با سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) آشنا شویم
همه می‌دانیم که پروژه‌ها بر اطلاعات، اسناد و داده‌های چرخشی و ارتباطی با اعضای تیم مبتنی هستند. مدیریت تمامی عملکردها و داده‌های درگیر در پروژه نیز بر عهده مدیران است، اما برای این کار، معمولا با مشکلات و چالش‌های بسیاری روبرو می‌شوند. بنابراین داشتن یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) می‌تواند بسیار کارآمد و مفید باشد. چرا که این روزها، مدیریت پروژه، با کمک نرم افزارها و برنامه‌های کاربردی مانند PMIS، دقیق‌تر و موثرتر انجام می‌شود.
امروز به شما خواهیم گفت سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست و چرا به آن نیاز دارید؟
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) چیست؟
سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (Project Management Information System) یا PMIS، یک نرم افزار کاربردی است که برای ذخیره، سازماندهی و کنترل داده‌ها و اطلاعات پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. مدیران پروژه به کمک داده‌ها می‌توانند محصولات قابل تحویل پروژه را به راحتی و بدون نیاز به تحویل داده‌های واقعی به اعضای تیم، اجرا کنند. همچنین این سیستم‌های الکترونیکی به برنامه‌ریزی، اجرا و بستن اهداف مدیریت پروژه کمک می‌کنند. هر چند PMIS ها بسته به نیازهای عملیاتی سازمان، دامنه و روش طراحی، ویژگی‌های متفاوتی دارند، اما مواردی مانند مدیریت کار، جمع‌آوری اطلاعات و زمان‌بندی فعالیت‌ها، از جمله وظایف مشترک آنها به شمار می‌رود.
سایت wikipedia، سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) را سازماندهی منطقی اطلاعات مورد نیاز یک سازمان برای اجرای موفق پروژه‌ها معرفی می‌کند. PMIS، یک یا چند نرم افزار کاربردی و یک فرآیند روشمند برای جمع‌آوری و استفاده از اطلاعات پروژه است.
ویژگی‌های سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست؟
یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه برای ارائه عملکردهای مختلف به ویژگی‌هایی نیاز دارد. اکنون راجع به برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک PMIS صحبت می‌کنیم.
برنامه‌ریزی و زمان بندی
برنامه ریزی و زمان بندی، دو جزء بسیار مهم در شروع هر پروژه محسوب می‌شوند. PMIS ها مجهز به یک سری ابزارهای زمان بندی هستند که با کمک آنها ضمن کنترل پروژه، می‌توانید برنامه‌ها را به اعضای تیم اعلام کنید تا با آنها همراه شوند.
برنامه‌ریزی پروژه با ابزارهای موجود در PMIS به دلیل در دسترس بودن منابع، آسان‌تر است. علاوه بر این، می‌توانید هزینه‌ها را به راحتی با برنامه‌ریزی‌های خود مرتبط کنید.
برآورد و بودجه
این ویژگی با برنامه زمان‌بندی پروژه ترکیب می‌شود، چرا که برای هر کاری در پروژه، هزینه لازم تعیین شده است. برآورد کل پروژه، با تخمین هزینه‌های هر فعالیت محاسبه می‌شود که این موضوع، به پیگیری جریان فعلی و هزینه‌های پروژه کمک می‌کند.
فرآیند برآورد باید منابع موجود در پروژه، زمان و بودجه مورد نیاز را در نظر بگیرد.
مدیریت منابع و تدارکات
منابع پروژه به چندین بخش مانند: منابع انسانی، منابع مادی، ماشین آلات و… تقسیم می‌شود. مدیریت این منابع اهمیت زیادی دارد چرا که مدیریت زمان و هزینه صرف شده برای تهیه کالاها یا خدمات، کمک می‌کند تا هزینه‌های صرف شده برای منابع و تدارکات را سریع‌تر و آسان‌تر پیگیری کنید.
