BAM چیست؟ نرم افزار نظارت بر فعالیت کسب و کار

زمان مطالعه: 8 دقیقه

BAM (نظارت بر فعالیت کسب و کار) به مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها و روش‌ها گفته می‌شود که به سازمان‌ها کمک می‌کند در لحظه وضعیت عملکرد فعالیت‌های تجاری خود را مشاهده، کنترل و تحلیل کنند. هدف اصلی BAM، این است که مدیران و تصمیم‌گیرندگان بتوانند به ‌سرعت وضعیت جاری کسب ‌و کار را درک کرده و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی انجام دهند. تا پایان این مطلب همراه ما بمانید تا به شما بگوئیم ابزار BAM چیست و چگونه به کسب و کار شما کمک می‌کند.

ابزار BAM چیست؟

BAM، فرم کوتاه عبارت Business Activity Monitoring به معنی نظارت بر فعالیت کسب و کار است.  این اصطلاح به تجمیع، نظارت، تحلیل و ارائه اطلاعات در مورد فعالیت‌های سازمان، مشارکت مشتریان و شرکا اشاره دارد.

بعد از پیاده سازی فرایندهای سازمان توسط نرم افزار BPMS، این فرایندها در قالب فرم‌ها و گزارش‌های مختلف در اختیار مالکان و مدیران قرار می‌گیرد. ثبت اطلاعات و مشاهده تراکنش‌ها، ذهن مالک فرایند را با سوالاتی روبرو می‌کند مانند اینکه:

• با تغییرات ایجاد شده، چگونه می‌توان زمان اجرای کارها را کمتر کرد؟
• چرا اجرای فرایند در بعضی بخش‌ها با تاخیر روبروست؟

برای پاسخ به این سوالات، در نرم افزار BPMS، ابزار پایش فرایندهای تجاری یا BAM به مالکان فرایندها معرفی و ارائه شده است. داشبورد BAM در نرم افزار BPMS، به همراه مزایایی که در حوزه مدیریت فرایندهای کسب و کار ایجاد می‌کند، از مباحث جدید در حوزه مدیریت بهره‌وری محسوب می‌شود. معمولا زیرساخت‌ نرم افزارهای BPMS به شکلی است که سازمان‌ها با استفاده از آن، یا از داشبوردهای آماده استفاده می‌کنند و یا به طراحی داشبوردهای جدید می‌پردازند.

نرم افزار نظارت بر فعالیت کسب و کار یا داشبورد BAM، شاخص‌های مورد نیاز مالکان فرایندها را که معمولا «زمان» و «هزینه» است، در اختیار آنها قرار می‌دهد. مالکان، با تولید گزارش‌های آماری و داشبوردهای مدیریتی، می‌توانند عملکرد فرایندها را مورد تحلیل و بررسی قرار دهند. با وجود BAM، مالکان فرایندها می‌توانند برای بهینه سازی آنها تصمیمات مهم و استراتژیک بگیرند. توجه داشته باشید که چرخه بهینه سازی یک چرخه نامحدود است و تا زمان حیات فرایند، با استفاده از داشبورد BAM می‌تواند به سمت بهینه سازی حرکت کند. در صورتی که داشبورد BAM وجود نداشته باشد، مرحله پایانی بهینه سازی فرایندها انجام نمی‌شود و تنها مجموعه‌ای از اطلاعات و داده‌ها به صورت مکانیزه و الکترونیک در سازمان شما به گردش در می‌آید. به خاطر داشته باشید که اگر می‌خواهید BAM به عنوان یک لایه مدیریتی عمل کند، باید زیرساخت‌های اطلاعاتی مانند فرم‌ها و گزارش‌ها، حتما وجود داشته باشد تا با استفاده از سرویس KPI، امکان پایش و مونیتور کردن فرایند‌ها برای شما فراهم شود.

اجزای سیستم BAM چیست؟

اجزای سیستم نظارت بر فعالیت کسب و کار، به شرح زیر است.

