سند الزامات کسب و کار (BRD)؛ تعاریف، نکات، عناصر

زمان مطالعه: 10 دقیقه

سند الزامات کسب و کار (BRD)، سندی است که با هدف ارائه یک نمای جامع و شفاف از تمام جنبه‌های حیاتی پروژه، تهیه می‌شود. این سند به عنوان یک پل ارتباطی عمل می‌کند و به شما اطمینان می‌دهد که تمام ذینفعان، از تیم‌های اجرایی و توسعه‌دهندگان گرفته تا مدیران ارشد و کاربران نهایی، نسبت به آنچه قرار است محقق شود، دیدگاهی یکپارچه دارند.

این مرجع مرکزی، مبنایی برای ایجاد ارتباط موثر بین تیم‌های کسب ‌و کار، تیم‌های فنی و سایر ذینفعان محسوب می‌شود. همچنین با تمرکز بر تعریف «چه چیزی باید انجام شود؟»، به دنبال ایجاد درک مشترکی است که تیم‌ها را قادر سازد تا راه‌حل‌های نوآورانه و کارآمدی را طراحی و پیاده‌سازی کنند. سند الزامات تجاری، با تعریف دقیق الزامات، همسو کردن دیدگاه‌های ذینفعان و ایجاد یک نقشه راه صریح و روشن، شما را مطمئن می‌کند که محصول نهایی به بهترین شکل ممکن، نیازهای کسب ‌و کار را برآورده ساخته و ارزش حداکثری ارائه می‌دهد.

تا پایان این مطلب همراه ما بمانید تا به شما بگوئیم سند الزامات کسب و کار چیست، چه عناصری دارد و چگونه تدوین می‌شود.

سند الزامات کسب و کار (BRD) چیست؟

سند الزامات کسب و کار (Business Requirements Document)، گزارش مفصلی است شامل همه چیزهایی که یک پروژه جدید برای موفقیت به آنها نیاز دارد. این سند، اهداف پروژه، موارد مورد نیاز برای انجام پروژه و چیزی که در طول چرخه عمر پروژه انتظار دارید را مشخص می‌کند. در طول مراحل پروژه، یک سند الزامات تجاری، به شما اطمینان می‌دهد که اجرای پروژه با اهداف پروژه مطابقت دارد.

سند الزامات کسب و کار، شامل 10 بخش است:

1. خلاصه اجرایی
2. اهداف پروژه
3. بیانیه نیازها
4. محدوده پروژه
5. صورت‌های مالی
6. الزامات
7. ذینفعان اصلی
8. زمان بندی پروژه
9. تحلیل هزینه و فایده
10. محدودیت‌های پروژه

هر کس که سند الزامات کسب و کار شما را می‌خواند، با تشریح این بخش‌ها باید به وضوح بفهمد که پروژه شما چیست، می‌خواهید به چه چیزی برسید و برای دستیابی به آن چگونه برنامه‌ریزی کرده‌اید.

شما با BRD، یک نقشه راه یا دستورالعمل برای ذینفعان پروژه ایجاد می‌کنید تا بر اساس طراحی پروژه، ساختار پروژه و اولویت‌های پروژه تصمیم‌گیری کنند. علاوه بر این، BRD می‌تواند با تشریح انتظارات پروژه و محصولات قابل تحویل، به عنوان یک قرارداد بین مشتریان و فروشندگان عمل کند.

به طور کلی، استانداردی که با آن می‌توانید انتظار اتمام موفقیت‌آمیز پروژه را داشته باشید، با سند الزامات کسب و کار تعیین می‌شود.

مزایای سند الزامات کسب و کار (BRD) چیست؟

سند الزامات تجاری برای کسب و کار شما مزایایی به همراه دارد که برخی از آنها به شرح زیر است:

• سند الزامات کسب و کار، نیازهایی که باید هنگام شروع برنامه‌ریزی پروژه تعریف کنید، ترسیم می‌کند. به این ترتیب، می‌توانید در زمان و تلاش‌های خود صرفه‌جویی کنید.

