معرفی بهترین نرم افزار مدیریت گردش کار برای BPM در سال 2025

زمان مطالعه: 10 دقیقه

نرم‌افزار مدیریت گردش کار، به عنوان یک ابزار حیاتی در دنیای کسب ‌و کار، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای کاری خود را به شکلی نظام‌مند، شفاف و کارآمد طراحی، اجرا و نظارت کنند. نرم‌افزارهای مدیریت گردش کار با خودکارسازی مراحل مختلف یک گردش کار، در کاهش خطاهای انسانی، صرفه‌جویی در زمان، بهبود هماهنگی بین واحدهای مختلف و افزایش بهره‌وری کلی سازمان نقش موثری بر عهده دارند.                                                     با این نرم افزارها مدیران می‌توانند جریان اطلاعات و وظایف را به صورت لحظه‌ای دنبال کنند، گلوگاه‌های احتمالی را شناسایی کنند و در نهایت، تصمیمات بهتر و موثرتری بگیرند. بنابراین، چنین سیستم‌هایی برای حفظ چابکی، نظم و رقابت پذیری در دنیای پیچیده و پویای امروز، یک ضرورت حیاتی محسوب می‌شود. امروز ضمن معرفی و بررسی تعدادی از نرم افزارهای گردش کار، به شما خواهیم گفت چگونه یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب انتخاب کنید.

نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟

نرم افزار گردش کار، سیستمی است که به کمک آن می‌توانید جریان فرایندهای دیجیتال سازمان خود را مدیریت کنید. فرایند مدیریت در Workflow، همه چیز را شامل می‌شود، از حقوق و دستمزد گرفته تا مدیریت منابع انسانی، فروش، بازاریابی، مدیریت زنجیره تامین، خدمات مشتریان و…

با نرم افزار گردش کار برای مدیریت فرایندهای کسب و کار، می‌توانید عملیات داخلی سازمان خود را ساده‌تر کنید تا با تنگناهای کمتر و کارایی بیشتری اجرا شوند.

هدف نرم افزار مدیریت گردش کار، ساده‌تر کردن عملیات داخلی کسب و کار شماست. ایجاد یک گردش کار ساده‌تر، به اعضای تیم شما اجازه می‌دهد به جای گرفتار شدن در فعالیت‌ها یا تشریفات اداری غیرضروری، روی کارهایی که به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهد، تمرکز کند. به این ترتیب می‌توانید برای بخش‌های بازاریابی، فروش و خدمات مشتریان، تصمیمات بهتر و موثرتری بگیرید تا میزان درآمد و سود خود را افزایش دهید.

همچنین، نرم افزار مدیریت گردش کار به شما امکان می‌دهد تا کارهای تکراری کسب و کارتان را به صورت خودکار انجام دهید تا بتوانید در زمان و هزینه‌ صرفه‌جویی کنید.

ویژگی های نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟

یک نرم افزار مدیریت گردش کار، برای موثر بودن، باید مجموعه‌ای از ویژگی‌های قدرتمند را در خود جای دهد. در اینجا به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم:

•  مدل‌سازی و طراحی بصری گردش کار

بهترین سیستم‌ها به کاربران اجازه می‌دهند تا فرایندهای کسب‌وکار را بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، با استفاده از رابط‌های Drag-and-Drop ترسیم کنند. این ویژگی، انعطاف‌پذیری فوق‌العاده‌ای برای مدل‌سازی هر نوع فرایندی را فراهم می‌کند.

• اتوماسیون فرایند

نرم‌افزار مدیریت گردش کار، باید بتواند بر اساس قوانین از پیش تعیین شده و به صورت خودکار اقدامات بعدی (مثلاً ارسال اعلان، تخصیص وظیفه به شخص بعدی، یا تغییر وضعیت پرونده) را انجام دهد. این ویژگی، منجر به حذف کارهای دستی و تکراری و همچنین، کاهش خطای انسانی خواهد شد.

• قابلیت مسیریابی و تخصیص وظایف

سیستم گردش کار، باید بتواند وظایف را به صورت هوشمند به افراد، تیم‌ها، یا نقش‌های خاصی که در آن مرحله از فرایند مسئول هستند، ارجاع دهد. مدیریت مسیرهای موازی و مشروط در این بخش، بسیار حیاتی است.