پشتیبانی تصمیم

از طریق مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و قوانین، موقعیت‌ها را تشخیص داده و تفسیر می‌کند. به این ترتیب در تصمیم‌گیری به کاربران کمک می‌کند.

داشبوردهای آماده برای اقدام

تصمیمات ایجاد شده به اقدامات یکپارچه در داشبورد تبدیل می‌شوند. اقدامات کاربران در سیستم bam ضبط شده و برای اجرا به سایر سیستم‌ها ارسال می‌شود.

سازگاری و یادگیری

در این بخش پاسخ‌های کاربران با هدف بهبود پشتیبانی در تصمیم‌گیری و ایجاد داشبورد آماده اقدام، در سیستم تصمیم گیری ادغام می‌شود.

مزایای ابزار BAM چیست؟

اکنون به بررسی مزایای نرم افزار نظارت بر فعالیت کسب و کار می‌پردازیم:

• این ابزار، تصمیم‌گیری مبتنی بر نظارت بر فرایندهای تجاری را در زمان واقعی امکان‌پذیر می‌کند.
• ابزار BAM با ایجاد همبستگی بین وقایع کاری، شناسایی گرایش‌ها، الگوهای رفتاری و امکان ارائه اقدامات تکمیل شده، شرایط را برای ایجاد رویدادهای جدید فراهم می‌کند.
• داشبورد BAM ، عملیات مربوط به کسب و کار را بهینه سازی کرده و سرعت می‌بخشد.
• ابزار BAM با هدف به حداکثر رساندن سودآوری، فرصت‌ها، تهدیدات و فرصت‌های کسب و کار را بررسی و تجزیه و تحلیل می‌کند.
• این ابزار، امکان مشاهده کامل و دقیق فرآیندهای تجاری، ارائه اطلاعات دقیق در مورد وضعیت و نتایج عملیات و فرآیندهای انجام شده را فراهم می‌کند. به بیان دیگر، کاربران را برای هر مشکلی که انتظار آن را داریم آماده می‌کند.
• می‌توانید از گزارشات BAM برای پیش بینی‌هایی مانند تخمین قیمت هر اقدامی که طی یک فرایند انجام می‌شود، نرخ بهره و یا نتایج رای‌ گیری استفاده کنید.
• داشبورد BAM هم به فرایندهای تجاری و ارسال هشدارهای رویدادی کمک می‌کند و هم به مدیرانی که وظیفه برنامه ریزی استراتژیک را بر عهده دارند، اطلاعات می‌دهد.
• نرم افزار BAM امکان بازیابی معیارها را در فرایندهای کاری با معیارهای خاص اعمال شده برای هر بخش فراهم می‌کند.

• ابزار BAM با دریافت داده‌ها و اطلاعات از پایگاه‌های داده، از تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر اطلاعات دقیق و پیچیده پشتیبانی می‌کند.

• نرم افزار نظارت بر فعالیت کسب و کار، این امکان را به کاربران می‌دهد تا عملیات انجام شده در محیط سازمان را در زمان واقعی درک کنند. این موضوع، فرصت مناسبی برای شناسایی موقعیت‌های جدید که به تصمیم گیری نیاز دارند، فراهم می‌کند.

• ابزار BAM ، ضمن استفاده از شاخص‌های جدید، شاخص‌های موجود را تقویت می‌کند. بنابراین سطح عملکرد در هر فعالیت به درستی حفظ می‌شود.