• زمانی که روی پروژه‌های جدید کار می‌کنید و می‌خواهید به داده‌های تاریخی برای اطلاع از پروژه جدید خود نگاه کنید، سازگاری ایجاد می‌کند.

• با وجود الگوی BRD، معمولا یک پروژه با شکست مواجه نمی‌شود، چرا که الزامات تجاری، مشخص و همسو شده‌اند.

• با سند الزامات کسب و کار می‌توانید اهداف پروژه را به اهداف کلی سازمان متصل کنید. این باعث هماهنگی پروژه با اهداف بزرگ سازمان می‌شود و سلامت کسب و کارتان را ارتقا می‌دهد.

• یک راهکار مناسب برای نظارت بر سلامت پروژه، موافقت جمعی میان سهامداران پروژه و اعضای تیم پروژه است. این اتفاق نظر، زمینه را برای همکاری فراهم کرده و با کاهش درخواست‌های تغییر، در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌کند.

عناصر سند الزامات کسب و کار (BRD) چیست؟

همان طور که گفتیم، الگوی سند الزامات تجاری، باید جزئیات پروژه شما را به صورت مختصر ارائه دهد. در واقع، ارائه بیشترین اطلاعات با حداقل کلمات.

اکنون به بررسی هر مولفه می‌پردازیم:

1. خلاصه اجرایی

خلاصه اجرایی، یک بیانیه‌ سطح بالاست که پروژه شما و هدف آن را مشخص می‌کند. در واقع، یک نمای کلی از نکات برجسته است که مقدمه‌ای ایده آل برای ارائه تصویر بزرگ (بدون پرداختن به جزئیات) به سهامداران محسوب می‌شود. افرادی که فرصت مطالعه کامل BRD را ندارند، با خواندن خلاصه اجرایی می‌فهمند شما قصد دارید چه کاری انجام دهید.

2. اهداف تجاری

اهداف پروژه، همان اهداف تجاری هستند که با اجرای پروژه، قصد رسیدن به آنها را دارید. قبل از شروع کار، با بیان اهداف پروژه می‌توانید از آنها برای اندازه‌گیری پیشرفت‌های خود استفاده کنید.

اهداف پروژه را با عنوان اهداف SMART فهرست کنید تا مطمئن شوید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مختص زمان هستند.

اندازه‌گیری اهداف پروژه، به پاسخ این سوال که: «آیا برای دستیابی بهتر به اهداف، باید گردش کار خود را تنظیم کنید؟» کمک می‌کند. به عنوان مثال، اگر یکی از اهداف شما افزایش 10 درصدی مشتریان در یک بازه زمانی 4 ماهه باشد، در پایان این زمان با بررسی اعداد و اقداماتی که در طول مسیر انجام داده‌اید، باید نتیجه (مثبت یا منفی) را به وضوح مشاهده کنید.

3. بیانیه نیازها

در این بخش از الگوی BRD، باید نیازی که پروژه قصد رفع آن را دارد، شناسایی کرده و برای حل آن تلاش کنید.

4. محدوده پروژه

محدوده پروژه، مرزهای پروژه را در سند الزامات کسب و کار اعلام می‌کند. همچنین، اساس طرح پروژه شما محسوب می‌شود که وظایف را سازماندهی می‌کند، منابع را به آنها متصل می‌کند و برنامه‌ای ایجاد می‌کند تا بتوانید پروژه را به موقع تحویل دهید.

زمانی که پروژه شما به خارج از مرزهایی که برای آن تعیین کرده‌اید، گسترش پیدا کند، کنترل آن سخت می‌شود. بنابراین لازم است، با تعریف دقیق محدوده پروژه، همه را در یک صفحه نگه ‌دارید و از خزش دامنه جلوگیری کنید.

