چرا کسب و کار شما به BPM ابری نیاز دارد؟
BPM ابری، به معنی مدیریت فرایندهای کسب و کار بر بستر رایانش ابری است. در این رویکرد، ابزارها و زیرساختهای مربوط به طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندهای سازمانی بهجای استقرار روی سرورهای محلی، در محیط ابری میزبانی میشوند و از طریق اینترنت در دسترس کاربران قرار میگیرند. با BPM ابری کسب و کارها نیازی به خرید، نصب و نگهداری نرمافزار و سرورهای پیچیده ندارند، بلکه میتوانند از طریق مرورگر یا اپلیکیشن به پلتفرمهای ابری متصل شوند و فرایندهای خود را بهصورت متمرکز مدیریت کنند. همراه ما بمانید تا راجع به مدیریت فرایند کسب و کار ابری و لزوم استفاده از آن، بیشتر صحبت کنیم.
مدیریت فرایند کسب و کار ابری یا BPM Cloud چیست؟
مدیریت فرایند کسب و کار ابری یا BPM ابری، یک پیاده سازی مبتنی بر ابر از یک پلتفرم مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) است که به سازمانها امکان میدهد فرایندهای تجاری خود را بدون نیاز به سخت افزارهای گران قیمت و زیرساختهای فناوری اطلاعات، به خوبی مدیریت کنند.
در مقالات گذشته اشاره کردیم که BPM، روشی برای مشاهده و کنترل فرایندهای سازمان است که مشخص میکند فرایندها تا چه اندازه مفید و موثر هستند. نرم افزار BPM Cloud یا BPM ابری، به کاربران امکان میدهد ضمن خودکارسازی فعالیتهای تکراری، فرایندهای تجاری را به طور یکپارچه بهینه سازی کنند. کاربران با استفاده از این نرم افزار، میتوانند برنامههای گردش کار را بر روی فضای ابری مستقر کرده و به راحتی آنها را به اشتراک بگذارند.
چرا کسب و کار شما به BPM ابری نیاز دارد؟
سرعت توسعه و طراحی گردش کار و همچنین سرعت اجرای آنها به همراه قابلیت اطمینان بالا از بزرگترین مزایای BPM ابری به شمار میرود. سیستم ابر، مطمئنترین و در دسترسترین محیط را برای پلتفرم BPM و گردش کار شما فراهم میکند. وجود زیرساختهای قابل اعتماد با مقیاس پذیری بالا و همچنین استفاده از نوعی سیستم قیمت گذاری که هزینهها را بر اساس میزان مصرف شما محاسبه میکند (Pay As You Go)، نشان میدهد که هر کسب و کاری به راهحلهای BPM Cloud نیاز دارد.
استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ابری، مزایای زیادی ارائه میدهد که کسب و کار شما میتواند از آن برای رشد و شکوفایی بیشتر استفاده کند. اکنون راجع به دلایلی صحبت میکنیم که نشان میدهد شما به نرم افزار Cloud BPM نیاز دارید.
خطاها را به حداقل میرساند
با راهحلهای BPM ابری، میتوانید کاغذ بازی و ورود دستی دادههای پر از خطا را حذف کنید و میزان خطاها را به حداقل برسانید. در این فرایند تعدادی از رکوردهای بیفایده حذف میشوند، چرا که تغییرات به روز رسانی شده، برای تیمها به راحتی قابل دسترسی و مشاهده است.
در هر مکان و هر زمان امکان دسترسی فراهم است
از آنجا که این نرم افزار BPM از سیستم ابری استفاده میکند، برای کاربران، در هر زمان و مکان قابل دسترسی است. با Cloud BPM، کارکنان میتوانند در هر لحظه و با استفاده از هر دستگاهی به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. این برای تیمی که در طول جلسات مشتریان، نیاز به یافتن سریع اطلاعات دارند، بسیار کارآمد است.
قابلیت دسترسی، برای همکاری نیز بسیار عالی است. چرا که تمامی تیمهای اطلاعاتی برای برقراری ارتباط به یک مکان مناسب نیاز دارند. در این مکان مناسب، کارمندان میتوانند به سرعت اطلاعات را پیدا کرده و با اعضای تیم به اشتراک بگذارند.
سیستمهای قدیمی با ذخیره دادهها در محدوده یک درایو، امکان دسترسی محدودی را فراهم میکنند. در حالی که Cloud BPM، اطلاعات را در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره کرده و امکان دسترسی را در هر زمان و در هر مکان امکان پذیر میکند. علاوه بر این، سهامداران میتوانند از هر دستگاهی به برنامهها دسترسی داشته باشند.
امنیت دادهها را حفظ میکند
نرم افزار BPM ابری، نسبت به انواع دیگر پلتفرمها، مجهز به سطح امنیت بالاتری است. به این معنی که برای محافظت از اطلاعات کسب و کار شما، ویژگیهای امنیتی و گزینههای اضافی بسیاری دارد. پس میتوانید با خیال راحت اطلاعات را در میان بخشهای مختلف به اشتراک بگذارید و اطلاعات محرمانه را رمزگذاری کنید.
