Let’s travel together.

معرفی نرم‌افزار حسابداری FreshBooks

زمان مطالعه: 8 دقیقه

در این مطلب قصد داریم یک نرم‌افزار BMS یا مدیریت کسب و کار به شما معرفی کنیم. یکی از نرم‌افزارهایی که در کسب و کار مورداستفاده قرار می‌گیرد و اهمیت دارد، نرم‌افزار حسابداری است. در ادامه شما را با یکی از معروف و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای حسابداری برای کسب و کار یعنی نرم‌افزار FreshBooks آشنا می‌کنیم (freshbooks.com).

Freshbooks چیست؟

فرش‌بوک یک نرم‌افزار حسابداری- مالی است که برنده جایزه شده و یکی از بهترین سولوشن‌های ابری برای صاحبان کسب و کارهای کوچک است. در سال 2018 جایزه بهترین نرم‌افزار حسابداری آنلاین را از آن خود کرده و بالاترین نرخ رضایت مشتری را در میان نرم‌افزارهای مشابه خود در این کتگوری دارد. در این مطلب دلایلی که این نرم‌افزار، بهترین شناخته شده را بررسی می‌کنیم.

کشور کانادا
سال تاسیس 2004
استقرار بر روی Cloud, SaaS, Web، موبایل IOS و اندروید
آموزش نحوه استفاده از طریق آنلاین و زنده، وبینار، جزوه
پشتیبانی ساعات کاری، آنلاین

شهرت Freshbooks درمیان کسب و کارها به دلیل ساده‌سازی فاکتور مشتری و فرآیند پیگیری زمان است. این نرم‌افزار مجموعه ویژگی‌های قدرتمندی دارد که یک برنامه قیمت‌گذاری انعطاف‌پذیر و منطبق با کسب و کارهای کوچک و متوسط ارائه می‌دهد. فریلنسرهایی که می‌خواهند چرخه خریدشان را بهینه‌سازی کنند، می‌توانند به راحتی این نرم‌افزار را به کار گیرند. به فریلنسرها این امکان را می‌دهد که با تغییر طراحی، رنگ و لوگو به سفارشی‌سازی برندینگ اسناد مالی خود بپردازند تا حرفه‌ای‌تر باشند.

Freshbooks یک مجموعه حسابداری سریع و قابل اعتماد است که می‌تواند مدیریت پیچیده مالی را به یک تجربه لذتبخش تبدیل کند. این نرم‌افزار هیچ نیازی به تجربه حسابداری ندارد و تنها با چند کلیک می‌توانید یک فاکتور حرفه‌ای ایجاد کنید. این نرم‌افزار، وظایفی چون پیگیری مشتری، تنظیم زمان و هزینه برای ذخیره زمان بیشتر را به صورت خودکار درمی‌آورد. در عین حال، سولوشن پرداخت آنلاین نیز به شما کمک می‌کند پرداخت‌ها را سریع‌تر انجام دهید. این نرم‌افزار به راحتی با انواع نرم‌افزارهای شخص ثالث مانند Stripe, Shopify, PayPal و G Suite یکپارچه می‌شود تا عملکرد نرم‌افزار گسترش پیدا کند.

اپلیکیشن موبایل فرشبوک هم در اندروید و هم IOS در دسترس است و شما را قادر می‌سازد کسب و کار خود را در هر جا و هر زمانی با استفاده از موبایل خود پیش ببرید. می‌توانید فاکتورها و هزینه ثبت نام را ارسال کنید، زمان را ردگیری کنید، به روز رسانی‌ها را دریافت کنید و با مشتریان چت کنید. این اطلاعات با همه دستگاه‌های شما همگام‌سازی می‌شود تا مطمئن شوید حتی وقتی خارج از محل کار هستید، به داده‌ها دسترسی دارید.

