BPM چیست و چه فرقی با BPMS دارد؟
نمی‌توان نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان bpms را جدا از bpm یا مدیریت فرآیندهای کسب و کار در نظر گرفت. گرچه این دو مفهوم مشابهت‌هایی با هم دارند، اما تفاوت عمده‌ای با هم دارند، به همین خاطر گاها با هم اشتباه گرفته می‌شوند. ابتدا باید بدانیم Bpm چیست .
از طرفی عده‌ای بی پی ام (bpm) را نقشه‌برداری از فرایندهای کسب و کار (business process mapping) می‌دانند، برخی نیز آن را مدلسازی فرایندهای کسب و کار (business process modeling) می‌دانند و در نهایت حتی در معنای مدیریت فرایندهای کسب و کار، باز هم استفاده‌های مختلفی از آن در دنیا می‌شود.
ما پیش از پرداختن به تعریف bpm در معنای مدیریت فرایندهای کسب و کار، نقشه‌برداری فرایندهای کسب و کار و مدلسازی فرایندهای کسب و کار را توضیح می‌دهیم تا تفاوت آن با مدیریت فرایند کسب و کار روشن شود.
تفاوت نقشه‌برداری فرایند کسب و کار (Business Process Mapping) و مدلسازی فرایند کسب و کار (Business Process Modeling)
نقشه برداری فرایند کسب و کار روشی است برای به تصویر کشیدن آنچه یک بیزنس با در نظر گرفتن نقش‌ها، مسئولیت‌ها و استانداردها انجام می‌دهد. اما مدلسازی فرایند کسب و کار با فراهم کردن روشی بصری برای فهم، تحلیل و بهبود روش کار فعلی، یک قدم نیز جلوتر رفته است.
گاهی دو مفهوم نقشه برداری فرایند کسب و کار و مدلسازی فرایند کسب و کار اشتباها به جای یکدیگر به کار می‌روند. در واقع نقشه برداری فرایند کسب و کار ابزاری است که بر مستندات تمرکز دارد. نشان می‌دهد چگونه کار انجام می‌شود، نه اینکه لزوما چگونه باید انجام شود. مدلسازی فرایند کسب و کار بیشتر تجزیه و تحلیل عمیق و بهینه سازی ناکارآمدی‌ها و خلاء‌ها است.
چطور یک نقشه فرایند کسب و کار بسازیم؟
- شناسایی فرایندهایی که می‌خواهید مستندسازی کنید
- جمع‌آوری اطلاعات از شرکت‌کنندگان در فرایند از طریق مصاحبه یا مشاهده
- تعیین نقطه شروع و پایان فرایندها
- تقسیم فرایند به تسک‌های مشخص و نقاط تصمیم‌گیری
مدلسازی فرایند چیست؟
مدلسازی فرایند کسب و کار (Business Process Modeling) یا مدلسازی فرایند، یک بازنمایی تحلیلی یا به زبان ساده‌تر، تصویرسازی فرایندهای کسب و کار یک سازمان است. مدلسازی فرایندها مولفه مهمی برای مدیریت کارآمد فرایندهای کسب و کار است.
مفاهیم پایه‌ای مدلسازی فرایند کسب و کار
- فرایند (Process): گردش کار کلی از نقطه شروع تا تکمیل موفق آن
- وظایف یا فعالیت‌ها (Tasks or Activities): چیزی که توسط شخص یا سیستم انجام می‌شود
- جریان‌ها (Flows): روی نقشه فرایند با خطوط و فلش‌ها نشان داده می‌شود.
- رویدادها (Events): محرک‌هایی که سبب می‌شوند یک فرایند شروع و خاتمه یابد یا فرایند را به مسیر دیگری هدایت کند
- درگاه‌ها (Gateways): تصمیماتی که می‌تواند مسیر فرایند را بسته به شرایط یا رویدادها تغییر دهد.
- شرکت‌کنندگان (Participants): به طور خاص به افراد یا سیستم‌هایی اطلاق می‌شود که وظایف یا فعالیت‌ها را انجام می‌دهند.
پس از بررسی دو تعریف موجود از BPM یعنی نقشه‌برداری فرایندهای کسب و کار و مدلسازی فرایند کسب و کار، به تعریف اصلی و موردنظر خودمان از بی پی ام یعنی مدیریت فرایند کسب و کار می‌پردازیم. پاسخ ما به سوال Bpm چیست را در ادامه مطالعه کنید.
Bpm چیست؟
Bpm روشی است برای مشاهده و سپس کنترل فرایندهایی که در سازمان وجود دارد. این روشی بسیار موثر به خصوص برای موقعیت‌های بحرانی است که مشخص می‌کند آیا فرایندها مفید و موثر هستند، درنهایت سبب بهتر و به صرفه‌تر شدن سازمان می‌شود.