• قابلیت یکپارچه‌ سازی

نرم‌افزار مدیریت گردش کار، باید قابلیت اتصال و تبادل اطلاعات با سایر سیستم‌های حیاتی سازمان (مانند ERP، CRM، ایمیل، یا ابزارهای مالی) را داشته باشد تا یکپارچگی داده‌ها حفظ شود.

• نظارت و گزارش‌ گیری پیشرفته

قابلیت رصد لحظه‌ای بر وضعیت تمام فرایندهای جاری، کاملا ضروری است. بنابراین، داشبوردهای مدیریتی در سیستم گردش کار، باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند میانگین زمان تکمیل فرایند، گلوگاه‌ها و میزان بار کاری تیم‌ها را نمایش دهند تا تصمیم‌گیری مبتنی بر داده ممکن شود.

• مدیریت اسناد و فرم‌های دیجیتال

این ویژگی، شامل ایجاد فرم‌های استاندارد ورود داده‌، جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز برای شروع یا تکمیل فرایند و مدیریت نسخه‌های مختلف اسناد مرتبط با هر گردش کار است.

معرفی تعدادی نرم افزار مدیریت گردش کار برای مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)

اکنون تعدادی از برترین ابزارهای مدیریت گردش کار را معرفی و آنها را بررسی می‌کنیم:

ProcessMaker

این نرم افزار مدیریت گردش کار، بهره‌وری را بهبود می‌بخشد، باعث همکاری بیشتر می‌شود، طیف گسترده‌ای از ویژگی‌های مفید را برای مشاغل بزرگ و کوچک ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا عملیات کسب و کارتان را ساده‌تر کرده و آنها را خودکارسازی کنید.

همچنین ProcessMaker، یک راه حل نرم افزاری همه کاره است که می‌تواند هر فرایند تجاری را مدیریت کند. این به کاربران اجازه می‌دهد تا گردش‌های کاری متفاوتی ایجاد کنند.

ProcessMaker، برای ادغام با سایر برنامه‌های کاربردی مانند CRM، بسته‌های ERP و نرم افزارهای حسابداری با معماری پیشرفته ترکیب‌پذیر، طراحی شده است. به صورتی که می‌توانید از آن برای خودکارسازی هر بخش از کسب و کارتان استفاده کنید.

ویژگی‌های این نرم افزار، هم برای کاربران و هم برای مدیران بسیار کارآمد و مفید است. این ویژگی‌ها عبارتند از:

• رابط کاربری آسان: رابط کاربری گرافیکی این نرم افزار، به کاربران سازمان اجازه می‌دهد بدون آموزش و هزینه‌های اضافی، فورا شروع به ایجاد گردش کار کنند.

• ارائه راه‌حل‌های به صرفه: عملکرد در سطح سازمان با قیمت مناسب به معنای عدم نیاز به مشاوران یا توسعه دهندگان گران قیمت در هنگام استقرار و نگهداری سیستم است.

Microsoft Power Automate

این ابزار اتوماسیون گردش کار به شما کمک می‌کند گردش کار را در سازمان خود ایجاد و خودکارسازی کنید. نسخه رایگان Microsoft Power Automate تا 100 جریان گردش کار جداگانه را با حداکثر 500 کاربر در هر جریان، پشتیبانی می‌کند. به این معنی که سازمان‌هایی با بودجه کم نیز می‌توانند از این ابزار قدرتمند استفاده کنند.

Zoho Creator

Zoho Creator، یک ابزار کشیدن و رها کردن برای ایجاد فرایندهای گردش کار است. این ابزار ساده، آسان و به صرفه، یک انتخاب عالی برای کسب و کارهای کوچکی است که به دنبال خودکارسازی عملیات خود بدون پرداخت هزینه‌های سنگین هستند.

با Zoho Creator، می‌توانید بدون کدنویسی، گردش کار ایجاد کنید. به این صورت که فعالیت‌ها را به جریان کاری خود بکشید و رها کنید. سپس فعالیت‌های مختلف را با استفاده از رابط‌های ساده مانند « after» یا « when» متصل کنید. همچنین Zoho Creator دارای الگوهای از پیش ساخته شده با قوانین و شرایط از پیش تعریف شده است. بنابراین، شما مجبور نیستید همه کارهای سنگین را خودتان انجام دهید. یکی از الگوهای موجود را انتخاب و در صورت نیاز آن را سفارشی سازی کنید.