در حال حاضر این شرکت یک نسخه کاملا جدید از محصولا خود را معرفی کرده است و همه کاربران قدیمی Freshbooks را دعوت به روز رسانی کرده است. نرم‌افزارهای فرشبوک جدید مدرن شده‌اند، استفاده از آنها آسانتر است و همه ویژگی‌های لازم برای ارائه کارآمدتر و سریع‌تر را دارد. در عین حال کاربران از رابط کاربری که به طور کامل‌ترو فرندلی‌تری مجدد طراحی شده است، لذت خواهند برد، فاکتورها بیشتر قابل سفارشی‌سازی هستند و ظرفیت پیگیری پیشرفته‌تری دارند. تنظیم یا ردیابی زمان نیز دوباره به طور کامل طراحی شده که باعث شده فرشبوک در اولویت‌بندی وظایف بهتر عمل کند و برای هر عملیات جداگانه‌ای، شفافیت کامل‌تری ارائه دهد. ویژگی جذاب دیگر این ورژن تازه، فیلتر جستجوی پیشرفته، مکالمات فاکتور و هزینه‌های چندارزی است.

مزایای نرم‌افزار FreshBooks

با تولید ورژن جدید و پیشرفته این نرم‌افزار، لیست مزایای FreshBooks نیز طولانی‌تر شده است. در زیر به مهمترین این مزایا می‌پردازیم و توضیح خواهیم داد چطور به کسب و کار شما کمک می‌کنند.

سولوشن پویا برای کسب و کارهای کوچک و متوسط

توسعه‌دهندگان فرشبوک ابتدا در زمان توسعه نرم‌افزار، تیم‌های کوچک را مدنظر داشتند. آنها به طور مداوم بر روی نحوه کار حسابداری در بازارهای متوسط و اینکه چطور خطاهای انسانی که منجر به تناقضات مضر می‌شود را به حداکثر برسانند، کار کردند. نتیجه آن، نسخه جدید فرشبوک بوده است که عملکرد سیستم حاضر را ساده‌تر کرده است و ویژگی‌های پیشرفته‌تر و ماندگارتری افزوده است. ورژن جدید به شما امکان می‌دهد از رابط کاربری مدرن و زیبا، همراهی با شرکا و همراهان تیم و کیفیت کاری بهبودیافته لذت ببرید. مدیریت کسب و کارتان با توجه به اولویت‌بندی خودکار وظایف، داشبورد طراحی شده با امکانات سفارشی‌سازی عالی و ویژگی ردیابی پرداخت ساده‌تر از قبل خواهد شد.

طراحی موبایل ریسپانسیو

اپلیکیشن موبایل FreshBooks به شما اطمینان می‌دهد که در ارتباط بمانید و حتی زمانی که از محل کارتان دور هستید، به مدیریت آن ادامه دهید. هم بر روی دستگاه اندروید و هم آی او اس در دسترس است، می‌توانید فاکتورها را ساخته و ارسال کنید، از رسیدها عکس بگیرید، هزینه‌ها را مدیریت کنید، به روزرسانی انجام دهید، با مشتریان ارتباط برقرار کنید و داده‌های خود را در همه دستگاه‌ها، همگام‌سازی کنید. هر دو پلتفرم موبایل بی‌عیب و نقص کار می‌کند و از بکاپ برای حفظ امنیت داده‌ها استفاده می‌کند. نسخه جدید این محصول توسط مجموعه پروژه‌های جامعی قدرت گرفته است که ارتباطات ساده و یکپارچه را شکل می‌دهد.

صورتحساب‌های خودکار و پرداخت‌های تکراری برای صرفه‌جویی در وقت

برای صرفه‌جویی در زمان، فرشبوک به شما این امکان را می‌دهد که برنامه صورتحساب تنظیم کنید. خودکارسازی پرداخت‌های تکراری با قبض‌های خودکار، کارت مشتری را به طور اتوماتیک و ایمن شارژ می‌کند. صورتحساب‌ها با هر ارزی که شما یا مشتریانتان بخواهید ارسال خواهند شد. آنچه در این سیستم تسهیل شده است، گرفتن هزینه‌هاست. همه وظایف توسط سیستم اولویت‌بندی می‌شوند و طوری نمایش داده می‌شوند که به شما در ترسیم مهمترین تکالیف تیمتان کمک کند.

