با سفر تحول چابک و مراحل آن آشنا شویم
اگر مدت زیادی است که در کسب و کارتان از روش‌های سنتی استفاده می‌کنید، احتمالا ایجاد و رهبری تحول چابک در سراسر سازمان، کمی سخت و پیچیده به نظر می‌رسد، چرا که این تحولات به معنی تغییر در مواردی مانند فرآیندهای در حال اجرا، طرز فکر افراد، فناوری‌های مورد استفاده، ساختار سازمان و به طور کلی فرهنگ سازمانی است. هر چند اعمال این تغییرات، سخت و پرزحمت است، اما مزایای بلندمدت فراوانی از جمله ایجاد یک فرهنگ جدید برای کسب و کار شما را به همراه دارد.
امروز به شما خواهیم گفت تحول چابک چیست و چگونه می‌توانید کسب و کارتان را به سمت این تغییر هدایت کنید.
متدولوژی چابک چیست؟
متد چابک (Agile)، روشی برای مدیریت پروژه است که آن را به چندین فاز تفکیک می‌کند. این مستلزم همکاری مداوم با سهامداران و بهبود مستمر در هر مرحله است. روش چابک، برنامه‌ریزی مداوم، اجرای مناسب و ارزیابی‌های مکرر را در هم می‌آمیزد و مزایایی مانند افزایش رضایت مشتریان، کاهش مشکلات و توسعه سریع‌تر را به همراه دارد.
تحول چابک چیست؟
تحول چابک (Agile Transformation)، شامل تغییر در ساختار سازمان با به کارگیری اصول و ارزش‌های چابک است که انعطاف پذیری، سرعت، همکاری، ارتباطات و تنظیمات متقابل را معرفی می‌کند. تحول چابک زمانی اتفاق می‌افتد که اعضای تیم به طور طبیعی از ارزش‌ها، اصول و روش‌های چابک پیروی کرده و مسیر مورد نظر را دنبال کنند. در واقع، ذهنیت سازمانی باید در جهت پذیرش فرهنگ همکاری و خودسازماندهی تغییر کند.
کسب و کار شما با تحول چابک می‌تواند به صورت واکنشی رفتار کند و با تلاش کمتر، پاسخ‌های بهتری به نیازهای مشتریان دهد. البته این امر، مستلزم در اختیار داشتن منابع و پشتیبانی کافی جهت حل مشکلات احتمالی است.
بنابراین، تحول چابک به فرآیند تبدیل کل سازمان به محیطی مناسب، مشارکتی، انعطاف پذیر و سازماندهای شده با قابلیت تغییر سریع بر مبنای اصول چابک، گفته می‌شود.
اهمیت تحول چابک
اتخاذ رویکرد تحول چابک، بسته به اینکه کسب و کار شما چگونه فرآیندهای چابک را اجرا می‌کند، می‌تواند حرکت در مسیر رشد را سرعت ببخشد.
برای هر کسب و کار، برنامه‌های استفاده از روش‌های چابک با توانایی ایجاد ارزش مرتبط است. سفر تحول چابک می‌تواند با داشتن نقشهای برای استراتژی‌های آینده شما آغاز شود. بنابراین، رویکرد چابک در یک سازمان، مقیاس روش‌های فعالیت در کل سازمان است.
حوزه‌های کاری را شناسایی و آنها را بررسی کنید، برای این کار لازم است به سوالات زیر پاسخ دهید:
- کدام عناصر برای سازمان شما بیشترین ارزش را دارد؟
- متد چابک در کجا قرار است تحول ایجاد کند؟
از آنجا که اکنون مدل‌های زیادی برای کمک به تحول چابک وجود دارد، محل ایجاد ارزش را پیدا کرده و بررسی کنید که در کجا می‌تواند تبدیل کننده باشد.
پاسخ به این سوال که چه روش‌های کاری را اعمال خواهید کرد و در کجا قرار است آنها را پیاده سازی کنید، به شما کمک می‌کند تا ضمن شناسایی شکاف‌ها، سفر تحول چابک مناسب را برای کسب و کارتان انتخاب کنید.