مواردی که باید در محدوده پروژه قرار گیرند، عبارتند از:

• جدول زمانی

• میزان بودجه

• هزینه‌ها

• محصولات قابل تحویل

• الزامات پروژه

• وظایف اعضای تیم پروژه

علاوه بر فهرست محدوده پروژه، می‌توانید فهرستی از مواردی که می‌خواهید از پروژه کنار بگذارید، مانند: فرآیندها یا استراتژی‌های مخاطره‌آمیز را نیز تهیه کنید.

5. صورت‌های مالی

منظور از صورت‌های مالی در یک سند الزامات کسب و کار (BRD)، معمولا مربوط به گزارش‌ دهی مالی و داده‌های مالی است. این بخش در BRD، مشخص می‌کند که سیستم یا محصول جدید چطور باید از داده‌های مالی پشتیبانی کند، چه گزارش‌های مالی باید تولید کند و چطور باید با سیستم‌های مالی موجود تعامل داشته باشد.

6. الزامات

الزاماتی که باید برای سند الزامات تجاری شناسایی کنید، شامل موارد زیر است:

• الزامات کسب و کار

الزامات کسب و کار، قالب اصلی سند BRD است. در این بخش، باید اقدامات مورد نیاز برای انجام پروژه را فهرست کرده و آنها را بر اساس اولویت، رتبه بندی کنید. سپس به هر مورد (بر اساس میزان اهمیت)، یک سطح اهمیت اختصاص دهید. این به سایر افراد کمک می‌کند تا بفهمند ابتدا باید کدام الزامات را تکمیل کنند.

الزامات تجاری مشخص می‌کند که سازمان تا پایان پروژه می‌خواهد به چه چیزی دست پیدا کند. همچنین توضیح می‌دهد که پس از تکمیل پروژه، چگونه قابلیت‌ها تغییر خواهند کرد.

لازم است بدانید که بسته به پیچیدگی یا سادگی یک پروژه، لیست الزامات کسب و کار می‌تواند مختصر یا گسترده باشد.

• الزامات راه حل

الزامات راه حل، کارکردها و ویژگی‌هایی است که باید در یک راه حل وجود داشته باشد، تا پذیرفته شود. این الزامات، انتقال ویژگی‌ها و اقدامات لازم برای اجرای راه حل جدید در سازمان را تعریف می‌کند.

همچنین، ویژگی‌ راه حل‌های پروژه را که نیازهای کسب و کار و ذینفعان را برآورده می‌سازد، توصیف می‌کند.

• الزامات ذینفعان

الزامات ذینفعان، تصمیمات مربوط به نیازها، اهداف و مقاصد کسب و کار را از دیدگاه ذینفعان و نقش آنها در کسب و کار تعریف می‌کند. این الزامات، به افرادی اختصاص دارد که از نتایج پروژه استفاده خواهند کرد، مانند سهامداران خاص و کاربران نهایی.

7. ذینفعان اصلی

ذینفعان پروژه، افرادی هستند که به پروژه شما علاقه دارند. آنها حتما الگوی BRD را می‌خوانند تا بفهمند پروژه در مورد چیست. افراد زیر می‌توانند ذینفعان اصلی پروژه باشند:

• اعضای تیم که بر روی پروژه کار می‌کنند.

• مدیران پروژه که هدایت آن را بر عهده دارند.

• مدیران اجرایی که پروژه را تایید می‌کنند.

• مشتریانی که تحت تاثیر پروژه قرار می‌گیرند.

در این بخش، اسامی و نقش‌های شغلی هر یک از ذینفعان را فهرست کرده و وظایف آنها را در رابطه با پروژه شرح دهید. این بخش، شفاف سازی می‌کند که چه کسی درگیر پروژه است و چه کسی می‌تواند ارتباطات گروهی را بهبود ببخشد.