اغلب سازمانها هنگام انتقال دادهها به BPM ابری نگران امنیت آنها هستند. اما برنامههای Cloud BPM مانند Kissflow دارای طیف گستردهای از ویژگیهای امنیتی مانند دسترسی مبتنی بر نقش، مشاهدات شرطی و رمزگذاریها و… است. ارائه دهندگان خدمات مدیریت فرایند کسب و کار ابری، معمولا برنامههای خود را بر روی پلتفرمهای قابل اعتماد میزبانی میکنند که امنیت اطلاعات حساس و مهم را بهبود میبخشد.
مطمئن و قابل اعتماد است
اغلب سیستمهای قدیمی دست و پاگیر و وقت گیر هستند و کاربران دائما با احتمال خرابی سرور و حملات ویروسها تهدید میشوند. با Cloud BPM، فروشندگان، یک نسخه پشتیبان تهیه میکنند تا مطمئن شوند زمان خرابی به حداقل میرسد. همچنین آنها با استفاده از فایروالهای داخلی از دادهها محافظت میکنند.
فرایندها را بهبود میبخشد
استانداردسازی فرایند برای تکمیل به موقع و منظم وظایف، ضروری است. با BPM ابری میتوانید مشاهده کنید که فرایندهای کسب و کارتان:
- در کدام قسمتها به درستی کار نمیکنند.
- در کدام قسمتها نیاز به اصلاح دارند.
- چگونه میتوانند چابکتر و سازگارتر شوند.
- چگونه میتوانند فضایی را برای بهبود مستمر فرآیند (که باعث رشد سازمان و رضایت مشتریان میشود)، ایجاد کنند.
راهاندازی و نگهداری آن به تلاش زیادی نیاز ندارد
وقتی از نرم افزارهای داخلی استفاده میکنید، با جزئیات فراوان از جمله: نصب، پیکربندی، ذخیره دادهها، اطمینان از فضای کافی برای اجرای نرم افزار، خرید سخت افزار اضافی، تنظیم پشتیبانگیری و… روبرو میشوید. در مورد به روز رسانیها، نصب آنها در هر سیستم و برنامه ریزی زمان از کار افتادگی مورد نیاز، از مسئولیتهای شما محسوب میشود. علاوه بر این، زمان و انرژی بخش فناوری اطلاعات سازمان شما، معمولا مالیات سنگینی دارد.
در حالی که با BPM ابری، فروشنده مسئولیت تمامی عملیات روزانه برنامهها را بر عهده میگیرد. این عملیات شامل نحوه عملکرد، حافظه، ذخیره سازی، میزبانی، پشتیبان گیری و خرابی است. در صورت انتشار برنامههای جدید یا رفع اشکال برنامههای سابق، نسخههای آنها بلافاصله برای کاربران قابل اجراست. این به معنای آن است که بخش فناوری اطلاعات کسب و کار شما میتواند بر سایر موارد مهم تمرکز کند. همچنین هر مشکلی که با آن روبرو شوید، با پشتیبانی شبانه روزی از فروشندگان مدیریت فرایند کسب و کار ابری یا Cloud BPM، به راحتی برطرف میشود.
باعث همکاری بهتر اعضای تیم میشود
با BPM ابری، همکاری گسترده در سطح سازمان امکان پذیر است. اعضای تیم از بخشهای مختلف میتوانند با استفاده از یک برنامه گردش کار قابل تنظیم، اطلاعات را به اشتراک بگذارند، وظایف را تکمیل کنند و به طور موثر با هم ارتباط برقرار کنند.
همکاری با Cloud BPM بسیار سریع و آسان پیش میرود، چرا که این سیستم با اسناد متمرکز، چک لیستهای دیجیتال و جریان فرایند خودکار، دسترسی ذینفعان به اطلاعات را به سادگی امکان پذیر میکند.
دیدگاههای شما را بهبود میبخشد
از آنجا که سیستمهای BPM قدیمی دیگر قادر نیستند به سازمانها کمک کنند تا با پیشرفتهای سریع صنعت همراه باشند، سازمان شما به راهحلی نیاز دارد که استفاده از آن ساده، آسان و برای برنامههای شما بهینه سازی شده باشد. قابلیت گزارش دهی برنامههای BPM ابری، بینش جامعی ارائه میدهد. با توجه به اینکه همه دادهها در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره میشود، نظارت بر الگوها و تجزیه و تحلیل آنها سادهتر میشود. اطلاعات جمع آوری شده از این گزارشها میتواند به اصلاح استراتژیها و تصمیمگیریهای مهم و حیاتی کمک کند.
بهرهوری را افزایش میدهد
سیستم Cloud BPM با افزایش سرعت تکمیل کارها، به کارمندان کمک میکند بهرهوری بیشتری داشته باشند. دیگر آن زمانی که ساعات طولانی را صرف انجام کارهای تکراری میکردید گذشته، BPM میتواند تمام آنها را خیلی سریع برای شما انجام دهد. کارمندان نیز میتوانند بر روی پروژههای مهم و بزرگی که به زمان بیشتری نیاز دارد، تمرکز کنند.
