آیا با ریزه‌کاری‌های CMS Migration آشنا هستید؟
گاهی اوقات برخی شرکت‌ها نیاز پیدا می‌کنند که از CMS فعلی‌شان دل بکنند و به سراغ یک CMS جدیدتر و با امکانات بیشتر بروند.
در این نوشتار به اختصار بایدها و نبایدهای مهاجرت به CMS جدید یا به اصطلاح CMS Migration را بررسی می‌کنیم.
CMS Migration یا مهاجرت CMS چیست؟
مهاجرت CMS شامل جابه‌جایی یک وبسایت، یک مجموعه وبسایت یا یک ماهیت دیجیتالی است که می‌تواند موارد مختلفی را پوشش دهد، از ارائه دهنده CMS گرفته تا موارد دیگر.
بخوانید: CMS چیست؟
چرا مهاجرت کنیم؟
گاهی اوقات کارکنان سازمان از دشواری کار با CMS می‌نالند.
گاهی اوقات مشتری‌ها، کاربران و کارمندان از غیرممکن بودن افزودن قابلیت‌های جدید به CMS سخن می‌گویند.
و ممکن است بعضاً متوجه شوید که CMS فعلی مورد استفاده شما قادر به همگام شدن با فناوری نوین و یا پیام‌رسان‌های رایج نیست.
اینها همه نشانه‌هایی از لزوم CMS Migration به شمار می‌رود.
نکته‌ای که باید روشن کنیم این است که CMS Migration با طراحی مجدد وبسایت یکسان نیست. طراحی مجدد وبسایت بر تغییرات زیبایی شناختی وبسایت از لحاظ اینکه چطور دیده یا احساس می‌شود، تمرکز دارد، طوری که مخاطبان بیشتری را به خود جذب کرده و فروش بیشتری صورت گیرد.
CMS Migration می‌تواند طراحی وبسایت را بهبود بخشد، اما از طرف دیگر نیز همه عملیات، ویژگی‌ها و زمینه‌های اصلی مدیریت وبسایت را نیز در نظر می‌گیرد، یعنی تجربه کلی را هم برای خودتان و هم بازدیدکنندگان سایت شما بهبود می‌دهد.
مزایای CMS Migration
مهاجرت CMS به یک پلتفرم دیگر مزایای بسیاری دارد که در ادامه به چند مورد آن می‌پردازیم:
دسترسی پیدا کردن به ویژگی‌ها و کارکردهای بهتر
جابه جایی به سمت یک ارائه‌دهنده CMS جدید، به شما امکان دسترسی به ویژگی‌ها و کارکردهای جدید، جایگزین کردن آن به جای موارد قدیمی و بی‌ارتباط با CMS قدیمی را می‌دهد. ویژگی‌های بهتر پلتفرم، بهره‌وری و رضایت کارمندان را نیز بالا می‌برد.
بهینه‌سازی عملکرد وب
بسیاری از پلتفرم‌های CMS با اضافه کردن ماژول‌ها و افزونه‌های مختلف، سنگین می‌شوند. برخی از افزونه‌ها سنگین هستند و سبب می‌شوند وبسایت شما کند شود.
وقتی سرعت سایت شما کم می‌شود، بازدیدکنندگان سایت شما نیز کم می‌شوند، نرخ پرش (Bounce Rate) بالا می‌رود و رتبه سایت بالا می‌رود. در نهایت درآمد خود را از سایت از دست می‌دهید.
مهاجرت به یک پلتفرم CMS جدید که استفاده بهینه از منابع آن شود، عملکرد بهتری خواهد داشت، در نهایت تجربه کاربری بهتری نیز حاصل می‌شود.
امکانی برای شروع دوباره
وقتی عملکرد یک وبسایت ضعیف است، وسوسه‌انگیز است که همه چیز را دور بریزید و از اول شروع کنید.
بخوانید: معیارهای انتخاب یک CMS مناسب
مهاجرت CMS نه تنها به بازسازی مدیریت وبسایت کمک می‌کند، بلکه امکانی فراهم می‌کند تا طرح جدید را در وبسایت خود پیاده کنید.
تجربه کاربری بهتر برای کارمندان
ابزارهای ضعیف مدیریت وب می‌تواند کارمند شما را از استفاده از CMS ناامید کند. با انتقال به یک CMS جدید که نظرات کارمندان در آن به کار گرفته شده باشد، نه تنها تجربه کاربری بهبود می‌یابد، بلکه رضایت کلی و بهره‌وری را نیز بالا می‌برد.
