چرا باید از سامانه مدیریت کسب و کار استفاده کرد؟
هر شرکت و کسب و کاری باید برای ارائه بهتر خدمات و محصولات خود یک سامانه خوب داشته باشد. یک کسب و کار موفق دارای سامانه‌ای است که به خوبی نیاز مشتری را می‌شناسد و آن را برطرف می‌کند. پس اگر به دنبال برتری در بازار کار خود هستید، باید یک سامانه مدیریت کسب و کار که کارآمد و باکیفیت باشد، انتخاب کنید. پیش از هر چیز بایستی با تعریف سامانه مدیریت کسب و کار یا BMS آشنا شوید.
طبق تعریف ویکی‌پدیا، این سامانه ویژگی‌هایی دارد که عبارتند از ساختار (شکل گرفته از بخش‌های مرتبط)، رفتار (استفاده از فرآیندهایی برای دریافت خروجی) و تعاملات درونی (ارتباط بین بخش‌ها و فرآیندها).
سامانه مدیریت کسب و کار (Business Management System) دارای ابزارهایی است برای برنامه‌ریزی و اجرای تاکتیک‌ها، سیاست‌ها و روش‌هایی که برای توسعه و اجرای برنامه‌های کسب و کار به کار می‌روند. این سامانه، تصمیمات استراتژیک سازمان را مطابق با فرآیندها و رویه‌های موجود با هدف تحقق اهداف سازمان و برطرف کردن نیازهای مشتری، اجرا می‌کند.
گروه‌های عملکردی BMS
سامانه مدیریت کسب و کار یک راه‌حل بیزنسی سلسله مراتبی است که نشان می‌دهد چگونه یک سازمان، وظایف مختلف (مانند خرید، فروش، بازاریابی و کارگزینی) را در جهت تحقق موفقیت‌آمیز هدف خود، اجرا می‌کند. سلسه مراتب BMS دارای سه گروه اصلی عملکردی شامل استراتژی‌های مدیریت کسب و کار، تاکتیک‌های مدیریت کسب و کار و اجرای مدیریت کسب و کار است. در ادامه به جزئیات هر یک از گروه‌های سامانه مدیریت کسب و کار می‌پردازیم:
استراتژی‌های مدیریت کسب و کار
این گروه در سطح بالای BMS قرار دارد و به شناسایی و برنامه‌ریزی مسیر کلی مدیریت کسب و کار براساس سیاست‌های سازمان می‌پردازد. این مسیر، یک استراتژی یا مجموعه استراتژی‌هایی است که اولویت‌ها و ترجیحات درجه اول سازمان را مشخص می‌کند. سیاست‌ها، تعیین‌کننده استراتژی و برنامه عمل جهت مشخص کردن تصمیمات مدیریت کسب و کار، فرآیندها و فعالیت‌ها هستند. بنابراین، سیاست‌های مدیریت کسب و کار به شناسایی استراتژی کسب و کار برای سازمان می‌انجامد و استراتژی‌ها نیز به استانداردها و برنامه‌هایی برای تحقق اهداف استراتژیک.
تاکتیک‌های مدیریت کسب و کار
این گروه عملکردی BMS تکنیک‌های اجرای برنامه مرتبط با استراتژی را مشخص می‌کند. راه‌حل‌های تاکتیکی باید در طول فرآیند تصمیم‌گیری کسب و کار ارائه شوند و برطبق بازه زمانی مشخص شده در اسناد استراتژی مدیریت کسب و کار ساخته شود. این گروه، استانداردهای کسب و کار که در سیاست‌ها مشخص شده را دنبال می‌کند، برنامه‌ها را جهت تحقق اهداف اولویت‌بندی می‌کند و اهدافی که در استراتژی‌های مدیریت کسب و کار در سازمان مشخص شده‌اند، اجرا می‌کند.
اجرای مدیریت کسب و کار
این گروه عملکردی از سامانه شامل راهنما جهت اجرای نقشه‌های مدیریت کسب و کار است. راهنماها شامل دستورالعمل‌ها و روش‌های کاربردی است که به تصمیم‌گیرندگان نشان می‌دهد چگونه راه‌حل‌های تاکتیکی اخذ کنند و به مجریان نشان می‌دهد چگونه فعالیت‌ها و وظایف روزانه را اجرا کنند. بنابراین، گروه اجرای مدیریت کسب و کار به هدایت کارمندان سازمان جهت اجرای سولوشن‌های کسب و کار و شناخت نقشه‌های اجرایی در راستای تاکتیک‌های مدیریت، می‌پردازد.
سامانه مدیریت کسب و کار باید چگونه باشد؟
یک سامانه مدیریت کسب و کار تنها در صورتی ارزشمند است که استفاده از آن آسان باشد، مفید باشد و به عنوان «رویه‌ای که شرکت برای انجام کارها پیش می‌گیرد»، شناخته شود.
هدف از BMS باید این باشد که فرآیندهای کسب و کار شما را در مقابل نیروی کار و در مرکز ذهن آنها قرار دهد.
