با دانش مدیریت پروژه و ابعاد آن آشنا شویم
برای آنکه پروژه‌های کسب و کارتان مسیرشان را به درستی طی کنند و به موفقیت برسند، باید بتوانید آنها را به نحو مطلوب ساماندهی و هدایت کنید. برای این منظور باید بر طیف گستره‌ای از ابزارهای مدیریت پروژه، اصطلاحات، مهارت‌ها و به طور کلی دانش مدیریت پروژه مسلط باشید. نگران نباشید! برای درک مسئولیت‌های بی شمار مدیران پروژه راهکاری به نام PMBOK ایجاد شده که به شما برای یکپارچه سازی و استاندارد سازی بخش‌های مختلف پروژه کمک می‌کند.
همراه ما باشید تا راجع به دانش مدیریت پروژه بیشتر بدانیم.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه (Project management)، اختصاص دادن، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص است. به بیان دیگر، به کارگیری دانش، مهارت، تخصص، ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای انجام فعالیت‌های پروژه به منظور رسیدن به اهداف پروژه را مدیریت پروژه می‌نامند.
مدیر پروژه کیست؟
مدیر پروژه فردی است که پروژه را بررسی می‌کند تا از انجام درست و دقیق آن در محدوده زمانی و مالی موجود مطمئن شود. یکی از اولین وظایف او تعیین اهداف پروژه است. در مرحله بعد لازم است یک برنامه زمانی آماده کرده و وظایف هر کدام از اعضای پروژه را مشخص و برای هر وظیفه زمان لازم را تعیین کند.
او در کنار تنظیم برنامه زمانی باید به برنامه مالی (بودجه) پروژه هم توجه کند تا بتواند بدون اتلاف منابع مالی، هزینه‌های غیرقابل پیش بینی را نیز پوشش دهد.
معمولا مدیران پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی (CPM) برنامه ریزی‌ها را انجام می‌دهند. فرمول CPM فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به موثرترین شکل ممکن زمانبندی و سازماندهی می‌کند.
معمولا مدیر پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی (CPM)، برنامه‌ریزی خود را انجام می‌دهد. روش مسیر بحرانی، فرمولی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن، زمانبندی می‌کند. پس از مشخص شدن برنامه مالی و زمانی، لازم است مدیر پروژه سایر مدیران را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد و وظایف اعضای تیم پروژه را به آنها یادآوری کند. استاندارد پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، 5 گروه از فرآیندهای مدیریت پروژه را مشخص می‌کند که باید توسط مدیر پروژه مورد توجه قرار گرفته و توسط اعضای تیم به دقت اجرا شوند.
PMBOK در مدیریت پروژه چیست؟
کلمه PMBOK مخفف عبارت Project Management of Knowledge و به معنی دانش مدیریت پروژه است. فرایندهای مدیریت پروژه در pmbok شامل مجموعه‌ای از اصطلاحات و دستورالعمل‌های تایید شده و استاندارد برای مدیریت پروژه است که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) منتشر و به روز رسانی شده است.
حوزه‌های دانش مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه‌ها، همواره به عنوان یکی از بزرگ‌ترین و مهم‌ترین چالش‌های مدیران سازمان‌ها به شمار می‌رود که مدیریت پروژه سازمانی یا epm سعی می‌کند این چالش را حل کند.
در این راستا حوزه های دانشی استاندارد pmbok یا بدنه دانشی مدیریت پروژه توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) ارائه شد تا مجموعه‌ای جامع و کامل از فرآیندها، استانداردها، اصطلاحات فنی و راهبردهای مدیریت پروژه را به مدیران ارائه کند.
تعریف مدیریت پروژه در pmbok موسسه PMI، حوزه وسیع مدیریت پروژه را به 10 بخش تقسیم می‌کند. زمینه‌های دانش مدیریت پروژه با گروه‌های فرآیندی شامل آغاز پروژه، برنامه ریزی پروژه، اجرای پروژه، نظارت بر پروژه، کنترل پروژه و خاتمه پروژه است. در ادامه به معرفی حوزه‌های دانش مدیریت پروژه می‌پردازیم.
