تفاوت گردش کار (workflow) با BPMS چیست؟
تفاوت گردش کار (workflow) با BPMS در دامنه، عمق و هدف آنها در مدیریت فرایندهای سازمانی پنهان است. گردش کار (Workflow) بهطور ساده یعنی جریان یک کار از شروع تا پایان، شامل مجموعهای از مراحل، وظایف و افراد مسئول که برای انجام یک فعالیت خاص با هم در ارتباط هستند. هدف آن، خودکارسازی و نظم دادن به اجرای کارهاست.اما سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) فراتر از اجرای صرف یک جریان کار است.
BPMS ابزاری است برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای سازمانی در سطح کلان. یعنی علاوه بر مدیریت گردش کارهای مختلف، به شما امکان میدهد فرایندها را مدلسازی، تحلیل و بهینهسازی کنید تا عملکرد سازمان بهبود پیدا کند.امروز به بررسی تفاوت گردش کار با bpms میپردازیم. پیش از آن لازم است کمی راجع به Workflow و BPM صحبت کنیم.
مدیریت گردش کار (Workflow Management) چیست؟
مدیریت گردش کار (Workflow Management) فرایندی است برای طراحی، اجرا و کنترل جریان انجام وظایف در یک سازمان، بهگونهای که فعالیتها بهصورت منظم و مرحله به مرحله، بین افراد یا واحدها منتقل شوند. هدف آن ایجاد هماهنگی، حذف دوبارهکاریها، افزایش سرعت و شفافیت در انجام کارهاست. مدیریت گردش کار، معمولاً از طریق نرمافزارهای مخصوص پیادهسازی میشود که به خودکارسازی مسیرها، اعلام وظایف، پیگیری وضعیت و ثبت سوابق عملیات کمک میکنند. بنابراین، علاوه بر افزایش بازدهی سازمان، مسئولیتها نیز واضحتر و روشنتر میشوند.
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
BPM یک رویکرد مدیریتی نظاممند است که هدف آن تجزیه و تحلیل، طراحی، اجرا، اندازهگیری و بهبود مستمر فرایندهای کسب و کار سازمان با تمرکز بر افزایش ارزش برای مشتریان نهایی و دستیابی به اهداف استراتژیک است. این رویکرد، فرایندها را به عنوان داراییهای استراتژیک سازمان در نظر میگیرد و با استفاده از فناوریهایی مانند BPMS (سیستم مدیریت فرایند کسب و کار) سعی دارد تا فرایندها را به شکلی بهینه، شفاف و قابل پیشبینی ساماندهی کند تا انعطافپذیری سازمان در برابر تغییرات بازار افزایش یابد.
سیستمهای مدیریت گردش کار
یک سیستم مدیریت گردش کار یا (workflow Management System (WfMS نرمافزاری است که مدیریت گردش کار را با خودکارسازی بخشهایی از فعالیتهای مدیریتی که میان گردش کارهای مختلف مشترک است، پشتیبانی میکند.
سیستم مدیریت گردش کار (WfMS) به عنوان یک ابزار با یک هدف کلی در نظر گرفته میشود که به طور بالقوه میتواند هر گردش کاری را پشتیبانی کند. سیستم مدیریت جریان کار معمولا قابلیتهای زیر را ارائه میدهد:
- طراح فرایند گرافیکی برای مشخص کردن یک گردش کار، احتمالا با استفاده از استاندارد نشان گذاری و مدل فرایندهای کسب و کار (BPMN)
- فرمساز برای ساخت یک رابط کاربری برای وارد کردن دادههای گردش کار ساختاریافته
- ادغام سند (Document Integration) برای بارگذاری دادههای بدون ساختار در پروندهها
- یک صندوق ورودی که افراد بتوانند از آن برای پیدا کردن تسکهایی که باید انجام دهند، استفاده کنند
- اعلان یا نوتیفیکیشنهایی که شرکتکنندگان را در خصوص تغییرات در گردشهای کار، مانند زمانی که یک تسک تعیین میشود، مطلع میکند
- مجوزهای دسترسی که میتواند برای کنترل اینکه چه کسی چه کاری انجام دهد، تنظیم شود.
