خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار چیست؟ BPA چگونه با BPM و RPA مرتبط است؟
گزارش‌های وضعیت تحول دیجیتال در سازمان‌های مختلف، نشان می‌دهد درصد زیادی از آنها هنوز از تعالی فرآیند و اتوماسیون گردش کار برخوردار نیستند. در حالی که این موارد جنبه‌های حیاتی برای تامین رضایتمندی مشتری و درآمد رو به رشد محسوب می‌شوند. پس اگر می‌خواهید مشتریان خود را خوشحال و راضی کنید، باید بر روی تعالی فرآیندها متمرکز شوید. اتوماسیون فرآیند کسب و کار، یک راهکار موثر و کارآمد برای شروع این مسیر است. امروز راجع به اتوماسیون فرآیند کسب و کار یا سیستم BPA صحبت می‌کنیم.
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار (BPA) چیست؟
پیش از پرداختن به اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، لازم است کمی راجع به فرآیند کسب و کار صحبت کنیم. فرآیند کسب و کار (Business Process)، مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که به کسب و کار شما کمک می‌کند تا به یک هدف خاص برسد. هر مرحله از فرآیند کسب و کار، وظیفه‌ای را نشان می‌دهد که به یک کارمند واگذار می‌شود. این ساختار اصلی، چندین رویکرد مرتبط مانند مدیریت فرآیند کسب و کار و اتوماسیون فرآیند کسب و کار را در بر می‌گیرد.
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار (Business Process Automation) یا BPA در کسب و کار، به استفاده از فناوری برای اجرای وظایف و فرآیندهای تکراری، به جای تلاش دستی، اشاره می‌کند. در واقع، سازمان‌ها با BPA می‌توانند طیف وسیعی از وظایف تکراری را خودکارسازی کرده و اتکا به مداخلات نیروی انسانی را کاهش دهند.
با افزایش اندازه سازمان‌ها، تعداد افراد، تیم‌ها، بخش‌ها و وظایف در حال افزایش است که باید میان آنها هماهنگی ایجاد شود. تکیه بر پیگیری و اجرای دستی، تنگناهایی ایجاد کرده و فضا را برای بروز موانع و مشکلات مختلف باز می‌کند. اما اجرای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای اصلی خود را از طریق یک پلتفرم، ساده سازی کنند. علاوه بر این، با خودکارسازی و ساده سازی فرآیندها، کارایی را افزایش دهند و هزینه‌ها را به حداقل برسانند.
استراتژی BPA، در مقایسه با یک پلتفرم ساده مدیریت کار، به شما کمک می‌کند تا گردش‌های کاری پیچیده را در مقیاس‌های مختلف، ایجاد، کنترل و مدیریت کنید. همچنین، تمام فرآیندهایی که از طریق سازمان شما به یک پورتال تبدیل می‌شوند را متمرکز می‌کند. در ادامه به برخی وظایف خودکار معمول در یک فرآیند گردش کار اشاره می‌کنیم:
- تاییدیه بازاریابی محتوا
- استخدام کارکنان جدید
- خارج کردن کارکنان در حال خروج
- تهیه و تنظیم قراردادهای فروش
- تهیه و تنظیم قراردادهای تکمیل خودکار و سایر اسناد با اطلاعات CRM
- تهیه و تنظیم گزارشات مختلف
- اعتبارسنجی داده‌ها
- مشخص کردن وظایف
به طور کلی، اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار به سازمان شما کمک می‌کند تا:
- عملیات روزانه را با سرعت بیشتری انجام دهد.
- سریع‌تر تصمیم بگیرد.
- گلوگاه‌های فرآیند را از بین ببرد.
- خطرات نظارتی را کاهش دهد.
- فرآیندهای دستی (مبتنی بر کاغذ) را حذف کند.