مدیریت یکپارچه سازی پروژه‌ها
چه عاملی یک پروژه را در کنار هم نگه می‌دارد؟ این عامل می‌تواند مدیریت یکپارچه سازی پروژه‌ها باشد که شامل برنامه‌های مهم و اساسی مانند برنامه توسعه منشور پروژه در مرحله آغاز پروژه است. این سند پروژه را تنظیم کرده و مدیر پروژه را نیز تعیین می‌کند. یکی دیگر از ابعاد این حوزه، برنامه مدیریت پروژه است که به عنوان نقشه راه پروژه برای رسیدن به یک پایان موفق طراحی و تدوین شده است. طرح پروژه پس از ایجاد توسط حامیان مالی پروژه تایید شده و با پیشرفت پروژه نظارت و پیگیری می‌شود. نرم افزارهایی مانند ProjectManager.com می‌تواند در این زمینه به مدیران کمک کند.
حوزه یکپارچه سازی پروژه، هدایت و مدیریت کار پروژه را نیز شامل می‌شود که تولید محصولات و خدمات قابل تحویل را به دنبال دارد. این فرآیند تحت نظارت، تحلیل و گزارش قرار می‌گیرد تا تغییرات و مشکلات را شناسایی و کنترل کند.
پروژه‌ها برای اجرا معمولا به یک تیم سپرده می‌شوند. تیم اجرا برای رسیدن به عملکرد مناسب و تحقق اهداف مورد نظر، پیش از هر چیز، نیاز به یکپارچگی دارد. در مدیریت یکپارچگی، فرآیندهای مورد نیاز برای ادغام، یکسان سازی و هماهنگی فعالیت‌های مختلف انجام می‌شود.
مدیریت حوزه پروژه
هر پروژه حد و مرزی دارد و شامل مدیریت محدوده برنامه است. محدوده پروژه بخشی از برنامه مدیریت پروژه را شامل می‌شود. این بخش مربوط به زمانی است که الزامات دقیق و کافی برای محصولات و خدمات نهایی جمع آوری شود.
مدیریت محدوده پروژه، شامل فرآیندهایی است که به شما اطمینان می‌دهد یک پروژه تنها اقدامات لازم برای تکمیل موفقیت آمیز آن را در بر می‌گیرد.
مدیریت زمان پروژه
مدیریت زمان پروژه شامل زمانبندی برنامه‌ها است. در واقع باید با ارئه یک برنامه، فعالیت‌ها را تعریف کرده و در آن تعیین کنید چه کسی مسئول چه چیزی است. با انجام این کار، ساختاری شبیه WBS یا ساختار شکست ایجاد می‌کنید. ساختار شکست، پروژه را به اجزای کوچک و قابل مدیریت تجزیه می‌کند که در آن هر سطح پایین‌تر، جزئیات بیشتری از کار پروژه را ارئه می‌کند.
به بیان دیگر، مدیریت زمان، شامل فرآیندهای ضروری برای مدیریت تکمیل به موقع پروژه است. یک پروژه به وظایفی تقسیم می‌شود که با تاریخ شروع، مهلت انجام هر فعالیت و بودجه هر کار، برنامه ریزی شده است. از آنجا که در مراحل پروژه، همه چیز به طور دائم در حال تغییر است، این موارد باید مرتب مورد بازبینی قرار گیرند. بنابراین شما یک «لیست وظیفه» ایجاد می‌کنید که به تمامی ابعاد پروژه توجه می‌کند.
سپس این وظایف با نوعی ترتیب منطقی تنظیم شده و وابستگی‌های میان آنها بیان می‌شود. با مشخص شدن وظایف، منابع مورد نیاز برای انجام آنها برآورد و اختصاص داده می‌شود. علاوه براین، مدت زمان انجام هر فعالیت نیز در این مرحله مشخص می‌شود. با مشخص کردن مسیرهای مهم و شناور برای انجام هر کار یک برنامه خواهید داشت. پس از ایجاد برنامه، لازم است آن را کنترل کنید. مدیریت و کنترل برنامه را به طور منظم انجام دهید تا مطمئن شوید کارها طبق برنامه ریزی پیش می‌رود.
برای قرار دادن وظایف در جدول زمانی می‌توانید از نمودار گانت کمک بگیرید. راجع به نمودار گانت در مطالب آینده صحبت خواهیم کرد.