هدف تحول چابک
همان طور که اشاره کردیم، تغییر به تحول چابک، مستلزم تغییر در نگرش‌ها، ارزش‌ها و طرز فکر اعضای تیم است که برای رسیدن به آن، باید فرهنگ سازمانی به طور کامل تغییر کند.
طبق گفته Mckinsey & Company (یکی از معتبرترین شرکت‌های مشاوره مدیریت)، سازمان‌ها و تیم‌هایی که از روش چابک استفاده می‌کنند، از نظر مالی بهتر از سازمان‌هایی هستند که از این روش استفاده نمی‌کنند. روش Agile، به کسب و کارها کمک می‌کند تا در یک محیط متغیر، با کمک به برنامه‌ریزی، اتخاذ استراتژی‌ها و ساختارهای مختلف، موفق شوند حداکثر ارزش را برای ذینفعان خود ایجاد کنند.
این به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا ضمن ایجاد ارزش با خطرات کمتر، به پاداش‌های مالی بیشتری دست پیدا کنند.
مراحل سفر تحول چابک
اکنون برخی از جنبه‌های سفر تحول چابک را به شما معرفی خواهیم کرد:
1. پذیرش ذهنیت چابک، درک نقش‌ها و مسئولیت‌ها
ارتباط و همکاری، ستون‌های چابک هستند. اولین مرحله برای تحول چابک، پرداختن به ساختارهای موجود در سازمان است.
یک تیم رهبری ایجاد کنید و مسئولیت آموزش و مربیگری تیم‌های مربوطه را بر عهده آن قرار دهید. تیم مدیریتی، آنها را برای پذیرش تغییرات تحت تاثیر قرار می‌دهد و آماده می‌کند. این همان پذیرش ذهنیت چابک است، یعنی خودسازماندهی برای برقراری ارتباط و همکاری در جهت یک هدف مشترک.
بخش قابل توجهی از سفر تحول چابک، شامل تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها برای تغییر دیدگاه تیم‌هاست. مواردی مانند: برگزاری جلسات مکرر، استندآپ، مرور مباحث گذشته، اصلاحات معوقه و…، نمونه‌هایی از حرکت به سمت ذهنیت چابک هستند.
رهبران تیم باید نقشهای متعددی بر عهده بگیرند و به عنوان راهنما، مربی و مدیر عمل کنند. رهبری قدرتمند به شما اطمینان می‌دهد که تیم‌ها مسیر جدید را دنبال می‌کنند و هیچ‌کس به اجرای روش‌های قدیمی پایبند نیست.
با تعیین اهداف کوچک و قابل دستیابی، می‌توانید نحوه عملکرد هر یک از اعضای تیم را مشاهده کرده و به درک حفره‌ها و ایجاد استراتژی‌هایی برای رفع آنها کمک کنید.
2. مربیگری چابک
دومین مرحله تحول چابک، انتصاب مربیان چابک برای کمک به گسترش آگاهی در مورد چارچوب‌ها و روش‌های مختلف چابک مانند اسکرام، کانبان و کریستال است. البته درک شیوه‌های استاندارد چابک نیز اهمیت زیادی دارد. این روش‌ها عبارتند از:
- Retrospectives (گذشته نگر): تجزیه و تحلیل پروژه‌های گذشته برای استنباط درس‌های آموخته شده در طول زمان توسعه محصول.
- Sprints: دوره زمانی تعیین شده که در آن تیم‌های توسعه باید به بخش‌هایی که برای هدف بزرگتر در مورد آنها از پیش تصمیم‌گیری شده، برسند.
- داستان‌ها و حماسه‌های کاربران: داستان کاربر در Agile به ویژگی‌های پوشش دهی شده محصول اشاره می‌کند. اگر این ویژگی‌ها مهم باشند، یک داستان بزرگ با نام حماسه کاربر شکل می‌گیرد.