- گزارشهایی که نمای کلی از کارهای در حال انجام و کارهای انجام شده ارائه میدهد
- نقاط ادغام (Integration Points) برای یکپارچه کردن سیستم تا جای ممکن
پرسشی که در اینجا مطرح میشود این است که آیا سیستم مدیریت گردش کار (workflow) با مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) یک چیز است یا با هم متفاوتند؟
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، WFMS معمولاً بر تکرارپذیری و کارایی یک سری وظایف مشخص تمرکز دارد. این سیستمها در سادهسازی و تسریع کارهای روزمره بسیار عالی و کارآمد هستند.
در مقابل، BPM اغلب شامل ابزارهای پیشرفتهتر برای بازطراحی کل فرایند (BPR)، شبیهسازی نتایج تغییرات قبل از اجرا و ارتباط مستقیم با اهداف استراتژیک سطح بالای سازمان است. بسیاری از ابزارهای مدرن BPM در واقع مجموعهای از ابزارهای BPMN هستند که قابلیتهای قدرتمند WFMS را نیز در بر میگیرند.
تفاوت گردش کار (workflow) با مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟
سیستم گردش کار (Workflow System)، یک نرم افزار است که به سازمان کمک میکند جریان انجام وظایف و انتقال اطلاعات بین افراد یا واحدها را خودکارسازی کند. در Workflow، تمرکز بر این است که کارها طبق ترتیب مشخص پیش بروند. در چنین سیستمی، هدف اصلی انجام درست کارها در زمان مناسب توسط فرد مناسب است.
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، رویکردی جامع برای طراحی، اجرا، کنترل و بهبود مداوم فرایندهای سازمان است. BPM، علاوه بر توجه به جریان کار، به کل ساختار فرایندها، تعامل میان آنها، اهداف کسب و کار و عملکرد سازمان میپردازد. بنابراین، مدیریت فرایند کسب و کار کمک میکند که فرایندهای مختلف (مثل فروش، منابع انسانی، پشتیبانی و…) در هماهنگی باهم سریعتر، ارزانتر و کارآمدتر انجام شوند.
جدول مقایسه مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) و مدیریت گردش کار (Workflow Management)
| ویژگی | Workflow | BPM |
| تعریف اصلی | سیستمی برای خودکارسازی و مدیریت توالی وظایف و اطلاعات بین افراد یا سیستمها | رویکردی جامع برای مدلسازی، اجرا، پایش و بهبود مستمر کل فرایندهای استراتژیک سازمان |
| مقیاس تمرکز | جزئی (Micro): وظایف روزمره و جریانهای کاری درونبخشی یا فرآیند خاص | کلان (Macro): فرایندهای بینبخشی و استراتژیک |
| هدف نهایی | افزایش سرعت و اطمینان در اجرای یک جریان کار مشخص | بهینهسازی مستمر افزایش ارزش برای مشتری و رقابتپذیری |
| ابزارهای مدلسازی | مدلسازی سادهتر، اغلب بصری و مبتنی بر فلوچارتهای داخلی ابزار | استفاده از استاندارد صنعتی BPMN 2.0 (مدلسازی پیشرفته) |
| تحلیل و گزارشدهی | محدود: گزارشهای پایه درباره وضعیت و زمان تکمیل وظایف | پیشرفته: داشبوردهای زنده، تحلیل KPI، تشخیص گلوگاهها |
| انعطافپذیری | متوسط تا پایین: اغلب سختتر است، چون تغییرات بر جریان ثابت تأثیر میگذارد | بالا: قابلیت تغییر و تنظیم مجدد فرایندها بر اساس دادههای عملکردی |
| پیادهسازی | سریعتر و با هزینه کمتر، مناسب برای حل یک مشکل مشخص | نیازمند تحلیل عمیق فرایند، تغییر سازمانی و سرمایهگذاری قابل توجه |
| رابطه با یکدیگر | Workflow یک جزء اجرایی است که در یک فرآیند BPM میتواند استفاده شود. | BPM شامل مدیریت گردش کار است؛ BPM فراتر از گردش کار ساده عمل میکند |
تفاوت گردش کار (workflow) با BPMS چیست؟
تفاوت گردش کار (workflow) با BPMS، این است که Workflow به توالی گامهای اجرایی و عملیاتی یک کار مشخص اشاره دارد که بر اتوماسیون و هدایت وظایف تکراری متمرکز است. اما BPMS، یک پلتفرم نرمافزاری بسیار گستردهتر است که نه تنها قابلیت اجرای گردش کار (Workflow Engine) را فراهم میکند، بلکه ابزارهایی برای مدلسازی فرایندها (معمولاً بر اساس استاندارد BPMN)، شبیهسازی، تحلیل عملکرد، و نظارت مستمر بر کل فرایند کسب و کار جهت دستیابی به بهبود مستمر استراتژیک را نیز ارائه میدهد. بنابراین BPMS یک چتر تکنولوژیکی جامعتر برای مدیریت کامل فرایندهای سازمان است که Workflow زیرمجموعهای از قابلیتهای آن محسوب میشود.