اندازه‌گیری عملکرد پروژه
یکی دیگر از ویژگی‌های PMIS، اندازه‌گیری عملکرد پروژه است. در صورت هر گونه تغییر در طرح‌های موجود، آنها در سازمان یا توسط مشتریان به روز می‌شوند. وضعیت فعلی پروژه با کمک محاسباتی مانند برآورد در تکمیل (EAC)، تخمین تا تکمیل (ETC)، واریانس در تکمیل (VAC) و… شناسایی می‌شود.
گزارش ارتباطات و پیشرفت‌ها
گزارش‌ها به منظور درک و ارائه کار انجام شده در هر پروژه تولید می‌شوند. سیستم PMIS به تولید گزارش‌های پیشرفت برای برقراری ارتباط با اعضای تیم و ذینفعان مختلف کمک می‌کند. همچنین، گزارش‌ها برای برقراری ارتباط با اعضای مختلف تیم پروژه، بسیار کارآمد و مفیدند.
ادغام و یکپارچگی
سیستم PMIS برای حفظ یکپارچگی داده‌ها و غلبه بر چالش سیلوها بسیار کارآمد و موثر است.
سیلوهای سازمانی، ساختارهایی هستند که کارمندان و تیم‌های پروژه را به افراد تقسیم کرده و باعث می‌شوند هر کدام به طور مستقل فعالیت کنند.
از آنجا که چندین برنامه با PMIS یکپارچه می‌شوند، می‌توانید علاوه بر جمع‌آوری اطلاعات مفید، بررسی و تحلیل آنها را نیز انجام دهید.
چرا به سیستم اطلاعات مدیریت پروژه نیاز دارید؟
سیستم‌های سنتی مدیریت پروژه، به دلایلی مانند روش مدیریت داده‌ها و اطلاعات، معمولا مدیران را با مشکل مواجه می‌کنند. علاوه بر این، سیلوهای تیم پروژه باعث ایجاد مشکلاتی مانند عدم هماهنگی و همکاری بین تیم‌ها می‌شود. همچنین، در سیستم مدیریت پروژه سنتی، ارتباطات بین تیم‌ها نیز عقب مانده‌ست. برای رفع این مشکلات، سیستم اطلاعات مدیریت پروژه به عنوان نوعی ابزار نرم افزاری، توسعه پیدا کرده که مدیران پروژه می‌توانند از آن برای مدیریت و برقراری ارتباط با پروژه استفاده کنند. در واقع، PMIS در مقایسه با مدیریت پروژه سنتی، ویژگی‌ها و مزایای متعددی ارائه می‌دهد.
مزایای سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست؟
کسب و کار شما با سیستم اطلاعات مدیریت پروژه مزایایی به دست می‌آورد که در ادامه به برخی از آنها اشاره می‌کنیم.
تمرکز و پیگیری
مزیت اصلی استفاده از سیستم PMIS، تمرکز و پیگیری بر روی مسیر ساخته شده است. مدیران پروژه می‌توانند با ابزارها و تکنیک‌های مختلف در جهت تمرکز پروژه فعالیت کنند. به عنوان مثال، برنامه ریزی، برآورد و مدیریت، به تمرکز روی هدف پروژه کمک می‌کند و کنترل پروژه با سیستم PMIS تضمین می‌شود. زمان و هزینه نیز دو عامل مهمی هستند که به راحتی با PMIS پیگیری می‌شوند.
همکاری و کار تیمی بهتر و موثرتر
با وجود PMIS، زمینه همکاری تیم‌ها فراهم شده و زمان و هزینه‌ها کاهش پیدا می‌کند. همچنین به هر گونه تغییر یا مشکل به سرعت رسیدگی می‌شود. علاوه بر این، می‌توانید اسنادی ایجاد کنید که به راحتی بین اعضای تیم منتقل شوند.
