دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO) چیست؟
تکامل PMO با Agile PMO
حتما به خاطر دارید که در مطالب گذشته به بررسی دفتر مدیریت پروژه یا PMO پرداختیم و آن را واحدی معرفی کردیم که استانداردهای مدیریت پروژه را در سراسر یک سازمان تعریف، تضمین و حفظ می‌کند. با ظهور متدولوژی Agile و پروژه‌هایی که روش چابک را انتخاب می‌کنند. مفهوم دفتر مدیریت پروژه چابک یا Agile PMO نیز مطرح می‌شود.
برخی تصور می‌کنند که دفتر مدیریت پروژه، انعطاف ناپذیر است و به سادگی با متد چابک سازگار نیست. در حالی که یک PMO تضمین می‌کند بحث حاکمیت و کنترل مناسب برای محافظت از پروژه‌ها را به خوبی انجام می‌دهد. همچنین، خدمات متنوع دیگری نیز ارائه می‌دهد، مانند: ارتباط و تعامل، برنامه ریزی، مدیریت مالی، مدیریت ریسک، تضمین کیفیت و…
به خاطر داشته باشید، آنچه که یک PMO سنتی انجام می‌دهد، می‌تواند با توجه به سازمان‌های مختلف و الزامات آنها متفاوت باشد. به عنوان مثال، PMO می‌تواند در فرآیند تصمیم‌گیری به عنوان یک نهاد حاکمیتی، آموزشی، مشاوره، پشتیبانی و… عمل کند. در واقع، همان طور که سازمان به صورت فزاینده‌ای چابک می‌شود، باید در PMO نیز تغییراتی اعمال شود. این موضوع ما را به Agile PMO یا دفتر مدیریت پروژه چابک یا Agile PMO هدایت می‌کند.
کلیک کنید تا به شما بگوئیم دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست
دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO) چیست؟
دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO)، یکی از انواع تکنیک‌های مدیریت پروژه است. هدف آن، افزایش سزعت سازگاری با نیازها و تغییرات محیطی است که از طریق روش‌های مرسوم یک دفتر مدیریت پروژه (PMO) معمولی، به سادگی محقق نمی‌شود. در حقیقت، دفتر مدیریت پروژه چابک، انعطاف پذیری پروژه‌ها نسبت به روش‌های سنتی را افزایش می‌دهد.
دفتر مدیریت پروژه چابک یا Agile PMO، باید بر اساس استراتژی‌های سازمان و در جهت بهبود مستمر و موثر شکل کیرد.
یک PMO چابک، ضمن پیشرفت در مشکلات پیچیده و شرایط متغیر، توانمندسازی تیم کسب و کار شما را به دنبال دارد.
مدیران برای رهبری سازمان‌های چابک باید از روش‌های چابک پیروی کنند. به این معنی که مانند یک تیم چابک عمل کرده و بخش‌های مختلف سازمان را به عنوان مشتری مشاهده کنند.
چابک بودن، به معنی استفاده از روش‌های متفاوت انجام کار در زمان‌های مختلف است. دفتر مدیریت پروژه چابک، باید برای نظارت بر پیشرفت، ردیابی عملکردها و اندازه‌گیری ارزش بدون توجه به نحوه تحویل آن، به اندازه کافی قدرتمند و توانمند باشد.
به طور کلی یک دفتر مدیریت پروژه چابک:
- با خواسته‌ها و نیازهای مشتریان هماهنگ است.
- برای عملیات بهینه سازی تحویل کار، اولویت‌ها را تعیین می‌کند.
- محدودیت‌ها را حذف می‌کند.
- و آزادی لازم برای توسعه راه حل‌ها و همچنین، مسئولیت‌پذیری برای نتایج مختلف را ترویج می‌کند.
ویژگی‌های دفتر مدیریت پروژه چابک
هر چند دفتر مدیریت پروژه چابک (Agile PMO) و دفتر مدیریت پروژه معمولی (PMO) بسیار شبیه یکدیگرند، اما استثناهایی هم وجود دارد که در این بخش به آنها می‌پردازیم.
رتبه‌بندی پروژه
دفتر مدیریت پروژه چابک، شناسنامه و اطلاعات پروژه‌هایی را نگه می‌دارد که بر اساس معیارهای از پیش تعیین شده و ترتیب اهمیت، رتبه‌بندی می‌شوند.
توانمندسازی تیم
توانمندسازی به این معنی است که اجازه تصمیم‌گیری آگاهانه به اعضای تیم داده شود، اعتماد به نفس اعضا افزایش پیدا کند و فرآیندهای زمان‌بر دریافت تاییدیه از مدیران حذف شود. وقتی هر کدام از اعضای پروژه چابک در برنامه‌ها و اطلاعات پروژه مشارکت داده شوند، نسبت به برنامه‌ها و داده‌های پروژه دید دقیق و درک کاملی خواهند داشت. علاوه بر این، اعضای تیم می‌توانند مالکیت پروژه را در اختیار بگیرند. از این رو، در هر مرحله، نیازی به ارائه گزارش به مدیران نخواهد بود.
