همه چیز در مورد مراحل راه اندازی BPMS
در مطالب قبلی راجع به BPMS و ضرورت وجود آن برای کسب و کارهای مختلف صحبت کردیم و دانستیم BPM، به معنی مدیریت فرایند کسب و کار است. به بیان دیگر در زمینه آموزش bpm می‌توان این سیستم را تکامل و بهبود مستمر فرآیندها در نظر گرفت که چرخه آن شامل 4 مرحله طراحی فرآیند، اجرای فرآیند، پایش فرآیند و بهبود فرآیند است. اما BPMS، ابزار اتوماسیون این فرآیند است و مراحل راه اندازی BPMS برای شناسایی و از بین بردن موانع موجود در کسب و کار به شما کمک می‌کند.
برای آشنایی با تفاوت BPM و BPMS ، مطلب BPM چیست و چه فرقی با BPMS دارد را بخوانید.
در این مطلب قصد داریم به جزئیات و مراحل راه اندازی BPMS بپردازیم و بررسی کنیم برای مراحل راه اندازی BPMS، در سازمان یا شرکت چه اقداماتی باید انجام شود. در ادامه این اقدامات را در قالب چند مرحله مورد بررسی قرار می‌دهیم.
مراحل راه اندازی BPMS
شناخت، بررسی و تحلیل فرایندها
در مراحل راه اندازی BPMS ، اولین مرحله، شناخت، تحلیل و بررسی فرایندهای موجود در سازمان است. برای نصب، پیاده سازی و طی کردن مراحل راه اندازی BPMS، لازم است ابتدا مفاهیم bpms و فرآیندهای موجود در سازمان یا شرکت را شناسایی و بررسی کنید. به عنوان مثال، کسب و کار شما چه فرآیندهایی دارد و هر فرآیند، چه اقداماتی را شامل می‌شود و اینکه بررسی و رسیدگی به این فرآیندها توسط چه افرادی انجام می‌شود؟
همان طور که اشاره کردیم، ساختار سیستم‌های BPMS به شکلی است که به فرآیندهای سازمانی چارچوب استاندارد می‌‌دهد و گره‌ها را رفع می‌کند. اگر در سازمان یا شرکت متقاضی سامانه بی پی ام اس، فرآیندها به شکل استاندارد تعریف نشده باشد، ابتدا با از بین بردن پیچیدگی‌ها، کلیه فعالیت‌های شرکت باید به فرآیندهای استاندارد تبدیل شوند. در این صورت، کلیه اقدامات کسب و کار، شفاف سازی، ساده سازی شده و قابلیت پیاده سازی BPMS امکان‌پذیر خواهد بود.
مدل سازی فرآیندها بر اساس اولویت
پس از تحلیل و شفاف سازی فرآیندها، نوبت به مدل سازی آن‌ها در سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPMS می‌رسد. اما چگونه فرایندها را مدلسازی کنیم که مراحل راه اندازی BPMS، به سادگی انجام شود.
فرآیندهای کسب و کار، باید بر اساس اولویت مدل سازی شوند. به عنوان مثال، اگر در سازمانی 100 فرآیند وجود داشته باشد، برای مدل سازی همه آن‌ها باید زمان زیادی را صرف کنیم. پس از صرف این زمان، تنها چیزی که به دست می‌آوریم، مستندات مدل سازی شده فرآیندهای کسب و کار است.
اگر لازم باشد پس از مدتی، این فرآیندهای مدل سازی شده را تغییر دهیم، برای انجام این کار زمان بیشتری صرف خواهد شد. بنابراین بهترین راهکار این است که ابتدا تعدادی از فرآیندها را مدل سازی کرده و سپس آن‌ها را در نرم افزار BPMS پیاده سازی کنیم. پیاده کردن و مراحل راه‌اندازی BPMS، شرایط لازم را برای پایش و بهبود فرآیندهای منتخب فراهم می‌کند. به طور خلاصه می‌توان گفت، بهتر است چرخه مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) را برای فرآیندهای با اولویت بالا فراهم کرده و پس از آن به سراغ سایر فرآیندها برویم.