8. زمان بندی پروژه

برنامه زمان بندی دقیق پروژه را تهیه کنید. این برنامه باید شامل ضرب‌الاجل‌ها و نقاط عطف باشد تا به نظارت بر پیشرفت کمک کند و به شما اطمینان دهد که محصولات تولیدی، به موقع به مشتریان ارائه می‌شوند. زمان بندی پروژه، ضمن به روز نگه داشتن ذینفعان، به اعضای تیم کمک می‌کند تا بدانند در قبال چه چیزی مسئول هستند.

9. تحلیل هزینه و فایده

در این بخش باید هزینه‌های مرتبط با پروژه را ثبت و مزایایی را که انتظار دارید، یادداشت کنید. با کمک تجزیه و تحلیل هزینه و فایده می‌توانید مشخص کنید که آیا سود مالی پروژه بیشتر از سرمایه‌گذاری است یا نه.

10. محدودیت‌های پروژه

تمام مواردی که ممکن است پروژه را محدود کند مانند: بودجه، زمان، منابع، ریسک‌ها، وابستگی‌ها، مهلت‌ها، سطح مهارت اعضای تیم و… را یادداشت و آنها را به دقت در BRD بررسی و توجیه کنید. وقتی خوانندگان این بخش را مرور می‌کنند، باید شکل کلی پروژه و محدودیت‌های آن را مشاهده کنند.

محدودیت‌های پروژه به ذینفعان کمک می‌کند تا ضمن تجسم پیچیدگی‌های پروژه، دستیابی به اهداف را از ابعاد مختلف بررسی کنند.

مراحل ایجاد سند الزامات کسب و کار (BRD) چیست؟

مراحل زیر، 7 مرحله منطقی را تشکیل می‌دهند که تضمین می‌کند سند الزامات کسب و کار شما، پایه‌ای شفاف و قدرتمند برای موفقیت پروژه فراهم می‌کند.

1. تعریف و درک اهداف کسب و کار

قبل از هر چیز، باید درک کنید که دقیقا چرا این محصول یا پروژه باید انجام شود؟ اهداف کلی کسب و کار چیست؟ قرار است چه مشکلی حل شود؟ قرار است از چه فرصتی استفاده کنید؟

توضیح: قبل از هر چیز، باید دقیقاً بفهمیم که چرا این پروژه یا محصول قراره انجام بشه. اهداف کلی کسب و کار چیست؟  چه مشکلی رو قراره حل کنیم؟ چه فرصتی رو می‌خوایم استفاده کنیم؟ این مرحله شامل جلسات متعدد با مدیران و ذینفعان کلیدی جهت همسو کردن دیدگاه‌‌هاست.

    2. شناسایی و مصاحبه با ذینفعان

مشخص کنید چه کسانی در این پروژه نقش دارند (کاربران نهایی، مدیران، تیم‌های فنی، بازاریابی، پشتیبانی و…). سپس با هر کدام مصاحبه کنید تا نیازها، خواسته‌ها و انتظارات را بشناسید و آنها را به طور کامل جمع‌آوری کنید. در این مرحله مهم، دیدگاه‌های مختلف، جزئیات را کاملا روشن می‌کند.

   3. جمع‌آوری و مستند سازی الزامات

اکنون در مرحله اصلی کار قرار دارید. در این مرحله، تمام اطلاعات جمع‌آوری شده از مصاحبه‌ها، کارگاه‌ها، و تحلیل‌ها، به صورت الزامات شفاف، قابل اندازه‌گیری، و قابل تست مستند سازی می‌شوند. این الزامات، شامل الزامات عملکردی، غیرعملکردی، داده‌ای و… هستند.

    4. تحلیل و اولویت ‌بندی الزامات

پس از جمع‌آوری همه الزامات، باید آنها را تحلیل کنید تا از کامل بودن، سازگاری و منطقی بودن آنها مطمئن شوید. همچنین، لازم است آنها را اولویت‌بندی کنید تا اعضای تیم بدانند باید روی چه موضوعی تمرکز کنند.