- Lead Time (زمان بین شروع و اتمام فرآیند تولید): زمانی است که بین مطرح شدن یک نیاز و برآورده شدن آن صرف می‌شود.
- حداقل محصول قابل دوام (MVP): نسخه اصلی محصولی است که در بازار عرضه شده است. MVP، از تمام ویژگی‌های ضروری که محصول را تعریف می‌کند یا باعث تمایز آن از رقبا می‌شود، پشتیبانی می‌کند.
- مصنوعات اسکرام: این مصنوعات عبارتند از: بک لاگ اسپرینت (لیست فعالیت‌هایی که باید در یک اسپرینت تکمیل شوند) بک لاگ محصول (ویژگی‌های جدیدی که باید برای اسپرینت‌های بعدی اولویت بندی شوند) و نمودار کارهای باقیمانده در بک لاگ محصول.
یک مربی چابک به شما اطمینان می‌دهد که همه افراد مراحل توسعه چابک را یاد می‌گیرند و روش‌های کلیدی و مهم را به طور کامل اجرا می‌کنند. همچنین مربیان، مسئول معرفی فرهنگ DevOps نیز هستند که با Agile رابطه نزدیکی دارد.
3. معرفی بسته ابزار چابک
این روزها راه‌اندازی و پیشبرد کار از راه دور، نیاز به پذیرش تحول چابک را چند برابر کرده است. اکنون چند نمونه از محصولات بسته چابک از راه دور را به شما معرفی می‌کنیم که می‌تواند در مسیر تحول چابک به پیشرفت کسب و کارتان کمک کند.
- Slack، اسکایپ (ابزارهای ارتباطات کوتاه مدت)
- Loom، Google Meet، Zoom (ابزارهای ایجاد ارتباط تصویری)
- Google Drive، Dropbox (ابزارهای به اشتراک گذاشتن فایل‌های بزرگ)
- Jira، GitHub، Tuple (ابزارهای توسعه دهنده)
- InVision، Figma، Marvel (ابزارهای همکاری طراحی)
- ClickUp، Trello (ابزارهای مدیریت فعالیت‌ها)
- Airtable، Notion (ابزارهای مدیریت داده)
- Mural، Basecamp، InVision (ابزارهای همکاری مجازی)
4. ساختن یک نقشه راه تحول چابک
برای یک تحول موفق، ایجاد یک نقشه راه تحول چابک ضروری است. این نقشه کمک می‌کند تا اهداف، مقاصد و نقاط عطفی که در مسیر قرار دارند را تعیین کنید. عناصر نقشه راه تحول چابک عبارتند از:
- در نظر گرفتن چشم‌انداز و اهداف نهایی
دانستن اینکه سازمان شما اکنون در چه جایگاهی قرار دارد و در آینده خود را در کجا می‌بیند، کمک می‌کند تا چشم‌انداز و اهدافی برای مدیریت تحول چابک تعیین کنید. در اینجا مهارت‌های رهبری به دیدگاه شما راجع به هدایت تیم‌ها و درک اهداف نهایی دست یافتنی کمک می‌کند.
- جدول‌های زمانی با تعیین نقاط عطف و تاریخ‌های قابل دستیابی
ممکن است اجرای تحول چابک سالها طول بکشد، چرا که تغییر نحوه تفکر، درک و عمل افراد به زمان زیادی نیاز دارد. بنابراین بهتر است یک جدول زمانی ایجاد کنید که در حالت ایده‌آل، 12 تا 24 ماهه است.
شما کار خود را با تغییرات جزئی در فرهنگ سازمان و روش‌های توسعه نرم افزار آغاز و به آرامی به سمت اهداف بزرگتر حرکت می‌کنید. راه درست برای دستیابی به هدف نهایی، شکستن اهداف بزرگ به قطعات کوچک و قابل دستیابی است، به شکلی که بتوانید آنها را در بازه‌های زمانی کوتاه‌تری اجرا کنید.