فرآیندهای مهم سازمان‌ها و کسب و کارهای مختلف، برای بهبود و پیاده سازی در مراحل راه اندازی BPMS باید در اولویت قرار داده شوند. برای اولویت بندی فرآیندها، باید آن‌ها را در زمینه شاخص‌هایی که در ادامه می‌آید، بررسی کنیم.
- میزان تاثیر این فرآیندها در موفقیت سازمان
- میزان تاثیر فرآیندهای کسب و کار در استراتژی سازمان
- استفاده از نظر کارشناسان و افراد تاثیرگذار سازمان، مانند افرادی که مالکیت فرآیندها را به عهده دارند.
- بررسی میزان هزینه‌های تحمیلی به سازمان
منظور از پیاده سازی فرآیندها، مکانیزه کردن آن‌ها با ابزار BPMS است. فرآیندها برای مدل سازی و اجرا در BPMS، به زبان شکل‌ها و علائم درمی‌آیند. این مدل سازی با استاندارد جهانی BPMN صورت می‌گیرد. انجام این کار مزایای زیادی دارد، از جمله: گارانتی شدن اجرای فرآیندها، افزایش سرعت انجام فرآیندها، به حداقل رسیدن احتمال خطای انسانی. این قابلیت‌ها باعث می‌شود کسب و کار شما، فرآیندهای خود را با کیفیت بیشتر، زمان و هزینه کمتری انجام دهد. البته انجام این کارها به عهده شرکت ارائه دهنده خدمات BPMS است. مراحل مدل سازی در نرم افزار بی پی ام اس صورت می‌گیرد. هر گونه تغییر، حذف، اضافه کردن یا غیرفعال شدن فرآیندها نیز به سادگی در سیستم قابل انجام است.
موارد لازم برای اجرای فرآیندها
حالا که مدل سازی فرآیندها صورت گرفت، باید فرآیندهای مدل سازی شده به اجرا درآیند. اما قبل از آن لازم است ملزومات اجرای فرآیندها را در مراحل راه اندازی BPMS اجرا کنیم. موضوع، با بیان یک مثال روشن‌تر می‌شود. واحد شکایات مردمی یک سازمان را در نظر بگیرید که در آن به شکایات، انتقادات و اعتراضات مردم رسیدگی می‌شود. برای اجرای این فرآیند نیاز به دو فرم است. یکی فرمی که افراد معترض به وسیله آن بتوانند متن شکایت خود را ارسال کنند. دومی، فرمی که فرد مسئول رسیدگی به شکایات، به وسیله آن راهنمایی و پاسخ مناسب را به مراجعان ارسال کند. بنابراین کلیه فرم‌ها و ملزومات مورد نیاز طراحی و پیاده سازی می‌شوند. هر چند اجرای این ملزومات به وسیله شرکت مسئول پیاده سازی سیستم BPMS انجام می‌شود، اما برای سازمان یا شرکت دریافت کننده خدمات، امکان تغییر دادن یا اضافه کردن فرم‌ها و سایر ملزومات موجود فراهم است.
آزمایش و اجرای فرآیندها
پس از مدل سازی فرآیندها و پیاده سازی آن‌ها، فرآیندها باید به مرحله اجرا درآیند. در مرحله اجرای آزمایشی شما می‌توانید تمامی موارد پیاده سازی شده در سیستم BPMS را بررسی و ارزیابی کنید تا از دقیق بودن و همچنین صحت عملکرد آن مطمئن شوید.
اجرای فرآیندها، بخش نرم افزاری سیستم BPMS است که تمامی فرآیندهای مدل سازی شده را با جزئیات به اجرا درمی‌آورد. همچنین این قابلیت را دارد تا با اجرای فرایندها به سایر سیستم‌های نرم افزاری مانند CRM متصل شده و اطلاعاتی که برای اجرای فرآیندها لازم است، از این سیستم‌ها دریافت کند.
همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم، اجرای فرآیندها به صورت غیرمکانیزه، مشکلات زیادی در سازمان‌ها ایجاد می‌کند. در ادامه به تعدادی از این معایب و مشکلات اشاره می‌کنیم.
- افزایش احتمال خطای انسانی
- پایین بودن سرعت اعمال تغییرات و بهبود فرآیندهای کسب و کار
- سخت بودن کنترل عملکرد افراد و فرآیندها
- عدم امکان تهیه گزارشات لحظه‌ای
- اجرای فرآیندها با هزینه بالا و سرعت پایین
راه‌اندازی و استفاده از سیستم BPMS
هر چند کار با سیستم مدیریت فرآیندها یا BPMS ساده است، پیچیدگی خاصی ندارد و همه چیز بر اساس نیاز و نوع کار کاربران در دسترس آن‌ها قرار دارد، اما برای آشنایی با این سیستم و پیشرفت سریع‌تر کارها، پس از آزمایش و ارزیابی نهایی سیستم مدیریت فرآیندها یا BPMS باید برنامه‌های راهنمایی و آموزشی لازم به کاربران ارائه شود. بنابراین آموزش مدیریت فرآیند اثر قابل ملاحظه‌ای در انجام کارها دارد. به این ترتیب، فعالیت‌های سازمان بدون هیچ‌گونه ابهام و به بهترین و سریع‌ترین شکل ممکن انجام می‌شود.
آماده سازی کامپیوتر برای نصب سیستم BPMS
اما سیستم شما برای مراحل راه اندازی BPMS به چه شکل باید آماده سازی شود؟ در مرحله آماده سازی سیستم، شما پوشه‌ها، صف‌ها و پایگاه داده SQL را ایجاد می‌کنید که توسط پورت‌های دریافت و ارسال، مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین دو دایرکتوری مجازی برای برنامه سرویس گیرنده، CSRWebApp و سرویس وب پروکسی OrderBroker ایجاد می‌کنید. اما آماده سازی رایانه برای نصب برنامه BPMS شامل چه مراحلی است و این آماده سازی چطور انجام می‌شود؟
- روی استارت کلیک کنید. در قسمت ابزارهای مدیریتی، روی خدمات کلیک کنید. با استفاده از کنسول Services مطمئن شوید که سرویس‌های FTP Publishing، Message Queuing و World Wide Web Publishing در حال اجرا هستند.
- اگر برنامه Windows SharePoint Services بر روی سیستم نصب کرده‌اید، Default Web Site را از مسیرهای مدیریت شده Windows SharePoint Services حذف کنید. سپس روی استارت کلیک کنید و با اشاره به ابزارهای مدیریتی، بر روی SharePoint Central Administration کلیک کنید.
- در بخش پیکربندی، تنظیمات سرور مجازی را انتخاب کنید.
- در صفحه فهرست سرورهای مجازی، روی پیش فرض وب سایت کلیک کنید.
- در قسمت تنظیمات سرور مجازی، بر روی تعریف مسیرهای مدیریت شده کلیک کنید.
- از بخش Included Paths در صفحه Defined Managed Path، گزینه Root را انتخاب کرده و سپس با کلیک بر روی Remove selected paths، مسیرهای انتخاب شده را حذف کنید.
و در انتها…
همان طور که بیان شد، با استفاده از نرم افزار BPMS و امکانات موجود در آن، می‌توانید فرآیندهای موجود را تحلیل و بررسی کرده و گزارشات مختلف آماری تهیه کنید. به این ترتیب گلوگاه‌ها و موانع موجود در فرآیندهای کسب و کار شما قابل شناسایی خواهد بود و می‌توانید آن‌ها را با اهداف استراتژی سازمان هماهنگ کنید. با مطالعه این مطلب دانستیم اقدامات لازم برای مراحل راه اندازی BPMS چیست و چگونه انجام می‌شود.