معرفی نرم افزار آسانا (Asana)

یکی از نرم‌افزارهای شناخته شده در دنیا در حوزه مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS، نرم افزار آسانا (Asana) است (www.asana.com). این نرم‌افزار به خوبی گردش کار را مدیریت می‌کند، اما نمی‌توان از آن انتظار یک نرم‌افزار کامل مدیریت پروژه را داشت، برای مثال ویژگی ردیابی زمان محلی را ندارد، اما برای مدیریت تسک‌ها و گردش کاری، ابزار بسیار مناسب و انعطاف‌پذیری است.

قبلی 1 از 5 بعدی

نرم افزار آسانا چیست؟

یکی از تفاوت‌های آسانا با دیگر ابزارهای مدیریت پروژه این است که آسانا برای کارهای در حال انجام مناسب‌تر است، در حالی که دیگر اپلیکیشن‌ها برای پروژه‌هایی با تاریخ دقیق شروع و اتمام بهتر است. ساخت و راه‌اندازی یک وبسایت خبری، یک پروژه است. نوشتن محتوای روزانه برای وبسایت خبری نیز کار در جریان محسوب می‌شود.

دقیق‌تر بگوییم، نرم افزار آسانا پیگیری می‌کند چه کسی مسئول چه تسکی است، اطلاعات مرتبط با هر تسک چیست و همه اطلاعاتی که به فرآیند آن تسک مرتبط می‌شود. تنظیم آسانا بر اساس نیازهایتان، یکی از سخت‌ترین قسمت‌های آن است. ماهیت باز و روشن آسانا، یکی از جنبه‌های خوب آن است.

پیش از به کارگیری نرم افزار آسانا ، باید تعدادی از مدیران در سازمان در خصوص نحوه اجرا و مورداستفاده قرار گرفتن این ابزار تصمیم‌گیری کنند. آسانا به دلیل نداشتن ساختار مشخص، کمی پیچیده است.

بر اساس سلسله مراتب کاری، هر کس مسئول یکسری از مجموعه پروژه‌ها با لیستی از وظایف است. هر یک از تسک‌ها می‌تواند زیرشاخه‌ها، مسئول خود، مدت زمانی، الحاقات، کامنت‌ها، برچسب‌ها و دنبال‌کنندگان خود را داشته باشند. از این تسک‌ها و زیرشاخه‌های آنها می‌توان برای پیگیری کارها استفاده کرد. کامنت‌ها و دیگر داده‌ها به شما کمک می‌کنند تا بفهمید وضعیت تسک چگونه است، بنابراین نیازی نیست با ایمیل یا دیگر ابزار پرس و جو کنید. با تمام شدن تسک و زیرشاخه‌هایش، تاریخچه و هر چه به آنها مرتبط بوده به تسک الحاق می‌شود. بنابراین هر کاری یک کانتکس معنادار دارد.

علاوه بر قابلیت این نرم‌افزار در پیگیری جزئیات، آسانا می‌تواند دید وسیعی در خصوص مسئولیت‌های هر یک از اعضای تیم ارائه دهد.

چطور نرم افزار آسانا نیاز به ایمیل را محدود می‌کند؟

گفته می‌شود آسانا، نیاز به ایمیل را کم می‌کند اما ممکن است از خود بپرسید، چطور؟ در ادامه شیوه‌هایی که از آن طریق نرم افزار آسانا نیاز به ایمیل‌های اضافی یا ایمیل‌های کاری را کم می‌کند، بیان می‌کنیم:

پیوست‌ها (Attachments): پیوست‌ها این امکان را می‌دهند که نیاز به بارگذاری فایل روی سرور ایمیل و ارسال آن به مخاطبتان نداشته باشید.

بحث و گفتگو (Discussions): قسمت Discussions یا گفتگو کمک می‌کند تیم با پرسش و پاسخ با هم ارتباط داشته باشند، بدون آنکه نیاز به رد و بدل کردن ایمیل‌های طولانی باشد. استفاده از دیسکاشنی که قابل پیوست به پروژه‌های مشخص باشد، شما را قادر می‌سازد پاسخ مشخص را آسان‌تر و سریع‌تر بیابید. دیگر لازم نیست برای یافتن اطلاعات موردنیازتان همه ایمیل‌ها را زیر و رو کنید.