- تشکیل یک تیم با مهارت‌های متنوع
هدف این نقشه راه، رسیدگی به سیلوهای کاربردی با ایجاد تیمی ماهر است که در آن همه افراد به طور مشترک در جهت یک هدف مشترک فعالیت می‌کنند. به بیان دیگر، باید تعیین کنید که چه کسی می‌خواهد چه کاری انجام دهد. می‌توانیم بگوئیم این بزرگترین چالش تحول چابک است، چرا که مقاومت در برابر تغییر، برای سالها در نحوه عملکرد تیم‌ها نمایان است.
اما تخصیص نقش‌ها و راه‌اندازی تنظیمات متقابل، نقطه شروع تغییر است که در این فرآیند، طراحان، معماران، توسعه دهندگان، آزمایش کنندگان و… برای پیشبرد و تکمیل کارها اقدام خواهند کرد.
- تعریف اهداف و نتایج کلیدی (OKR)
برای موفقیت در سفر تحول چابک، تعیین معیارها باید در اولویت باشد، چرا که در صورت برآورده نشدن انتظارات، به ردیابی پیشرفت، تنظیم مجدد و سازماندهی مجدد رویکردها کمک می‌کند.
در اینجا OKR ها در حرکت به سمت تحول چابک نقش مهمی بر عهده دارند. این به ایجاد یک فرهنگ متمرکز بر نتیجه، تعیین اهداف و معیارهای مربوط به سنجش موفقیت کمک می‌کند. در واقع باید هدف نهایی را موقتا نادیده بگیرید و پیشرفت‌ها را در مسیر اندازه‌گیری کنید تا مطمئن شوید که از مسیر خارج نخواهید شد.
2 عنصر مهم برای OKR ها وجود دارد:
- اهداف: چه کاری می‌خواهید انجام دهید؟
- معیارها: کدام معیارها به ردیابی پیشرفت در جهت تحقق اهداف کمک می‌کنند؟
5. پذیرش ذهنیت محصول بر ذهنیت پروژه
ترجیح ذهنیت محصول بر ذهنیت پروژه، بخش دیگری از پذیرش کامل تحول چابک است. ذهنیت یا طرز فکر محصول، به این معنی است که تیم چابک، ارزش را در طول عمر نرم افزار حفظ می‌کند و ارائه می‌دهد.
سازمان‌های سنتی، بر روی طرز فکر پروژه متمرکز هستند، پروژه را ادامه می‌دهند و پس از تحویل نرم افزار مورد نظر به مشتری، آن را فراموش می‌کنند.
اما در تحول چابک، پذیرش ذهنیت محصول در نظر گرفته می‌شود علاوه بر این، در سیستم Agile، ادغام، بهبود و تحویل مداوم اولویت دارد.
6. آزمایش و یادگیری
شما یک تیم دارید که در آن همه می‌دانند چه جایگاهی دارند و قرار است چه کاری انجام دهند. آنها درک درستی از روش‌های Agile دارند، ابزارهای چابک در جای خود هستند و نقشه راه تحول چابک در حال پیگیری است. اما بعد از تمام این فعالیت‌ها زمان آن است که چند اسپرینت آزمایشی را اجرا کنید تا مطمئن شوید همه چیز به خوبی پیش می‌رود.
مواردی که مرحله تست چابک بر روی آنها تمرکز می‌کند، عبارتند از:
- تست اسپرینت
- استندآپ‌های روزانه
- Retrospectives (گذشته نگر)
- اولویت بندی بک لاگ محصول
- تنظیم محدودیت‌های WIP
در تکمیل چرخه اسپرینت، بررسی کنید که کل فرآیند چگونه پیش می‌رود. موانع و نقص‌ها را شناسایی کنید و از استراتژی‌های تحول چابک برای بهبود استفاده کنید.