Kissflow

یکی از نرم افزارهای قدرتمند فرایند کسب و کار است که می‌توانید از آن برای مدیریت انواع فرایندهای تجاری استفاده کنید. Kissflow، دارای یک رابط بصری کشیدن و رها کردن است که ایجاد نمودارهای گردش کار یا نقشه‌های پردازش را ساده‌تر می‌کند. همچنین می‌توانید صفحات گسترده excel را به Kissflow وارد کرده و تنها با چند کلیک آنها را به نمودارهای بصری کاملی تبدیل کنید. این ابزار به شما امکان می‌دهد برای هر کاری در نمودار گردش کار، فیلدهای سفارشی و اقدامات هوشمندانه اضافه کنید. به این ترتیب، می‌توانید از داده‌ها بیشترین بهره را ببرید و کیفیت و کارایی گردش کارتان را بهبود ببخشید.

Nintex

Nintex، یک نرم افزار مدیریت گردش کار مبتنی بر ابر است که به شما کمک می‌کند گردش کار خود را خودکار و ساده‌سازی کنید. با این ابزار، می‌توانید چارت‌ها و نمودارهای بصری فرایندهایتان را ایجاد کنید تا ببینید چقدر کارآمد هستند. همچنین می‌توانید از قابلیت کشیدن و رها کردن این ابزار جهت سفارشی سازی فرایندهای موجود برای مطابقت با نیازهای خود استفاده کنید.

نرم افزار Nintex، با ارائه چندین برنامه مانند برنامه زمان‌بندی کارمندان و برنامه مدیریت اسناد، عملکرد پلتفرم پایه را گسترش می‌دهد. کاربران به کمک این برنامه‌های اضافی می‌توانند گردش‌های کاری منحصر به فرد را فراتر از آنچه در خدمات اصلی این نرم افزار گنجانده شده، ایجاد کنند.

Joget Workflow

این نرم افزار مدیریت گردش کار مبتنی بر وب، برای شما امکان ایجاد گردش کار، پیگیری پیشرفت و تعیین وظایف را فراهم می‌کند. می‌توانید از Joget Workflow، برای فرایندهای تجاری مختلف، از جمله منابع انسانی، فروش، بازاریابی، پشتیبانی مشتریان و… استفاده کنید.

Alfresco Activiti

این ابزار مدیریت فرایند کسب و کار به شما امکان می‌دهد فرایندها را ایجاد کنید، خودکارسازی کنید و آنها را به برنامه‌های تجاری خود متصل کنید. به کمک Alfresco Activiti می‌توانید:

• فرایندهای کسب و کارتان را تجسم، طراحی و خودکارسازی کنید.

• فرایندهای خود را در زمان واقعی با انعطاف پذیری بالا ایجاد، اجرا، نظارت و مدیریت کنید.

• فرایندها را به صورت مستقل یا جاسازی شده روی هر پلتفرمی اجرا کنید.

Process Street

Process Street، یک ابزار ساده و قدرتمند برای ایجاد و مدیریت فرایندهاست. این سیستم مبتنی بر ابر برای مدیریت پروژه‌ها، فروش، بازاریابی، منابع انسانی و… مورد استفاده قرار می‌گیرد و به شما امکان می‌دهد پس از ایجاد و مدیریت فرایندها، آنها را با اعضای تیم کسب و کارتان به اشتراک بگذارید. از آنجا که Process Street با بیش از 300 برنامه دیگر ادغام می‌شود، می‌توانید آن را به راه‌حل‌های نرم افزاری موجود متصل کنید تا کارآمدتر و مفیدتر شود.

TeamworkIQ

این نرم افزار مدیریت گردش کار مبتنی بر ابر، به شما امکان می‌دهد گردش کار ایجاد کنید، وظایف را پیگیری کنید، آنها را مدیریت کنید و با تیم خود همکاری کنید.

با این ابزار می‌توانید انواع مختلفی از گردش‌های کاری مانند «تایید» یا «استثنا» ایجاد کنید و آنها را برای اطمینان از ارتباط مناسب بین کارمندان مورد استفاده قرار دهید. همچنین می‌توانید وضعیت‌های مختلف مانند «در انتظار»، «در حال انجام» و… را برای هر کاری اختصاص دهید.