اصطلاح مدیریت فرایندهای کسب و کار چگونگی مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرایندهای کسب و کار جهت اطمینان از اینکه به خوبی پیش می‌روند و می‌توانند به مرور بهبود یابند، را شامل می‌شود. بهبود فرایندها، workflow یا جریان کاری را نیز شامل می‌شود. در واقع جریان کاری بخشی از این پازل است.
آنچه در سایت BPM.COM به عنوان معنی bpm آمده است، عبارت است از:
مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) دیسیپلینی است شامل ترکیبی از مدلسازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه‌گیری و بهینه‌سازی جریان فعالیت‌های بیزنس است که در خدمت اهداف سازمان، سیستم‌های سراسری، کارمندان، مشتریان و شرکا چه در داخل و چه در خارج از سازمان قرار دارد.
هدف، یافتن تعریفی است که با تعریف بیشتر مردم (چه متخصصان و چه دیگران) از BPM نزدیک باشد. هدف ما قضاوت در خصوص متودها، تکنولوژی‌ها یا محصولات مختلف BPM نیست. در واقع پاسخی که به سوال Bpm چیست داده شد، تعریف مختصر و مفیدی از مدیریت فرایند کسب و کار بود که موارد زیر در آن مستتر است:
- بی پی ام یک دیسیپلین است، یعنی یک عمل و کاری که انجام می‌شود.
- بیزنس (business) از ریشه بیزی (busy) به معنای مشغول می‌آید و به کاری که از لحاظ اقتصادی سودآور و مترقی باشد، اشاره دارد. یک بیزنس در قبال چیزی، به مشتری خود یک ارزش ارائه می‌دهد.
- فرایند یا process نیز به معنای جریان فعالیت‌های بیزنسی و مشاهده ارتباط این فعالیت‌ها با نتایج برخی معاملات بیزنسی است. جریان کاری اینجا معنای سختگیرانه ندارد و دقیق تعریف نشده است.
- کسی که BPM انجام می‌دهد، باید فرایند را در محدوده فعالیت‌های بیزنسی مرتبط با هم در نظر بگیرد که با هم اهداف بیزنس را محقق می‌سازند. این فرق می‌کند با دیدگاه عملکردی به کسب و کار، چرا که هر عملکرد ممکن است مستقل از سایر عملکردها باشد. در سیستم پیچیده‌ای چون بیزنس، بهینه‌سازیِ تنها یک قسمت از سیستم، به ندرت نتایج کلی خوب می‌انجامد. مجری بی پی ام باید هنگام ارزیابی یک فرایند خاص، همه معیارهای سیستم را در نظر بگیرد.
- مدلسازی یعنی شناسایی، تعریف و نمایش یک فرایند کامل جهت پشتیبانی از ارتباطات در خصوص فرایند. هیچ استاندارد مشخصی برای مدلسازی وجود ندارد اما مدل باید فرایندهای سازمان را دربربگیرد.
- اتوماسیون، در واقع کارهایی است که جهت اطمینان از اجرای درست فرایندهای مدلسازی شده انجام می‌شود. در بسیاری موارد، اتوماسیون به معنای نوشتن نرم‌افزار است، اما می‌تواند شامل دستگاه ساخت و ساز یا حتی ایجاد علائم برای مشارکت‌کنندگان مستقیم باشد.
- اجرا، یعنی نمونه فرایندهایی که اجرا یا عملی می‌شوند، که می‌تواند شامل جنبه‌های اتوماتیک یا خودکار نیز باشد. از لحاظ مفهومی، نمونه فرایند خود با پیروی از مدل مجری بی پی ام اجرا می‌شود، اما مستقل از مجری BPM است.
- کنترل، یعنی ایجاد اطمینان از اینکه فرایند از روند طراحی شده پیروی می‌کند. می‌تواند یک کنترل سختگیرانه باشد یا کنترلی در حد دستورالعمل‌ها، آموزش و کارهای دستی.
- اندازه‌گیری، اقداماتی است که مشخص می‌کند از لحاظ کیفی فرایندها چطور پیش می‌روند و آیا نیازهای مشتریان را برطرف می‌کنند؟
- بهینه‌سازی، یعنی بی پی ام یک فعالیت مداوم است که به مرور زمان ساخته می‌شود تا به مرور اندازه فرایندها بهبود پیدا کند. پیشرفت و بهبودی بسته به اهداف سازمان است و در نهایت نیازهای مشتریان را برطرف می‌کند.