مدیریت هزینه پروژه
این بخش، شما را مطلع می‌کند منابع مالی که در اختیار دارید، وسعت پروژه را پوشش می‌دهد یا نه؟
مدیریت هزینه پروژه، شامل فعالیت‌های مرتبط با برنامه ریزی، برآورد، بودجه بندی، سرمایه، تامین مالی، مدیریت و کنترل هزینه‌ها است، تا جایی که بتوانید پروژه را با بودجه در نظر گرفته شده تکمیل کنید.
این بخش، روش تعیین و کنترل بودجه را مشخص می‌کند. هر کدام از وظایف پروژه و تمام منابع مانند نیروی کار، مواد اولیه، تجهیزات و… باید از نظر هزینه برآورد شوند.
وقتی تمام هزینه‌های پروژه در نظر گرفته شد، بودجه پروژه تعیین می‌شود. حالا باید این هزینه‌ها از طریق تجزیه و تحلیل ارزش‌های به دست آمده، کنترل شوند. این امر باید به طور منظم در طول پروژه انجام شود تا مطمئن شوید هزینه‌های برآورد شده با هزینه‌های واقعی مطابقت دارد.
مدیریت کیفیت پروژه
یکی دیگر از ابعاد دانش مدیریت پروژه، مدیریت کیفیت است. مدیریت کیفیت، فرآیندهای سیاست کیفیت سازمان در مورد برنامه ریزی، مدیریت، کنترل کیفیت پروژه و محصول برای برآورده کردن انتظارات مشتریان و تامین کنندگان را مد نظر قرار می‌دهد.
هر چند که یک پروژه می‌تواند در زمان مقرر و با بودجه تعیین شده، انجام شود، اما در صورتی که کیفیت آن مطابق استانداردهای پذیرفته شده نباشد، پروژه شکست می‌خورد. تنها راهکار اطمینان از رعایت استانداردها، اجرای فرآیند تضمین کیفیت است. به این صورت که محصولات باید به طور کامل بررسی شوند تا از رعایت استانداردهای مندرج در برنامه‌های مدیریت کیفیت در مورد آنها اطمینان حاصل شود.
مدیریت منابع انسانی پروژه
یک برنامه مدیریت منابع انسانی، نقش منابع انسانی و وظایف آنها در موقعیت‌های مختلف و نحوه قرار گیری آنها در ساختار کلی پروژه را مشخص می‌کند.
پس از تعیین و شرح مشاغل، باید تیم پروژه را مشخص کنید. می‌توانید این کار را با استخدام افراد از سایر بخش‌های سازمان، استخدام افراد جدید یا ترکیبی از این دو انجام دهید. به خاطر داشته باشید که تیم شما برای موفقیت به توسعه و آموزش مستمر نیاز دارد و مدیریت آن بر عهده مدیر پروژه است. او با نظارت و کنترل دائم مطمئن می‌شود که همه چیز مرتب است و همه راضی هستند.
بنابراین، تیم پروژه مهم‌ترین منبع شماست. پس سعی کنید یک تیم خلاق و فعال ایجاد کنید و تلاش کنید راضی و خوشحال باشند. اما عملکرد آنها را نیز باید پیگیری کنید تا از پیشرفت پروژه مطابق برنامه‌ها مطمئن شوید.
مدیریت ارتباطات پروژه
هر چند که تمامی بخش‌های مدیریت پروژه مهم هستند، اما مدیریت ارتباطات بیش از همه حائز اهمیت است. چرا که ارتباطات، مدیران، اعضای تیم و ذینفعان را از ابعاد مختلف پروژه آگاه می‌کند. بنابراین، برنامه‌ریزی مدیریت ارتباطات از گام‌های مهم و موثر در هر پروژه به شمار می‌رود. پس لازم است انتشار ارتباطات و نحوه انجام آن در پروژه را کاملا واضح و روشن بیان کنید، علاوه بر این، مشخص کنید چه کسانی و در چه زمانی به ارتباطات نیاز دارند؟ همچنین نحوه ایجاد ارتباط در زمان بروز مشکلات را نیز در نظر بگیرید.
هنگام اجرای پروژه، ارتباطات را مدیریت کنید تا مطمئن شوید همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود.
