هولاکراسی چیست؟ معرفی عناصر اصلی؛ مزایا و چالش ها
هولاکراسی (Holacracy) یک رویکرد نوین در مدیریت و سازمان دهی است که بر توزیع قدرت، خودسازماندهی و شفافیت نقشها تمرکز دارد. در این مدل، تصمیمگیریها به افراد یا تیمها واگذار شده و هر نقش بر اساس هدف و مسئولیت مشخص تعریف میشود. در این سبک مدیریتی، کارکنان میتوانند افکار و ایدههای خود را مطرح کنند، برای آنها فعالیت کنند و مسئولیت موفقیت ایدهها را بر عهده بگیرند. هولاکراسی تلاش میکند با افزایش انعطافپذیری، پاسخگویی سریعتر به تغییرات محیطی و مشارکت فعال کارکنان، بهرهوری و نوآوری را در سازمانها تقویت کند. این شیوه بیشتر در سازمانهایی کاربرد دارد که به دنبال کاهش بوروکراسی و افزایش مسئولیتپذیری فردی هستند. همراه ما بمانید تا با این ساختار جذاب و منعطف بیشتر آشنا شویم.
هولاکراسی چیست و به چه معناست؟
هولاکراسی یک سیستم مدیریتی و حکمرانی سازمانی است که هدف آن، جایگزینکردن ساختارهای سلسله مراتبی سنتی با خودمدیریتی و توزیع قدرت است.
واژه هولاکراسی (Holacracy) از ترکیب دو کلمه Holon بهمعنای «یک کل مستقل که همزمان بخشی از یک کل بزرگتر است» و Cracy به معنای «حکمرانی یا شیوه اداره» شکل گرفته است.
در این سیستم، قدرت تصمیم گیری فقط در اختیار مدیران نیست، سازمان به چرخهها (Circles) و نقشها (Roles) تقسیم میشود و هر نقش، مسئولیتها و اختیارات مشخصی دارد. ممکن است افراد هم زمان چند نقش مختلف بر عهده داشته باشند. در هولاکراسی، تصمیمات بر اساس فرایندهای شفاف و از پیش تعریف شده گرفته میشوند.
ساختار هولاکراسی چیست؟
هولاکراسی (Holacracy)، نوعی ساختار سازمانی مبتنی بر مدیریت غیرمتمرکز است که در آن یک سازمان، واحدهایی تشکیل میدهد که برای دستیابی به اهداف کل سازمان به صورت مستقل فعالیت میکنند. کلمه هولاکراسی از واژه Holon گرفته شده و به معنی «یک کل متکی به خود» است.
در این سیستم، کارکنان کسب و کار، تیمهای مجزا، مستقل و در عین حال، وابسته به یکدیگر تشکیل میدهند. وجود سلسله مراتب سازمانی روان و منعطف در این ساختار، به اعضای تیم امکان میدهد تا در حوزه اختیارات خود، تصمیمات کلیدی و مهم بگیرند.
هدف هولاکراسی، توزیع اختیارات تصمیمگیری و نوآوری از طریق تیمهایی است که خودشان را اداره میکنند. در این ساختار، قوانین و الزماتی وجود دارد که برای تمامی افراد سازمان، از مدیر عامل تا افرادی که به تازگی استخدام شدهاند، اعمال میشود. به جای یک سیستم سلسله مراتبی کلاسیک که در آن قدرت تصمیمگیری در راس ساختار متمرکز است، وجود تیمهای مستقل و به هم پیوستگی آنها ساختار هولاکراسی را توجیه میکند.
مزایای ساختار هولاکراسی
- طرفداران هولاکراسی، معتقدند که این ساختار به اعضای تیم قدرت میدهد تا مانند ساختار شایسته سالاری، ایدههایشان را آزادانه ارائه دهند.
- در این ساختار، کارکنان همه سطوح مستقل هستند. آنها آزادند تا در مورد ایدههایی که معتقدند به نفع سازمان است، بحث و تبادل نظر کنند.
- ساختار هولاکراسی، لایههای بین کارکنان سازمان و مشتریان را کاهش میدهد.
- این ساختار، با سرعت بخشیدن به فرآیند تصمیمگیری، رضایت مشتریان را بهبود میبخشد.
قوانین اساسی هولاکراسی چیست؟
در این ساختار قوانینی وجود دارد که سازمان شما به کمک آنها میتواند ضمن جلب رضایت کارکنان، در مسیر درست حرکت کند.
