اتمام موفق پروژه‌ها با سند الزامات کسب و کار (BRD)

زمان مطالعه: 6 دقیقه

یک پازل را تصور کنید. برای حل درست آن، باید به تصویر روی جعبه نگاه کنید و بر اساس آن پیش بروید. هر پروژه نیز مانند یک پازل، دارای قطعات متحرک است. برای مدیریت درست و دقیق پروژه، باید تمامی این قطعات را شناسایی و سازماندهی کنید تا پروژه شما در زمان مقرر به پایان برسد. سند الزامات تجاری (BRD)، مانند تصویر روی جعبه پازل است. این سند، همه چیزهایی که یک پروژه برای کمک به رهبری تیم و اطلاع به سهامداران نیاز دارد، مشخص می‌کند. همچنین، به ذینفعان کمک می‌کند تا در مورد الزامات موفقیت پروژه، شفاف سازی کنند.

همراه ما بمانید تا به طور کامل با سند الزامات کسب و کار (BRD) آشنا شویم.

سند الزامات کسب و کار (BRD) چیست؟

سند الزامات کسب و کار (Business Requirements Document)، گزارش مفصلی است شامل همه چیزهایی که یک پروژه جدید برای موفقیت به آنها نیاز دارد. این سند، اهداف پروژه، موارد مورد نیاز برای انجام پروژه و چیزی که در طول چرخه عمر پروژه انتظار دارید را مشخص می‌کند. در طول مراحل پروژه، یک سند الزامات تجاری، به شما اطمینان می‌دهد که اجرای پروژه با اهداف پروژه مطابقت دارد.

سند الزامات کسب و کار، شامل 9 بخش است:

1. خلاصه اجرایی
2. اهداف پروژه
3. بیانیه نیازها
4. محدوده پروژه
5. الزامات
6. ذینفعان اصلی
7. زمان بندی پروژه
8. تحلیل هزینه و فایده
9. محدودیت‌های پروژه

هر کس که سند الزامات کسب و کار شما را می‌خواند، با تشریح این بخش‌ها باید به وضوح بفهمد که پروژه شما چیست، می‌خواهید به چه چیزی برسید و برای دستیابی به آن چگونه برنامه‌ریزی کرده‌اید.

شما با BRD، یک نقشه راه یا دستورالعمل برای ذینفعان پروژه ایجاد می‌کنید تا بر اساس طراحی پروژه، ساختار پروژه و اولویت‌های پروژه تصمیم‌گیری کنند. علاوه بر این، BRD می‌تواند با تشریح انتظارات پروژه و محصولات قابل تحویل، به عنوان یک قرارداد بین مشتریان و فروشندگان عمل کند.

به طور کلی، استانداردی که با آن می‌توانید انتظار اتمام موفقیت‌آمیز پروژه را داشته باشید، با سند الزامات کسب و کار تعیین می‌شود.

سند الزامات کسب و کار شامل چه مواردی است؟

همان طور که گفتیم، الگوی سند الزامات کسب و کار باید جزئیات پروژه شما را به صورت مختصر ارائه دهد. در واقع، ارائه بیشترین اطلاعات با حداقل کلمات.

در این بخش راجع به هر مولفه صحبت می‌کنیم.

1. خلاصه اجرایی

خلاصه اجرایی، یک بیانیه‌ سطح بالاست که پروژه شما و هدف آن را مشخص می‌کند. در واقع، یک نمای کلی از نکات برجسته است که مقدمه‌ای ایده آل برای ارائه تصویر بزرگ (بدون پرداختن به جزئیات) به سهامداران محسوب می‌شود. افرادی که فرصت مطالعه کامل BRD را ندارند، با خواندن خلاصه اجرایی می‌فهمند شما قصد دارید چه کاری انجام دهید.

2. اهداف تجاری

اهداف پروژه، همان اهداف تجاری هستند که با اجرای پروژه، قصد رسیدن به آنها را دارید. قبل از شروع کار، با بیان اهداف پروژه می‌توانید از آنها برای اندازه‌گیری پیشرفت‌های خود استفاده کنید.

اهداف پروژه را با عنوان اهداف SMART فهرست کنید تا مطمئن شوید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مختص زمان هستند.

اندازه‌گیری اهداف پروژه، به پاسخ این سوال که: «آیا برای دستیابی بهتر به اهداف، باید گردش کار خود را تنظیم کنید؟» کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر یکی از اهداف شما افزایش 10 درصدی مشتریان در یک بازه زمانی 4 ماهه باشد، در پایان این زمان با بررسی اعداد و اقداماتی که در طول مسیر انجام داده‌اید، باید نتیجه (مثبت یا منفی) را به وضوح مشاهده کنید.