نمونه‌های خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار
برای درک بهتر خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، به نمونه‌های زیر توجه کنید:
استخدام کارکنان جدید
هرچند استخدام کارمندان جدید، به ظاهر یک فرآیند ساده است، اما شامل وظایف متعددی است. به عنوان مثال، پر کردن فرم‌های اطلاعات کارکنان، تشکیل جلسات معارفه، تشکیل جلسات آموزشی، راه‌اندازی حساب‌های بانکی، جمع‌آوری مدارک مورد نیاز و تعیین اساتید، تنها تعدادی از فعالیت‌های مورد نیاز است.
بدون اتوماسیون، کل فرآیند دچار آشفتگی و بی نظمی خواهد شد. این آشفتگی، کاغذ بازی‌های بی پایان، نارضایتی کارکنان و کاهش بهره‌وری را به دنبال خواهد داشت. اما به کارگیری سیستم BPA برای کارکنان، انتقال سریع و روان از یک فعالیت به فعالیت دیگر را تضمین می‌کند. علاوه بر این، به آنها امکان می‌دهد تا جریان فرآیند را به طور واضح مشاهده کنند.
سفارشات خرید
در اکثر سازمان‌ها، سفارشات خرید فرآیندهای تکراری محسوب می‌شوند. به این صورت که: تیم درخواست کننده فرمی را پر کرده و برای تیم خریدار ارسال می‌کند. سپس مرجع تصویب کننده، درخواست را بررسی می‌کند. در صورت کمبود اطلاعات یا محدودیت‌های بودجه‌ای، درخواست را رد می‌کند و به تیم درخواست کننده بازمی‌گرداند. اما در صورت تایید، سفارش خرید ایجاد شده و نسخه‌هایی برای تامین کننده و تیم مسئول موجودی، ارسال می‌شود.
اما بدون سیستم خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، ممکن است مشکلات زیر ایجاد شود:
- تایید با تاخیر سفارش خرید (PO)
- بروز خطا در سفارشات خرید
- سوابق ناقص و ناکارآمد
- اثر منفی بر نرخ بهره‌وری
یک پلتفرم اتوماسیون فرآیند کسب و کار می‌تواند به بهبود پاسخگویی، شفافیت و ضبط دقیق داده‌ها کمک کند که در صورت لزوم، ذینفعان به آنها دسترسی داشته باشند. همچنین، تمامی ارتباطات مربوط به فرآیند را در جریان کار حفظ می‌کند تا اجرا را آسان‌تر و سریع‌تر کند.
چرا باید فرآیندهای کسب و کار را خودکارسازی کنید؟
در این بخش به دلایل قانع کننده برای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار اشاره می‌کنیم.
گامی برای تحول دیجیتال است
تحول دیجیتال برای همه سازمان‌ها، یک هدف محسوب می‌شود. اتوماسیون فرآیند کسب و کار، می‌تواند گامی برای پذیرش فرهنگ تحول مداوم و مستمر باشد. می‌توانید با فرآیندهایی شروع کنید که بیش از بقیه نیاز به اصلاح دارند و به تدریج کار خود را ادامه دهید.
فرآیندها را واضح‌تر می‌کند
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار در مرحله طراحی، به مقدار مشخصی از وضوح فرآیندها نیاز دارد. در صورتی که افراد مسئول اجرای فرآیندها را نشناسید و از وظایف آنها مطلع نباشید، نمی‌توانید گردش کار را به طور موثر طراحی و خودکارسازی کنید.
همچنین، نقشه برداری فرآیند می‌تواند شفافیت لازم برای همه کارکنان را فراهم کرده و به عنوان یک منبع آموزشی عمل کند. دیدگاه‌هایی که از تجزیه و تحلیل یک فرآیند خودکار به دست می‌آورید، می‌تواند به وضوح شکاف میان فرآیندها را آن طور که هست و آن طور که باید باشد، به شما نشان دهد.