به دست آوردن مزیت رقابتی
معمولا تیم‌های پروژه برای به دست آوردن مزایای بیشتر به سیستم‌های مبتنی بر PMIS مهاجرت می‌کنند.
با کمک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، می‌توانید هر فرآیند را به طور موثر و بدون زمان و هزینه زیاد انجام دهید. بنابراین با افزایش تعداد مشتریان، پروژه‌های بیشتری به شما پیشنهاد خواهد شد.
توانایی تصمیم‌گیری
تصمیم‌گیری یکی از مهم‌ترین وظایف مدیر پروژه است. وقتی یک پروژه به درستی پیش می‌رود، هیچ مشکلی ایجاد نمی‌شود. اما در صورتی که کنترل خود را از دست بدهد، عواقب جدی و ناخوشایندی شما را تهدید خواهد کرد.
با سیستم PMIS، می‌توانید چالش‌های پروژه را به طور موثر مدیریت کنید تا مدیران بتوانند درست و دقیق تصمیم‌گیری کنند.
مدیریت چندین پروژه
تعداد پروژه‌هایی که با سیستم PMIS مدیریت می‌شوند، معمولا زیاد است. با این ابزار نرم افزاری، چندین پروژه با تمرکز بر پارامترهای ضروری به طور موثر انجام می‌شود. هنگام استفاده از سیستم PMIS، احتمال بروز مشکل و خطا کاهش پیدا کرده و پروژه‌ها به صورت همزمان مدیریت می‌شوند.
روش انتخاب سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
سیستم‌های PMIS یکسان نیستند. برای انتخاب سیستم اطلاعات مدیریت پروژه باید عوامل متعددی را در نظر بگیرید تا بتوانید سیستمی را انتخاب کنید که کارآمدتر و موثرتر است.
مناسب بودن
تناسب به ابعاد مختلفی مانند اندازه پروژه، اندازه تیم و هزینه PMIS اشاره می‌کند. سازگاری و هماهنگی در این زمینه‌ها باید قبل از انتخاب PMIS برای کسب و کار شما تایید شود.
سهولت استفاده
قابلیت استفاده از یک سیستم PMIS، نسبت به سیستم دیگر متفاوت است. موقع انتخاب PMIS باید راحتی استفاده از آن را در نظر بگیرید تا اعضای تیم هنگام استفاده از سیستم دچار مشکل نشوند.
امکانات مورد نیاز
هر چند اکثر PMISها دارای ویژگی‌ها و امکانات اساسی برای مدیریت پروژه هستند، اما بهتر است شما موارد مورد نیاز را طبق خواسته‌هایتان انتخاب کنید.
گزینه‌های ارتباطی
هنگام انتخاب سیستم PMIS، گزینه ارتباط و به اشتراک گذاری فایل‌ها را تایید کنید تا بتوانید با اعضای تیم در ارتباط باشید.
یکپارچه سازی برنامه‌های شخص ثالث
برنامه‌های شخص ثالث با سیستم PMIS، یکپارچه می‌شوند و آن را موثرتر می‌کنند. علاوه بر این، به مدیریت وظایف، ادغام و همکاری با سایر وظایف نیز کمک خواهند کرد.
عملکرد PMIS چگونه است؟
نحوه عملکرد PMIS، بر اساس مراحل پروژه، متفاوت است و با نیازهای پروژه در هر مرحله مطابقت پیدا می‌کند.
