منشور پروژه چیست؟ آشنایی با روش تدوین منشور پروژه
هر پروژه پیش از آغاز فعالیت، باید برای فرآیندهایی که در پیش دارد، سندی مکتوب تهیه کند. به این ترتیب، آنچه برای آن برنامه‌ریزی شده و به رسمیت شناخته شده، مبنای تصمیم‌گیری مدیران قرار می‌گیرد. این سند، همان منشور پروژه است که توافقات درباره محدوده، توسعه و اهداف پروژه را مستند کرده و مسئولیت هر یک از طرف‌های درگیر را نیز مشخص می‌کند.
امروز می‌خواهیم به بررسی مفهوم منشور پروژه بپردازیم. اگر می‌خواهید بدانید منشور پروژه چیست و چگونه نوشته می‌شود، تا پایان این مطلب همراه ما بمانید.
منشور پروژه چیست؟
همان طور که اشاره کردیم، منشور پروژه، سندی است که در ابتدای پروژه تهیه می‌شود و به طور کلی آن را تعریف می‌کند. این سند، به پروژه رسمیت می‌دهد و مبنای بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها قرار می‌گیرد.
منشور پروژه، بیان محدوده، اهداف و افرادی است که در یک پروژه شرکت می‌کنند. این سند، فرآیند تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های شرکت کنندگان را آغاز کرده و اهداف پروژه را نیز مشخص می‌کند. علاوه بر این، منشور پروژه، ذینفعان اصلی را شناسایی کرده و اختیارات مدیر پروژه را در ابتدای طرح پروژه مشخص می‌کند.
منشور پروژه بیانیه دامنه، اهداف و افرادی است که در یک پروژه شرکت می کنند. فرآیند تعیین نقش ها و مسئولیت های آن شرکت کنندگان را آغاز می کند و اهداف و اهداف پروژه را مشخص می کند. همچنین، منشور ذینفعان اصلی را شناسایی کرده و اختیارات مدیر پروژه را در ابتدای طرح پروژه مشخص می کند.
بر اساس مطالب سایت wikipedia، این سند در IPD (Initiative for Policy Dialogue) به عنوان منشور پروژه و در CRM (Customer relationship management) به عنوان گزارش تعریف پروژه معروف است. هم IPD و هم CRM، به این سند به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت پروژه نیاز دارند.
عناصر کلیدی منشور پروژه چیست؟
از آنجا که منشور پروژه به عنوان یک سند مرجع عمل می‌کند، باید بتواند به سوالات زیر پاسخ دهد.
- ماهیت پروژه چیست؟
- اهداف پروژه چیست؟
- ضرورت انجام پروژه چیست؟
- چگونه می‌توانید در مورد پروژه مورد نظر به توافق برسید؟
لازم است درک مشترکی از پروژه ارائه دهید. منشور پروژه باید بتواند دلیل و ارزش وجود پروژه را به هر فردی که در آن نقش دارد (اعضای تیم، مدیر پروژه، ذینفعان پروژه، حامیان مالی و…)، منتقل کند.
از آنجا که منشور پروژه به عنوان یک قرارداد میان حامیان پروژه، سهامداران کلیدی و تیم پروژه عمل می‌کند، با ذکر مسئولیت هر یک از طرف‌های درگیر، همه به وضوح متوجه می‌شوند که چه وظایفی بر عهده دارند.
موارد درج شده در منشور پروژه چیست؟
تا اینجا دانستیم منشور پروژه چیست و عناصر اصلی آن شامل چه مواردی است. اما یکی از ویژگی‌های اصلی یک منشور پروژه کارآمد و مناسب، شفافیت، صراحت و اطلاعات کافی است. به صورتی که پس از خواندن آن، همه اعضا، پروژه را به خوبی درک کنند.
مواردی همچون: بودجه کلان پروژه، چارچوب زمانی پروژه، ریسک‌های احتمالی پروژه، نام حامی پروژه، نام مدیر پروژه و استراتژی اجرایی پروژه از جمله اطلاعاتی است که در نمونه منشور پروژه درج می‌شود. خوب است بدانید که فرآیند شناسایی ذینفعان، از اولین اقدامات پروژه است، اما تا پایان پروژه دائم تکرار می‌شود. به این ترتیب می‌توانید مطمئن باشید که تمامی ذینفعان پروژه شناسایی شده‌اند.