جدول زیر به بررسی تفاوت گردش کار با BPMS میپردازد.
| مقایسه | Workflow | BPMS |
| هدف | اجرای خودکارِ یک فرایند مشخص | مدیریت، پایش و بهبود مجموعهای از فرایندها
|
| تمرکز اصلی | جریان انجام وظایف بین افراد | کل چرخهی حیات فرآیندها در سازمان |
| قابلیت مدلسازی | معمولاً محدود و گرافیکی ساده | مبتنی بر استاندارد BPMN، قابل تحلیل
|
| پایش عملکرد | اغلب فاقد شاخصهای تحلیلی | شامل گزارشگیری، KPI و داشبورد مدیریتی
|
| انعطاف و بهبود | تغییرات سختگیرانهتر | امکان تحلیل و بهینهسازی هوشمند |
| یکپارچگی با سایر سیستمها | وابسته به توسعه سفارشی | یکپارچگی گسترده با ERP، CRM و سیستمهای دادهای
|
کدام کسب و کار ها از مدیریت فرایند کسب و کار و کدام کسب و کار ها از گردش کار استفاده می کنند؟
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، بیشتر مناسب سازمانهای متوسط و بزرگی است که فرایندهای متنوع، چند بخشی و استراتژیک دارند. به طور کلی، BPM زمانی کاربرد دارد که مجموعه بخواهد کل چرخه فرایندهای خود را مدلسازی و بهینهسازی کند. این کسب و کارها نیاز دارند روندها را در مقیاس کل سازمان مشاهده، اندازهگیری، تحلیل و بهبود ببخشند.
مثالها:
- بانکها و مؤسسات مالی
- شرکتهای تولیدی و صنعتی
- مراکز درمانی بزرگ
- شرکتهای بزرگ خدماتی و فروشگاهی
- سازمانهای دولتی یا چندملیتی
گردش کار (Workflow)، بیشتر برای کسب و کارهای کوچک تا متوسط یا بخشهای خاصی از یک سازمان مناسب است که هدف آن، خودکارسازی وظایف روزمره و کاهش خطاهای انسانی است. چون تمرکز این سیستم، روی انجام سریع و منظم کارهای تکراری و اجرایی است.
مثالها:
- دفاتر اداری کوچک یا متوسط
- دانشگاهها و موسسات آموزشی
- شرکتهای خدماتی (مثل بیمه یا حسابداری)
- تیمهای IT و توسعه نرمافزار
- استارتاپها
سخن پایانی
تفاوت گردش کار (workflow) با BPMS در عمق، گستره و هدف نهایی آنها نهفته است. گردش کار (Workflow)، بر خودکارسازی و مدیریت توالی مراحل انجام یک کار خاص تمرکز دارد و به دنبال هماهنگی و افزایش سرعت در اجرای گامهای متوالی و اغلب محدود است. در حالی که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS)، یک رویکرد استراتژیک و مجموعهای از ابزارهاست که کل چرخهی حیات فرایندها را از طراحی استاندارد شده (با استفاده از BPMN)، اجرا، پایش مستمر عملکرد سازمان با استفاده از KPIها، تا تحلیل و بهبود مداوم فرایندهای اصلی و تعاملات بین بخشی را مدیریت میکند. بنابراین، Workflow جزئی اجرایی از یک سیستم BPMS محسوب میشود. اما BPMS با ارائه قابلیتهای تحلیلی و مدیریتی پیشرفته، فراتر از یک جریان وظیفه ساده عمل کرده و به بهبود عملکرد کل کسب و کار کمک میکند.