افزایش بهره وری فرایند کسب و کار
افزایش بهره وری در کسب و کارها، از حیاتیترین عوامل برای بقا، رشد و دستیابی به مزیت رقابتی محسوب میشود. در بازار این روزها، اگر میخواهید کسب و کارتان را در شرایط رقابتی نگه دارید، درآمدتان را افزایش دهید، سودتان را به حداکثر برسانید و بهره وری را بالا ببرید، باید از همه منابع سازمان کاملا درست و عاقلانه استفاده کنید. این امر مستلزم آن است که ضمن تمرکز بر فعالیتهای اصلی، به طور جدی به برون سپاری آن دسته از وظایف فرعی که در موفقیت شما نقش مهمی دارند، فکر کنید.
ارائه راه حل های فرایند کسب و کار (BPS)، کمک میکند تا با تمرکز بر روی شایستگیهای اصلی، کارآمدتر و موثرتر فعالیت کنید. همچنین، به شما امکان میدهد تا با ارزیابی اثربخشی عملیاتی و شناسایی فرصتها برای ارتقای بینش استراتژیک، با استفاده از مدلهای منابع جایگزین، مسیر مناسبی برای بهبود شناسایی کنید.
اما به خاطر داشته باشید، از آنجا که مدلهای عملیاتی، اولویتها و فرهنگهای سازمانی، از کسب و کاری به کسب و کار دیگر متفاوت است، راه حل های فرایند کسب و کار مناسب برای یک سازمان نیز ممکن است برای سایر سازمانها کارآمد و مناسب نباشد.
راه حل های فرایند کسب و کار چیست؟
راه حل های فرایند کسب و کار (Business Process Solutions) یا BPS، استراتژیهایی هستند که به بهبود کارایی عملیاتی و اولویتهای سازمانی کمک میکنند. از آنجا که اولویت و فرهنگ یک سازمان با سازمان دیگر متفاوت است، همه راه حل های فرایند کسب و کار برای یک سازمان مناسب نیستند. شرکتهایی که این راهحلها را ارائه میدهند، باید مطمئن شوند که هر سازمان راهحلهای سفارشی و متناسب با نیازهای خود دریافت خواهد کرد.
راه حل های فرایند کسب و کار یا BPS، طیف گستردهای از راهحل و پشتیبانی عملیاتی را در زمینههای مدیریتی، مالی، فناوری و مدیریت پروژه ارائه میدهد.
BPS، میتواند برای خودکارسازی در بخشهای مختلف سازمان مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال، هنگامی که این راهحلها، در زمینههایی مانند استخدام، امور مالی و حسابداری اعمال شود، تیمها را قادر میسازد تا وظایف فعلی که به صورت دستی انجام میشوند را شناسایی و خودکارسازی کنند. به این ترتیب، سرعت و کارایی فرایندها افزایش یافته و خطاهای انسانی نیز کاهش پیدا میکند.
همچنین، راه حل های فرایند کسب و کار میتوانند خدمات دیگری مانند بهبود مدیریت نیز ارائه دهند تا مشاهده کنند بخش مدیریت برای ایجاد و حفظ انگیزه در کارکنان تا چه اندازه موثر است. علاوه بر این، راه حل های فرایند کسب و کار، تضمین میکند که کارکنان به طور بهینه کار میکنند. اگر این طور نیست، راهحلهایی برای به حداکثر رساندن بهرهوری ارائه میدهد.
وقتی کسب و کار کوچک خود را راهاندازی میکنید، داشتن کارکنان محدود، منطقی است. اما پس از مدتی با گسترش کسب و کارتان، باید افراد بیشتری را به تیم خود اضافه کنید. اگر برای استخدام افراد جدید از راه حل های فرایند کسب و کار کمک بگیرید، میتوانید زیرساختهای خود را مشاهده کرده و مقیاس آنها را نیز مشخص کنید.
راه حل های فرایند کسب و کار، تضمین میکند شما کارشناسانی دارید که راهنماییتان کنند چگونه از منابع خود به بهترین شکل ممکن استفاده کرده و تیم قدرتمندی ایجاد کنید. این یعنی مجبور نیستید در تاریکی دنبال راهحلی بگردید که نمیدانید تا چه اندازه موثر است.