در ادامه موارد مندرج در منشور پروژه را بررسی می‌کنیم:
- معرفی پروژه: در بخش معرفی، هدف پروژه توضیح داده می‌شود.
- دلایل انجام پروژه: بهتر است این دلایل را یادداشت کنید تا دلیل کارهایی که انجام شده یا قرار است انجام شود، برای همه مشخص باشد.
- هدف پروژه: اهداف پروژه را تعیین کنید. این اهداف را به صورت یک عبارت خلاصه بنویسید و جزئیات را نیز مشخص کنید.
- منافع پروژه: لازم است منفعت پروژه برای حامیان مالی و سهامداران را به خوبی درک کنید، این منافع را مشخص کرده و آنها را در منشور پروژه لیست کنید.
- معیارهای موفقیت: فاکتورهای مهم موفقیت را تعریف کنید. اکنون باید شاخص‌های کلیدی عملکرد قابل اندازه‌گیری را مشخص کنید. سپس با استفاده از این شاخص‌ها، برنامه پروژه‌ای ایجاد کنید که بر اساس معیارهای موفقیت شما باشد.
- موارد قابل تحویل: موارد قابل تحویل پروژه را مشخص کنید.
- هزینه‌های پروژه: سعی کنید به یک عدد تقریبی از بودجه پروژه برسید و مشخص کنید چه کسی مسئولیت هزینه کردن را بر عهده دارد.
- زمانبندی پروژه: مشخص کنید چه زمانی پروژه تکمیل می‌شود.
- محدوده پروژه: محدوده همان مرزهای پروژه شماست. مانند تاریخ شروع و پایان پروژه.
- ریسک‌های احتمالی: برنامه‌ای برای شناسایی، مدیریت، نحوه حل و رسیدگی به ریسک‌های احتمالی داشته باشید تا غافلگیر نشوید.
مراحل ایجاد منشور پروژه چیست؟
اکنون می‌دانیم منشور پروژه چیست و چه مواردی در آن درج می‌شود. در این بخش راجع به نحوه ایجاد منشور پروژه صحبت می‌کنیم.
برای تهیه یک منشور پروژه باید طبق مراحل زیر پیش بروید:
اطلاعات پروژه را بیان کنید
در گام اول باید اطلاعات کلی پروژه شامل نام، توضیحات، حامیان پروژه، مدیر پروژه، اعضای تیم و سهامداران را مشخص کنید.
نقش‌ها و مسئولیت‌های تیم پروژه را تعریف کنید
یکی از کارکردهای مهم منشور پروژه این است که مشخص کند، اعضای تیم شما چه کسانی هستند و چه مسئولیت‌هایی بر عهده دارند. همچنین، شما باید ذینفعان اصلی را شناسایی کرده و به آنها توجه کنید، چرا که ذینفعان پروژه، افرادی هستند که به آنها گزارش می‌دهید و انتظارات آنها را مدیریت می‌کنید. بنابراین، سعی کنید سریع‌تر آنها را بشناسید، تا زودتر بتوانید یک برنامه مدیریتی کارآمد و سازنده برایشان ایجاد کنید.
اهداف پروژه را شناسایی کنید
اهداف کلی پروژه، مزایایی هستند که پروژه باید آنها را ایجاد کند. در حالی که اهداف عینی و واقع‌‌گرایانه پروژه، نقاط عطف یا مراحل خاصی هستند که برای تکمیل پروژه باید انجام شوند. موضوع مهم این است که مدیران پروژه تفاوت بین این دو را به خوبی درک کنند.
یک مورد تجاری ارائه دهید
منشور پروژه به یک پرونده تجاری نیاز دارد تا دلایل انجام پروژه را بیان کند. این به مدیران پروژه کمک می‌کند تا توضیح دهند پروژه کدام نیازهای تجاری را برآورده می‌کند و منافع مالی و بازگشت سرمایه مورد انتظار برای سهامداران پروژه چیست.
یک راهکار مناسب برای فروش پروژه این است که بدانید پروژه شما برای حامیان مالی و ذینفعان چه مزایایی به همراه خواهد داشت. سپس این مزایا را فهرست کرده و در اختیار ذینفعان قرار دهید.
