اجایل چیست؟ همه چیز درباره سیستم مدیریت چابک

زمان مطالعه: 6 دقیقه

ممکن است با نزدیک شدن به زمان تحویل پروژه‌های سازمان، همه چیز به سرعت آشفته شود و شما را سردرگم کند. برای جلوگیری از این اتفاقات و همچنین راه‌اندازی بی نقص، زمانبندی و اتمام پروژه‌ها در زمان معین، پیروی از تفکر چابک می‌تواند مفید باشد.

احتمالا شما هم در مورد تفکر چابک یا Agile thinking چیزهایی شنیده‌اید. این تکنیک نوعی شیوه استاندارد برای توسعه نرم افزار است که با استفاده از رویکردهای تکرار شونده در فواصل زمانی مشخص، بخش‌هایی قابل تحویل از پروژه را برای شما تولید می‌کند. در این مطلب قصد داریم بدانیم سیستم اجایل چیست و چرا تا این اندازه مهم و پرطرفدار است.

روش چابک یا اجایل چیست؟

تفکر چابک یا  Agile، مجموعه‌ای از اصول و ارزش‌ها است که استفاده از آن‌ها در محیط توسعه محصولات نرم افزاری، به نتایجی مانند محصولات مفید و کارآمد، مشتریان راضی و نیروی کار باانگیزه می‌انجامد. در واقع استفاده از این متدولوژی باعث می‌شود تولید نرم افزارها کاملا مطابق با نیاز مشتریان انجام شود. چرا که طبق این دیدگاه، مشتری از مهم‌ترین افراد در تولید پروژه بوده و تنها کسی است که از نیازهای واقعی نرم افزار مطلع است. خوب است بدانید، در روش چابک محصولات به صورت فازبندی به مشتری تحویل داده می‌شود و مشتری با تیم پروژه کاملا در ارتباط است. بنابراین، محصول نهایی همان چیزی خواهد شد که مدنظر اوست.

یکی از متدهای رایج و پرطرفدار Agile ، متد اسکرام است. اگر می‌خواهید دقیقا بدانید اجایل و اسکرام چیست، مطلب اسکرام چیست را بخوانید. در روش اجایل، تیم اجرای پروژه با همکاری مشتری، در فواصل زمانی مختلف یک خروجی از نرم افزارارائه می‌دهند و بازخورد آن را دریافت و بررسی می‌کنند. آن‌ها بر اساس نتایج به دست آمده محصولات و خدمات را در مسیر درست هدایت می‌کنند. به این ترتیب محصولات و خدمات مشتری پسند تولید می‌کنند.

مدیریت پروژه اجایل چیست؟

مدیریت پروژه چابک ترجمه عبارت Agile Project Management است که با نام کوتاه شده APM نیز شناخته می‌شود. APM نوعی رویکرد است که از «تکرار» برای پروسه برنامه ریزی و مدیریت پروژه استفاده می‌کند. در واقع یک پروژه چابک با بخش‌های کوچکی به نام «تکرار شونده‌ها» تکمیل می‌شود. هر تکرار شونده نیز به وسیله تیم پروژه مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرد. در نهایت، از نتایج این بررسی‌ها برای بهبود هر چه بیشتر پروژه استفاده می‌شود.

متد Agile برای چه پروژه‌هایی مناسب است؟

حالا که با آموزش متدولوژی agile و اصول آن آشنا شدیم، لازم است بدانیم این روش بیشتر مناسب چه نوع پروژه‌هایی است؟

روش چابک برای زمانی مناسب است که:

• شرکت با پروژه جدیدی روبرو شده که هیچ تجربه‌ای در آن ندارد، در این حالت ممکن است تیم پروژه با خطاهای تکراری و غیرقابل پیش‌بینی مواجه شوند.
• سازمان یا شرکت با پروژه‌ای روبرو شده که نیازمند تغییر و همچنین ارتباط مداوم و مستمر با مشتری است.

استفاده از متد Agile در این شرایط می‌تواند تیم پروژه را به بهترین شکل ممکن یاری کند و منجر به تولید محصولات کارآمد، مشتریان راضی و انگیزه بیشتر تیم پروژه شود.