مثلا فرایند استخدام را در نظر بگیرید. شما به دنبال افرادی هستید که برای شغل مدنظرتان واجد شرایط لازم باشند. این به این معنی است که برای جستجوی این افراد و آموزش به آنها باید زمان زیادی صرف کنید. راه حل های فرایند کسب و کار، تضمین میکند که شما تیمی از انسانها و ابزارها را ایجاد میکنید که میتوانند آنچه که نیاز دارید، به سرعت در اختیارتان قرار دهند.
افزایش بهره وری در کسب و کارها چگونه ممکن است؟
موارد زیر، سنگ بنای افزایش بهره وری در کسب و کارها به شمار میروند. در ادامه هر کدام را به تفصیل بررسی میکنیم.
- استفاده از فناوری های نوین
فناوریهای نوین مانند نرمافزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP)، اتوماسیون بازاریابی و ابزارهای تجزیه و تحلیل دادهها میتوانند بسیاری از فرایندهای دستی و تکراری را خودکارسازی کنند. این امر باعث صرفهجویی در زمان و کاهش خطاها میشود. به خاطر داشته باشید که، انتخاب فناوری مناسب به نیازها و اهداف خاص کسب و کار شما بستگی دارد، بنابراین قبل از هر اقدامی، باید یک ارزیابی کامل و دقیق انجام دهید.
- آموزش و توسعه مهارتهای کارکنان
کارکنان ماهر، متخصص و آموزشدیده، دارایی ارزشمند هر سازمانی هستند. سرمایهگذاری در آموزشهای تخصصی، کارگاههای توسعه مهارت و برنامههای منتورینگ، باعث افزایش کارایی، کاهش اشتباهات و بهبود کیفیت کار میشود. توجه داشته باشید که آموزشها باید بهروز و مرتبط با نیازهای شغلی باشند. همچنین، باید فرصتهایی برای بهکارگیری مهارتهای جدید در عمل فراهم شود.
- بهبود فرایندها و رویهها
بازبینی و اصلاح فرایندهای کسب و کار، میتواند گلوگاهها را شناسایی و حذف کند، مراحل اضافی را کاهش دهد و گردش کار را سادهتر کند. به عنوان مثال، استفاده از روشهایی مانند Lean Management و Six Sigma میتواند به شناسایی و حذف اتلاف در فرایندها کمک کند.
- ایجاد محیط کاری مناسب
محیط کار از لحاظ فیزیکی و روانی باید بهگونهای باشد که کارکنان احساس راحتی، امنیت و انگیزه داشته باشند. این شامل عواملی مانند نور کافی، تهویه مناسب، ارگونومی، فرهنگ سازمانی مثبت و فرصتهای رشد و پیشرفت میشود. توجه به نیازهای فردی کارکنان و ایجاد انعطافپذیری (مانند ساعات کاری منعطف یا دورکاری) میتواند رضایت شغلی آنها و در نهایت، بهرهوری را افزایش دهد.
- تشویق به همکاری و تیمسازی
همکاری مؤثر بین اعضای تیم میتواند باعث تبادل ایدهها، حل مشکلات پیچیده و بهبود کیفیت تصمیمگیری شود. تیمسازی با فعالیتهایی که برای تقویت روابط بین اعضای تیم و ایجاد اعتماد و همدلی طراحی شدهاند، نیز میتواند به این هدف کمک کند. ایجاد یک فرهنگ سازمانی که ارزشهای همکاری، احترام متقابل، و بازخورد سازنده را ترویج میکند، برای موفقیت تیمسازی ضروری است.
کدام بخشها میتوانند از راه حل های فرایند کسب و کار استفاده کنند؟
اکنون به شما خواهیم گفت چگونه برخی بخشهای رایج میتوانند راه حل های فرایند کسب و کار را ترکیب کنند و مورد استفاده قرار دهند.
بخش حسابداری
مدیریت حسابها، یک فعالیت چالش برانگیز برای هر کسب و کاری است. ثبت هر معامله و تهیه گزارشهای مالی، علاوه بر مهارت بالا، به نیروی انسانی زیادی نیاز دارد. از آنجا که انجام عملیات حسابداری به صورت دستی، دشوار و زمانبر است، بهتر است از راه حل های فرایند کسب و کار استفاده کنید.