مرحله1: شروع پروژه
در مرحله شروع، یک PMIS می‌تواند در موارد زیر کارآمد و مفید باشد:
- تنظیم بودجه اولیه پروژه شامل برآورد هزینه و منابع
- تشریح محدوده پروژه
- برنامه‌ریزی وظایف پروژه
- واگذاری وظایف به اعضای تیم پروژه
- سازماندهی اطلاعات پروژه
- تهیه گزارش‌های مورد نیاز برای ارائه به ذینفعان کلیدی پروژه
مرحله2: برنامه‌ریزی پروژه
- برنامه‌ریزی پروژه: از جمله تجزیه و تحلیل مسیر بحرانی و وظایف مرتبط
- پشتیبانی از مدیریت بودجه و هزینه: راه‌اندازی و کنترل هزینه، تجزیه و تحلیل بودجه و معیارهای KPI مرتبط
- اجرای برنامه‌ریزی منابع برای کل پروژه: شناسایی منابع موجود و ایجاد یک برنامه اضطراری برای مواردی که ممکن است در آینده به آنها نیاز داشته باشید.
- ایجاد معیارهای پایه برای برنامه، هزینه و محدوده پروژه
مرحله3: اجرای پروژه
یک PMIS برای اجرای پروژه‌ها ضروری است. از آنجا که هر پروژه، ذینفعان متعددی در داخل و خارج سازمان دارد، پیگیری مکالمات و پاسخ‌های آنها می‌تواند کمی چالش برانگیز باشد.
یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه:
- تمام ارتباطات، توصیه‌ها، فایل‌ها و اسناد تیم پروژه را در یک مرکز واحد ذخیره می‌کند که می‌تواند کاملا راحت و مطمئن برای همه ذینفعان در دسترس باشد.
- مقایسه آسان داده‌های واقعی پروژه با تخمین‌های پایه از مرحله برنامه‌ریزی پروژه را امکان پذیر می‌سازد.
- به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا پیش‌بینی‌های هزینه، بودجه یا برنامه‌ریزی را در اواسط پروژه بررسی کنند و بر اساس نیازهای واقعی پروژه تنظیمات را انجام دهند.
- از تکمیل کارآمد چندین ماژول پروژه مانند مدیریت منابع، مدیریت هزینه، اندازه‌گیری عملکرد پروژه و ارائه گزارش پروژه پشتیبانی می‌کند.
مرحله4: بررسی و پایان پروژه
بررسی و بستن پروژه، از مراحل مهم یک پروژه محسوب می‌شود. چرا که هر پروژه دارای اهداف از پیش تعیین شده خاصی است و در مرحله بررسی و بسته شدن، آن اهداف و مقاصد برآورده می‌شوند.
در این مرحله، یک سیستم اطلاعات مدیریت پروژه:
- امکان ارزیابی کامل و دقیق برای اطمینان از برآورده شدن یا فراتر رفتن از اهداف تعریف شده پروژه را فراهم می‌کند.
- همه اطلاعات پروژه را در یک مرکز متمرکز، سازماندهی و ذخیره می‌کند تا در مرحله بعد به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید و بتوانید بررسی‌های لازم را انجام دهید.
- تمام اطلاعات پروژه را به عنوان داده‌های تاریخی برای استفاده در پروژه‌های آینده بایگانی می‌کند.
- به تولید گزارش‌های نهایی پروژه و معیارهای تجزیه و تحلیل بهره‌وری برای تصمیم‌گیری ذینفعان کمک می‌کند.
نمونه هایی از سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
همان طور که اشاره کردیم، سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه، متعددند. با در نظر گرفتن مواردی مانند سهولت استفاده، نیاز و بودجه کسب و کارتان می‌توانید مناسب‌ترین آنها را انتخاب کنید.
چند نمونه از سیستم‌های PMIS عبارت است از:
- ProofHub
- Basecamp
- Citrix Podio
- Jira
و در انتها…
واضح است که با سیستم اطلاعات مدیریت پروژه، چالش سیستم‌های قدیمی رفع شده و مزایای متعددی برای مدیران پروژه فراهم می‌شود. از آنجا که مدیریت مطلوب پروژه، وظیفه اصلی مدیران پروژه است، PMIS، به عنوان یک ابزار مفید به آنها کمک می‌کند تا وظایف خود را به صورت کارآمد، دقیق و موثر انجام دهند.