر بگیرید.
- گام 5: برای بهبود فرآیندها در سازمان خود، هدف تعیین کنید.
اگر می‌خواهید از رقبای خود پیشی بگیرید، اهدافی که تعیین می‌کنید باید از اهداف سازمانی که بنچ مارک کرده‌اید، قوی‌تر و بهتر باشد.
مرحله چهارم: یکپارچگی
دو مرحله قبل با فرآیند یکپارچگی به مرحله اجرا پیوند می‌خورد.
مرحله یکپارچگی، علاوه بر تضمین پیاده سازی برنامه ها، از تعهد مدیران در راستای اجرای تغییرات نیز مطمئن می‌شود. این مرحله شامل دو گام اصلی است:
- گام 6: یافته‌ها و نتایج را یکپارچه سازی کرده و تاییدیه بخش مدیریت را دریافت کنید.
لازم است یک دستورالعمل مناسب برای بهبود فرآیندها تهیه و به مدیران ارائه دهید تا تاییدیه نهایی برای اجرای تغییرات را دریافت کنید.
- گام 7: اهداف اجرایی جدیدی در نظر بگیرید.
حالا باید به دنبال دریافت تاییدیه در مورد اهداف اجرایی جدیدی که بعد از اصلاحات مدیران در نظر گرفته‌اید، باشید.
مرحله پنجم: پیاده سازی و اجرا
اکنون تغییرات دست نیافتنی باید به صورتی انجام شوند که شکاف میان حالت ایده آل و حالت واقعی تا جای ممکن کم یا کلا حذف شود.
- گام 8: یک برنامه اجرایی طراحی کنید.
بعد از تایید اصلاحات، به منظور بهبود فرآیندها باید یک برنامه اجرایی با جزئیات کامل تهیه کنید. این برنامه باید شامل فعالیت‌های کلیدی، برنامه زمانبندی و تعیین مسئولیت افراد باشد.
و در آخرین فاز بهبود در عملکرد سازمان شما به شکل عملی، پیاده سازی می شود.
- گام 9: برخی فعالیت‌ها را اجرا و میزان پیشرفت خود را اندازه گیری کنید.
در این بخش هر کس باید مسئولیت خود را به خوبی انجام دهد. مدیران نیز وظیفه دارند از انجام درست وظایف و هماهنگی میان اعضای تیم مطمئن شده و ضمن تهیه گزارشات، بر میزان پیشرفت کار، به خوبی نظارت کنند.
- گام 10: فرآیند الگوبرداری را به طور مستمر ادامه دهید.
پس از پایان موفق پروژه در یک بخش، به سراغ سایر بخش‌ها بروید و فرآیند مقایسه و محک زدن را به صورت مستمر در سازمان خود اجرا کنید.
به خاطر داشته باشید، اطمینان از اینکه مدیران و کارکنان به فرآیند متعهد هستند و منابع کافی برای بهبود شرایط وجود دارد، در موفقیت پیاده سازی فرآیند بنچ مارکینگ نقش قابل توجهی دارد.
مرحله ششم: نظارت
برای دست پیدا کردن به حداکثر مزایای Benchmarking ، باید به صورت منظم ارزیابی سیستماتیک انجام دهید. جمع آوری اطلاعات مورد نیاز، اعمال تنظیمات لازم و ارزیابی پیشرفت‌های صورت گرفته، همه بخشی از روند نظارت است.
دلیل اهمیت بنچ مارکینگ چیست؟
حتما تا اینجا متوجه شده‌اید که Benchmarking تا چه اندازه می‌تواند برای کسب و کار شما مفید و مهم باشد. به کمک این فرآیند می‌توانید تشخیص دهید:
- کسب و کار شما در چه قسمت‌هایی باید پیشرفت کند.
- برای به دست آوردن مزیت رقابتی، چه کارهایی باید انجام دهید.
- برای افزایش سود، کاهش هزینه‌ها و بهبود رضایت مشتریان، چگونه باید عمل کنید.
- معیارهای سازمان شما با سایر مشاغل موجود در بازار چگونه مقایسه می‌شود.