پروژه‌ها (Projects): شما را قادر می‌سازد محتوا را سازماندهی کرده و داخل تیم توزیع کنید. می‌توانید اطلاعات مرتبط را یکجا جمع کنید، بنابراین همه اعضای تیم در یک صفحه قرار می‌گیرند و می‌دانند چه کاری را چطور انجام دهند. قادر خواهید بود که به پیوست‌ها، گفتگوها، موقعیت‌ها و وظایفی که به پروژه خاصی مربوط می‌شوند، دسترسی داشته و دنبال کنید.

موقعیت‌ها (Statuses): موقعیت‌ها اجازه می‌دهند همه اعضای تیم، موقعیت پروژه و این که در حال حاضر چه کسی در راس آن است را ببینند. دانستن اینکه چه کسی روی هر پروژه و زمانبندی داده شده، کار می‌کند، اجازه می‌دهد با فرد یا افراد مسئول آن ارتباط برقرار کنید، بدون آنکه لازم باشد ایمیل‌های انبوه یا هرزنامه به کل سازمان ارسال کنید.

وظایف (Tasks): تسک باعث می‌شود کار شما به بخش‌های جداگانه‌ای تقسیم شود. وقتی تسکی را انجام می‌دهید، باید آن را از لیست خارج کنید، سپس لیست در صفحه اعضای تیم آپدیت می‌شود و همه افراد متوجه می‌شوند این تسک کامل شده است. دیگر هیچکس سردرگم نخواهد بود و مدام به هم ایمیل نمی‌زنند که بپرسند تسک را تکمیل کرده‌اند یا خیر.

گرچه آسانا بسیار محبوبیت دارد، اما ابزارهای کاملتر از آن نیز موجودند. در ادامه به مزایا و معایب این نرم‌افزار می‌پردازیم.

مزایای نرم افزار آسانا (Asana)

پلن رایگان دارد

یکی از امکاناتی که آسانا ارائه می‌دهد، پلن رایگان است که با تست رایگان متفاوت است. گرچه پلن رایگان امکان دسترسی به همه فیچرهای آسانا را نمی‌دهد، اما برای گروه‌های کوچک با بودجه کم امکان مناسبی برای استفاده از این ابزار فراهم می‌کند.

حیطه ادغام

ادغام با دیگر اپلیکیشن‌ها نیز از امکانات نرم افزار آسانا است. از جمله این برنامه‌ها می‌توان به Slack, Salesforce, Microsoft Outlook اشاره کرد.

فیچرهای مهم

Asana پلاگین یا افزونه‌هایی دارد که کمک می‌کند پروژه‌های خود را جهت رفع نیازهایتان تعدیل کنید. از نمودارهای کانبان (Kanban) و گات (Gantt) گرفته تا مدیریت وابستگی، تِرَک کردن زمان و گزارش‌دهی، آسانا همه اینها را به عنوان فیچرهای داخل برنامه یا پلاگین‌هایی دارد که فیچرها را به تجربه شما ادغام می‌کند.

معایب نرم افزار آسانا (Asana)

پیچیدگی پروژه‌ها

از آنجا که نرم افزار آسانا فیچرهای فوق‌العاده‌ای ارائه می‌دهد، پروژه‌ها می‌توانند پیچیده یا گیج‌کننده شوند. اگر یک مدیر پروژه باتجربه نباشید یا نیازی به همه فیچرهای آسانا نداشته باشید، بهتر است به دنبال یک جایگزین ساده‌تر مانند Trello باشید.

محدودیت تسک‌ها

یکی از معایبی که درباره Asana گفته می‌شود، این است که به شما اجازه می‌دهد پروژه را تنها به یک نفر محول کنید. این شاید برای تیم شما مشکلی ایجاد نکند، اما اگر بخواهید چند نفر روی یک تسک کار کنند، باید این ابزار را کنار بگذارید.

سخن آخر

هرچه توجه شرکت‌ها به مدیریت پروژه به عنوان یک استراتژی کسب و کار بیشتر می‌شود، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند نرم افزار آسانا (Asana) نیز بیشتر موردتوجه قرار می‌گیرند. کاربران این ابزار اعلام داشته‌اند که استفاده آنها از ابزار پیغام‌دهی این نرم‌افزار، تیم آنها را کارآمدتر ساخته است. آسانا تعداد ایمیل‌های ارسالی و جلسات را کمتر کرده و آنها را قادر ساخته تا کارهای بیشتری را به انجام برسانند. اما نمی‌توان گفت آسانا برای هر تیم، شرکت یا بیزنسی مناسب است.