باید سامانه به گونه‌ای باشد که به همه افراد در شرکت امکان دهد که ببینند شما چگونه کارها را انجام می‌دهید و چرا. این باید راهی باشد که شما تعهد خود را به ارزش‌های گنجانده شده در ISO 9001 و بسیاری دیگر از استانداردها نشان دهید.
نباید پوشه‌ای از اسناد استاتیک باشد که گوشه‌ای پنهان شده یا نگاه دوباره به آن انداخته نمی‌شود، بلکه باید هسته پویای شرکت شما باشد.
چرا به BMS نیاز دارید؟
در کسب و کارهای کوچک، همه در خصوص نحوه عملکرد اطلاع دارند. تیم به سندی در خصوص آنچه انجام می‌دهند، نیازی ندارد، زیرا خودشان می‌دانند چه باید بکنند. آنها نزدیک به هم کار می‌کنند، همیشه می‌توانند در مواجهه با چالش‌های جدید زود هماهنگ شده و تدبیری بیندیشند. اما همین که کسب و کار رشد پیدا کند، این کار نیز سخت‌تر می شود و در واقع انجام چنین کاری تقریبا غیرممکن می‌شود.
با توسعه، تغییر و تفکیک تیم، بسیاری از تجربه و دانش‌های ارزشمند نیز می‌توانند زوال پیدا کند. در عین حال، اشتباهات قدیمی می‌تواند تکرار شود و ناکارآمدی‌ها تقویت شوند.
به کارگیری یک سامانه مدیریت کسب و کار تحمیل یک سطح دیگری از بوروکراسی بر شرکت در حال رشد نیست، بلکه ایجاد یک دانش پویا است که بر اساس آن همه موفقیت‌های آتی ساخته می‌شوند.
این سامانه‌ها طراحی شده‌اند تا به شما در مستندسازی انجام کسب و کار و درضمن شناسایی ناکارآمدی‌ها، بهبود عملکرد کسب و کار و افزایش کارایی نیروی کار در حین رشد سازمان، کمک کنند.
سامانه مدیریت کسب و کار می‌تواند توسط مشاوران خارجی یا تیم‌های درون سازمانی با استفاده از نرم‌افزار آفیس استاندارد یا سولوشن‌های اختصاصی و ویژه اجرا شود. این سولوشن‌ها از لحاظ هزینه و پیچیدگی با هم متفاوتند، برخی نیازمند نصب برنامه هستند و برخی دیگر رویکرد سبک‌تر و خفیف‌تری دارند.
به کارگیری یک سامانه مدیریت کسب و کار، گام مهمی در تکامل کسب و کار شماست. این یعنی شما شروع می‌کنید به ارائه درک مشترکی از هرچه به عنوان یک شرکت انجام می‌دهید. در واقع یک زبان یا سیستم مشترکی برای ارائه کیفیت در سازمان، ایجاد می‌کنید.
یکی از کارکردهای اصلی یک BMS خوب این است که به شما ابزاری برای ضبط، تحلیل و بهینه‌سازی مداوم فرآیندهای کسب و کار شما می‌دهد. این یعنی تعریف و مستندسازی دقیق هر یک از تسک‌های کسب و کار و اینکه چگونه باید اجرا شود.
چه از طریق نمودارهای گردشی و چه اسناد، سامانه مدیریت کسب و کار باید به شما در ضبط ورودی‌های لازم و خروجی‌های قابل انتظار هر فرآیند در کسب و کار شما کمک کند. این به شما در مستندسازی الزامات و متعلقات هر بخش از عملیات شما کمک می‌کند و باید به شما کمک کند روش انجام کارها را مشخص کنید.
نمودارها و اسنادی که ایجاد کرده‌اید، به نیروهای جدید اجازه می‌دهد سریع‌تر نحوه کار را بفهمند، به درک نیروهای کنونی نیز کمک می‌کنند و رویه‌های موجود را جهت کسب کیفیت بالاتر، بهینه می‌سازد، همچنین به شما اجازه می‌دهد شکاف‌ها و نواقص در فرآیندهای خود را که منجر به اشتباه و اتلاف می‌شود، شناسایی کنید. در نهایت به کاهش ریسک خطا کردن و بهبود کارایی در کسب و کار کمک می‌کند.
در طولانی مدت باید بتواند به پس‌انداز پول بیشتر و تولید بیشتر شرکت کمک کند.
در ادامه 5 روش که با استفاده از آنها شرکت‌ها می توانند از سرمایه‌گذاری در سامانه مدیریت کسب و کار سود ببرند، بیان می‌شود.
چطور از مزایای سامانه مدیریت کسب و کار استفاده کنیم؟
سادگی سبب می‌شود همه چیز روان و راحت پیش برود
با یک سامانه مدیریت کسب و کار باکیفیت و مدرن، شرکت‌ها قادر خواهند بود به راحتی و به طور کارآمدی به هر چیزی که لازم است در خصوص کسب و کارشان بدانند، دست یابند. با چند کلیک به راحتی قادر خواهند بود از صفحه‌ای به صفحه دیگر بروند، به راحتی از حسابداری به CRM منتقل شوند و از همه مهمتر اینکه همه این فرآیندها را با هم ادغام کنند.