کاربردهای ابزار BAM چیست؟

برخی کاربردهای مختلف ابزار BAM به شرح زیر است:

• سیستم BAM، یک داشبورد مدیریتی برای کنترل عملکرد فرایندهای کسب و کار در سازمان است.
• سیستم BAM فرایندهای سازمان را رصد کرده و اطلاعات لازم در خصوص درستی یا نادرستی انجام فرایندهای کسب و کار، به سازمان ارائه می‌دهد.
• داشبورد BAM ، اطلاعات لازم در مورد انجام فرایندها را در سررسیدهای معین و به طور منظم ارائه می‌دهد.
• کمک به صحبان فرایندها برای شناسایی گلوگاه‌ها و مشکلات فرایندها از دیگر کاربرهای داشبورد BAM است.
• می‌توانید BAM را به عنوان گزارشی در نظر بگیرید که بر عملکرد فرایندهای کسب و کار نظارت می‌کند.
• تحلیل و بررسی فرایندها و فعالیت‌های مرتبط با هر فرایند، به وسیله داشبورد BAM انجام می‌شود.
• سیستم BAM زمان واقعی اجرای فعالیت‌ها و فرایندهای کسب و کار را در اختیار مالکان فرایند و سایر بهره‌برداران قرار می‌دهد.
• گزارشات BAM، یک راه حل برای تولید زمان واقعی کلیه فعالیت‌های تجاری سازمان برای مدیران عملیاتی و مدیران عالی است.

اهمیت استفاده از نرم افزار BAM در نظارت بر کسب و کارها

اهمیت استفاده از BAM در سازمان‌ها به چند جنبه‌ی مهم مربوط است:

• نظارت لحظه‌ای بر عملکرد کسب ‌و کار

BAM، اطلاعات مربوط به فرایندها، تراکنش‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را به صورت بلادرنگ جمع‌آوری کرده و نمایش می‌دهد. در نتیجه مدیران فورا از وضعیت سازمان مطلع می‌شوند.

• یکپارچگی داده‌ها از منابع مختلف

ابزار BAM، داده‌ها را از سیستم‌های مختلف سازمان (ERP، CRM، سیستم‌های مالی و…) جمع‌آوری و به صورت یک داشبورد یکپارچه نمایش می‌دهد. در نتیجه، مدیران، (بدون نیاز به بررسی جداگانه‌ هر بخش)، تصویر دقیق و جامعی از عملکرد کل سازمان در اختیار دارند.

• تشخیص و هشدار خودکار نسبت به رویدادهای بحرانی

نرم‌افزار BAM می‌تواند برای رویدادهای خاص، هشدار خودکار صادر کند. این هشدارها، به مدیران کمک می‌کند تا قبل از وقوع بحران، اقدامات لازم را انجام دهند.

• تحلیل روندها و بهبود تصمیم‌گیری‌های مدیریتی

با استفاده از داده‌های انباشته و گزارش‌های تحلیلی BAM، سازمان می‌تواند الگوهای رفتاری کسب ‌و کار را شناسایی کند. بنابراین، BAM نه تنها ابزاری برای نظارت است، بلکه یک پشتیبان برای برنامه‌ریزی آینده و بهبود عملکرد سازمان نیز محسوب می‌شود.

• ارتقای شفافیت و پاسخگویی

در نرم افزار نظارت بر فعالیت کسب و کار، با وجود داشبوردهای تعاملی و گزارشات دقیق، تمام بخش‌ها می‌دانند عملکرد آن‌ها چگونه در نتایج کلی سازمان اثر دارد. این امر منجر به تقویت فرهنگ شفافیت، پاسخگویی و همکاری بین واحدها می‌شود.

مراحل پیاده سازی BAM

اکنون به معرفی و بررسی مرحل پیاده سازی سیستم نظارت بر فعالیت کسب و کار می‌پردازیم:

مراحل پیاده ‌سازی BAM به شرح زیر است:

1. تحلیل نیازها و تعیین اهداف نظارتی

ابتدا باید به طور دقیق مشخص کنید:

• کدام فعالیت‌ها یا شاخص‌ها باید پایش شوند؟

• چه کسانی می‌خواهند این داده‌ها را مشاهده کنند؟

2. شناسایی منابع داده

منابع جمع‌آوری داده‌ها را مشخص کنید:

• سیستم‌های ERP (مدیریت منابع سازمان)

• CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)

• پایگاه‌های داده فروش و انبار

• سیستم‌های اتوماسیون فرایند

• فایل‌های Excel یا APIها

باید بدانید هر KPI از چه منبعی تغذیه می‌شود و ساختار داده‌ها به چه صورت است.