5. تعریف محدوده پروژه و محدودیت‌ها

در این مرحله، محدوده دقیق پروژه (اینکه چه چیزهایی داخل پروژه قرار دارد و چه چیزهایی خارج از آن)، مشخص می‌شود. همچنین، تمام محدودیت‌ها (بودجه، زمان، منابع، تکنولوژی) باید به صورت  صریح و واضح ذکر شوند تا انتظارات واقع ‌بینانه شکل گیرد.

  6. بازبینی و تأیید سند

پیش نویس سند BRD باید توسط ذینفعان کلیدی (مدیران و نمایندگان کسب و کار) بازبینی شود. هدف این است که مطمئن شوید این سند، دقیقاً نیازهای کسب و کار را منعکس می‌کند، همه افراد در مورد آن به توافق رسیده‌اند و بازخوردها دریافت و اعمال می‌شوند.

   7. نهایی‌سازی و انتشار سند

پس از اعمال بازخوردها و دریافت تأیید نهایی، سند BRD به صورت رسمی نهایی شده و بین تمام تیم‌های مرتبط منتشر می‌شود تا به عنوان مرجع اصلی برای طراحی و پیاده‌سازی پروژه مورد استفاده قرار گیرد.

چه افرادی از الگوی سند الزامات تجاری استفاده می‌کنند؟

زمان پر کردن فیلدهای قالب سند الزامات کسب و کار، افراد مختلفی درگیر می‌شوند. اولین و مهم‌ترین آنها مشتری است. مشتریان با استفاده از محصولات قابل تحویل پروژه، الزامات را تعیین می‌کنند. هر چند، آنها به صورت مستقیم از الگوی BRD استفاده نمی‌کنند، اما همه چیز بر اساس نیازها و نظرات آنها طراحی می‌شود.

تحلیلگران تجاری، مسئول کشف مسائلی هستند که پروژه قرار است به آنها رسیدگی کند. این شامل مصاحبه با مشتریان، تحقیقات بازار و سایر یافته‌های جمعیت شناختی است.

مدیر پروژه، صاحب سند الزامات کسب و کار محسوب می‌شود. احتمالا افرادی برای تکمیل این سند، در تیم پروژه حضور دارند. آنها وظیفه ارائه راه حل برای مشکلات یا پر کردن جایگاهی را دارند که توسط تحلیلگر تجاری هنگام جمع‌آوری داده‌ها از مشتریان کشف شده است.

در اغلب پروژه‌ها، یک تحلیلگر سیستم، مسئول طراحی الزامات تجاری است. یک مدیر بازاریابی، رهبری استراتژی بازاریابی را بر عهده دارد و یک مدیر محصول، به تعریف چرایی، چه زمانی و چه چیزی محصولی که تیم توسعه خواهد ساخت، کمک می‌کند.

تفاوت FRD و BRD چیست؟

همان طور که گفتیم، سند الزامات کسب و کار (BRD)، یک گزارش رسمی است که تمام اهداف یا الزامات پروژه، برنامه یا راه حل تجاری جدید را به تفصیل شرح می دهد.

در حالی که، سند الزامات عملکردی (FRD)، یک سند فنی و بسیار جزئی‌نگر است که به زبان “چگونه” صحبت می‌کند. این سند توضیح می‌دهد که سیستم یا نرم‌افزار چگونه باید عمل کند تا نیازها و اهدافی که در BRD مشخص شده‌اند، برآورده شوند.

FRD مانند یک نقشه راه دقیق برای تیم فنی کسب و کار است که به آن‌ها می‌گوید دقیقاً باید چه قابلیت‌هایی را در سیستم پیاده‌سازی کنند و هر قابلیت چگونه باید رفتار کند.

دو اصطلاح BRD و FRD، گاهی باعث سردرگمی می‌شوند، اما تفاوت میان آنها اهمیت زیادی دارد. جدول زیر به بررسی این تفاوت‌ها می‌پردازد.