3. بیانیه نیازها

در این بخش از الگوی BRD، باید نیازی که پروژه قصد رفع آن را دارد، شناسایی کرده و برای حل آن تلاش کنید.

4. محدوده پروژه

محدوده پروژه، مرزهای پروژه را در سند الزامات کسب و کار اعلام می‌کند. همچنین، اساس طرح پروژه شما محسوب می‌شود که وظایف را سازماندهی می‌کند، منابع را به آنها متصل می‌کند و برنامه‌ای ایجاد می‌کند تا بتوانید پروژه را به موقع تحویل دهید.

زمانی که پروژه شما به خارج از مرزهایی که برای آن تعیین کرده‌اید، گسترش پیدا کند، کنترل آن سخت می‌شود. بنابراین لازم است، با تعریف دقیق محدوده پروژه، همه را در یک صفحه نگه ‌دارید و از خزش دامنه جلوگیری کنید.

مواردی که باید در محدوده پروژه قرار گیرند، عبارتند از:

• جدول زمانی

• میزان بودجه

• هزینه‌ها

• محصولات قابل تحویل

• الزامات پروژه

• وظایف اعضای تیم پروژه

علاوه بر فهرست محدوده پروژه، می‌توانید فهرستی از مواردی که می‌خواهید از پروژه کنار بگذارید، مانند: فرآیندها یا استراتژی‌های مخاطره‌آمیز را نیز تهیه کنید.

5. الزامات

الزاماتی که باید برای سند الزامات تجاری شناسایی کنید، شامل موارد زیر است:

• الزامات کسب و کار

الزامات کسب و کار، قالب اصلی سند BRD است. در این بخش، باید اقدامات مورد نیاز برای انجام پروژه را فهرست کرده و آنها را بر اساس اولویت، رتبه بندی کنید. سپس به هر مورد (بر اساس میزان اهمیت)، یک سطح اهمیت اختصاص دهید. این به سایر افراد کمک می‌کند تا بفهمند ابتدا باید کدام الزامات را تکمیل کنند.

الزامات تجاری مشخص می‌کند که سازمان تا پایان پروژه می‌خواهد به چه چیزی دست پیدا کند. همچنین توضیح می‌دهد که پس از تکمیل پروژه، چگونه قابلیت‌ها تغییر خواهند کرد.

لازم است بدانید که بسته به پیچیدگی یا سادگی یک پروژه، لیست الزامات کسب و کار می‌تواند مختصر یا گسترده باشد.

• الزامات راه حل

الزامات راه حل، کارکردها و ویژگی‌هایی است که باید در یک راه حل وجود داشته باشد، تا پذیرفته شود. این الزامات، انتقال ویژگی‌ها و اقدامات لازم برای اجرای راه حل جدید در سازمان را تعریف می‌کند.

همچنین، ویژگی‌ راه حل‌های پروژه را که نیازهای کسب و کار و ذینفعان را برآورده می‌سازد، توصیف می‌کند.

• الزامات ذینفعان

الزامات ذینفعان، تصمیمات مربوط به نیازها، اهداف و مقاصد کسب و کار را از دیدگاه ذینفعان و نقش آنها در کسب و کار تعریف می‌کند. این الزامات، به افرادی اختصاص دارد که از نتایج پروژه استفاده خواهند کرد، مانند سهامداران خاص و کاربران نهایی.

6. ذینفعان اصلی

ذینفعان پروژه، افرادی هستند که به پروژه شما علاقه دارند. آنها حتما الگوی BRD را می‌خوانند تا بفهمند پروژه در مورد چیست. افراد زیر می‌توانند ذینفعان اصلی پروژه باشند:

• اعضای تیم که بر روی پروژه کار می‌کنند.

• مدیران پروژه که هدایت آن را بر عهده دارند.

• مدیران اجرایی که پروژه را تایید می‌کنند.

• مشتریانی که تحت تاثیر پروژه قرار می‌گیرند.

در این بخش، اسامی و نقش‌های شغلی هر یک از ذینفعان را فهرست کرده و وظایف آنها را در رابطه با پروژه شرح دهید. این بخش، شفاف سازی می‌کند که چه کسی درگیر پروژه است و چه کسی می‌تواند ارتباطات گروهی را بهبود ببخشد.

7. زمان بندی پروژه

برنامه زمان بندی دقیق پروژه را تهیه کنید. این برنامه باید شامل ضرب‌الاجل‌ها و نقاط عطف باشد تا به نظارت بر پیشرفت کمک کند و به شما اطمینان دهد که محصولات تولیدی، به موقع به مشتریان ارائه می‌شوند. زمان بندی پروژه، ضمن به روز نگه داشتن ذینفعان، به اعضای تیم کمک می‌کند تا بدانند در قبال چه چیزی مسئول هستند.