چه زمانی و در چه شرایطی برای سازمان‌ها بنچ مارکینگ انجام دهیم؟
برای انجام بنچ مارکینگ، حتما زمان و شرایط مناسب پیاده سازی آن را در سازمان خود در نظر بگیرید. بهتر است Benchmarking را زمانی پیاده سازی کنید که:
می‌خواهید بهره‌وری سازمان خود را اندازه گیری کنید.
یکی از مهم‌ترین اهداف اجرای روش الگوبرداری، سنجش میزان بهره وری، کارایی و اثربخشی سازمان در مقایسه با سایر کسب و کارهای فعال در آن صنعت است. با کمک این روش می‌توانید بفهمید برای بهبود عملکرد سازمان خود، چه تغییراتی باید ایجاد کنید.
می‌خواهید عملکرد سازمان خود را در آینده بهبود دهید
می خواهید عملکرد آینده سازمان خود را بهبود ببخشید
Benchmarking به شما امکان می‌دهد سازمان‌های مشابه خود را بررسی کرده و عملکر آنها را با عملکرد خودتان مقایسه کنید. به این ترتیب می‌توانید اهداف خود را ارتقا دهید و عملکردتان را بهبود ببخشید.
می‌خواهید راهی برای گسترش کسب و کار خود پیدا کنید
وقتی می‌خواهید کسب و کار خود را گسترش دهید، اما نمی‌دانید کدام راه بهتر است، Benchmarking به کمک شما می‌آید. با بررسی و تجزیه و تحلیل روش‌هایی که رقبای بزرگ و موفق برای توسعه کسب و کار استفاده کرده‌اند، راهکارهای جدیدی پیدا خواهید کرد که به وسیله آنها می‌توانید فرآیند توسعه سازمان را شروع کنید.
می‌خواهید در کارکنان انگیزه و اشتیاق ایجاد کنید
وقتی بخش‌های خاصی از سازمان خود را با بخش‌های مشابه در سایر سازمان‌ها بررسی و مقایسه می‌کنید، نتایجی به دست می‌آید که می‌تواند به عنوان یک ابزار انگیزشی برای کارمندان مورد استفاده قرار گیرد.
به عنوان مثال، اگر نتایج Benchmarking نشان دهد یکی واحدهای سازمان شما نسبت به رقبا عملکرد ضعیفی دارد، می‌توانید با ایجاد انگیزه لازم، عملکرد آنها را بهبود دهید تا به سطح رقبا برسند.
از سوی دیگر، اگر نتایج بنچ مارکینگ در مدیریت برتری سازمان شما نسبت به رقیبان را نشان دهد، کارمندان برای عقب نماندن از رقبا، تلاش می‌کنند این وضعیت را حفظ کنند.
موانع و مشکلات بنچ مارکینگ چیست؟
بنچ مارکینگ نیز مانند بسیاری از راهکارهای الگوبرداری در مدیریت، علاوه بر مزایای فراوان، مشکلات و موانعی هم دارد. در این بخش به بررسی این موانع می‌پردازیم.
بعضی مدیران سازمانی معتقدند فعالیت آنها بی نقص، متفاوت و منحصر به فرد است، در حالی که Benchmarking برای مدیریت سازمان، از شیوه‌های هنجاری یا تجویزی استفاده می‌کند. بنابراین، ممکن است فرهنگ سازمانی موجود، کاربرد Benchmarking را محدود کند.
از سوی دیگر، Benchmarking نوعی مانع برای دستیابی به مزیت رقابتی به شمار می‌رود، زیرا به جای ایجاد و تقویت فرهنگ نوآوری، فرهنگ تقلید را ایجاد می‌کند. به عبارت دیگر، به جای دستیابی به جایگاه برتر، به دنبال رسیدن به جایگاه برابر است.
و در انتها …
امروز با بنچ مارکینگ، رویکردها و مراحل انجام آن آشنا شدیم. اکنون می‌دانیم هر کسب وکاری که به دنبال ارزیابی عملکرد و میزان موفقیت خود است و یا به دنبال راهی برای بهبود فرایندها و محصولات خود می‌گردد، به بنچ مارکینگ نیاز دارد.