پایین نگه داشتن هزینه‌ها
وقتی تازه وارد دنیای کسب و کار می‌شوید، معمولا می‌توانید برنامه‌های اَبری رایگان که نیازهای شما را رآورده می‌کند، پیدا کنید. با رشد کسب و کار شما، پیدا کردن سولوشن‌های همه جانبه و رایگان به طور قابل ملاحظه‌ای سخت‌تر می شود. بسیاری از برنامه‌ها تا حدی رایگان هستند اما اگر بیش از تعداد گزارش شده صورتحساب، فروش یا تولید داشته باشید، باید پرداخت انجام دهید. قیمت هر نرم‌افزار به طور جداگانه می‌تواند معقول و به صرفه باشد، اما خرید همه آنها با هم می‌تواند گرانتر از یک سولوشن جامع باشد.
هر چه نرم‌افزار یکپارچه‌تر، کارآمدی کارمندان بیشتر
به عنوان یک کارآفرین لازم است نه تنها هزینه‌ها، بلکه ساعات کاری که پرسنل بر روی پروژه صرف می‌کنند را نیز حساب کنید. اگر داشتن نرم‌افزارهای چندگانه سبب می‌شود کارمندان زمان بیشتری برای تکمیل وظایف خود صرف کنند، پس بهره‌وری شما نیز پایین می‌آید. این به خصوص زمانی که اطلاعات باید از یک برنامه به برنامه دیگری منتقل شود و وقت باارزش کارمندان را می‌گیرد، مشکل‌ساز می‌شود.
پیشگیری از خطا همیشه بهتر از ابتلا به آن است
هر زمان که اطلاعاتی را از یک پلتفرم به پلتفرم دیگری می‌برید، احتمال خطا را بالا می‌برید. یا باید این خطاها را تحمل کنید یا باید نیروی کار بیشتری را برای چک کردن آنها بگمارید. با یک سامانه مدیریت کسب و کار جامع، تنها یک بار اطلاعات را وارد می‌کنید، نرم‌افزار بقیه کارها را انجام می‌دهد. برای بسیاری از کسب و کارها، این شکل از اتوماسیون و ساده‌سازی، احتمال خطا را به طور قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌دهد.
قواعد دسترسی در سامانه‌های مدیریت کسب و کار
بهترین سامانه‌های مدیریت کسب و کار به شما اجازه می‌دهند در هر جایی به آنها دسترسی داشته باشید. سامانه ابری که یک پلتفرم قرن بیست و یکمی مدیریت کسب و کار است، شما را مطمئن می‌کند که مدیران و فروشندگان به یک میزان به بخش‌های موردنیاز سامانه دسترسی دارند، از هر جا که باشند. در عین حال، سامانه‌های خوب به گروه IT اطمینان می‌دهند که هیچ کس بیش از نیازش دسترسی نداشته باشد، دسترسی‌ها با مسئولیت‌ها انطباق داده می شوند و امنیت اطلاعات را حفظ می‌کنند.
سخن آخر
همانطور که در بالا توضیح داده شد، سامانه مدیریت کسب و کار سیستمی است متشکل از سیاست‌ها، روش‌ها و رویه‌هایی که برای توسعه و اجرای استراتژی‌های شرکت به کار می‌رود. این سامانه در اولویت‌بندی اهداف مدیریت کسب و کار و اجرای موفق آنها تاثیرگذار است اما در استفاده از این سامانه باید به چند نکته نیز توجه کنید:
- این ابزارها به صورتی طراحی شده‌اند که طیف بزرگی از کسب و کارها را پوشش دهند، لذا بسیاری از امکانات آنها برای بیشتر کسب و کارها بلا استفاده بوده و صرفاً پیچیدگی در کاربری را بیشتر می‌کنند.
- برای راه‌اندازی اکثر این نرم‌افزارها نیاز به سخت‌افزار خاص یا نرم‌افزارهای دیگر وجود دارد.
- طراحی غیر بومی این نرم‌افزارها و عدم تناسب با ساختار کسب و کار در کشور و لزوم اعمال تغییرات غیر استاندارد جهت بهره‌برداری از این نرم‌افزارها و همینطور عدم انطباق با چارچوب‌های قانونی کسب و کار، از دیگر موارد قابل بررسی است.
- عدم یکپارچگی یا پیچیدگی در ایجاد یکپارچگی بین این نرم‌افزارها از دیگر مشکلات پیش روی استفاده از آنها است.
- دانش فنی مورد نیاز جهت پیاده‌سازی این نرم‌افزارها و یا لزوم استفاده از کارشناسان فنی با هزینه‌های بالا جهت استقرار نرم‌افزار.
- هزینه قابل توجه خرید این نرم‌افزارها به خصوص برای طیفی از کسب و کارها که ارتباطات تجاری بین‌المللی داشته و باید در چارچوب قوانین تجارت بین‌المللی فعالیت کنند.
- در صورت استفاده از مجموعه نرم‌افزارها معمولاً باز هم برای پوشش کامل فعالیت‌های یک کسب و کار نیاز به خرید یا تولید سامانه‌های تکمیلی است.