حفظ سادگی

همه ویژگی‌ها که قابل سفارشی‌سازی نیز هستند، اجازه می‌دهند هر فایلی که می‌خواهید را ضمیمه کنید، اعلان یا نوتیفیکیشن‌ها را تنظیم کنید و هشدارهایی برای تاخیر در پرداخت تنظیم کنید، برای هر پروژه نرخ و هزینه مختلف اختصاص دهید، صورتحساب‌ها را پیگیری کنید و فاکتور برند خود را به راحت‌ترین شیوه بسازید.

قابلیت تنظیم فاکتور پرداخت

Freshbooks قابلیت تنظیم فاکتور پرداخت قابل اعتماد دارد. برای مثال شما می‌توانید ببینید که مشتری فاکتوری که برایش ارسال کرده‌اید را دریافت و باز کرده است. این مشکل مشتریانی که شکایت می‌کنند که فاکتور به دستشان نرسیده است را حل می‌کند. FreshBooks به شما این اطمینان را می‌دهد که فاکتور به مشتری تحویل داده شده است. در نسخه جدید این نرم‌افزار می‌توانید تاریخ موعد فاکتور را تنظیم کنید، هزینه‌ها را شارژ کنید و گزینه پرداخت آنلاین را انتخاب کنید.

مورد دیگری که این نرم‌افزار در آن قوی است، تاریخچه صورتحساب‌هاست. با استفاده از ویژگی‌هایی که این نرم‌افزار ارائه می‌دهد، می‌توانید فاکتورهای گذشته و کنونی را پیگیری کنید. برای مثال می‌توانید به سرعت فاکتورهای پرداخت نشده از چند ماه قبل را بیرون بکشید. ویژگی مناسب دیگر این است که یک یادآوری برای پرداخت‌های دیرشده به طور اتوماتیک برای مشتریان ارسال می‌کند. این به شما در تسویه حساب‌ها کمک می‌کند و دیگر نیازی نیست با مشتریان بر سر پرداخت‌های انجام نشده جدال کنید.

مدیریت پرداخت در فرشبوک بسیار منعطف است و می‌توانید حساب‌های خود را با MasterCard, Visa,  Amex, Google Checkout یا PayPal برای پرداخت‌های آنلاین تسویه کنید. فاکتورهای ابری با دروازه‌های پرداخت آنلاین که ابزار کارآمدی فراهم می‌کنند جهت جمع‌آوری پرداخت‌ها بدون نیاز به بحث با مشتری در خصوص آن، ساده‌سازی شده‌اند. به راحتی با اتوماتیک کردن فرآیند صورتحساب‌ها می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید. حتی FreshBooks امکان صورتحساب چند ارزی را فراهم می‌کند که شما را قادر می‌سازد فاکتور مشتری را به صورت ارز محلی تنظیم کنید.

بهبود پیگیری هزینه‌ها

فرشبوک پیگیری هزینه‌ها را ساده کرده است. رسیدها می‌تواند در نرم‌افزار ضمیمه و سازماندهی شود. می‌تواند در طول زمان مالیات بستن آماده شود و با یک خلاصه ساده و روان به شما در رعایت بودجه کمک کند. می‌توانید به راحتی بفهمید چه هزینه‌ای متعلق به کدام مشتری است یا هزینه‌ای را با عنوان معامله بازپرداخت با یک مشتری خاص به فاکتور اضافه کنید. همچنین این امکان هست که ابزار Expense یا مخارج را به حساب کارت اعتباری یا بانک خود متصل کنید و مخارج را مستقیما از بانک خود بدست آورید. همه این ویژگی‌ها، امکان پیگیری هزینه‌های هر روزه شرکتتان را آسان می‌کند.