فرآیندها را ساده می‌کند
یکی از نتایج خوب استفاده از BPA، ساده سازی فرآیندها است. پاسخگویی واضح، اعلان‌های قابل تنظیم، دیدگاه‌های ارزشمند، برگشت‌های سریع‌تر، حذف فعالیت‌های بیهوده و تمرکز بر وظایفی که دارای ارزش افزوده هستند، از نتایج ساده سازی فرآیندهاست.
می‌توانید سوابق انطباق را دریافت کنید
با اتوماسیون فرآیند کسب و کار، تمام جزئیات یک فرآیند خاص، ثبت و ضبط می‌شود. می‌توانید از این اطلاعات، برای نشان دادن انطباق در طول ممیزی استفاده کنید.
عملیات را استاندارد می‌کند
با خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، می‌توانید هر بار یک استاندارد ثابت از نتایج را انتظار داشته باشید. استانداردسازی به رسیدن سازمان شما به یک جایگاه استاندارد کمک می‌کند و در نهایت منجر به افزایش پایگاه مشتریان می‌شود.
رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد
تمرکز بر فرآیندها و تعالی عملیاتی به شما کمک می‌کند تا به راحتی از انتظارات مشتریان فراتر بروید. چرا که وقتی به طور مداوم استانداردهای وعده داده شده را رعایت می‌کنید، مشتریان، به محصولات و خدمات شما تمایل بیشتری نشان می‌دهند.
کدام فرآیندهای تجاری را باید خودکارسازی کنید؟
خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار، مزایای قابل توجهی مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، چابکی و انعطاف پذیری را به دنبال دارد. در این بخش به شما خواهیم گفت کدام فرآیندها را می‌توانید خودکارسازی کنید.
فرآیندهای بخش مدیریت
در هر کسب و کار، فرآیندهای زیادی وجود دارد که مبتنی بر تصمیم‌گیری مدیران است. به عنوان مثال، تخصیص وظایف کارکنان یا رسیدگی به درخواست مرخصی کارکنان، از جمله وظایف تکراری و زمان‌بر مدیران است که می‌توانید آنها را با استفاده از ابزارهای BPA، خودکارسازی کنید.
فرآیندهای بخش مالی
با نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانید بسیاری از فعالیت‌های این بخش از جمله دریافت و ارسال فاکتورها را خودکارسازی کنید. به این ترتیب، ضمن صرفه جویی در زمان و کاهش خطاها، گزارشات دقیق‌تری نیز دریافت می‌کنید.
فرآیندهای بخش فروش
با اتوماسیون یا خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار در این بخش، می‌توانید اطلاعات مشتریان و اطلاعات محصول مورد تقاضا را به صورت خودکار ثبت کنید و آنها را در اختیار سایر بخش‌ها قرار دهید.
به این ترتیب، تیم فروش سازمان شما، تنها بر وظیفه اصلی خود یعنی فرآیند فروش، متمرکز خواهد بود.
فرآیندهای بخش خدمات مشتریان
با اتوماسیون فرآیندهای این بخش، می‌توانید درخواست‌ها، پیشنهادات و شکایات مشتریان را به صورت خودکار طبقه‌بندی و برای مسئولان ارسال کنید. به این ترتیب، مشتریان به راحتی وضعیت درخواست‌های خود را پیگیری می‌کنند. این فرآیند، تاثیر مثبتی بر تجربه خرید و سطح رضایتمندی آنها خواهد داشت.
فرآیندهای بخش بازاریابی
خودکارسازی فرآیندهای بخش بازاریابی و فرآیندهای مرتبط با آن، نیازمند ابزارهای مدیریت فرآیند است. به عنوان مثال، اجرای کمپین‌های تبلیغاتی به هماهنگی با واحدهای مختلف از جمله واحد مالی (برای پرداخت هزینه‌ها)، واحد فروش (برای هدایت مخاطبان به کارشناسان فروش و تبدیل آنها به مشتری)، واحد مدیریت (تایید مراحل اجرای کمپین‌های تبلیغاتی)، نیاز دارد. به خاطر داشته باشید که برای تعریف و مدل‌سازی این موارد به نرم افزارهای BPMS نیاز خواهید داشت.
