افزایش بهره‌وری با راه حل های فرآیند کسب و کار
در بازار این روزها، اگر می‌خواهید کسب و کارتان را در شرایط رقابتی نگه دارید، درآمدتان را افزایش دهید و سودتان را به حداکثر برسانید، باید از همه منابع سازمان کاملا درست و عاقلانه استفاده کنید. این امر مستلزم آن است که ضمن تمرکز بر فعالیت‌های اصلی، به طور جدی به برون سپاری آن دسته از وظایف فرعی که در موفقیت شما نقش مهمی دارند، فکر کنید.
ارائه راه حل های فرآیند کسب و کار (BPS)، کمک می‌کند تا با تمرکز بر روی شایستگی‌های اصلی، کارآمدتر و موثرتر فعالیت کنید. همچنین، به شما امکان می‌دهد تا با ارزیابی اثربخشی عملیاتی و شناسایی فرصت‌ها برای ارتقای بینش استراتژیک، با استفاده از مدل‌های منابع جایگزین، مسیر مناسبی برای بهبود شناسایی کنید.
اما به خاطر داشته باشید، از آنجا که مدل‌های عملیاتی، اولویت‌ها و فرهنگ‌های سازمانی، از کسب و کاری به کسب و کار دیگر متفاوت است، راه حل های فرآیند کسب و کار مناسب برای یک سازمان نیز ممکن است برای سایر سازمان‌ها کارآمد و مناسب نباشد.
راه حل های فرآیند کسب و کار چیست؟
راه حل های فرآیند کسب و کار (Business Process Solutions) یا BPS، استراتژی‌هایی هستند که به بهبود کارایی عملیاتی و اولویت‌های سازمانی کمک می‌کنند. از آنجا که اولویت و فرهنگ یک سازمان با سازمان دیگر متفاوت است، همه راه حل های فرآیند کسب و کار برای یک سازمان مناسب نیستند. شرکت‌هایی که این راه‌حل‌ها را ارائه می‌دهند، باید مطمئن شوند که هر سازمان راه‌حل‌های سفارشی و متناسب با نیازهای خود دریافت خواهد کرد.
راه حل های فرآیند کسب و کار یا BPS، طیف گسترده‌ای از راه‌حل و پشتیبانی عملیاتی را در زمینه‌های مدیریتی، مالی، فناوری و مدیریت پروژه ارائه می‌دهد.
BPS، می‌تواند برای خودکارسازی در بخش‌های مختلف سازمان مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال، هنگامی که این راه‌حل‌ها، در زمینه‌هایی مانند استخدام، امور مالی و حسابداری اعمال شود، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا وظایف فعلی که به صورت دستی انجام می‌شوند را شناسایی و خودکارسازی کنند. به این ترتیب، سرعت و کارایی فرآیندها افزایش یافته و خطاهای انسانی نیز کاهش پیدا می‌کند.
همچنین، راه حل های فرآیند کسب و کار می‌توانند خدمات دیگری مانند بهبود مدیریت نیز ارائه دهند تا مشاهده کنند بخش مدیریت برای ایجاد و حفظ انگیزه در کارکنان تا چه اندازه موثر است. علاوه بر این، راه حل های فرآیند کسب و کار، تضمین می‌کند که کارکنان به طور بهینه کار می‌کنند. اگر این طور نیست، راه‌حل‌هایی برای به حداکثر رساندن بهره‌وری ارائه می‌دهد.
راه حل های فرآیند کسب و کار چگونه به شما کمک می‌کند؟
وقتی کسب و کار کوچک خود را راه‌اندازی می‌کنید، داشتن کارکنان محدود، منطقی است. اما پس از مدتی با گسترش کسب و کارتان، باید افراد بیشتری را به تیم خود اضافه کنید. اگر برای استخدام افراد جدید از راه حل های فرآیند کسب و کار کمک بگیرید، میتوانید زیرساخت‌های خود را مشاهده کرده و مقیاس آنها را نیز مشخص کنید.