اصول تفکر اجایل چیست؟

12 اصل کلیدی وجود دارد که مدیریت پروژه چابک را هدایت می‌کند. در این بخش به معرفی اصول روش چابک خواهیم پرداخت.

1. رضایت‌مندی مشتری: نخستین اولویت در این روش رضایتمندی مشتری است که از طریق تحویل به موقع، کامل و مداوم محصول محقق می‌شود.
2. استقبال از تغییرات: پروژه‌های نرم افزاری همیشه با تغییراتی همراه هستند. در روش چابک حتی از تغییراتی که مشتری در اواخر کار درخواست می‌کند نیز استقبال می‌شود.
3. سعی می‌شود محصولات و خدمات با بهترین کیفیت و بهترین شرایط تحویل داده شوند.
4. همکاری و مشارکت سهامداران و توسعه دهندگان در طول چرخه پروژه باید وجود داشته باشد.
5. پروژه را با استفاده از افراد باانگیزه و پرتوان بسازید. سعی کنید به اعضای تیم پروژه اعتماد داشته باشید تا برای بهتر انجام دادن کارها احساس مسئولیت بیشتری داشته باشند.
6. برگزاری جلسات حضوری یا آنلاین، موثرترین و کارآمدترین روش برای انتقال اطلاعات به تیم پروژه است.
7. در روش چابک تحویل محصول (نرم افزار) کارآمد و موثر به مشتری، عاملی برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه محسوب می‌شود.
8. فرایندهای چابک باید به سمت توسعه پایدار حرکت کنند. به شکلی که ذینفعان و کاربران بتوانند سرعت پیشرفت پروژه را در طول چرخه حیات آن، با روندی ثابت حفظ کنند.

9. نظارت و توجه منظم، افزایش روش چابک را به دنبال دارد و به برتری فنی و طراحی مناسب محصول منجر خواهد شد.
10. سادگی اصل بسیار مهمی است. سعی کنید همه چیز را ساده نگه دارید و از انجام کارهای غیرضروری و کم اهمیت دوری کنید.
11. تیم‌های چابک خودشان سازماندهی و هدایت می‌شوند. بنابراین نیاز به برنامه‌ریزی خاصی از سوی شما ندارند.
12. لازم است تیم پروژه در فواصل زمانی منظم کارهای خود را بررسی کند و اگر روشی برای اثربخشی بیشتر و پیشرفت سریع‌تر پروژه وجود دارد، مطابق آن رفتار کند.

مزایای روش اجایل چیست؟

روش Agile به تیم‌های پروژه، رهبران پروژه و مشتریان مزایای زیادی ارائه می‌دهد که عبارتند از:

• انطباق و انعطاف پذیری بیشتر
• استقرار و کاربرد سریع‌تر راه‌حل‌ها
• موفقیت بیشتر از طریق تلاش‌های پیگیر و متمرکز
• زمان‌های چرخش سریع‌تر
• تشخیص سریع‌تر نواقص و مشکلات
•  چارچوبی کامل‌تر و کارآمدتر
• بهبود کنترل پروژه
• تمرکز بر روی نیازهای مشتری و سعی در رفع آن‌ها

محدودیت‌های روش اجایل چیست؟

دقت کنید که مانند هر روش دیگر، روش چابک نیز برای همه پروژه‌ها مناسب نیست و بهتر است شما برای هر موقعیت و هر پروژه متدولوژی مناسب آن را انتخاب کنید. هر چند روش چابک به توسعه دهندگان و تیم‌های پروژه در برآوردن نیازهای مشتری کمک می‌کند، اما همیشه هم برای دریافت نتیجه مناسب و به پایان رساندن پروژه، مناسب نیست. در ادامه محدودیت‌های Agile thinking را بررسی خواهیم کرد.