8. تحلیل هزینه و فایده

در این بخش باید هزینه‌های مرتبط با پروژه را ثبت و مزایایی را که انتظار دارید، یادداشت کنید. با کمک تجزیه و تحلیل هزینه و فایده می‌توانید مشخص کنید که آیا سود مالی پروژه بیشتر از سرمایه‌گذاری است یا نه.

9. محدودیت‌های پروژه

تمام مواردی که ممکن است پروژه را محدود کند مانند: بودجه، زمان، منابع، ریسک‌ها، وابستگی‌ها، مهلت‌ها، سطح مهارت اعضای تیم و… را یادداشت و آنها را به دقت در BRD بررسی و توجیه کنید. وقتی خوانندگان این بخش را مرور می‌کنند، باید شکل کلی پروژه و محدودیت‌های آن را مشاهده کنند.

محدودیت‌های پروژه به ذینفعان کمک می‌کند تا ضمن تجسم پیچیدگی‌های پروژه، دستیابی به اهداف را از ابعاد مختلف بررسی کنند.

چرا به سند الزامات کسب و کار نیاز دارید؟

• سند الزامات کسب و کار، نیازهایی که باید هنگام شروع برنامه‌ریزی پروژه تعریف کنید، ترسیم می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید در زمان و تلاش‌های خود صرفه‌جویی کنید.

• زمانی که روی پروژه‌های جدید کار می‌کنید و می‌خواهید به داده‌های تاریخی برای اطلاع از پروژه جدید خود نگاه کنید، سازگاری ایجاد می‌کند.

• با وجود الگوی BRD، معمولا یک پروژه با شکست مواجه نمی‌شود، چرا که الزامات تجاری، مشخص و همسو شده‌اند.

• با سند الزامات کسب و کار می‌توانید اهداف پروژه را به اهداف کلی سازمان متصل کنید. این باعث هماهنگی پروژه با اهداف بزرگ سازمان می‌شود و سلامت کسب و کارتان را ارتقا می‌دهد.

• یک راهکار مناسب برای نظارت بر سلامت پروژه، موافقت جمعی میان سهامداران پروژه و اعضای تیم پروژه است. این اتفاق نظر، زمینه را برای همکاری فراهم کرده و با کاهش درخواست‌های تغییر، در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند.

چه افرادی از الگوی سند الزامات تجاری استفاده می‌کنند؟

زمان پر کردن فیلدهای قالب سند الزامات کسب و کار، افراد مختلفی درگیر می‌شوند. اولین و مهم‌ترین آنها مشتری است. مشتریان با استفاده از محصولات قابل تحویل پروژه، الزامات را تعیین می‌کنند. هر چند، آنها به صورت مستقیم از الگوی BRD استفاده نمی‌کنند، اما همه چیز بر اساس نیازها و نظرات آنها طراحی می‌شود.

تحلیلگران تجاری، مسئول کشف مسائلی هستند که پروژه قرار است به آنها رسیدگی کند. این شامل مصاحبه با مشتریان، تحقیقات بازار و سایر یافته‌های جمعیت شناختی است.

مدیر پروژه، صاحب سند الزامات کسب و کار محسوب می‌شود. احتمالا افرادی برای تکمیل این سند، در تیم پروژه حضور دارند. آنها وظیفه ارائه راه حل برای مشکلات یا پر کردن جایگاهی را دارند که توسط تحلیلگر تجاری هنگام جمع‌آوری داده‌ها از مشتریان کشف شده است.

در اغلب پروژه‌ها، یک تحلیلگر سیستم، مسئول طراحی الزامات تجاری است. یک مدیر بازاریابی، رهبری استراتژی بازاریابی را بر عهده دارد و یک مدیر محصول، به تعریف چرایی، چه زمانی و چه چیزی محصولی که تیم توسعه خواهد ساخت، کمک می‌کند.

***

همان طور که ملاحظه کردید، با تهیه سند الزامات کسب و کار، برای ذینفعان پروژه که مسئول تصمیم‌گیری‌های تجاری هستند، یک نقشه راه یا دستورالعمل‌ ایجاد می‌کنید. این سند، تضمین می‌کند که در طول پروژه، اجرا با اهداف پروژه مطابقت دارد. علاوه بر این، می‌تواند با تشریح انتظارات پروژه و محصولات قابل تحویل، به عنوان یک قرارداد بین مشتریان و فروشندگان عمل کند. به طور کلی، سند الزامات پروژه، استانداردی است که با آن می‌توانید به اتمام موفقیت‌آمیز پروژه فکر کنید.