راه حل های فرآیند کسب و کار، تضمین می‌کند شما کارشناسانی دارید که راهنمایی‌تان کنند چگونه از منابع خود به بهترین شکل ممکن استفاده کرده و تیم قدرتمندی ایجاد کنید. این یعنی مجبور نیستید در تاریکی دنبال راه‌حلی بگردید که نمی‌دانید تا چه اندازه موثر است.
مثلا فرآیند استخدام را در نظر بگیرید. شما به دنبال افرادی هستید که برای شغل مدنظرتان واجد شرایط لازم باشند. این به این معنی است که برای جستجوی این افراد و آموزش به آنها باید زمان زیادی صرف کنید. راه حل های فرآیند کسب و کار، تضمین می‌کند که شما تیمی از انسان‌ها و ابزارها را ایجاد می‌کنید که می‌توانند آنچه که نیاز دارید، به سرعت در اختیارتان قرار دهند.
کدام بخش‌ها می‌توانند از راه حل های فرآیند کسب و کار استفاده کنند؟
اکنون به شما خواهیم گفت چگونه برخی بخش‌های رایج می‌توانند راه حل های فرآیند کسب و کار را ترکیب کنند و مورد استفاده قرار دهند.
بخش حسابداری
مدیریت حساب‌ها، یک فعالیت چالش برانگیز برای هر کسب و کاری است. ثبت هر معامله و تهیه گزارش‌های مالی، علاوه بر مهارت بالا، به نیروی انسانی زیادی نیاز دارد. از آنجا که انجام عملیات حسابداری به صورت دستی، دشوار و زمان‌بر است، بهتر است از راه حل های فرآیند کسب و کار استفاده کنید.
بخش فناوری اطلاعات (IT)
بخش فناوری اطلاعات هر سازمان، یکی از سخت‌ترین بخش‌ها برای اجرای موفقیت آمیز است، چرا که ممکن است همه چیز خیلی تصادفی اشتباه شود. اما از آنجا که راه حل های فرآیند کسب و کار، در ایجاد ثبات و ساده سازی فرآیندهای رایج نقش موثری دارند، میتوانید فرآیندهای کسب و کار را با این راه‌حل‌ها به خوبی مدیریت کنید.
بخش مالیات
در هر سازمان، واحد مالیات بخش بزرگی را به خود اختصاص می‌دهد. به همین دلیل، وجود افراد متخصص و آموزش دیده برای این بخش کاملا ضروری است. راه حل های فرآیند کسب و کار، ابزارهای لازم را در اختیار کارکنان شما قرار می‌دهد تا با خودکارسازی رایج فرآیندها، ایجاد فرم‌ها و گردش‌های کاری خودکار، فعالیت‌های خود را مقیاس بندی کنید.
چرا به راه حل های فرآیند کسب و کار نیاز دارید؟
هر چه کسب و کار شما گسترده‌تر شود، ساختار دهی به بخش‌های مختلف آن پیچیده‌تر خواهد شد. با راه حل های فرآیند کسب و کار میتوانید فرآیند ساختاردهی را سریع‌تر و ساده‌تر انجام دهید.
اگر می‌خواهید از منابع کسب و کارتان حداکثر استفاده را ببرید، منطقی است که از راه حل های فرآیند کسب و کار استفاده کنید. برترین ارائه دهندگان این راه‌حل‌ها علاوه بر اینکه کمک می‌کنند تا کارایی خود را به حداکثر برسانید، به شما امکان می‌دهند تا یک طرح تجاری مناسب برای سال‌های آینده ترسیم کنید تا رشد شما را تضمین کند. به این ترتیب جهت کسب و کار شما مشخص خواهد شد. همچنین، راه حل های فرآیند کسب و کار یا BPS می‌تواند کارهایی که برای نیروی کار سازمان پیچیده و زمان‌بر است، به راحتی انجام دهد.
***
با استفاده از راه حل های فرآیند کسب و کار، سازمان شما فرصت مناسبی برای رقابت با بازیگران بزرگ خواهد داشت، بدون اینکه مجبور به پذیرش ریسک‌های بزرگ باشد. علاوه بر این، می‌تواند از تخصص شرکت‌های معتبر به نفع خود استفاده کند.