با سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) آشنا شویم
BRM و BPM چه تفاوتی دارند؟
در کسب و کار شما، فرآیندهای تجاری ساده مانند پاسخ به یک درخواست پشتیبانی، مستلزم تصمیم‌گیری درست و دقیق در طول مسیر است. به عنوان مثال، باید بررسی کنید که:
- آیا یک ربات چت می‌تواند این درخواست را مدیریت کند یا به مداخله انسانی نیاز دارد؟
- چگونه باید درخواست را به نحوی پاسخ داد که هم به نفع مشتری و هم به نفع کسب و کار باشد؟
- اگر یکی از کارکنان سازمان به مداخله انسانی نیاز داشته باشد، چه فرآیندی را باید دنبال کند؟
عوامل مختلفی بر این تصمیمات موثرند، از مقررات صنعت گرفته تا ترجیحات فردی و شرایط بازار که همگی باید در نظر گرفته شوند.
سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS)، پلتفرم‌های مدیریت تصمیم‌گیری جامعی هستند که به سازمان‌ها امکان می‌دهند قوانین کسب و کار را به صورت مقیاس پذیر، در سراسر سازمان ایجاد، مدیریت و پیاده سازی کنند. همچنین این سیستم‌های نرم افزاری به سازمان‌ها توانایی تعریف، استقرار و مدیریت قوانین کسب و کار به همراه منطق تصمیم‌گیری را می‌دهد تا برنامه‌های کاربردی بتوانند به طور مداوم، سریع و با کمترین میزان مداخله انسانی، تصمیمات هوشمندانه بگیرند.
امروز به شما خواهیم گفت سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) دقیقا چه معنایی دارد، چطور با فرآیندهای کسب و کار شما همگام می‌شود و چگونه به شما کمک می‌کند تا سریع‌تر به نتایج مدنظرتان برسید.
سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) چیست؟
سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (Business Rules Management System) یا BRMS به فرآیند و عملکرد رسمی قوانین کسب و کار، اجرای آنها، مدیریت آنها و استقرار خودکار آنها اشاره می‌کند. سیستم BRMS، نوعی بستر فناوری است که این فرآیندها از طریق آن انجام می‌شود. در واقع، یک BRMS، ابزارهایی برای تسهیل کل چرخه حیات قوانین کسب و کار، از تعریف و ذخیره قوانین گرفته تا ممیزی قوانین موجود و مدیریت مناطق تصمیم‌گیری، ارئه می‌دهد.
مدیریت قوانین کسب و کار، خلاصه‌ای از تلاش‌های انجام شده برای مدیریت و خودکارسازی قوانین کسب و کار با هدف دستیابی سریع‌تر و با صرف منابع کمتر به اهداف سازمان است.
این سیستم، ضمن تعریف نحوه اداره سازمان، دستیابی به اهداف را بدون نیاز به هر بار ارتباط با افراد مسئول در سازمان ممکن می‌سازد.
بر اساس مطالب سایت wikipedia :
سیستم مدیریت قوانین کسب و کار، شامل سیاست‌ها، الزامات و عبارات مشروطی است که برای تعیین اقدامات مورد نیاز در برنامه‌ها و سیستم‌ها به کار گرفته می‌شود. BRMS، جهت تعریف، استقرار، اجرا، نظارت، حفظ تنوع و پیچیدگی، توسط سیستم‌های عملیاتی یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) چیست؟
قابلیت‌های این سیستم عبارت است از:
- محیط‌های توسعه سفارشی برای ایجاد قوانین تجاری با کد نویسی
- موتور قوانین کسب و کار برای اجرای قوانین، گردش کارها و فرآیندها
- ابزاری برای توسعه قوانین تجاری بدون کد نویسی
- ابزاری برای تایید قوانین تجاری
- محیط‌های شبیه سازی شده برای آزمایش قوانین تجاری جدید یا تغییر یافته
- استقرار قوانین تجاری در سایر پلتفرم‌ها
- چرخه حیات و مدیریت مالکیت برای قوانین کسب و کار
- وجود گزینه‌های میزبانی انعطاف پذیر برای پلتفرم
چرا باید از سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) استفاده کنید؟
همان طور که اشاره کردیم، یک سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS)، امکان مدیریت قوانین تجاری در مقیاس را سریع‌تر و آسان‌تر فراهم می‌کند. وقتی طرحی شامل تعداد قابل توجهی از قوانین تصمیم‌گیری در دست دارید که باید در بسیاری از برنامه‌ها اعمال شود، سیستم BRMS برای شما بسیار کارآمد و مفید است.
- سازمان‌ها برای اینکه مرز قوانین کاربردی صنعت خود را حفظ کرده و از جریمه‌ها و اقدامات قانونی جلوگیری کنند، می‌توانند با یک سیستم مدیریت قوانین تجاری کامل و دقیق، قوانین تصمیم‌گیری را در فرآیندهای داخلی سازمان بگنجانند. بنابراین، قوانین و مقررات قابل اجرا بدون نقص و خطا در مراحل مناسب یک فرآیند اعمال خواهد شد.