به کمک TeamworkIQ، می‌توانید نقش‌های مدیریتی را بر اساس افرادی که به وظایف خاصی دسترسی دارند، تعریف کرده و به آنها اختصاص دهید.

Pipeliner CRM

این نرم افزار مدیریت گردش کار، الگوهای متعددی برای مشاغل مانند اتوماسیون فروش، اتوماسیون بازاریابی، پذیرش مشتری و… ارائه می‌دهد. علاوه بر این، ویژگی‌هایی از جمله ساخت گردش کار، قالب‌ها و اتوماسیون نیز در اختیارتان قرار می‌دهد.

همچنین قابلیت کشیدن و رها کردن در این ابزار، به شما امکان می‌دهد تا گردش کار را به راحتی ایجاد کرده و پیشرفت آن را با نمودارهای بصری مدیریت کنید.

نرم افزار Pipeliner CRM با پشتیبانی از ناوبری چندسطحی، اجازه می‌دهد تا با ایجاد زیرفرایندها یا افزودن شرایط برای تایید در فرایند اولیه، فرایندهای پیچیده را مدیریت کنید.

چگونه یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب انتخاب کنیم؟

برای انتخاب نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب برای مدیریت فرایندهای کسب و کارتان، باید بدانید به چه چیزهایی نیاز دارید، چقدر سود برای کسب و کارتان به همراه دارد و چقدر هزینه دارد.

قبل از ارزیابی مناسب بودن یک راه حل یا نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب برای سازمان، باید بدانید:

• گردش کار چیست؟

• چرا به یک سیستم گردش کار نیاز دارید؟

• یک سیستم گردش کار چگونه کار می‌کند؟

• فرایندهای فرعی برای خودکارسازی سیستم، چه مواردی هستند؟

• الزامات، ورودی‌ها، خروجی‌ها و بازخوردها چه مواردی هستند؟

 

• شرایط و نقاط تصمیم را در هر فرایند ایجاد کنید. برای تعیین اینکه چه کسی باید هر کاری را طبق قوانین داخلی یا خارجی انجام دهد، مسئولیت‌ها را با هر مرحله مرتبط کنید.

• مشخص کنید که قرار است چند کاربر از سیستم استفاده کنند و چه چیزهایی باید به آنها ارائه ‌شود.

• پارامترهای امنیتی (چه کسی می‌تواند چه عملکردی داشته باشد) و سطوح دسترسی (هر کاربر چه داده‌هایی را می‌تواند مشاهده کند) را تنظیم کنید.

• تعیین کنید هر چند وقت یک بار سیستم باید به روز رسانی شود.

برای مدیریت گردش کار، راه حل‌های نرم افزاری متعددی وجود دارد، اما چگونه می‌توانیم یک راه حل مناسب انتخاب کنیم؟

اکنون راجع به ویژگی‌هایی صحبت می‌کنیم که لازم است آنها را هنگام انتخاب یک نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب برای کسب و کارتان، در نظر بگیرید.

• توانایی ادغام با سایر سیستم‌هایی که قبلا در کسب و کار شما پیاده سازی شده‌اند

این ویژگی، تضمین می‌کند که نرم افزار می‌تواند به جای اینکه از شما درخواست کند همه چیز را از ابتدا دوباره انجام دهید، با فرایندها و فناوری‌های یکپارچه موجود کار کند.

• امکان سفارشی سازی یا تغییر آسان نرم افزار پس از پیاده سازی، به صورتی که بتوانید آن را با نیازهای کسب و کارتان تنظیم کنید

با این ویژگی، همه کاربران می‌توانند در حین انجام وظایف روزانه خود در سازمان، به طور موثر و کارآمد از نرم افزار مدیریت گردش کار استفاده کنند.

• توانایی کاربران در تمامی سطوح سازمانی جهت دسترسی به اطلاعات مربوط به نقش‌های خاص، بدون داشتن مجوزها و حقوق دسترسی تعیین شده به صورت پیش فرض

این به همه افراد درگیر در هر فرایند اجازه می‌دهد تا در هر سازمان مشخص، ردیابی شوند.

 چرا نرم افزار مدیریت گردش کار باید با مدیریت فرایند هماهنگ باشد؟

نرم افزار مدیریت گردش کار، راهکاری دقیق و مناسب برای کمک به مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM در سازمان شماست.