صریح و شفاف باشید
ابهام را رفع کنید. چرا که ابهام، سوءتفاهم، درگیری، اشتباهات پرهزینه، خستگی و عدم رشد سازمان را به دنبال دارد. بنابراین، باید به صورت واضح و شفاف مشخص باشد که افراد چه کاری باید انجام دهند.
به کارکنان اختیار و آزادی عمل بدهید
تحمیل تصمیمات از بالا به پایین، به سازمانها آسیب میرساند. در واقع اگر صرفا افراد رده بالای سازمان برای یافتن راهحل اقدام کنند، سازمان شما نمیتواند از دیدگاه عملیاتی افرادی که به سطح عملیات سازمان نزدیک هستند، استفاده کند. پس بهتر است ضمن تشویق تعامل و گفتگو در سازمان، به افراد شاغل در بخشهای مختلف اعتماد کرده و نظراتشان را مدنظر قرار دهید.
برای افراد فرصت رشد فراهم کنید
اشتیاق افراد برای یادگیری را از بین نبرید، چون آنها بی حوصله و کم انرژی خواهند شد. بنابراین حرکت سازمان کند شده و در نهایت، عملکرد آن، ضعیف میشود. بنابراین، بهتر است فرصت رشد برای همه افراد سازمان را فراهم کنید. علاوه بر این، از افرادی که میخواهند کارهای جدید و خلاقانه را امتحان کنند، حمایت کنید.
عناصر اصلی هولاکراسی کدامند؟
همان طور که گفتیم، هولاکراسی (Holacracy) یک مدل مدیریت «خودسازمانده» است که بهجای سلسله مراتب سنتی، روی نقشها و فرایندهای صریح و شفاف تکیه میکند. عناصر اصلی آن به شرح زیر است:
دپارتمانها
در هولاکراسی دپارتمان کلاسیک وجود ندارد. بهجای آن «دایرهها (Circles)» قرار دارند که پیرامون یک هدف مشخص شکل میگیرند و میتوانند تودرتو باشند. هر دایره مجموعهای از نقشهاست، نه افراد ثابت.
طراحی شغل
در این سیستم، شغل ثابت و عنوان سازمانی حذف میشود. افراد چندین نقش (Role) دارند که هر نقش: هدف مشخص، مسئولیتهای شفاف و اختیارات تعریف شده دارد. این نقشها، به طور مداوم قابل بازطراحی هستند.
حیطه کنترل
در این سیستم، حیطه کنترل به معنای «تعداد افراد زیردست» عملا بیمعنا میشود. در واقع، کنترل از طریق قوانین، فرایندها و نقشها انجام میشود، نه مدیران. هر نقش در حیطه خودش اختیار تصمیمگیری دارد.
تمرکز
در هولاکراسی، تمرکز غیرمتمرکز است. تصمیمگیری به پایینترین سطح ممکن (نقش مربوطه) واگذار میشود، مگر اینکه صراحتاً محدود شده باشد.
رسمیت
برخلاف ظاهر منعطف، هولاکراسی بسیار رسمی و قانون محور است. در این روش، قوانین، جلسات و فرایندها کاملاً تعریفشده و مکتوب هستند.
فرهنگ
در این سیستم، فرهنگ مبتنی بر: مسئولیتپذیری فردی، شفافیت، بازخورد مستمر، یادگیری و تطبیق سریع است. قدرت شخصی جای خود را به قدرت نقش میدهد.
ویژگیهای هولاکراسی چیست؟
- ساختار هولاکراسی، یک روش مدیریتی است که استقلال و ظرفیت خلاقانه حل مسائل را در بر میگیرد.
- این چارچوب مدیریتی، سلسله مراتب دستورات سخت و منسوخ را به سیستمی از شبکههای چابک و خودسازماندهی شده تبدیل میکند.
- با پیاده سازی ساختار هولاکراسی، در مورد نحوه اداره و نحوه عملکرد کسب و کارتان حق انتخاب دارید.
- سازمان شما به اندازه افراد فعال در آن، منحصر به فرد است. به همین دلیل ساختار هولاکراسی، یک راهحل مدیریتی یکسان نیست.
- با استفاده از این ساختار میتوانید سیستم مدیریتی سازمانتان را طراحی کرده و آن را به طور مداوم بهبود ببخشید.
- در ساختار هولاکراسی، کارکنان مالکیت واقعی و شفافی بر فعالیتهای خود دارند و بر اساس اهداف کسب و کار هدایت میشوند. این در نهایت بهرهوری سازمان شما را افزایش خواهد داد.