پیگیری دقیق زمان

می‌توانید یکسری زمانبندی برای پروژه‌ها و مشتریان داشته باشید. افزونه‌های کروم جهت فعال‌سازی ردیابی زمان در اپلیکیشن‌هایی چون Basecamp, Asana  و  Trelloدر دسترس است. این کمک می‌کند برای ساعت‌های ردیابی شده با دقت برای مشتری صورتحساب تنظیم کنید، حتی می‌توانید ساعت‌هایی که برای فاکتور مشتری وقت گذاشته‌اید را نیز اضافه کنید. علاوه براین، فرشبوک ویژگی‌هایی برای ساخت صورتحساب انعطاف‌پذیر ارائه می‌دهد، شما می‌توانید به صورت ساعتی یا شناور بر اساس توافق خود با مشتری، شارژ را انجام دهید. اعضای تیم می‌توانند زمانشان را به طور جداگانه برای هر پروژه اختصاص دهند، در این صورت می‌توانید زمان کاری تیم یا افراد را به طور جداگانه پیگیری کنید و صورتحساب‌های قابل پرداخت را محاسبه کنید.

گزارش‌دهی فوق‌العاده

وارد کردن داده در اکسل هم زمانبر است و هم امکان خطا وجود دارد. FreshBooks در این زمینه جایگزین خوبی است که شما را قادر می‌سازد گزارش‌های مالی را با فرآیند ساده وارد کردن داده‌ها، تهیه کنید. به راحتی می‌توانید با چند کلیک ساده گزارش سود و زیان تهیه کنید. همچنین می‌توانید یک گزارش هزینه جهت پیگیری هزینه‌های ماهیانه و نظارت بر ترازنامه در زمان واقعی، ایجاد کنید. رسیدگی به مسائل مربوط به مالیات نیز ساده است. می‌توانید سوابق حساب خود را به آسانی فیلتر کنید و خلاصه مالیاتی و گزارش‌های مالیاتی دقیق تهیه کنید. در نهایت این گزارش‌ها می‌توانند در فایل  CSVیا دیگر فرمت‌های رایج برای به اشتراک‌گذاری با مشاور مالیاتی یا حسابدار، استخراج شوند.

سولوشن‌های حسابداری خلاقانه

FreshBooks به طور مداوم ویژگی‌های پلتفرم خود را افزوده و به روز رسانی می‌کند تا عملکرد خود را مدام بهتر کند. ویژگی‌های پیشرفته‌ای چون ثبت درآمد بدون فاکتور و اصلاح حساب بانکی قرار است اضافه شود. بعضی از آخرین بروزرسانی‌های آن شامل قابلیت ذخیره کارت‌های اعتباری جهت نمایش در پروفایل مشتری و امکان فیلتر کردن هزینه‌های دسته‌بندی نشده در هنگام جستجو در بخش مخارج است.

معایب نرم‌افزار FreshBooks

مبتنی بر حسابداری نیست

برخلاف اینکه به نام نرم‌افزار حسابداری ابری است، اما این نرم‌افزار کاملا منطبق بر حسابداری نیست. این امکان دفترداری مضاعف را نمی‌دهد و دفترکل ندارد.

حساب قابل پرداخت ندارد

گرچه می‌توانید هزینه‌های اضافی را از حساب بانکی‌تان که لینک شده (یا به صورت دستی) بیفزایید، اما هیچ حساب خالص قابل پرداخت وجود ندارد. این به خصوص در مورد صورتحساب‌ها مشکل ایجاد می‌کند، زیرا نمی‌توانید کسی را که به او مقروض هستید پیگیری کنید، اینکه چقدر بدهکار هستید و موعد پرداخت چه زمانی است. احتمالا نیاز پیدا کنید این هزینه‌ها را در برنامه دیگری پیگیری کنید تا اندازه‌گیری دقیق‌تری از منابع مالی با توازنی از درآمد و بدهی بدست آید.

فاقد نرخ مالیاتی پیش‌فرض

هر بار که فاکتور می‌فرستید، لازم است نرخ مالیات مناسب آن را نیز انتخاب کنید. نمی‌توانید این نرخ را در فایل اطلاعاتی مشتری ذخیره کنید. اگر با فاکتورهای زیادی کار می‌کنید، این کار کمی خسته‌کننده می‌شود.