مدیریت ریسک پروژه
برنامه‌های مدیریت ریسک، روش طبقه بندی و اولویت بندی خطرات را مشخص می‌کند. این برنامه شامل شناسایی خطراتی است که ممکن است در زمان اجرای پروژه ثبت شوند.
پس از اینکه بزرگ‌ترین و موثرترین خطرات را بر اساس میزان احتمال آنها شناسایی کردید، تجزیه و تحلیل کیفی ریسک را انجام داده و سپس تجزیه و تحلیل کمی را با توجه به تاثیر آن بر پروژه انجام دهید.
اکنون باید برای پاسخ‌های خطر برنامه ریزی کنید. کنترل ریسک شامل بررسی منظم ریسک، کاهش و حذف خطرات است.
مدیریت تدارکات پروژه
دانش مدیریت پروژه در این بخش، به فرآیندهای ضروری برای خرید یا دریافت خدمات و محصولات و یا نتایج مورد نیاز از خارج از تیم پروژه می‌پردازد، مانند استخدام پیمانکاران فرعی. طبیعتا این موضوع بر بودجه و زمانبندی اجرای پروژه موثر خواهد بود. برنامه‌ریزی مدیریت تدارکات با شناسایی نیازهای بیرونی پروژه و نحوه مشارکت این پیمانکاران آغاز می‌شود.
اکنون با استخدام پیمانکاران بیرونی، مواردی مانند بیانیه کار، شرایط مرجع، درخواست پیشنهادات و انتخاب فروشنده را تهیه کنید. سعی کنید فرآیند تدارکات را با مدیریت و نظارت، کنترل کنید و پس از اینکه رضایت تمامی افراد را در نظر گرفتید، قراردادها را ببندید.
مدیریت ذینفعان پروژه
مدیریت ذینفعان شامل فرآیندهای مورد نیاز برای شناسایی افراد، گروه‌ها یا سازمان‌هایی است که می‌توانند بر پروژه اثر بگذارند یا از آن اثر بپذیرند.
از آنجا که پروژه برای ذینفعان ایجاد شده است، آنها باید مانند سایر بخش‌های پروژه مدیریت شوند. برای شروع باید آنها را شناسایی و تحلیل کنید. بنابراین بررسی کنید که ذینفعان چه کسانی هستند و چه دغدغه‌هایی دارند.
حالا باید برای مدیریت آنها برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهید. به این صورت که ذینفعان را فهرست کرده و اولویت بندی کنید. سپس بررسی کنید که نگرانی‌های آنها چیست و چطور می‌توانند بر پروژه تاثیر بگذارند. به این ترتیب می‌توانید انتظاراتشان را برآورده کرده و رابطه خوبی با آنها برقرار کنید.
اگر بتوانید انتظارات ذینفعان برآورده کنید، می‌توانید به مشارکت فعال آنها در پروژه امیدوار باشید. اما اگر نتوانستید، بررسی کنید که برای برآوردن نیازها یا کاهش انتظارات آنان، باید چه تغییراتی ایجاد کنید.
و در انتها…
امروز راجع به دانش مدیریت پروژه صحبت کردیم و گفتیم مدیریت پروژه چالشی است که مدیران سازمانی بارها با آن روبرو می‌شوند. پروژه‌های کوچک و بزرگ هر کدام مسئولیت‌هایی را به همراه دارد که نداشتن برنامه مشخص برای کنترل و مدیریت آنها می‌تواند سازمان شما را به دردسر بیندازد. برای جلوگیری از این مشکلات استاندارد PMBOK ارائه شده که توجه به تمام ابعاد این استاندارد، برای موفقیت پروژه‌های سازمان شما، از ابتدا تا انتها ضروری است.
نرم افزارهای خوبی در این مقاله معرفی شده، تشکر از نویسنده عزیز.
بهتون پیشنهاد میکنم اگر به صورت دورکار کاری رو به صورت تیمی انجام میدید و یا میخواید در کنار امکانات معمول مدیریت مالی، گفتگو حرفه ای، چک لیست، قابلیت برون بری و درون ریزی، مدیریت مشتریان و … رو در قالب یک ابزار داشته باشید یک سری هم به دوایتیفای بزنید.
ما خودمون پشت این ابزار هستیم و از نظرات و پیشنهادات شما استقبال می کنیم.