محدوده پروژه را مشخص کنید
محدوده، همان مرزهای پروژه شماست. در واقع، محدوده فهرستی از فعالیت‌ها و موارد قابل تحویل پروژه را در اختیارتان قرار می‌دهد. علاوه بر این، در محدوده پروژه به ویژگی‌های محصول، ویژگی‌های مشتری و کاربران پروژه نیز اشاره می‌شود.
برای پروژه جدول زمانی ایجاد کنید
جدول زمانی پروژه، یک نسخه ساده از زمانبندی پروژه شماست. این جدول زمانی باید مواردی مانند: تحویل‌های کلیدی، نقاط عطف و مراحل پروژه را نشان دهد تا ذینفعان، آن را به خوبی درک کنند.
بودجه پروژه را مشخص کنید
اکنون باید رقم مورد انتظار در مورد هزینه‌های پروژه را به دست آورید. در واقع، بودجه پروژه را مشخص کنید. سپس فردی که اختیار هزینه‌ها را بر عهده دارد، تعیین کنید. در مرحله بعد، هزینه‌های برآورد شده برای وظایفی که تعریف کرده‌اید را درج کنید.
به فرضیات و محدودیت‌های مهم توجه کنید
تمام مفروضات یا محدودیت‌هایی که می‌توانند بر توسعه یا اجرای طرح پروژه شما تاثیر گذار باشند را یادداشت کنید. توجه به مفروضات کلیدی برای مدیریت ذینفعان بسیار مهم است، زیرا تعیین واضح و روشن انتظارات، کلید موفقیت است.
خطرات پروژه را ثبت کنید
تمام خطرات احتمالی که ممکن است در پروژه ایجاد شود را شناسایی کنید تا غافلگیر نشوید. سپس محتمل‌ترین و تاثیرگذارترین ریسک‌ها را برجسته‌تر نشان دهید تا ذینفعان زودتر از آنها آگاه شوند. این موضوع باید توسط یک برنامه ثبت و مدیریت ریسک در پروژه شما دنبال شود.
الزامات پروژه و معیارهای موفقیت را تعریف کنید
تیم مدیریت پروژه و ذینفعان پروژه باید از نظر معیارهای موفقیت به توافق برسند. رایج‌ترین جنبه‌های تعیین موفقیت پروژه عبارت است از: عناصر محدودیت سه گانه زمان پروژه، هزینه پروژه و محدوده پروژه.
هنگام نوشتن منشور پروژه چه نکاتی را رعایت کنیم؟
برای نوشتن منشور پروژه، فرآیندی وجود دارد که بادر نظر گرفتن موارد زیر پیش می‌رود:
چشم‌انداز
نوشتن منشور پروژه را با آگاهی از چشم‌انداز پروژه شروع کنید. چشم‌انداز باید هدف پروژه شما را برای تیم پروژه مشخص کند. وقتی چشم‌انداز شما کاملا صریح و واضح شد، آن را به مواردی عملیاتی تقسیم کنید.
- هدف: بهتر است 3 تا 5 هدف برای پروژه ذکر کنید. این اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و واقع بینانه باشند.
- محدوده: با بررسی و تشریح چگونگی تغییر کسب و کار پس از تحویل پروژه، مرزهای پروژه را به همراه موارد مرتبط و غیر مرتبط با محدوده پروژه مشخص کنید. با انجام این کار، بهتر می‌توانید پروژه‌ها را کنترل کنید.
- تحویل دادنی‌ها: هر کدام از محصولات قابل تحویل که پروژه قرار است آنها را تولید کند را مشخص کرده و توصیف کنید. می‌توانید از یک الگوی WBS برای کمک به شناسایی موارد تحویلی استفاده کنید.
سازماندهی
هنگامی که در حال ساختن یک ساختار برای منشور پروژه خود هستید، باید 4 زیر مجموعه را شناسایی کنید:
- کاربران نهایی: از خودتان بپرسید مشتریان یا کاربران نهایی این پروژه چه کسانی هستند؟ آیا شخص یا نهاد خاصی مسئول پذیرش محصولات تحویلی پروژه است؟
- ذینفعان پروژه: همان طور که گفتیم، شناسایی ذینفعان پروژه بسیار مهم است. آنها شخص یا نهادی داخل یا خارج از پروژه هستند که به انجام آن علاقه نشان می‌دهند. آنها ممکن است کنترل کنندگان مالی یا مدیر عامل باشند.