مرتب سازی
این مرحله در مدیریت پروژه چابک به معنی سازماندهی و پیگیری پروژه است که ردیابی آسان کلیه پروژه‌های کنونی و آینده را امکانپذیر می‌کند.
ارتباطات تیمی
در دفتر مدیریت پروژه چابک، به جای پایان دادن و شروع یک گروه جدید برای وظیفه جدید، تیم‌های بین بخشی به هم می‌پیوندند. این روش نسبت به شروع هر دور از ابتدا، تاثیر و کارایی بیشتری دارد.
پالایش پروژه
در PMO، اغلب پروژه‌ها بدون وجود یک تاییدیه واضح، فعالیت می‌کنند. اما در Agile PMO یک فیلتر تایید صلاحیت استاندارد وجود دارد که هر ایده جدید از طریق این صافی مورد تایید قرار می‌گیرد و سپس آغاز می‌شود.
اندازه گیری سرعت تیم
دفتر مدیریت پروژه‌های سنتی ساعت‌های انجام فعالیت را شمارش می‌کنند، اما دفتر مدیریت پروژه چابک، ظرفیت تیم و آن چیزی که اعضای تیم می‌توانند با یک سرعت مشخص انجام دهند را اندازه‌گیری می‌کنند. این موضوع، علاوه بر نشان دادن برآورد بهتر از زمان انجام برخی کارها، برای انجام برخی فعالیت‌ها نیز روشی کارآمد و سازنده ایجاد می‌کند.
روند تبدیل به دفتر مدیریت پروژه چابک
مدیریت پروژه چابک بر ادغام برنامه ریزی و اجرا متکی است تا تیم کسب و کار شما بتواند به نیازهای متغیر به عنوان بخشی از فرآیند پاسخ دهد.
با در نظر گرفتن این موضوع، اجرای یک پروژه چابک به معنی متعهد شدن به موارد زیر است:
- نتایج سریع و متناوب
- سطح بالای انعطاف پذیری
- ایجاد نوعی طرز فکر مشارکتی (به خصوص در مورد مشتریان)
به این ترتیب می‌توانید فرهنگی را تشویق کنید که در آن از تغییر استقبال می‌شود، مشتری در کانون توجه قرار دارد و هدف جابجایی از طریق اصلاح دوره‌های ثابت به دست می‌آید.
بر خلاف رویکرد دفتر مدیریت پروژه سنتی (PMO)، انجمن مدیریت پروژه، Agile PMO را به عنوان مدیریت پروژه توصیف می‌کند. به این صورت که: تیم شما در یک جهت گسترده کار خود را آغاز می‌کند. با شرایط متغیر در طول مسیر سازگار و هماهنگ می‌شود و هدف اصلی پروژه را به صورت تدریجی برآورده می‌کند.
مزایای دفتر مدیریت پروژه چابک
استفاده از اصول چابک، PMO شما را از مزایای زیر بهره مند می‌کند:
- توانمندسازی تیم
- افزایش ظرفیت مسئولیت پذیری
- افزایش تنوع ایده‌ها
- فرهنگ بهبود مستمر
و از آنجا که روش‌های چابک، شامل بررسی مسیرها و تصمیم‌گیری‌های مختلف در مسیر رسیدن به راه حل نهایی است، می‌توانید از ابزارهای تجسم پروژه مانند MindManager برای ایجاد حلقه‌های بازخورد مهم استفاده کنید.
به عنوان مثال، نقشه ایده‌ها، نقشه‌های فرآیند و سیستم‌های گردش کار تعاملی، علاوه بر اینکه امکان بررسی همزمان ابعاد مختلف پروژه را برای شما فراهم می‌کند، پاسخگویی به درخواست‌های تغییر را نیز آسان‌تر می‌کند.
راه‌اندازی PMO چابک، فرصتی برای استفاده از تاکتیک‌ها و ابزارهای منعطف و مشارکتی جهت به دست آوردن نتایج سریع‌تر و با کیفیت بهتر، به ویژه برای پروژه‌هایی که تغییرات مکرر در آنها عادی است، ارائه می‌کند.
اصول اولیه پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه چابک
در ادامه 5 اصل مهم و اصلی برای پشتیبانی از تیم‌ها جهت اجرای متد چابک و همچنین چالش‌های دفتر مدیریت پروژه چابک یا Agile PMO به همراه راه حل‌هایی که مدیران باید در هنگام اجرای پروژه‌های چابک بدانند را بررسی می‌کنیم. می‌توانید از این اصول برای اجرای کارآمدتر پروژه‌ها و حل بزرگترین چالش‌های دفتر مدیریت پروژه چابک استفاده کنید.