• در صورتی که مشتری اهداف و انتظارات خود را به شکل صریح، واضح و شفاف بیان نکند، استفاده از متد چابک چندان موفق نخواهد بود.
• در صورتی که مدیران پروژه یا تیم پروژه بی تجربه باشند و یا به دلیل تحت فشار بودن نتوانند درست کار کنند، نیز این روش کارایی چندانی نخواهد داشت.
• در سازمان‌های سنتی، معمولا روش‎‌هایی مانند روش چابک با عدم پذیرش از سوی کارکنان روبرو می‌شود. چرا که این سازمان‌ها مدت‌ها است پروژه‌ها را با طرح‌ها و برنامه‌های سابق خود انجام می‌دهند و پذیرش تغییر این روند با مقاومت از سوی آنان همراه است.
• روش Agile برای مشتریانی که به فرایندهای سازمان خود به سختی پایبند هستند و یا روش‌های عملیاتی خود را دارند نیز چندان مناسب نخواهد بود.

مهارت‌های کلیدی برای استفاده از روش اجایل چیست؟

به کارگیری اصولی و موفق روش چابک به مهارت‌هایی نیاز دارد که همه مدیران باید از آن برخوردار باشند. این مهارت‌ها عبارتند از:

• توانایی تمرکز بر روی فعالیت‌های اصلی و کاهش فعالیت‌های غیر ضروری
• توانایی آرامش در برابر فشار و استرس
• توانایی سازمانی برای اولویت‌بندی درست موارد موجود
• توانایی تفکر و تصمیم‌گیری سریع و هماهنگ با تغییر شرایط
• وجود سطح بالای سازگاری برای پذیرش تغییرات
• مهارت و توانایی برای هدایت و پشتیبانی تیم در طول پروژه

چرا استفاده از روش چابک سودمند است؟

اکنون می‌دانیم اجایل چیست و عملکرد آن به چه صورت است. در این بخش می‌خواهیم راجع به فواید این روش صحبت کنیم.

• روش چابک در ابتدا برای صنعت نرم افزار ایجاد شد تا مسائل و مشکلات را به سرعت شناسایی و رفع کند. این موضوع برای توسعه دهندگان و تیم‌ها شرایط مناسبی را فراهم می‌کند تا محصولاتی کارآمدتر و مناسب‌تر را با سرعت بیشتر از طریق جلسات کوتاه و تعاملی به مشتریان ارائه دهند.
• با وقوع تحول دیجیتال بسیاری از شرکت‌ها به نوعی محل کار دیجیتال مهاجرت کردند. در این زمینه، تفکر چابک بهترین روش برای سازمان‌هایی است که می‌خواهند در نحوه مدیریت پروژه‌های خود تغییر ایجاد کنند.
• روش چابک، با افزایش انعطاف پذیری، شفافیت، بهره‌وری، کیفیت، رضایتمندی و کاهش ریسک به کمک کسب و کارها می‌آید. به بیان دیگر، این روش برای کنترل و هدایت سازمان‌ها بسیار قدرتمند و کارآمد است.
• گفتیم روش چابک یا روش Agile یکی از روش‌های مدیریت پروژه است. این روش برای تمرکز بر پیشرفت مستمر و مداوم در توسعه محصولات و خدمات از چرخه‌‌ای به نام sprints استفاده می‌کند. به این معنی که در فرایند تولید و توسعه محصولات نرم افزاری، نیازمندی‌های سیستم باید در قالب بک لاگ محصول (Product backlog)، قبل از مرحله Sprint آماده باشد. البته این به معنای کامل و بی نقص بودن نیست، زیرا همان طور که در ابتدای مطلب اشاره کردیم، ماهیت اصلی متدولوژی Agile بر این اساس ایجاد شده که User story ها در حین تکرار به تکامل برسند.
• هر چند متد Agile در ابتدا برای توسعه نرم افزار ایجاد شده بود، اما نشان داد که برای کنترل و مدیریت پروژه‌های مختلف مانند برنامه‌های بازاریابی نیز، رویکردی ارزشمند و موثر است.

و در انتها…

روش مدیریت چابک برای سازمان‌هایی مناسب است که کسب و کارشان بر پایه پروژه است. معمولا در این پروژه‌ها نیازها مدام تغییر می‌کند. در روش مدریت چابک، برنامه‌ریزی‌ها کوتاه مدت است و در نهایت تا چند هفته آینده را در نظر می‌گیرد و ادامه کار پس از تکمیل مراحل قبل برنامه‌ریزی می‌شود. بنابراین مدیریت چابک یا متد Agile در پیشبرد اهداف و موفقیت سازمان تاثیر خوبی خواهد داشت.