به این معنی که اگر فرایندی را در اختیار دارید، سیستم مدیریت گردش کار می‌تواند به اجرای روان و مداوم آن کمک کند. همچنین اگر یک مرحله نیاز به تکرار دارد، لازم نیست هر بار آن را به صورت دستی انجام دهید.

بلکه می‌توانید ابزار گردش کار را طوری تنظیم کنید که در صورت لزوم هر مرحله به طور خودکار فعال شود. بنابراین، باید بگوئیم ابزارهای گردش کار در ارتباط با مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، بسیار موثرند. به عنوان مثال، هنگامی که یک مشتری جدید برای دریافت خدمات از سازمان شما ثبت نام می‌کند، اطلاعات او قبل از نهایی شدن، باید از بخش‌های مختلف عبور کند. هر بخش، برای جمع‌آوری داده‌های مشتری و تکمیل این بخش از فرایند ورود، الزامات خاص و منحصر به فردی خواهد داشت.

تفاوت میان گردش کار و مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

جدول زیر به مقایسه سامانه گردش کار و مدیریت فرایند کسب و کار می‌پردازد.

مقایسه دو رویکرد	مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM)	گردش کار (Workflow)
تعریف	رویکردی جامع برای تحلیل، طراحی، اجرا، نظارت و بهبود مستمر فرایندهای سازمان	دنباله‌ای از وظایف مشخص و تکرارپذیر برای انجام یک کار معین در سازمان
رویکرد	فرایند محور	وظیفه محور
سطح تمرکز	متمرکز بر هماهنگی کل فرایندها و بهینه‌سازی عملکرد	متمرکز بر انجام درست و سریع وظایف روزمره
دامنه کاربرد	تمامی واحدها و فرایندهای مرتبط سازمان	محدود به یک واحد یا وظیفه خاص
هدف اصلی	بهبود کارایی، اثربخشی و چابکی کل سازمان	خودکارسازی کارهای تکراری و کاهش خطاهای انسانی
خروجی	بهبود مستمر عملکرد سازمان در سطح کلان	اتمام یک کار خاص

سوالات متداول

نرم افزار workflow یا گردش کار چیست؟

نرم افزار گردش کار، سیستمی است که به کمک آن می‌توانید جریان فرایندهای دیجیتال سازمان خود را مدیریت کنید. فرایند مدیریت در Workflow، همه چیز را شامل می‌شود، از حقوق و دستمزد گرفته تا مدیریت منابع انسانی، فروش، بازاریابی، مدیریت زنجیره تامین، خدمات مشتریان و…

ویژگی های نرم افزار مدیریت گردش کار چیست؟

• مدل‌سازی و طراحی بصری گردش کار
• اتوماسیون فرایند
• قابلیت مسیریابی و تخصیص وظایف
• قابلیت یکپارچه‌ سازی
• نظارت و گزارش‌ گیری پیشرفته
• مدیریت اسناد و فرم‌های دیجیتال

5 مرحله گردش کار چیست؟

این مراحل عبارت است از:

• شروع
• برنامه‌ریزی
• اجرا
• نظارت
• تکمیل

ابزارهای گردش کار چگونه عمل می‌کنند؟

ابزارها و نرم ‌افزارهای اتوماسیون گردش کار، فرایندهای دستی و وظایف تکراری را با منطق مبتنی بر قانون، خودکار سازی می‌کنند. این باعث بهبود بهره‌وری، کارایی و  افزایش دقت سازمانی می‌شود.

سخن پایانی

نرم‌افزار مدیریت گردش کار، ابزاری است برای خودکارسازی و هماهنگ‌ سازی وظایف روزانه سازمان، تا کارها سریع‌تر، دقیق‌تر و با کمترین خطا انجام شوند. با سیستم گردش کار، ضمن ساده ‌سازی فرایندها و تاثیر بیشتر در ارائه ارزش به مشتریان، بهره‌وری کسب و کارتان نیز افزایش پیدا می‌کند. به خاطر داشته باشید که مفاهیم workflow و BPM، با هم متفاوتند. گردش کار معمولاً بر اجرای درست و منظم یک فرایند خاص متمرکز است. در حالی که BPM، رویکردی کلان‌تر با هدف تحلیل، طراحی، اجرا، نظارت و بهبود مستمر تمام فرایندهای سازمانی است.