اصل اول: مشارکت ذینفعان برای نتایج رضایت بخش بسیار مهم است
اگر می‌خواهید خطر به موفقیت رسیدن پروژه‌های ناسازگار را کاهش دهید، اصل شماره 1، برای دستیابی به چابکی بیشتر و در نهایت، دریافت نتایج بهتر برای پروژه، مشارکت فعال و موثر ذینفعان است.
برخلاف رویکردهای ثابت، که در آن مشتریان ممکن است راه حل نهایی را در پایان پروژه شما ببینند، یک چارچوب چابک بر اساس موارد زیر طراحی می‌شود.
- ارائه نتایج اولیه و مداوم در فواصل زمانی منظم
- جمع‌آوری بازخورد در مورد محصولات قابل تحویل
- ایجاد تغییرات مداوم بر اساس نظرات مشتریان
اکنون بزرگترین چالش این است که «چگونه با ذینفعان پروژه به عنوان بخشی از فرآیند کلی درگیر شوید.»
راه حل: مشتریان شما باید بخشی از تیم شما باشند. آنها با ارائه یک رویکرد گام به گام برای تحویل پروژه‌ها (که با ارتباطات مداوم مشخص می‌شود)، در جریان نگه دارید.
اصل دوم: فعالیت‌های تقسیم شده، انعطاف پذیری فرآیند مدیریت پروژه را تسریع می‌کند
تعهد به پیروی از یک برنامه ساختاریافته، پاسخگویی به درخواست‌های تغییر و رعایت ضرب‌العجل‌ها را سخت‌تر می‌کند. در حالی که تقسیم گام‌های بزرگ به وظایف کوچکتر، علاوه بر سرعت بخشیدن به فرآیند تکمیل آنها، یک چارچوب انعطاف پذیر برای مواقعی که نیاز به تغییر لازم است، فراهم می‌کند. ارائه یک ایده تقریبی از آنچه مورد نیاز است، به همراه برنامه‌ای برای شفاف سازی این الزامات در حین پیشرفت پروژه، به آماده سازی بهتر و سریع‌تر Agile PMO شما کمک می‌کند. در این مرحله لازم است:
- از بازخورد مشتری برای تعیین نقاط عطف و وظایف جدید استفاده کنید.
- گره‌ها و تنگناهای بالقوه را شناسایی کرده و از وقوع آنها جلوگیری کنید.
- در هر مرحله از فرآیند، تنظیمات مورد نیاز را انجام دهید.
بزرگترین چالشی که اکنون مطرح می‌شود این است که چگونه می‌توانید ضمن جلوگیری از تاخیر، به درخواست‌های تغییر به طور موثر پاسخ دهید.
به عنوان مثال، اگر یکی از ذینفعان، اواسط کار پروژه، به صورت ناگهانی ویژگی‌های محصول را تقاضا کند، شما چه می‌کنید؟
راه حل: به جای استفاده از یک سیستم سخت و سنگین برای طرح ریزی، بهتر است از یک راه حل انعطاف پذیر مدیریت پروژه برای تقسیم الزامات شغلی به قطعات کوچکتر و اولویت بندی شده، استفاده کنید.
نرم افزاری مانند MindManager، به شما امکان می‌دهد تا هم ملاحظات زمان و هزینه را در فرآیندهای خود بسازید و هم شاخص‌های هشدار دهنده در مراحل مختلف (هر زمان که مقادیر حد مجاز فراتر رفت یا برآورده نشد) را تنظیم کنید.
اصل سوم: تحویل سریع و مکرر الزامی است
تعامل با مشتری و تقسیم وظایف، اصل سوم یعنی ارائه سریع و مکرر نتایج، را به دنبال خواهد داشت.
اغلب پروژه‌های چابک از یک فرآیند تکراری و متوالی پیروی می‌کنند که در آن نقطه شروع برای هر مرحله جدید، با نتایج مراحله قبل تعیین می‌شود. در واقع، یک چارچوب چابک، اعضای تیم را تشویق می‌کند تا به طور منظم عملکرد خود را افزایش دهند.
بزرگترین چالش این مرحله، این است که چگونه به بازه زمانی کوتاه قابل تحویلی که به هر مرحله جدید از پروژه متصل می‌شود، متعهد باشید.
راه حل: یک پروژه اثبات شده و مبتنی بر چابک مانند Scrum یا Lean را در نظر بگیرید تا به حفظ پروژه خود در مسیر درست کمک کنید.