- مسلما سیاست‌ها و تصمیمات داخلی هر سازمان، به شکل قابل توجهی بر مشتریان و فروشندگان تاثیر می‌گذارد. در مواردی که سیاست‌های داخلی بدون بررسی دقیق اعمال می‌شوند، ممکن است عواقب شدیدی ایجاد کنند که در نهایت به عنوان معایب قابل توجه سازمان محسوب می‌شوند. سیستم BRMS، یک راه‌حل ایده‌آل به شما ارائه می‌دهد که می‌توانید مطمئن باشید از تصمیمات مضر، شتاب زده و بدون بررسی کافی جلوگیری خواهید کرد.
- سیستم مدیریت قوانین کسب و کار، یک مزیت عالی برای سازمان‌های آینده نگر ارائه می‌دهد. این سیستم، منطق صحیح را در یک منبع حقیقت قرار می‌دهد و آن را در هر کجا که لازم باشد، مستقر می‌کند. این به این معنی است که تصمیمات دقیق‌تر، سریع‌تر و به صورت خودکار گرفته می‌شوند. این راهکار، برای سازمان‌هایی که به کندی تصمیم می‌گیرند، یا به صورت دستی این کار را انجام می‌دهند، بسیار کارآمد و مفید است.
- سیستم BRMS، تمام قوانین، پیچیدگی‌ها و ملاحظات کاربردی که در فرآیند تصمیم‌گیری یک سازمان اعمال می‌شوند را به راحتی مدیریت می‌کند. این سیستم، مدیریت قوانین تجاری را با قرار دادن همه تعیین کننده‌های مرتبط در یک بخش قابل کنترل، ساده‌تر می‌کند.
کدام سازمان‌ها به سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) نیاز دارند؟
قوانین و مقررات، بر هر کسب و کاری حاکم است. بنابراین تعجبی ندارد که سناریوهای قدرتمند و کاربردی برای BRMS، در هر سازمانی وجود داشته باشد. مثلا:
- هر کسب و کار یا سازمان دولتی که توسط قوانین اداره می‌شود.
- سازمان‌هایی با سیاست‌های داخلی که بر کارکنان، مشتریان یا فروشندگان تاثیر می‌گذارد.
- کسب و کارهایی که می‌خواهند کارایی یا قدرت تصمیم‌گیری خود را بهبود ببخشند.
- کارآفرینانی که می‌خواهند به فرصت‌های بازار به سرعت پاسخ دهند.
- سازمان‌هایی که نمی‌خواهند در معرض جریمه‌های نظارتی قرار گیرند.
عملکرد سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) چگونه است؟
یک شرکت SaaS (نرم افزار به عنوان یک سرویس)، را در نظر بگیرید که 3 سطح اشتراک برای پلتفرم‌های خود فراهم می‌کند:
- برای مشاغل کوچک
- برای مشاغل متوسط
- برای مشاغل بزرگ
وقتی سرنخ‌های جدید از طریق وب سایت سازمان وارد می‌شوند، سازمان می‌خواهد آن سرنخ‌ها را بر اساس اندازه سازمان، به صورت خودکار به تیم فروش مناسب هدایت کند. این شرکت، می‌تواند یک سرویس تصمیم‌گیری برای مدیریت این فرآیندها در سیستم BRMS، ایجاد کند.
بنابراین، شرکت SaaS، می‌تواند یک سرویس تصمیم‌گیری برای مدیریت فرآیندها در BRMS ایجاد کند.
این شرکت، با تدوین قوانین در محیط توسعه BRMS، کار خود را شروع می‌کند تا نحوه توزیع سرنخ‌ها را مشخص کند:
- اگر یک سرنخ کمتر از 100 کارمند دارد، سرنخ را به تیم فروش کسب و کارهای کوچک هدایت کنید.
- اگر یک سرنخ بین 100 تا 1000 کارمند دارد، سرنخ را به تیم فروش کسب و کار متوسط هدایت کنید.
- اگر یک سرنخ بیش از 1000 کارمند دارد، سرنخ را به تیم فروش سازمان هدایت کنید.
بعد از پیش نویس کردن قوانین، آنها در مخزن قرار می‌گیرند. همه برنامه‌های درگیر در فرآیند تخصیص سرنخ، مانند سیستم‌های پردازش اسناد، سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و ربات‌های اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، می‌توانند به قوانین موجود در این مخزن دسترسی داشته باشند.
مزایای سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) چیست؟
با سیستم BRMS، قوانین و مقررات در یک مخزن مرکزی (central repository) جدا از کدهای برنامه ذخیره می‌شوند. مخزن، یک منبع واحد از حقیقت را برای قوانین تجاری ایجاد می‌کند که برای همه برنامه‌های کاربردی در سراسر سازمان قابل دسترسی است. در نتیجه قوانین کسب و کار مقیاس پذیر هستند و تصمیمات گرفته شده همیشه به روز و قابل اعتماد خواهند بود. سایر مزایای سیستم مدیریت قوانین کسب و کار عبارتند از:
اتوماسیون کارآمد و موثر
BRMS ها برای اتوماسیون کارآمد گردش کار سازمانی ضروری هستند. گردش کار چندگانه را می‌توانید با استفاده از یک مخزن منفرد تصمیم‌گیری در سطح سازمان خودکارسازی کنید. بنابراین، لازم نیست بخش فناوری اطلاعات سازمان شما برای هر برنامه‌ریزی منطقی، تصمیم‌گیری متفاوتی طراحی کند.
