Let’s travel together.

معرفی نرم‌افزار آسانا (Asana)

زمان مطالعه: 3 دقیقه

یکی از نرم‌افزارهای شناخته شده در دنیا در حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS، آسانا (Asana) است (www.asana.com). این نرم‌افزار به خوبی گردش کار را مدیریت می‌کند، اما نمی‌توان از آن انتظار یک نرم‌افزار کامل مدیریت پروژه را داشت، برای مثال ویژگی ردیابی زمان محلی را ندارد، اما برای مدیریت تسک‌ها و گردش کاری، ابزار بسیار مناسب و انعطاف‌پذیری است.

کشور آمریکا
سال تاسیس 2008
استقرار بر روی مک، موبایل اندروید، IOS، Cloud، SaaS، Web، ویندوز
آموزش نحوه استفاده از طریق شخصی، لایو آنلاین، وبینار، جزوه
پشتیبانی آنلاین، ساعات کاری

Asana چیست؟

یکی از تفاوت‌های آسانا با دیگر ابزارهای مدیریت پروژه این است که آسانا برای کارهای در حال انجام مناسب‌تر است، در حالی که دیگر اپلیکیشن‌ها برای پروژه‌هایی با تاریخ دقیق شروع و اتمام بهتر است. ساخت و راه‌اندازی یک وبسایت خبری، یک پروژه است. نوشتن محتوای روزانه برای وبسایت خبری نیز کار در جریان محسوب می‌شود.

دقیق‌تر بگوییم، آسانا پیگیری می‌کند چه کسی مسئول چه تسکی است، اطلاعات مرتبط با هر تسک چیست و همه اطلاعاتی که به فرآیند آن تسک مرتبط می‌شود. تنظیم آسانا بر اساس نیازهایتان، یکی از سخت‌ترین قسمت‌های آن است. ماهیت باز و روشن آسانا، یکی از جنبه‌های خوب آن است.

پیش از به کارگیری آسانا، باید تعدادی از مدیران در سازمان در خصوص نحوه اجرا و مورداستفاده قرار گرفتن این ابزار تصمیم‌گیری کنند. آسانا به دلیل نداشتن ساختار مشخص، کمی پیچیده است.

بر اساس سلسله مراتب کاری، هر کس مسئول یکسری از مجموعه پروژه‌ها با لیستی از وظایف است. هر یک از تسک‌ها می‌تواند زیرشاخه‌ها، مسئول خود، مدت زمانی، الحاقات، کامنت‌ها، برچسب‌ها و دنبال‌کنندگان خود را داشته باشند. از این تسک‌ها و زیرشاخه‌های آنها می‌توان برای پیگیری کارها استفاده کرد. کامنت‌ها و دیگر داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا بفهمید وضعیت تسک چگونه است، بنابراین نیازی نیست با ایمیل یا دیگر ابزار پرس و جو کنید. با تمام شدن تسک و زیرشاخه‌هایش، تاریخچه و هر چه به آنها مرتبط بوده به تسک الحاق می‌شود. بنابراین هر کاری یک کانتکس معنادار دارد.

علاوه بر قابلیت این نرم‌افزار در پیگیری جزئیات، آسانا می‌تواند دید وسیعی در خصوص مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم ارائه دهد.

گرچه آسانا بسیار محبوبیت دارد، اما ابزارهای کاملتر از آن نیز موجودند. در ادامه به مزایا و معایب این نرم‌افزار می‌پردازیم.

مزایای نرم‌افزار آسانا (Asana)

پلن رایگان دارد

یکی از امکاناتی که آسانا ارائه می‌دهد، پلن رایگان است که با تست رایگان متفاوت است. گرچه پلن رایگان امکان دسترسی به همه فیچرهای آسانا را نمی‌دهد، اما برای گروه‌های کوچک با بودجه کم امکان مناسبی برای استفاده از این ابزار فراهم می‌کند.

حیطه ادغام

ادغام با دیگر اپلیکیشن‌ها نیز از امکانات آسانا است. از جمله این برنامه‌ها می‌توان به Slack, Salesforce, Microsoft Outlook اشاره کرد.

فیچرهای مهم

Asana پلاگین یا افزونه‌هایی دارد که کمک می‌کند پروژه‌های خود را جهت رفع نیازهایتان تعدیل کنید. از نمودارهای کانبان (Kanban) و گات (Gantt) گرفته تا مدیریت وابستگی، تِرَک کردن زمان و گزارش‌دهی، آسانا همه اینها را به عنوان فیچرهای داخل برنامه یا پلاگین‌هایی دارد که فیچرها را به تجربه شما ادغام می‌کند.

معایب نرم‌افزار آسانا (Asana)

پیچیدگی پروژه‌ها

از آنجا که آسانا فیچرهای فوق‌العاده‌ای ارائه می‌دهد، پروژه‌ها می‌توانند پیچیده یا گیج‌کننده شوند. اگر یک مدیر پروژه باتجربه نباشید یا نیازی به همه فیچرهای آسانا نداشته باشید، بهتر است به دنبال یک جایگزین ساده‌تر مانند Trello باشید.

محدودیت تسک‌ها

یکی از معایبی که درباره Asana گفته می‌شود، این است که به شما اجازه می‌دهد پروژه را تنها به یک نفر محول کنید. این شاید برای تیم شما مشکلی ایجاد نکند، اما اگر بخواهید چند نفر روی یک تسک کار کنند، باید این ابزار را کنار بگذارید.

سخن آخر

هرچه توجه شرکت‌ها به مدیریت پروژه به عنوان یک استراتژی کسب و کار بیشتر می‌شود، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند آسانا (Asana) نیز بیشتر موردتوجه قرار می‌گیرند. کاربران این ابزار اعلام داشته‌اند که استفاده آنها از ابزار پیغام‌دهی این نرم‌افزار، تیم آنها را کارآمدتر ساخته است. آسانا تعداد ایمیل‌های ارسالی و جلسات را کمتر کرده و آنها را قادر ساخته تا کارهای بیشتری را به انجام برسانند. اما نمی‌توان گفت آسانا برای هر تیم، شرکت یا بیزنسی مناسب است.

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.