- با اختیارات توزیع شده در این ساختار، همه کارکنان با قوانین یکسان بازی میکنند.
- در این چارچوب، جهت جلوگیری از آسیبهای سازمانی، یک سری بررسیهای ایمنی در نظر گرفته شده است.
- پیاده سازی ساختار هولاکراسی، باعث بهبود ارتباطات، همکاری و وضوح در سراسر سازمان شما میشود.
- در ساختار هولاکراسی، میتوانید ماژولهایی را انتخاب کنید که برای سازمان شما کاربرد دارند. بدون اینکه کل ساختار را بپذیرید و پیاده سازی کنید.
محدودیتهای ساختار هولاکراسی
- هر چند، دادن استقلال و اختیار عمل به کارکنان، یک فرصت بسیار خوب به حساب میآید، اما برخی افراد اگر مدیری برای صحبت کردن در مورد مسئولیتها و مراحل پیشرفت کار نداشته باشند، احساس رها شدگی و سردرگمی میکنند.
- هر چند، داشتن فضای رشد با واگذاری چند نقش، بسیار عالی است، اما این موضوع میتواند سخت و طاقت فرسا نیز باشد. چرا که مسئولیت زیادی بر عهده یک نفر قرار میدهد.
عملکرد ساختار هولاکراسی
اما ساختار هولاکراسی چگونه کار میکند؟ این رویکرد، به دنبال جایگزینی استحکام و سختی ساختار مدیریت سنتی با سیستمی از نقشهای انعطاف پذیر است که هر کدام در حوزه مسئولیتهای خاص خود دارای اختیارات گسترده هستند. به جای ساختار سنتی هرمی شکل، ساختار هولاکراسی به عنوان یک سری از دایرههای تو در تو توصیف میشود که هر کدام نماینده تیمهای مستقل با نقشهای متعدد هستند.
افرادی که در ساختار هولاکراسی فعالیت میکنند، به جای داشتن مسئولیتهای شغلی ثابت، میتوانند چندین نقش را با اهداف خاص، ایفا کنند. از آنجا که هر فرد دارای نقشهای متعددی است، ممکن است مدیر عامل یک کسب و کار در یک تیم، نقش رهبری و در تیم دیگر، نقش فرعی داشته باشد. هر تعارض و مشکلی که ایجاد شود، در جلسات دورهای مدیریتی هر حلقه حل و رفع میشود.
رهبران نقشها میتوانند بدون نیاز به تسلیم شدن در زنجیره مدیریت، تصمیمات مهم و کلیدی بگیرند. این امر باعث ایجاد قانون طلایی هولاکراسی میشود. بر اساس این قانون، شما برای تصمیمگیری یا هر اقدام دیگری، اختیار کامل دارید. البته تا زمانی که هیچ قانونی بر ضد آن وجود نداشته باشد.
به طور کلی، ساختار هولاکراسی، نگرش از بالا به پایین را کنار میگذارد و به افراد و تیمها امکان میدهد تا بر روی فرآیندها کنترل بیشتری داشته باشند.
ساختار هولاکراسی برای کدام سازمانها مناسب است؟
بر اساس نظر کارشناسان، شاید ساختار هولاکراسی برای برخی سازمانها مفید، قابل اعتماد و موثر باشد، اما برای برخی چندان خوب عمل نمیکند. چرا که بسیاری از افراد ترجیح میدهند در یک ساختار سلسله مراتبی کار کنند. آنها دوست دارند کسی باشد که به آنها بگوید چه کاری انجام دهند؟ چگونه این کار را انجام دهند؟ چه زمانی این کار را انجام دهند؟ برای پیشبرد این کار با چه کسانی ارتباط داشته باشد؟ و…
پس بهتر است قبل از پیاده سازی ساختار هولاکراسی، افراد سازمان خود را درک کنید و تمایلات آنها را در نظر بگیرید.
تفاوت میان ساختار هولاکراسی و ساختار بوروکراسی
تا اینجا با ساختار هولاکراسی، عناصر، ویژگیها و روش عملکرد آن آشنا شدیم. اکنون به بررسی تفاوتهای دو رویکرد هولاکراسی و بوروکراسی میپردازیم.
بین یک ساختار سلسله مراتبی سنتی و یک سازمان هولاکراسی، چند تفاوت اساسی وجود دارد:
- در یک سازمان بوروکراسی یا سلسله مراتبی، به وظایف توجه میشود اما در سازمان هولوکراتیک، توجه به نقشها اهمیت دارد.