نتایج منسجم
زمانی که تصمیمات کسب و کار بر اساس مجموعه‌ای از قوانین تجاری در سطح سازمان خودکارسازی می‌شوند، همه تصمیمات بر اساس منطق یکسان گرفته خواهند شد. این منجر به نتایج منسجم‌تری می‌شود. چرا که تصمیمات تجاری، تحت تاثیر اختیارات انسانی قرار نمی‌گیرند (مگر در موارد ضروری).
کاهش پیچیدگی
کارکنان سازمان هنگام روبرو شدن با موقعیت تصمیم‌گیری، مجبور نیستند عوامل متعدد را بسنجند یا از رعایت هر قانون مطمئن شوند. در عوض، با BRMS می‌توانند مطمئن شوند که از پایگاه داده قوانین کسب و کار برای تعیین نتیجه مناسب استفاده شده است. به این ترتیب، تصمیمات سریع‌تر و دقیق‌تر گرفته می‌شوند. علاوه بر این، کارکنان فرصت دارند تا فعالیت‌های مفید و باارزش بیشتری انجام دهند.
کاهش وابستگی به بخش فناوری اطلاعات (IT)
ابزارهای بدون کد در سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS)، به تحلیلگران و سایر کارکنان امکان می‌دهد تا قوانین کسب و کار را با استفاده از واژگان تجاری خود ایجاد کنند. این به این معنی است که تیم‌ها می‌توانند در صورت نیاز قوانین را ایجاد و تنظیم کنند و در هر به روز رسانی، نیازی به دخالت بخش فناوری اطلاعات ندارند.
امکان تغییر و به روز رسانی قوانین
می‌توانید به راحتی قوانین را در مخزن BRMS به روز رسانی کنید، چرا که مدیریت قوانین، به تغییر کد برنامه‌های موجود نیازی ندارد. بنابراین، در پاسخ به مقررات جدید، تحولات بازار، تقاضای مشتری و سایر عوامل، می‌توانید قوانین را به سادگی تغییر دهید.
هماهنگی و انطباق خودکار
با سیستم BRMS، می‌توانید خط مشی‌ها و مقررات را در قوانین کسب و کار بگنجانید و مطمئن باشید که تصمیم گیرندگان از تمامی قوانین و دستورالعمل‌ها به صورت خودکار پیروی می‌کنند. این موضوع یک مسیر حسابرسی ایجاد می‌کند، چرا که قوانین منتهی به هر تصمیم تجاری خاص، همیشه قابل تحلیل و بررسی هستند.
قابلیت شبیه سازی قوانین
در سیستم BRMS، با وجود قابلیت شبیه‌سازی پیش‌بینی قوانین پیش از اجرای آنها، تیم‌ها می‌توانند مطمئن باشند قوانین تعیین شده قبل از اجرا، نتایج مدنظر آنها را ایجاد خواهند کرد.
مدیریت قوانین کسب و کار (BRM) و مدیریت فرآیندهای کسب و کار(BPM) چه تفاوتی دارند؟
راجع به تفاوت‌های عملکردی میان BRM و BPM، باید بگوئیم، هر چند مدیریت قوانین کسب و کار (BRM) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، معمولا با هم ادغام می‌شوند، اما دارای عملکردهای یکسانی نیستند. قوانین کسب و کار، عبارات منطقی و قانونی است که در سراسر فرآیندهای کسب و کار، گردش کار و عملکردها اعمال می‌شود. سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) نیز بر مدیریت این قوانین فراگیر تاکید می‌کند.
در حالی که مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) بر مدیریت گردش کار قابل تنظیم در عملکردها، بخش‌ها و سیستم‌های تجاری تاکید می‌کند.
قوانین خاص، اغلب در معرض تغییر هستند. در حالی که فرآیندهای تجاری از لحاظ ساختار و جریان، پایدارترند. بنابراین، اگر قوانین و مقررات به صورت دقیق و صحیح تنظیم نشوند، سیستم مدیریت قوانین کسب و کار (BRMS) دچار خطا خواهد شد.
و در انتها …
امیدواریم با سیستم مدیریت قوانین کسب و کار به خوبی آشنا شده باشید. همان طور که گفتیم، BRMS برای توسعه، ذخیره، ویرایش و اجرای قوانین تجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. قوانین کسب و کار، در قالب گزاره‌های منطقی، رفتار و عملکرد یک کسب و کار را تعریف می‌کنند.
BRMS، توسط موتور قوانین کسب و کار ایجاد می‌شود و به عنوان یک مخزن مرکزی و تابع اتوماسیون برای قوانین تجاری عمل می‌کند. بنابراین، به کسب و کار شما امکان می‌دهد تا ضمن خودکارسازی وظایف، ثبات را بهبود ببخشد و چرخش تغییرات را نیز کوتاه کند.