خطاها را کاهش میدهد
وارد کردن دستی دادهها، معمولا خطاهایی ایجاد میکند که کیفیت محصولات یا خدمات را کاهش میدهد. با BPM ابری، کارکنان سازمان نیازی به صرف زمان برای ثبت اطلاعات و دادهها ندارند، چرا که میتوانند این وظایف را توسط برنامه گردش کار که منجر به کاهش خطاها میشود، مدیریت کنند.
همچنین کارمندان در برنامههای خود برای بررسی محصولات نهایی و اصلاح اشتباهاتی که در طول فرایند توسعه ایجاد شده، زمان بیشتری خواهند داشت. به طور کلی، با استفاده از نرم افزار Cloud BPM، خطاها و اشتباهات انسانی به میزان زیادی کاهش پیدا میکند.
امکان دسترسی به دادهها و گزارشهای دقیق را فراهم میکند
با سیستم Cloud BPM، به دادهها و اطلاعات دقیقتری دسترسی پیدا میکنید و با ذخیره آنها در یک مکان امن و مناسب، زمان بیشتری برای تجزیه و تحلیل و گزارش نتایج کسب و کار در اختیار خواهید داشت. سیستم BPM ابری، توانایی ردیابی دادههایی که ممکن است نادیده گرفته شده باشند تا گزارشات دقیقتر تولید کنند را دارد. میتوانید این گزارشات کیفی را برای اطلاع رسانی در مورد نحوه عملکرد فرایندهای کسب و کار، جایی که میتوانید فعالیتهای مربوط به پیشرفت را انجام دهید و نحوه انجام این فعالیتها، مورد استفاده قرار دهید.
میزان رضایتمندی مشتریان را افزایش میدهد
با استفاده از سیستم BPM ابری، محصولات و خدمات شما بهبود پیدا میکند. این امر منجر به افزایش رضایت مشتریان خواهد شد. به خاطر داشته باشید که سرمایه گذاری در Cloud BPM برای سازمان شما، سرمایه گذاری بر روی مشتریان نیز به حساب میآید.
هزینهها را کاهش میدهد
با افزایش بهرهوری، هزینه کمتری به هر پروژه اختصاص پیدا میکند. فناوریها و تجهیزاتی که قبلا برای تکمیل وظایف لازم بود، دیگر نیازی به بررسی نرم افزار BPM ابری ندارد. چرا که تمام فناوریهایی که برای ایجاد فرایندهای تجاری خودکار و تولید نتایج با کیفیت بالا نیاز دارید، در یک پلتفرم پیدا میشود.
سوالات متداول
BPM ابری چیست؟
BPM ابری، به معنای مدیریت فرایندهای کسب و کار بر بستر رایانش ابری است. در این رویکرد، ابزارها و زیرساختهای مربوط به طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرایندها بهجای استقرار روی سرورهای محلی، در محیط ابری میزبانی میشوند و از طریق اینترنت در دسترس کاربران قرار میگیرند.
BPM ابری چه تفاوتی با BPM سنتی دارد؟
در BPM سنتی نرمافزار روی سرورهای داخلی سازمان نصب میشود، ولی در BPM ابری همه چیز روی بستر اینترنت و در سرورهای ارائهدهنده میزبانی میشود که نتیجه آن هزینه کمتر، دسترسی سادهتر و مقیاسپذیری بیشتر است.
مزایای BPM ابری چیست؟
- کاهش هزینههای زیرساختی
- دسترسی آسان از هر مکان
- مقیاسپذیری بالا
- بهروزرسانی و پشتیبانی خودکار
- امنیت و پایداری بهتر
آیا دادههای فرایندی در فضای ابری امن هستند؟
از آنجا که اغلب پلتفرمهای معتبر از رمزنگاری، احراز هویت چندعاملی، کنترل دسترسی و نسخه پشتیبان خودکار استفاده میکنند، کاملا امن و مطمئن هستند.
آیا میتوان فرایندهای سازمان را بهصورت ترکیبی (Hybrid) مدیریت کرد؟
بله، بسیاری از شرکتها از مدل ترکیبی استفاده میکنند. یعنی بخشی از فرایندها روی ابر و بخشی در محیط داخلی سازمان اجرا میشوند. بنابراین هم امنیت دادههای حساس حفظ میشود و هم انعطاف ابری.
سخن پایانی
BPM ابری، یک انتخاب استراتژیک برای سازمانهایی است که در پی چابکی عملیاتی، بهینهسازی ساختار هزینهها و توانایی پاسخگویی سریع به نوسانات بازار هستند. فناوری ابری، مدیریت فرایند را از یک دغدغه زیرساختی پرهزینه به یک مزیت رقابتی مقیاس پذیر و هوشمند تبدیل میکند که میتواند به سرعت با نوآوریهای دیگر مانند هوش مصنوعی همسو شده و سازمان را برای عصر دیجیتال آماده کند.