امنیت بهتر
امنیت سایبری همچنان نگرانی اول بسیاری از شرکت‌هاست. موارد زیادی از ارائه‌دهندگان CMS مشهور بوده‌اند که دچار نقض امنیت شده‌اند و صدها سایت نام آشنا را تحت تاثیر قرار داده‌اند. وقتی به یک ارائه‌دهنده CMS جدید انتقال پیدا می‌کنید، فرصتی پیدا می‌کنید که به سوابق امنیتی ارائه‌دهنده CMS دست پیدا کنید و تشخیص دهید کدامیک امن‌تر است.
حال اگر به این نتیجه رسیده‌اید که یک مهاجرت محتوا صورت دهید، پیش از هر اقدامی ادامه مطلب را بخوانید:
برای شروع چه کنیم؟
کارتان را با جمع‌آوری نیازهای کاربران شروع کنید و فقط به مشکلات بصری اکتفا ننمایید.
تمام افراد، تیم ها، دپارتمان ها و … که ممکن است از این فرایند متاثر باشند را یادداشت کنید و سپس یک لیست از مشکلات CMS فعلی تهیه نمایید.
ببینید در جلسات معرفی محصول، کارگروه‌ها و جلسات ارائه اطلاعات، کدام بخش CMS نقص دارد.
اشتباه‌های رایج کدام است؟
در مهاجرت به یک «سیستم مدیریت محتوا» دو اشتباه عمده رخ می‌دهد.
با آنها آشنا باشید و از آنها برحذر.
اولین اشتباه بزرگ، بی‌اعتنایی به نظر و عقیده کاربران و اعضای دخیل در پروژه است.
انتخاب و اجرای یک CMS جدید بر اساس خودبینی‌ها – یعنی فقط از منظر IT به قضیه نگاه کردن – کاری از پیش نمی‌برد و معمولاً نیازهای اصلی کاربران را براورده نمی‌سازد.
خطای دوم، مدت زمانی است که به این کار اختصاص می‌یابد.
پیاده‌سازی یک CMS برنامه‌ای است که در بطن آن پروژه‌های متعددی نهفته است و هر یک نیز زمان و مطالعه خاص خود را می‌طلبد.
بسیاری از شرکت‌ها این پروژه‌های فرعی را نادیده می‌گیرند و لذا زمان اندکی به کل کار اختصاص می‌دهند.
سازمان‌ها بعضاً از همین ناحیه متحمل خسارت‌های فراوانی می‌شوند و چه بسا حیثیت و اعتبار برند آنها نیز مخدوش گردد.
مرحله‌بندی کار چگونه است؟
در هسته مرکزی تیم باید اعضای گروه‌های ذینفع اصلی از قبیل بازاریابی، IT، عملیات، ارتباطات و مدیریت حضور داشته باشند.
ضمناً داشتن یک مدیر پروژه که کاملاً با جوانب کار آشناست و فضای کلی را درک می‌کند، واقعاً نعمتی است.
استفاده از تیم‌های برون‌سازمانی که در پیاده‌سازی CMS دارای تخصص و تجربه هستند، نیز یک راهکار مناسب در این خصوص به شمار می‌رود.
یک ترفند دیگر عبارت است از تقسیم پروژه به بخش‌های کوچکتر و سپردن هر قسمت به دست اهلش.
روش‌های CMS Migration
فرآیند مهاجرت به CMS جدید می‌تواند کمی مشکل باشد، به خصوص وقتی شما حجم زیادی از داده و محتوا را منتقل می‌کنید، گرچه هر CMS migration منحصر به فرد است، اما برخی از بهترین روش‌های آن شامل موارد زیر است:
یک مدیر پروژه مهاجرت CMS استخدام کنید
داشتن یک مدیر پروژه اختصاصی برای نظارت بر روند مهاجرت CMS می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. مدیر پروژه مراحل مختلف کار را پیگیری می‌کند و ارتباط با همه ذینفعان که از پلتفرم استفاده می‌کنند را تقویت می‌کند، که این شامل مدیران محتوا، ویراستاران محتوا، بازاریابان و IT می‌شود. آنها کل فرآیند انتقال را به مراحل کوچکتر تقسیم می‌کنند و نقش‌ها و مسئولیت‌هایی را به افراد تیم واگذار می‌کنند.
مدیر پروژه برای نظارت بر نحوه انجام مهاجرت CMS، به ابزارهای پیگیری پروژه نیاز دارد. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، گردش کاری و صفحات گسترده (spreadsheets) در این موارد بسیار مفید هستند، به مدیران پروژه در شناسایی و بررسی همه جنبه‌های مراحل مهاجرت کمک می‌کنند.
استفاده از ابزارهای اتوماتیک
مهاجرت محتوا هم به صورت دستی و هم اتوماتیک انجام می‌شود. در حالت اتوماتیک، یا اسکریپت سفارشی ایجاد می‌کنید یا یک نرم‌افزار خریداری می‌کنید. مهاجرت محتوا به صورت اتوماتیک برای دیتابیس‌ها و اسناد بزرگ و همچنین مخازن رسانه‌ای گسترده مناسب است.