- شرکت (Enterprise) در اینجا همان سازمان تجاری یا بیزنس است. هر سازمانی که افرادی در آن برای رسیدن به اهدافی مشترک با هم کار می‌کنند، لزوما نباید بزرگ باشد و لزومی ندارد سودآور باشد.
- اشاره کردن به اهداف سازمان در این تعریف به جهت تاکید بر این است که BPM باید در متن اهداف سازمانی و نه فقط بخش کوچکی از آن، انجام گیرد. هر پیشرفتی در یک فرایند باید در جهت پیشرفتی باشد که در اهداف سازمانی مشخص شده. اگر غیر از این باشد، پیشرفتی صورت نگرفته است.
- منظور از داخل و خارج از سازمان، این است که شرکت بخشی از یک سیستم بزرگتر است. مشتریان نیز بخشی از فرایند کسب و کار هستند. تعاملات آنها با یکدیگر و با کارمندان باید به عنوان بخشی از تعاملات پایاپای در نظر گرفته شود.
هدف از Bpm چیست ؟
بی پی ام جهت بهبود فرایندهای کسب و کار استفاده می‌شود. منظور از بهبود، بهبود نظم، بینش و کاربری جریان کلی کار است که همگی تشکیل‌دهنده فرایندهای کسب و کار هستند. Bpm هرج و مرج و آشفتگی در جریان کار را کاهش می‌دهد و معایب مدیریت جریان کار را کاهش می‌دهد.
هدف سازمان‌هایی که از بی پی ام استفاده می‌کنند، کنترل بیشمار فرایندهایی است که دارند و تلاش برای بهینه‌سازی مداوم آنها تا سازمانی کارآمدتر بشود و محصولات و خدمات بهتری به مشتریان ارائه دهد.
بی پی ام در واقع از تلاش‌های رهبران سازمان حمایت می‌کند، چرا که آنها نه تنها به دنبال کارایی عملکردی هستند، بلکه می‌خواهند اهداف اصلی سازمان نیز محقق شود.
تفاوت Bpms و Bpm چیست؟
همانطور که در ابتدا گفتیم، گاهی بی پی ام و بی پی ام اس با هم اشتباه گرفته می‌شوند و به جای هم به کار می‌روند. شما می‌توانید در مقاله Bpms چیست و چرا برای هر سازمانی لازم است؟،کامل با bpms آشنا شوید. اما در ادامه به تفاوت‌های bpm و bpms می‌پردازیم.
اساسا bpm یک متود، تکنیک یا روش کار است و bpms مجموعه تکنولوژی‌هایی است برای کمک به ساخت اپلیکیشن‌ها یا سیستم‌های نرم‌افزاری جهت اتوماتیک کردن فرایندها. امروزه bpms می‌تواند برای طیف وسیعی از تکنولوژی‌های اتوماسیون فرایند به کار رود، از مفهوم اصلی bpms، شکل سابق اتوماسیون گردش کار که شکل‌های جدید پیدا کرده تا اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) که نسل‌های بعد به عنوان اتوماسیون هوشمند خواهند دید.
سخن آخر
معمولا دو تصور غلط در خصوص bpm وجود دارد. یکی اینکه بی پی ام تنها به تحلیل و بهبود فرایندها مربوط می‌شود. در حالی که کلمه اول آن، بیزنس است. بنابراین وقتی بی پی ام به عنوان یک دیسیپلین درست استفاده شود، می‌تواند تاثیر عمیقی بر بیزنس، شناسایی فرصت‌های جدید کسب و کار، درک خطاهای کسب و کار، کشف خدمات ضعیف و ایجاد یک سازماندهی مجدد داشته باشد. بسیاری از این فرصت‌ها از بررسی نحوه کارکرد شما در حال حاضر ناشی می‌شوند، اما بهبود فرایندی که به آن نیازی نیست یا از دید مشتری یک مانع است، بیشتر اتلاف وقت است.
تصور غلط دیگر، این است که با bpms می‌توانید ابتدا تا انتهای فرایندها را اتوماتیک کنید. برای مثال، اگر سفارش پرداخت نقدی در محیط بیزنس به بیزنس داشته باشید، چه مقدار فرایند یا زیرفرایند خواهد داشت؟ چه تعداد سیستم مختلف درگیر هستند؟ چه تعداد تسک به طور دستی انجام می‌شود؟ حتما تسک‌ها یا فعالیت‌هایی هستند که می‌توانند توسط bpms اتوماتیک شوند، اما خیلی از آنها نیز با ERP یا دیگر سیستم‌ها اتوماتیک می‌شوند. شما از BPM استفاده می‌کنید، اما ممکن است بخواهید از تعدادی تکنیک‌های اتوماسیون فرایند مختلف استفاده کنید که با هم هماهنگ باشند و کل فرایند را اتوماتیک کنند.