بخش فناوری اطلاعات (IT)
بخش فناوری اطلاعات هر سازمان، یکی از سختترین بخشها برای اجرای موفقیت آمیز است، چرا که ممکن است همه چیز خیلی تصادفی اشتباه شود. اما از آنجا که راه حل های فرایند کسب و کار، در ایجاد ثبات و ساده سازی فرایندهای رایج نقش موثری دارند، میتوانید فرایندهای کسب و کار را با این راهحلها به خوبی مدیریت کنید.
بخش مالیات
در هر سازمان، واحد مالیات بخش بزرگی را به خود اختصاص میدهد. به همین دلیل، وجود افراد متخصص و آموزش دیده برای این بخش کاملا ضروری است. راه حل های فرایند کسب و کار، ابزارهای لازم را در اختیار کارکنان شما قرار میدهد تا با خودکارسازی رایج فرایندها، ایجاد فرمها و گردشهای کاری خودکار، فعالیتهای خود را مقیاس بندی کنید.
چرا به راه حل های فرایند کسب و کار نیاز دارید؟
هر چه کسب و کار شما گستردهتر شود، ساختار دهی به بخشهای مختلف آن پیچیدهتر خواهد شد. با راه حل های فرایند کسب و کار میتوانید فرایند ساختاردهی را سریعتر و سادهتر انجام دهید.
اگر میخواهید از منابع کسب و کارتان حداکثر استفاده را ببرید، منطقی است که از راه حل های فرایند کسب و کار استفاده کنید. برترین ارائه دهندگان این راهحلها علاوه بر اینکه کمک میکنند تا کارایی خود را به حداکثر برسانید، به شما امکان میدهند تا یک طرح تجاری مناسب برای سالهای آینده ترسیم کنید تا رشد شما را تضمین کند. به این ترتیب جهت کسب و کار شما مشخص خواهد شد. همچنین، راه حل های فرایند کسب و کار یا BPS میتواند کارهایی که برای نیروی کار سازمان پیچیده و زمانبر است، به راحتی انجام دهد.
سوالات متداول
راهکار فرایند کسب و کار چیست؟
راهکار فرایند کسب و کار (BPS)، به عنوان یک سرویس، کارکنان، سیستمها و نرم افزارهای مورد نیاز کسب و کارها را برای عملکرد به عنوان یک ابزار پرداخت به ازای استفاده، فراهم میکند. این راهکار با استفاده از دسترسی و اثربخشی فناوری مبتنی بر ابر، هزینه عملیات و هزینه مالکیت را کاهش میدهد.
BPS و BPO چیست؟
خدمات فرایند کسب و کار (BPS) و برون سپاری فرایند کسب و کار (BPO) به صورت مترادف برای اشاره به فرایندهای مختلف کسب و کار مورد نیاز در یک سازمان مورد استفاده قرار میگیرند.
4 نوع فرایند کسب و کار چیست؟
چهار دسته اصلی فرایندهای کسب و کار عبارتند از عملیاتی، پشتیبانی، مدیریتی و استراتژیک.
7 مرحله فرایند کسب و کار چیست؟
- محدوده و اهداف فرایند را تعریف کنید.
- فرایند فعلی را ترسیم کنید.
- فرایند را برای شناسایی فرصتهای بهبود تجزیه و تحلیل کنید.
- فرایندها را اولویتبندی کنید.
- فرایند بهینه شده را طراحی کنید.
- فرایند بهینه شده را پیادهسازی کنید.
سخن پایانی
افزایش بهرهوری در کسبوکارها نیازمند یک رویکرد جامع و چندوجهی است که همزمان بر جنبههای تکنولوژیک، انسانی و فرایندی تمرکز دارد. دستیابی به بهرهوری بهینه، مستلزم سرمایهگذاری هوشمندانه در زیرساختها، توانمندسازی کارکنان و بهینهسازی مستمر عملیات است. 5 محور اصلی برای دستیابی به این اهداف عبارتند از:
- استفاده از فناوریهای نوین
- آموزش و توسعه مهارتهای کارکنان
- بهبود فرایندها و رویهها
- ایجاد محیط کاری مناسب
- تشویق به همکاری و تیمسازی