3. طراحی معماری BAM

ساختار کلی سیستم BAM معمولا شامل چند لایه است:

• جمع‌آوری داده از منابع

• تبدیل و یکپارچه ‌سازی داده‌ها

• پایش لحظه‌ای و تحلیل

• نمایش داده‌ها در داشبورد مدیریتی

معماری BAM، اغلب به صورت رویداد محور طراحی می‌شود (یعنی با وقوع رویدادها به ‌روزرسانی انجام می‌شود).

4. پیاده‌سازی اتصال و استخراج داده‌ها

در این مرحله داده‌ها از منابع مختلف، جمع‌آوری، پاکسازی و استاندارد سازی می‌شوند.

• اگر داده‌ها دوره‌ای هستند، از فرآیند ETL (Extract, Transform, Load) برای انتقال و آماده‌سازی داده استفاده کنید.

• اگر نیاز به داده‌های لحظه‌ای (Real-time) دارید، از ابزارهای Stream Processing بهره ببرید.

5. تعریف قواعد تجاری و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)

در این مرحله قوانین کسب و کار مشخص می‌شود که BAM باید آنها را بررسی کرده و طبق آنها رفتار کند.

6. طراحی و ساخت داشبوردها

داشبوردها، مرکز دید مدیران محسوب می‌شوند و داده‌ها را با ابزارهای گرافیکی نمایش می‌دهند.

برخی از نمونه داشبوردها عبارتند از:

• نمودارهای واقعی از KPI

• هشدارها و اعلان‌ها (در صورت نقض قوانین) و…

7. کنترل دسترسی و امنیت

با احراز هویت، تعیین نقش‌ها، مجوزها و ثبت ریدادهای امنیتی، باید مشخص شود چه کسی به چه داده‌ای دسترسی دارد.

8. تست و ارزیابی عملکرد

قبل از عملیاتی شدن سیستم، به ترتیب زیرعمل کنید:

• داده‌های آزمایشی وارد کنید.

• بررسی کنید آیا شاخص‌ها به طور دقیق محاسبه می‌شوند؟

• تأخیر نمایش داده‌ها چه اندازه است؟

• آیا اعلان‌ها درست کار می‌کنند؟

9. استقرار و آموزش کاربران

اکنون زمان آن است که BAM را به سرور اصلی متصل کنید. سپس، کاربران (مدیران، تحلیل‌گران،…) را آموزش دهید تا بتوانند داده‌ها را تفسیر کرده و از هشدارها به درستی استفاده کنند.

10. نگهداری و بهبود مستمر

با انجام موارد زیر سیستم BAM را زنده و پویا نگهدارید:

• سیستم BAM  را به طور منظم به روز رسانی کنید.

• با تغییرات کسب و کار، KPIها را بازنگری کنید.

• کارایی و صحت داده‌ها را به طور مداوم بررسی کنید.

چگونه با داشبورد BAM بر عملکرد فرآیندهای سازمان نظارت کنیم؟

از مزایای اصلی BAM ، فعال کردن سازمان است. به شکلی که بتواند تصمیمات تجاری بهتر، منطقی‌تر و عاقلانه‌تری بگیرد. همچنین وجود این سیستم مشکلات سازمان را به سرعت حل کرده و موقعیت‌ها و فرصت‌های جدیدی را در اختیار مجموعه قرار می‌دهد. به این صورت که با توجه به شاخص‌های مورد نیاز مالک فرایند یا شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI)، می‌توانید گزارشات آماری تهیه کرده و عملکرد فرایند را مورد بررسی قرار دهید. با توجه به اینکه چرخه bam ادامه دارد و دائم در حال به روز رسانی است، می‌توانید با داشبورد BAM، فرایندها را به طور مستمر بهینه سازی کرده و بر عملکرد آن‌ها نظارت کنید.

