با استانداردهای مدلسازی فرآیندها آشنا شویم
در دنیای امروز، بحث شناسایی و مدلسازی فرآیندهای سازمانی، در بسیاری از کسب و کارهای کوچک و بزرگ مطرح است. چرا که توجه به مباحث مدلسازی و انتخاب بهترین استانداردهای مدلسازی فرآیند، می‌تواند به عنوان عامل مهمی در موفقیت کسب و کار سازمان‌ها در نظر گرفته شود و به پیشرفت آن کمک کند.
اما مدلسازی فرایند چیست؟ استاندارد مدلسازی فرآیند چیست؟ کدام یک از استانداردها، به عنوان بهترین استانداردهای مدلسازی فرآیندها در نظر گرفته می‌شوند؟ در این مطلب به تمامی این سوالات پاسخ می‌دهیم.
مدلسازی فرآیند چیست؟
مدلسازی فرآیند کسب و کار، نمایش گرافیکی فرآیندهای کسب و کار یا گردش کار سازمان‌ها برای شناسایی عوامل موثر، شیوه‌های انجام کار، موانع و مشکلات کسب و کار و… است. به طور کلی، به تصویر در آوردن توالی فعالیت‌های کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن، مدل سازی فرآیند نامیده می‌شود.
از مدلسازی کسب و کار، علاوه بر شناسایی وضعیت موجود و بدون تغییر فرآیندها، برای بهبود یا مدلسازی فرآیندها پس از ایجاد تغییرات و مراحل بهینه سازی استفاده می‌شود.
مدل سازی فرآیند کسب و کار با نقشه‌های فرآیندی در ارتباط بوده و هدف آن بهبود فرآیندها است.
هر چند که داشتن یک نمایش گرافیکی از فرآیندها همیشه خوب و لازم است، اما بدون اجرای اصولی و درست، چندان موثر نخواهد بود. بنابراین، مفهوم «مدل سازی فرآیندها»، به صورت مستقل مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
در اینجا لازم است اشاره کنیم که مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، روشی برای بررسی، تحلیل، ارزیابی و بهبود مستمر فرآیندها است. به عبارتی، BPM فقط مربوط به بهبود فرآیندها نیست، بلکه کاری است که شما باید به طور مرتب در کسب و کار خود انجام دهید.
چرا باید از مدل سازی فرآیندهای کسب و کار استفاده کنیم؟
هدف از مدل سازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی، استاندارد و ساده (در قالب اشکال گرافیکی، که هم حجم کمتری دارند و هم به راحتی توسط کاربران قابل درک هستند) بین مدیران، کارشناسان و تحلیلگران سیستم است.
استفاده از مدل سازی فرآیندهای کسب و کار به دلایل مختلف صورت می‌گیرد. از جمله:
بهبود کارایی:
همان طور که اشاره کردیم، عملکرد اصلی مدل سازی فرآیندهای کسب و کار، بهبود روش انجام فرآیندها است.
شفافیت:
مدل سازی فرآیندهای سازمان، شفاف سازی لازم را برای کسب و کار شما ایجاد می‌کند. چرا که لازم است افراد سازمان، از نحوه کار فرآیندها، هدف فرآیندها و چگونگی کارکرد آن‌ها کاملا آگاه باشند. این امر منجر به پاسخگویی ساده‌تر و سریع‌تر می‌شود.
چابکی فرآیند:
در صورتی که مدل سازی فرآیندها را به نحو کامل و مطلوب انجام دهید، در نهایت فرهنگ نوآوری و تغییر ایجاد می‌شود و می‌توانید در برابر تغییرات تکنولوژیکی به خوبی پیشرفت کنید.
شکست رقبا:
در نتیجه تمام مواردی که ذکر کردیم، می‌توانید مطمئن باشید که رقبای خود را پشت سر می‌گذارید.
معرفی و بررسی تعدادی از استانداردهای مدلسازی فرآیند
تا کنون در سراسر دنیا زبان‌های مدل سازی متعددی مورد استفاده قرار گرفته است. در این بخش با تعدادی از استانداردهای مدلسازی فرآیند آشنا می‌شویم.