اهمیت خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار
حتما می‌دانید که صرفه جویی در هزینه‌ها و ساده‌تر کردن عملیات پیچیده، از دغدغه‌های همیشگی مدیران است. به همین دلیل، استفاده از نرم افزار اتوماسیون کسب و کار، انتخاب بسیار مناسب و موثری است. این ابزارها، شامل راه‌حل‌هایی برای یکپارچه سازی است که می‌تواند چندین برنامه را به یکدیگر متصل کند. همچنین، برای ساده سازی فرآیندها، ایجاد فرصت‌های تجاری جدید و توسعه استراتژی‌های به روز، جهت خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار معرفی و مورد استفاده قرار می‌گیرند.
در مطالب آینده، به معرفی و بررسی تعدادی از ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار می‌پردازیم.
مزایای استفاده از ابزارهای خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار
هنگامی که فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار کردید، می‌توانید انتظار مشاهده مزایای متعددی را داشته باشید. از جمله اینکه:
- ابزارهای اتوماسیون فرآیند کسب و کار مبتنی بر ابر، داده‌های شما را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می‌کنند. این به شما کمک می‌کند هر زمانی که به داده‌ها نیاز داشتید، با هر دستگاهی به آنها دسترسی داشته باشید.
- فرآیندهای کسب و کار شما با وجود BPA شفاف‌تر خواهد شد، چرا که می‌توانید فرآیندها را در زمان اجرا، تحت نظارت و ردیابی قرار دهید. این امر علاوه بر بهبود دیدگاه‌ها، فرآیند پاسخگویی را نیز تسریع می‌کند.
- توانایی نظارت بر فرآیندهای در حال اجرا به شما امکان می‌دهد تا مراقب خطاهای احتمالی باشید و در صورت وقوع، به سرعت آنها را برطرف کنید.
- گزارش‌های عملکرد، دیدگاه‌های همه جانبه و کارآمدی در اختیار شما قرار می‌دهد تا بتوانید در برابر خطاهای تکراری اقدامات پیشگیرانه و موثری انجام دهید.
- همان طور که اشاره کردیم، BPA قادر است تمامی فعالیت‌های تکراری روزانه را انجام دهد. بنابراین شما می‌توانید افراد سازمان را به سمت کارهایی هدایت کنید که به تخصص و مهارت بیشتری نیاز دارد.
- در نهایت، یک سیستم BPA، کارایی کسب و کارهای رو به رشد را افزایش می‌دهد. از آنجا که این سیستم، مبتنی بر بهبود مستمر فرآیندهاست، سطوح کارایی نیز افزایش پیدا خواهد کرد.
BPA چگونه با مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) مرتبط است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، همکاری بین تیم‌های تجاری و فناوری اطلاعات برای مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرآیندهای نهایی کسب و کار برای کمک به تحقق اهداف استراتژیک است. در واقع، BPM یک فرآیند مداوم است که در طول زمان منجر به بهبود می‌شود.
BPM و BPA هر دو تلاش می‌کنند تا وظایف و فرآیندهایی را که تکراری، مداوم و قابل پیش بینی هستند، بهبود ببخشند. هدف هر بهبود، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها و اشتباهات، به منظور ارائه محصولات و خدمات بهتر و مفیدتر به مشتریان است.
هر چند BPM و BPA، اهداف مشابهی دارند، اما برای دستیابی به آنها روش‌های متفاوتی در نظر می‌گیرند. سیستم BPM، دید گسترده‌ای از سازمان ارائه می‌دهد، در حالی که BPA یک استراتژی برای بهبود فرآیندهای خاص است. بنابراین، ترکیب BPA و BPM برای کسب و کار شما بسیار کارآمد و موثر است.