سند الزامات کسب و کار (BRD)	سند الزامات عملکردی (FRD)	ویژگی‌ها
دیدگاه کسب و کار (چرا؟ و چه چیزی؟)	دیدگاه فنی و عملکردی (چگونه؟)	تمرکز
بالا (کلی)	پایین (جزئی)	سطح جزئیات
ذینفعان کسب و کار، مدیران پروژه	تیم فنی (توسعه‌دهندگان، تست‌کنندگان)	مخاطب
زبان کسب و کار، بدون اصطلاحات فنی پیچیده	زبان فنی، با جزئیات عملکردی سیستم	زبان
ابتدای پروژه	پس از BRD، در مرحله طراحی	زمان ایجاد

 

نکات کلیدی برای نوشتن سند الزامات تجاری

اگر نوشتن یک سند الزامات تجاری، از ابتدا به درستی انجام نشود، در ادامه با مشکلات زیادی روبرو خواهید شد. اکنون نکاتی را به شما خواهیم گفت تا بتوانید یک BRD قوی و کارآمد تهیه کنید که سنگ بنای موفقیت پروژه‌های شما خواهد بود.

•   هدف را در اولویت قرار دهید

•  مخاطب خود را بشناسید

• الزامات را به صورت واضح و قابل اندازه‌گیری بنویسید

• روی «چه چیزی» تمرکز کنید

• ذینفعان را درگیر کنید

• محدوده پروژه را به دقت تعریف کنید

• از الگوها و قالب‌های استاندارد استفاده کنید

• بازبینی و تایید را جدی بگیرید

• مستندات را مدیریت کنید

 

سوالات متداول

سند الزامات کسب و کار (BRD) چیست؟

سند الزامات کسب و کار، گزارش مفصلی است شامل همه چیزهایی که یک پروژه جدید برای موفقیت به آنها نیاز دارد. این سند، اهداف پروژه، موارد مورد نیاز برای انجام پروژه و چیزی که در طول چرخه عمر پروژه انتظار دارید را مشخص می‌کند.

عناصر سند الزامات کسب و کار چیست؟

عناصر سند الزامات تجاری، شامل 10 بخش است:

1. خلاصه اجرایی
2. اهداف پروژه
3. بیانیه نیازها
4. محدوده پروژه
5. صورت‌های مالی
6. الزامات
7. ذینفعان اصلی
8. زمان بندی پروژه
9. تحلیل هزینه و فایده
10. محدودیت‌های پروژه

مراحل ایجاد سند الزامات کسب و کار (BRD) چیست؟

ایجاد BRD، شامل 7 مرحله زیر است:

1. تعریف و درک اهداف کسب و کار
2. شناسایی و مصاحبه با ذینفعان
3. جمع‌آوری و مستند سازی الزامات
4. تحلیل و اولویت ‌بندی الزامات
5. تعریف محدوده پروژه و محدودیت‌ها
6. بازبینی و تأیید سند
7. نهایی‌سازی و انتشار سند

سخن پایانی

همان طور که ملاحظه کردید، سند الزامات کسب و کار، گزارش مفصلی است شامل همه چیزهایی که یک پروژه جدید برای موفقیت به آنها نیاز دارد. با تهیه سند BRD، برای ذینفعان پروژه که مسئول تصمیم‌گیری‌های تجاری هستند، یک نقشه راه یا دستورالعمل‌ ایجاد می‌کنید. این سند، تضمین می‌کند که در طول پروژه، اجرا با اهداف پروژه مطابقت دارد. علاوه بر این، می‌تواند با تشریح انتظارات پروژه و محصولات قابل تحویل، به عنوان یک قرارداد بین مشتریان و فروشندگان عمل کند. به طور کلی، سند الزامات تجاری، استانداردی است که با آن می‌توانید به اتمام موفقیت‌آمیز پروژه فکر کنید.