Flow Charting
فلوچارت، یک نمودار عمومی و ساده برای تعیین فعالیت‌ها، تصمیم گیری‌ها و سایر اجزای اصلی فرآیندهای سازمان است. فلوچارت از علائم خاصی تشکیل شده که هر کدام از آن‌ها معنی خاصی دارند. به عنوان مثال، در این نمودارها، شروع و پایان کار معمولا با بیضی، مراحل مختلف فرآیند با مستطیل و تصمیم گیری‌ها به صورت لوزی نمایش داده می‌شوند.
Process Chart
نمودار فرآیندی، رویداد مجموعه فعالیت‌ها و نتیجه انجام فرایندها را نشان می‌دهد. به عنوان مثال، فرایند خرید که در پاسخ به رویداد درخواست کالا انجام می‌شود، به نتیجه تحویل کالا به درخواست کننده منجر می‌شود.
این نمودار بیشتر در پروژه‌های معماری سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد و نمادهای منحصربه فردی دارد.
UML
زبان مدل سازی یکپارچه (Unified Modeling Language)، نوعی زبان مدل سازی در استانداردهای کسب و کار است که در زمینه طراحی، تحلیل و مدل سازی سیستم‌های شی گرا کاربرد دارد.
هر برنامه نویس یا توسعه دهنده، برای شروع کار بر روی پروژه خود، به ساخت و تحلیل نقشه راه نیاز دارد. سیستم UML به برنامه نویسان کمک می‌کند تا با ساخت نقشه راه، عملیات مربوط به کدنویسی را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهند.
از استاندارد مدلسازی UML می‌توانید در اکثر برنامه‌های کاربردی که ممکن است روی هر ترکیبی از سخت افزار، سیستم عامل، زبان برنامه نویسی و…، اجرا شود، استفاده نمود. نمودارهای UML، ساختار و رفتار سیستم یا به بیان دیگر، دو دیدگاه مختلف ساختاری (ایستا) و رفتاری (پویا) را به خوبی نمایش می‌دهند.
از محدودیت‌های این زبان مدل سازی، حجم زیاد استانداردهای مورد استفاده در آن است که اکثر آن‌ها یا ناکارآمد و اضافی هستند و یا به ندرت مورد استفاده قرار می‌گیرند.
EPC
یکی دیگر از استانداردهای مدلسازی فرآیند، استاندارد EPC است که مخفف عبارت Event Process Chain و به معنی زنجیره فرایند رویداد است. این نمودار برای نمایش رویدادها و عملیات مربوط به فرآیندهای سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. این زبان مدل سازی بر پایه استاندارد ARIS شکل گرفته است.
خوب است بدانید که EPC یک زیان مدل سازی استاندارد نیست و تعداد کمی از ابزارهای مدل سازی بر اساس آن عمل می‌کنند. مهم‌ترین مزیت استاندارد EPC، این است که نمودارهای طراحی شده با آن ساده هستند و کارکنان سازمان می‌توانند به راحتی آن‌ها را درک کنند. با استفاده از این زبان مدل سازی، فعالیت‌هایی که برای سازمان خلق ارزش می‌کنند، به خوبی مشخص می‌شوند.
SIPOC
استاندارد SIPOC یک ابزار شش سیگما (Six Sigma) است که برای مستند سازی فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. کلمه SIPOC مخفف Suppliers (تامین کنندگان)، Inputs (ورودی)، Process (فرآیند)، Outputs (خروجی) و Customer (مشتری) است. این موارد ستون‌های نمودار را تشکیل می‌دهند.
نمودار SIPOC ، یک فرآیند را از ابتدا تا انتها، به صورت تصویری مستند سازی می‌کند. از آنجا که این نمودار، در مورد فرآیند کار، جزئیات زیادی ندارد، معمولا به آن «نقشه فرآیند سطح بالا» نیز گفته می‌شود. خوب است بدانید که برای پشتیبانی از این تکنیک مدل سازی، هیچ استاندارد خاصی وجود ندارد، بنابراین می‌توانید به وسیله طراحی و ایجاد یک جدول مشخصات اجزای مدل، رضایت استفاده کنندگان این مدل را به دست آورید.