7. اعتبارسنجی وضعیت تحول چابک در سازمان
هر چند بسیاری از سازمان‌ها مدعی تحول‌اند و مدیران آنها چابک شدن را در اولویت قرار می‌دهند، اما درصد کمی از آنها خود را بسیار چابک می‌دانند. در حقیقت بسیاری از آنها فقط در نام چابک هستند.
می‌توانید با مشاهده عوامل زیر، Agile در نام (AINO) را از Agile واقعی تشخیص دهید:
- وقتی در حین عبور از فرآیند ایجاد محصول، هیچ ارتباط مستمری با کاربران نهایی وجود ندارد.
- وقتی در سازمان بازخورد و هماهنگی در حمل و نقل وجود ندارد.
- وقتی در هیچ مرحله‌ای از چرخه عمر توسعه نرم افزار چابک، الزامات دقیق نیستند.
- وقتی در برخی مراحل، هنوز رویکرد توسعه سنتی رایج است.
اگر چنین است، استراتژی‌های تحول چابک را بازبینی، بررسی و ارزیابی کنید. همچنین می‌توانید برای ایجاد تغییرات عملی در سطح سازمان، از مشاوران تحول چابک کمک بگیرید.
معیارهای اندازه‌گیری موفقیت در تحول چابک
با استفاده از معیارهای زیر می‌توانید مزایای تحول چابک را در ابتدا، نقطه میانی و انتهای تحول چابک اندازه‌گیری کنید.
- زمان چرخه: زمانی است که برای تبدیل یک درخواست یا نیاز به ارزش تجاری تحویل شده صرف می‌شود.
- چرخه توسعه: می‌توانید این معیار را با زمانی که طول می‌کشد تا از ایده به راه‌حل برسید و اینکه زمان انتقال به تحول چابک چقدر کوتاه شده است، اندازه‌گیری کنید.
- بلوغ چابک: تعداد اسپرینت‌های مصرف شده برای ارائه محصولات نرم افزاری آزمایش شده و در حال فعالیت است.
- ارزش کسب و کار: این معیار، تعداد داستان‌های کاربرانی که تیم‌ها در چرخه‌های سرعت ارائه می‌دهند را نشان می‌دهد.
- نرخ رضایت مشتری: بلوغ چابک با افزایش سرعت ورود به بازار و تحویل ارزش (تحویل سریع و مداوم مجموعه‌ای از ویژگی‌های اولویت بندی شده)، منجر به تاثیر مثبت بر مشتریان خواهد شد.
مزایای کلیدی تحول چابک
اکنون به برخی از مهم‌ترین مزایای تحول چابک که افزایش رشد کسب و کار را به دنبال دارد، اشاره می‌کنیم.
- در فرآیند تحویل محصول انعطاف پذیری ایجاد می‌کند.
- فرآیند بازاریابی را تسریع می‌کند.
- از بروز خطا در زمان اجرای پروژه جلوگیری می‌کند.
- به کارکنان امکان می‌دهد تا با استقلال بیشتری کار کنند.
- به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بدون بر هم زدن چرخه توسعه محصول، تغییرات را بپذیرند.
- بین صاحبان محصول، مربیان اسکرام و تیم‌های توسعه، هماهنگی و توافق ایجاد می‌کند.
- و در نهایت، به ایجاد یک فرهنگ سازمانی سالم کمک می‌کند.
چگونه تحول چابک را حفظ کنیم؟
همان طور که اشاره کردیم دگرگونی و تحول چابک به زمان نسبتا زیادی نیاز دارد و حفظ سازمان در این سطح، می‌تواند کمی چالش برانگیز باشد.
اما فعالیت‌هایی وجود داردکه می‌توانید آنها را برای اطمینان از پایداری تحول چابک انجام دهید. به عنوان مثال، می‌توانید تلاش لازم برای تکمیل تحول چابک را با ارائه پشتیبانی رهبری از طریق یک مورد تجاری قدرتمند، همراه کردن کل سازمان با حامیان چابک و بهینه سازی تیم‌های چابک با مربیان اسکرام انجام دهید.