هزینه‌های غیرقابل محاسبه و مشکل‌دار

اگر هزینه‌ای مرتبط با مشتری یا پروژه‌ای خاص داشته باشید اما نخواهید آن را به عنوان هزینه به فاکتور خود منتقل کنید، کمی متضرر می‌شوید. هیچ جایی برای ذخیره و پیگیری این نوع هزینه‌ها وجود ندارد. یا به مشتری صورتحساب می‌شود یا یک هزینه کلی محاسبه شده بر اساس سود و زیان شما خواهد بود.

سفارشی‌سازی محدود فاکتورها

شما در سفارشی‌سازی طراحی فاکتور خود محدودیت زیادی دارید. تنها می‌توانید رنگ و لوگوی خود را اضافه کنید. ممکن است مجبور شوید برای ورود یا سازماندهی اطلاعات در فاکتورهایتان دست به خلاقیت بزنید.

تنها مبتنی بر سیستم ابری است

باید حتما به اینترنت متصل شوید تا بر روی فاکتور و صورتحساب‌های فرشبوک کار کنید. برنامه قابل بارگذاری آفلاینی وجود ندارد، گرچه می‌توانید از اینترنت دیتا در تلفن همراه خود استفاده کنید.

سخن آخر

با توجه به مزایا و معایبی که گفته شد، به نظر می‌رسد این نرم‌افزار یک سولوشن باکیفیت متشکل از پشتیبانی مشتری خوب و قیمت‌گذاری انعطاف‌پذیر ارائه می‌دهد. به راحتی می‌توانید ویژگی‌های منحصر به فرد این اپلیکیشن را با ورود به نسخه آزمایشی رایگان فرشبوک امتحان کنید.

با این حال متخصصان معتقدند قبل از انتخاب FreshBooks موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • نیازهای حسابداری شما چه هستند؟ یک روش کارآمد در انتخاب سولوشن حسابداری مناسب، این است که در نظر بگیرید بیزنس شما چطور کار می‌کند سپس، از این اطلاعات کاربردی زمانی که در جستجوی ابزار حسابداری خوب هستید، استفاده کنید. همچنین باید سطح مهارت حسابداری کسانی که از نرم‌افزار استفاده می‌کنند را نیز مدنظر قرار دهید، باید بین این دو هماهنگی وجود داشته باشد.
  • بر اساس بودجه خود دست به انتخاب بزنید: همیشه جنبه مالی را مدنظر داشته باشید، زیرا نرم‌افزارهای حسابداری در هر اندازه‌ای در بازار موجودند و شما باید گزینه‌ای را انتخاب کنید که متناسب با بودجه‌تان باشد. کسب و کارهای کوچک می‌توانند از سولوشن‌های حسابداری رایگان استفاده کنند و پس از آنکه به روز رسانی عملیاتی ضروری شد، یک نرم‌افزار خریداری کنند.
  • افزونه‌های آن را بررسی کنید: اگر فکر می‌کنید یک نرم‌افزار حسابداری با بیزنس شما سازگار است، اما به قابلیت‌های دیگری نیز نیاز دارید، باید افزونه‌هایی که دیگران ارائه می‌دهند را نیز امتحان کنید. سولوشنی را انتخاب کنید که نیازهای اساسی و اضافی شما را پاسخ گوید مثل آنهایی که دسترسی از راه دور فراهم کرده یا مدیریت می‌کنند، پرداخت‌های آنلاین، مالیات، یکپارچگی با دیگر ابزارهای کسب و کار شما و … .
  • با حسابدار خود مشورت کنید: اگر حسابدار دارید یا صاحب کسب و کار، به کمک آنها می‌توانید تصمیم‌گیری کنید. اما اگر تخصصی در زمینه غیرمالی مانند بازاریابی، فروش یا برنامه‌نویسی دارید، پیشنهاد می‌شود پیش از تصمیم‌گیری برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری با یک حسابدار مشورت کنید.
مطالب مشابه

ارسال نظر

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.