BPMN
استاندارد BPMN مخفف عبارت Business Process Model and Notation و به معنی مدل سازی و نشانه گذاری در فرآیند کسب و کار است. زبان BPMN، اولین مرحله در راهبرد BPM (مدیریت فرآیندهای کسب و کار) به شمار می‌رود.
این استاندارد می‌تواند به وسیله تبدیل پیچیده‌ترین فرآیندها به اشکال و نمودارهای قابل درک، یک فهم مشترک و عمومی در ساختار سازمانی ایجاد کند. این استاندارد به دلیل ارائه راهکارهای ساده در طراحی و پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار، محبوبیت زیادی دارد.
IDEF
استاندارد IDEF مخفف عبارت Integrated Definition Methods و شامل مجموعه‌ای از روش‌های ساخت یافته برای تحلیل و مدل سازی فرآیندهای سازمانی و همچنین، طراحی و تجزیه و تحلیل سیستم‌های نرم افزاری است. IDEF، به وسیله وزارت دفاع آمریکا پشتیبانی می‌شود.
استاندارد IDEF از IDEF-0 شروع شده و تا 18 سطح ادامه پیدا می‌کند. مثلا سطح 1 مربوط به مدل سازی اطلاعاتی، سطح 2 مربوط به ساخت مدل‌های پویا، سطح 3 مربوط به مدل سازی گردش کار فرآیندها و… است.
Swim Lanes
نمودار Swim Lanes، نوعی نمودار گردشی است که وظایف هر کسی را در فرآیند، به خوبی مشخص می‌کند. این نمودار از شبیه سازی خطوط استخر استفاده می‌کند و با قرار دادن مراحل یک فرآیند، میان خطوط افقی یا عمودی خطوط شنای یک کارفرما، گروه‌های کاری یا یک بخش، باعث شفافیت کار و افزایش حس مسئولیت پذیری می‌شود. این استاندارد، روابط، تعاملات و تبادلات بین خطوط را به خوبی مشخص کرده و عوامل تکراری، اضافی و ناکارآمد را نیز نشان می‌دهد.
بهترین استانداردهای مدلسازی فرآیندها کدام است؟
از میان تمام استانداردهایی که معرفی کردیم، به جرات می‌توانیم بگوییم BPMN از بهترین استانداردهای مدلسازی فرآیند های کسب و کار، به شما می‌رود. این سیستم دارای تعداد زیادی عناصر مدلسازی است که قابلیت مدلسازی انواع فرآیندها را برای تحلیلگران مهیا می‌کند. همچنین، روش bpmn، ابزارهای بسیاری را جهت پشتیبانی از مدل سازی فرایندهای کسب و کار، در اختیار کاربران قرا می‌دهد. همچنین قابلیت توسعه و انطباق این سیستم، گستردگی کاربرد و سازگاری آن با انواع فرآیندها و بهبود ارتباطات دورن سازمانی و برون سازمانی را به دنبال دارد.
به طور کلی می‌توانیم بگوییم، نسبت به سایر استانداردها، در این سیستم الگوهای بصری bpmn می‌تواند به وسیله کدهای xml اجرایی شود. صاحبان کسب وکار نیز با پروژه‌های بصری و نموداری ارتباط بهتری برقرار می‌کنند. به همین دلیل تحلیلگران زیادی به مطالعه و بررسی عملکرد سازمان‌های مختلف می‌پردازند و سعی می‌کنند نحوه پیاده سازی فرآیند های موجود در سازمان را با استفاده از نمودارها ساده سازی کنند. خوب است بدانید، در سیستم bpmn ، مدیریت فرآیندهای کسب و کار به وسیله تیم omg حمایت و پشتیبانی می‌شود.