سیستم BPM، الگویی برای نقشه برداری و خودکارسازی تمام فرآیندهای تجاری ارائه می‌دهد. هنگامی که یک BPM اعمال می‌شود، سیستم BPA می‌تواند برای نظارت مستمر و بهبود کارایی فرآیند مورد استفاده قرار گیرد.
جدا از ارائه یک راه حل یکپارچه اتوماسیون تجاری، BPM و BPA می‌توانند به عنوان ابتکارات مستقل برای بهبود کارایی و سودآوری عمل کنند.
BPA چگونه با اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) مرتبط است؟
اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA)، برای خودکارسازی فعالیت‌های تکراری از یک نرم افزار استفاده می‌کند. نرم افزار RPA، برای تقلید از فعالیت‌های تکراری که توسط انسان‌ها انجام می‌شود، آموزش دیده است. مانند چسباندن داده‌ها در یک فیلد. معمولا یک کاربر، می‌تواند بدون نیاز به مهارت‌های توسعه، یک ربات RPA را آموزش دهد و آن را به کار بگیرد.
بسیاری از راه‌حل‌های RPA، ابزارهای نرم افزاری پیش ساخته‌ای هستند که به راحتی نصب می‌شوند و بدون اتصال به پایگاه‌های داده یا دسترسی به رابط‌های برنامه نویسی (API)، بر روی سیستم‌های موجود اجرا می‌شوند.
در حالی که نرم افزار BPA تمایل دارد کارهای پیچیده‌تری انجام دهد. راه‌حل‌های BPA برای یک سازمان خاص سفارشی سازی می‌شوند. آنها معمولا در سیستم‌های داده ادغام می‌شوند یا به API ها متصل می‌شوند. به خاطر داشته باشید که ممکن است یک راه‌حل BPA از نرم افزار RPA استفاده کند.
هر دو راه‌حل BPA و RPA، به طور فزاینده از هوش مصنوعی (AI) و فناوری‌های یادگیری ماشین برای تفسیر بهتر داده‌های بدون ساختار مانند: ایمیل‌ها، تصاویر و فایل‌های صوتی استفاده می‌کنند. این موضوع می‌تواند منجر به بهبود تجربه کاربری شود، چرا که این فناوری قادر است بر نقاط ابهام غلبه کند و با نیازهای کاربران تعامل داشته باشد.
عملکرد خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار (BPA) چگونه است؟
استراتژی BPA زمانی اعمال می‌شود که یک کسب و کار، فرآیندی را خودکارسازی کند، اما راه‌حل‌های گردش کار به یک اندازه ایجاد نمی‌شوند. BPA، چندین برنامه را قادر می‌سازد تا با یکدیگر صحبت کنند. به عنوان مثال، یکی از اعضای تیم بازاریابی می‌تواند چندین برنامه را به هم متصل کند تا بخش‌هایی از یک گردش کار را ساده‌تر کند. مانند افزودن یک آدرس ایمیل جدید به CRM در یک پلتفرم بازاریابی مستقل.
یک استراتژی کارآمد و موثر BPA، شامل تعدادی اتوماسیون است که در سراسر سازمان شما وظایف پراکنده‌ای بر عهده دارند. این یک ابتکار در سراسر سازمان به حساب می‌آید که به مزایای اتوماسیون در هر نقش و تیمی اشاره می‌کند.
به طور کلی، برای مدیریت یک برنامه BPA در مقیاس بزرگ، سازمان‌ها به مدیریت فرآیند کسب و کار روی می‌آورند.
و در انتها…
فرآیندهای کسب و کار، شامل صدور سفارشات خرید، تایید درخواست وام، تکمیل ورود داده‌ها، استخدام کارمندان جدید و خدمات مالی است. خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار یا BPA، به استفاده از فناوری برای انجام این فعالیت‌های تکراری در یک سازمان اشاره کرده و نشان می‌دهد که چگونه خودکارسازی این فرآیندها، باعث افزایش بهره‌وری وکاهش هزینه‌ها خواهد شد.