با تقسیم وظایف در دوره‌های کوتاه و سپس تکرار فرآیند، می‌توانید از تحویل منظم راه حل‌های کارآمد و موثر و همچنین ارائه یک محصول مفید و مناسب در پایان فرآیندهای خود کاملا مطمئن باشید.
اصل چهارم: همکاری باعث چابکی بیشتر می‌شود
همکاری مکرر همه افراد درگیر برای حفظ پروژه‌های چابک در مسیر درست، بسیار مهم و ارزشمند است.
از آنجا که حلقه‌های بازخورد کارآمد در یک محیط چابک، نقش کلیدی دارند، آنچه اهمیت دارد این است که روابط کاری قوی و مبتنی بر ارتباط برقرار کنید.
یک دفتر مدیریت پروژه چابک، زمانی که بخش‌های مختلف پروژه هماهنگ و همسو هستند و به صورت روزانه با هم ارتباط برقرار می‌کنند، قادر است تصمیمات بهتر و موثرتری بگیرد.
چیزی که اکنون به عنوان بزرگترین چالش مطرح می‌شود، این است که چگونه می‌توانید کسب و کار و ذینفعان را در هر مرحله از پروژه خود درگیر نگه دارید تا بتوانید ورودی‌ها را به سرعت ترکیب کرده و ارزش واقعی را ارئه دهید.
راه حل: استفاده از ابزارها و پلتفرم‌های مشترک (به خصوص آنهایی که برای ارتقای مدیریت پروژه طراحی شده‌اند)، بهترین و کارآمدترین راه برای ساده سازی نتایج است.
به عنوان مثال، می‌توانید با کمک ابزار مدیریت پروژه که تجسم داده‌ها و جدول زمانی را با ارتباطات، سیستم گزارش دهی و مدیریت کار ادغام می‌کند، همکاری تیمی را تقویت کنید.
اصل پنجم: توانمندسازی تیم، عملکرد بهتر و موثرتر را به همراه دارد
مورد دیگری که پروژه‌های چابک را متمایز می‌کند، اتکای آنها به تیم‌های قدرتمند برای اطمینان از تحویل ارزش است. اکنون تمرکز ویژه بر مزایایی است که در صورت مشارکت اعضای تیم، به اشتراک گذاری اطلاعات و یادگیری از تجربیات یکدیگر می‌توانید به دست آورید.
بهترین راه حل معمولا زمانی ایجاد می‌شود که تیم‌ها خود سازماندهی شوند. یعنی:
- ماهر و پر انگیزه باشند.
- به صورت منظم ایده‌ها را با هم در میان بگذارند و به آنها فکر کنند.
- مالکیت پروژه را به دست بگیرند.
بزرگترین چالش این مرحله، این است که چگونه می‌توانید خود سازماندهی را در تیم‌های پروژه ارتقا دهید.
به همان اندازه که گاهی اوقات دادن آزادی به تیم‌ها ممکن است کمی سخت باشد، اگر شرایط را از نظارت و کنترل به رضایت و موافقت عمومی تغییر ندهید، تیم شما برای خود سازماندهی فرصت سختی خواهد داشت.
راه حل: برای به حداکثر رساندن عملکرد مطلوب تیم، ممکن است PMO شما مجبور باشد به برخی تغییرات رفتاری متعهد شود. به عنوان مثال، افرادی که در نقش‌های مدیریتی هستند، باید هم در نقش رهبر و هم در کنار تیم خود فعالیت کنند.
توانمندسازی اعضای تیم به همراه افزایش توانایی تصمیم‌گیری، به شما کمک می‌کند تا:
- با گسترش مسئولیت‌ها، فشار کار مدیران فردی را کاهش دهید.
- تعهد و مسئولیت‌پذیری لازم برای دستیابی مداوم به اهداف و جلب رضایت مشتریان را تشویق کنید.
- یک سیستم بهبود مستمر تنظیم کرده و آن را حفظ کنید.
موضوع مهم در مورد اصول اصلی مربوط به اجرای پروژه‌های چابک، روشی است که آنها زمینه را برای یادگیری از اشتباهات گذشته و افزایش عملکرد مطلوب ایجاد می‌کنند.
شما به عنوان یک متخصص دفتر مدیریت پروژه چابک یا Agile PMO، می‌توانید با برگزاری جلسات منظم و گفتگو درباره راهکارهای کارآمد و موثر، می‌توانید همه چیز را (از مهارت‌های فنی و مدیریتی گرفته تا تکنیک‌ها و فرآیندهای پروژه)، ارتقا دهید.
و در انتها …
ملاحظه کردید که دفتر مدیریت پروژه چابک یا Agile PMO، برداشتی مدرن و به روز از تکنیک‌های مدیریت پروژه است که با افزایش انعطاف پذیری پروژه‌ها، آنها را به صورت فوری با نیازها و الزامات موجود منطبق می‌کند.