بررسی محتوا
قبل از اینکه شروع به انتقال محتوا و داده بکنید، باید فهرستی از محتوای خود داشته باشید، یعنی باید کاملا بررسی کنید که محتوای شما در حال حاضر چگونه بر روی پلتفرم CMS قبلی مدیریت می‌شود. این شامل پرونده‌ها، اَبَرداده‌ها و اَبَرلینک‌ها می‌شود.
توسعه یک استراتژی
نوع هر محتوا را مشخص کرده و تصمیم بگیرید لازم است انتقال داده شود یا خیر. اگر محتوا نامرتبط است، می‌تواند پاک شود. از این فرصت استفاده کنید و ببینید قبل از مهاجرت چه محتواهایی باید پاک شده یا اصلاح شوند. اگر محتوا نیازمند کدگذاری سفارشی است، مطمئن شوید به وضوح حاشیه نویسی شده است.
توسعه یک مدل محتوایی
محتوا را دسته‌بندی کرده و در صفحات گسترده اکسل اطلاعات محتوا و اینکه چگونه محتواها در بخش‌های مختلف سایت با هم ارتباط پیدا می‌کنند، را نگه دارید. این سبب می‌شود محتوای شما نظم پیدا کند، جستجو، دسته‌بندی و فیلتر آن آسانتر شود.
پس از انجام مهاجرت، تست کنید
چه مهاجرت محتوا را دستی انجام دهید و چه اتوماتیک، لازم است تست انجام دهید تا ببینید محتوای شما بر روی دستگاه‌ها و کانال‌های مختلف از جمله مرورگرهای تبلت، موبایل و لپ‌تاپ چطور نمایش داده می‌شود.
با فروشنده نرم‌افزار کار کنید
چه با فروشنده قبلی کار می‌کنید و چه با فروشنده CMS جدید، حتما بپرسید که چگونه می‌توانند به شما در تسهیل فرآیند مهاجرت کمک کنند.
همانطور که گفته شد، باید یک تست و ارزیابی از موفقیت‌آمیز بودن یا نبودن این مهاجرت انجام دهید. اما چگونه؟
چگونه می‌توانیم نتایج به دست آمده را اندازه‌گیری کنیم؟
نخستین کاری که باید انجام گیرد، داشتن یک طرح و برنامه است.
طبق قاعده معروف: چیزی را که نمی‌دانید چیست، نمی‌توانید اندازه بگیرید.
یعنی شما باید اهداف مهاجرت به CMS جدید را مشخص نمایید و هزینه‌هایی را که برای این کار صرف شده تعیین کنید.
اصولاً دو هدف اصلی CMS Migration عبارت است از:
1. کاستن از هزینه‌ها
کاهش هزینه‌ها در درازمدت یکی از مهمترین اهداف شرکت‌ها در رفتن به سراغ یک CMS جدید است.
این کار از طریق ارتقاء سطح عملیات، بهینه‌سازی فرایندها و قاپیدن فرصت‌های جدید صورت می‌گیرد.
2. بازگشت سرمایه
هر چه نرخ بازگشت سرمایه (ROI) بالاتر باشد، موفقیت CMS بیشتر خواهد بود.
افزایش میزان استفاده مجدد از محتوا (re-use of content)، استفاده بهتر از منابع، پردازش محتوا به گونه‌ای کارامدتر، فروش بیشتر و افزایش رضایت‌مندی مشتری‌ها همه و همه نشانه‌هایی از یک ROI خوب است.
نکته کلیدی در این خصوص، ضرورت اندازه‌گیری نتایج به دست آمده و مقایسه آن با هدف‌گذاری‌های اولیه است.
سخن آخر
اگر سامانه مدیریت محتوایی که خریداری کرده‌اید، ایراداتی دارد، استفاده از آن دشوار است یا با ویژگی‌های جدید بروز نمی‌شود، می‌توانید به سامانه دیگری مهاجرت کنید. مطمئن باشید این انتقال نه تنها برای شما به صرفه‌تر است، بلکه بهره‌وری نیروی کار را نیز بالا می‌برد. تنها کافی است محتوای موجود را بررسی و مرتب کنید و استراتژی خود را بچینید. در این راستا به خاطر داشته باشید که یک مدیر پروژه متخصص می‌تواند روند کار را تسهیل و تسریع سازد. همچنین در پایان کار تست انجام دهید تا مطمئن شوید فرآیند به درستی صورت گرفته است. توصیه ما به شما: نقایص CMS فعلی را یادداشت کنید و بکوشید CMS جدید فاقد این نواقص باشد.