راهکارهای افزایش بهره‌ وری سازمان با نرم افزار BAM چیست؟

معمولا یک سازمان با این مسائل روبرو است که:

• زمان واقعی اجرای یک فرایند چقدر است؟
• چطور می‌توانیم زمان اجرای یک فرایند را کاهش دهیم؟
• در صورتی که روند اجرای یک فرایند تاخیر داشته باشد، آیا می‌توانیم علت تاخیر را پیدا کنیم؟
• چگونه می‌توان هزینه اجرای فرایندها را کاهش داد؟

با طراحی دقیق و مناسب یک داشبورد bam می‌توانید به تمام سوالات و مسائلی که مطرح کردیم، پاسخ دهید.

مدیران با استفاده از داشبورد BAM در نرم افزار BPMS، می‌توانند فرایندهای کسب و کار سازمان را به شکل هوشمند کنترل کنند. همچنین با شناسایی نقاط قابل بهبود، بهره‌ وری سازمان را افزایش دهند (از طریق بهبود فرایندهای کسب و کار). کار به این صورت انجام می‌شود که در روند اجرای یک فرایند، ابتدا موانع و گلوگاه‌های موجود شناسایی می‌شوند. بعد ازشناسایی، سازمان‌ها می‌توانند برای رفع و حل این موانع و مشکلات اقدامات لازم را انجام دهند.

سوالات متداول

نظارت بر فعالیت‌های تجاری (BAM) چیست؟

نرم افزار نظارت بر فعالیت کسب و کاریا BAM، نظارت بر فرایندها، عملیات و فعالیت‌های تجاری است. BAM با ارائه بینش‌هایی در مورد عملکرد تجاری، به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت مشکلات را پیگیری کرده و با نیازهای کاربران تجاری سازگار شوند.

سه نوع فعالیت تجاری کدامند؟

سه فعالیت کلیدی تجاری عبارتند از

• تولید
• بازاریابی
• امور مالی

bam در تجارت به چه معناست؟

نظارت بر فعالیت‌های تجاری (BAM) فرایندها و فناوری‌هایی را توصیف می‌کند که آگاهی شما از وضعیت سازمان را افزایش می‌دهند و تجزیه و تحلیل شاخص‌های حیاتی عملکرد تجاری را بر اساس داده‌های بلادرنگ امکان‌پذیر می‌کنند.

اجزای سیستم BAM چیست؟

اجزای BAM، شامل 3 بخش است:

• پشتیبانی تصمیم
• داشبوردهای آماده برای اقدام
• سازگاری و یادگیری

5 اصل نظارت چیست؟

اصول کلیدی نظارت و ارزیابی عبارتند از:

• مشارکت ذینفعان
• مرتبط بودن
• کارایی، اثربخشی، پایداری
• ملاحظات اخلاقی
• بهبود مستمر

سخن پایانی

نظارت بر فعالیت کسب و کار (BAM)، مجموعه‌ای از ابزارها و فرایندهاست که برای جمع‌آوری، تحلیل و نمایش اطلاعات مربوط به عملکرد فرایندهای کسب ‌و کار در زمان واقعی مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزار نظارت بر فعالیت کسب و کار، ضمن رصد فرایندهای تجاری، سیستم‌ها را نیز به طور دقیق بررسی و تحلیل می‌کند. بنابراین می‌تواند در مورد موانع و گلوگاه‌های احتمالی به کاربران هشدار داده و راه‌حل‌های مناسبی به آن‌ها ارائه دهد. به طور کلی، ابزار BAM، نظارت بر تمامی سیستم‌هایی که بر توسعه فعالیت‌های سازمان تاثیر می‌گذارند را بر عهده دارد.