- در ساختار Bureaucracy، افراد در یک نقش معین فعالیت میکنند و وظایف مشخصی دارند. اما در ساختار هولاکراسی، به جای استخدام شخصی برای بر عهده گرفتن یک نقش از پیش تعریف شده، افراد در یک زمان، یک یا چند نقش را بر عهده دارند. علاوه بر این، در صورت داشتن مهارتهای مفید برای سازمان، انعطاف پذیری لازم برای جابجایی بین تیمها و نقشها نیز وجود دارد.
- سازمانهای مبتنی بر ساختار مدیریت سنتی، با وجود یک برنامه از پیش تنظیم شده، به ثبات و پایداری تمایل دارند. در حالی که سازمانهای مبتنی بر هولاکراسی، به طور مداوم تکامل پیدا میکنند. در این سیستم به جای تهیه برنامه، جلسات منظمی برای پاسخ به سوالاتی مانند: ما تاکنون چه کارهایی انجام دادهایم؟ تا چه اندازه موفق بودهایم؟ و بهتر است در آینده چه کارهایی انجام دهیم؟، برگزار میشود.
- سازمانهای مبتنی بر ساختار بوروکراسی، معمولا به صورت تک بعدی هستند. اما یک سازمان هولاکراسی، در بر دارنده افرادی با تخصصهای مختلف است.
- در سازمانهای سلسله مراتبی، قدرت اختیار و تصمیمگیری (به اندازه مشخص) به افراد زیر مجموعه تفویض میشود. در حالی که اختیارات، در سازمانهای هولاکراسی توزیع شده است.
- در یک سازمان سلسله مراتبی، برای گرفتن تصمیمات مهم، به تایید مدیران سازمانی نیاز دارید. اما در ساختار هولاکراسی، روند تصمیمگیری متغیر و انعطاف پذیر است.
سوالات متداول
معنای هولاکراسی چیست؟
هولاکراسی روشی برای مدیریت غیرمتمرکز و حاکمیت سازمانی است که ادعا میکند به جای واگذاری اختیار به یک سلسله مراتب مدیریتی، اختیار و تصمیمگیری را از طریق یک هولاکراسی از تیمهای خودسازمانده توزیع میکند.
نمونهای از یک شرکت هولاکراسی چیست؟
از قابل توجهترین نمونههای شرکتی که از ساختار سازمانی هولاکراسی استفاده میکند، شرکت Valve، یکی از مشهورترین شرکتهای بازیهای ویدیویی در جهان است. در این شرکت مسطح، هیچ کس به هیچ کس گزارش نمیدهد و هر کس میتواند روی هر چیزی که میخواهد کار کند.
۴ نوع ساختار سازمانی کدامند؟
انواع ساختارهای سازمانی شامل ساختار وظیفهای، ساختار بخشی، ساختار خطی و ساختار ماتریسی است.
آیا پذیرش هولاکراسی آسان است؟
معمولاً توصیه نمیکنیم که هولاکراسی را به طور کامل و به تنهایی پیاده سازی کنید. اما در صورتی که آماده آموزش هستید و تجربه پیادهسازی چارچوبهای سازمانی در کسب و کارتان را دارید، میتواند گزینه مناسبی باشد. بدون تردید شما به آموزش عمیق و ترجیحاً تجربه مستقیم کار با هولاکراسی نیاز خواهید داشت.
سخن پایانی
هولاکراسی یک نظام مدیریتی نوین و خودسازمانده است که با هدف افزایش چابکی، شفافیت و مشارکت کارکنان شکل میگیرد. در این رویکرد، ساختار سلسله مراتبی سنتی کنار گذاشته شده و بهجای آن، سازمان به مجموعهای از نقشها و دایرهها تقسیم میشود که هر کدام هدف، مسئولیت و اختیارات مشخصی دارند. هولاکراسی ساختاری رسمی و مبتنی بر قوانین دقیق، جلسات ساختارمند و فرایندهای شفاف است که به عنوان «قانون اساسی هولاکراسی» تعریف شدهاند. این رسمیت به کاهش ابهام، تعارضات شخصی و وابستگی به مدیران کمک میکند.
به طور کلی، هولاکراسی مدلی کارآمد و مناسب برای سازمانهای دانشمحور و پویا است، اما پیادهسازی آن نیازمند بلوغ فرهنگی، پذیرش مسئولیت و آمادگی برای تغییر ذهنیت سنتی مدیریت است.