- نقش‌ها: شما باید نقش‌ها و مسئولیت‌های اصلی را به افراد درگیر در پروژه، از هیئت مدیره گرفته تا حمایت کنندگان پروژه اختصاص دهید.
- ساختار: اکنون باید خطوط گزارش بین نقش‌های مختلف در پروژه را مشخص کنید. برای انجام این کار می‌توانید از نمودار سازمانی پروژه استفاده کنید. این نمودار، ساختار سازمان را به همراه روابط و نقش‌های افراد درگیر در پروژه، به خوبی نشان می‌دهد.
خوب است بدانید، نمودار گانت، ابزار برنامه‌ریزی سنتی برای پروژه‌هاست که وظایف، فعالیت‌ها و ضرب‌العجل‌ها را به جدول زمانی بصری تبدیل می‌کند.
کلیک کنید تا به شما بگوئیم نمودار گانت چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد.
پیاده سازی
اکنون شما یک چشم‌انداز دارید و بخش‌های مختلف پروژه خود را سازماندهی کرده‌اید. حالا زمان آن است که برنامه‌ای برای اجرای آن تهیه کنید. این برنامه شامل 4 بخش است:
- طرح: برای اجرای پروژه به یک برنامه اجرایی نیاز دارید. این برنامه راهکاری برای ایجاد فضای اطمینان برای مشتریان و ذینفعان با فهرست کردن مراحل، فعالیت‌ها و چارچوب‌های زمانی چرخه عمر پروژه است.
- نقاط عطف: نقاط عطف، مراحل اصلی پروژه را مشخص کرده و وظایف کوچکتر را در بخش‌های بزرگ‌تر جمع‌آوری می‌کنند. هر چند تعداد نقاط عطف پروژه معمولا کم است، اما آنها راهکار مهمی برای تایید تکمیل یک تحویل کلیدی به شمار می‌روند.
- وابستگی‌ها: تمام وابستگی‌های کلیدی و اهمیت آنها برای پروژه را فهرست کنید. این وابستگی‌ها، وظایف و فعالیت‌های مرتبط به یکدیگر هستند که در چرخه عمر پروژه تاثیر می‌گذارند.
- طرح منابع: از منابعی که در پروژه دخیل هستند، لیستی تهیه کنید. این لیست را به نیروی کار، تجهیزات و مواد تقسیم کنید. به این ترتیب، از قبل می‌دانید به چه چیزی نیاز دارید و می‌توانید بودجه خود را دقیق‌تر تخمین بزنید. با پیشرفت پروژه و ایجاد تغییرات، لازم است برنامه منابع خود را تطبیق دهید.
کاربردهای منشور پروژه چیست؟
مواردی که در ادامه به شما خواهیم گفت، کاربردهای اصلی منشور پروژه هستند:
- برای دریافت تاییدیه پروژه خود به منشور پروژه نیاز دارید.
- منشور پروژه، به عنوان یک سند فروش اولیه عمل می‌کند. با ارائه این سند به ذینفعان، آنها (در صورت مراجعه به سایر پروژه‌ها) می‌توانند منابع خود را در جایی که لازم است، متمرکز کنند.
- این سند، در چرخه زندگی پروژه همراه شماست. در واقع، می‌توانید در طول چرخه حیات پروژه به این سند مراجعه کنید تا مطمئن شوید فعالیت‌های شما با اهدافی که تنظیم کرده‌اید، کاملا هماهنگ است.
- سند پروژه، اهداف مهم و اساسی پروژه را مشخص می‌کند.
- از اهداف و منابع مورد نیاز پروژه، درک مشترکی فراهم می‌کند.
- اسناد پروژه، به شما امکان می‌دهند تمام موارد پروژه را به ذینفعان ارائه دهید تا سرمایه‌گذاری و مجوزهای لازم را برای ادامه کار به دست آورید.
و در انتها…
امیدواریم سوال منشور پروژه چیست، را به خوبی پاسخ داده باشیم. همان طور که ملاحظه کردید، تهیه و تدوین سند منشور پروژه، با ارائه اطلاعات صریح و شفاف، اولین گام در جهت مدیریت موفق پروژه‌هاست. این سند، ضمن صادر کردن اجازه وجود یک پروژه، محدوده، اهداف و افراد درگیر پروژه را نیز مشخص می‌کند و اختیار استفاده از منابع سازمانی برای انجام پروژه را به مدیران می‌دهد.