با ادهوکراسی؛ سازمان خود را به صورت غیر رسمی مدیریت کنید
در بازار پویای امروز، توان سازگاری و خلاقیت، برای کسب و کارها اهمیت زیادی دارد، چرا که، نوآوری استراتژیک منبع اساسی تمایز و مزیت رقابتی در بسیاری از سازمان‌ها محسوب می‌شود. چیزی که به سازمان شما کمک می‌کند تا نوآور و سازگار شود، ساختار ادهوکراسی (Adhocracy) است. امروز به شما خواهیم گفت ساختار ادهوکراسی چیست و چه ویژگی‌هایی دارد.
ساختار ادهوکراسی چیست؟
پیش از پرداختن به ساختار ادهوکراسی، خوب است بدانید ساختار سازمانی، روشی برای سازماندهی، تقسیم و هماهنگ کردن فعالیت‌های سازمانی است. کسب و کارها بر اساس ساختارهای مختلف (بوروکراسی ساده، بوروکراسی پیچیده، بوروکراسی حرفه‌ای و ساختار ادهوکراتیک)، مدیریت می‌شوند.
اما ادهوکراسی، شکلی از مدیریت کسب و کار است که به منظور انجام وظایف، بر ابتکارات فردی و خودسازماندهی تاکید می‌کند. واژه Adhocracy از کلمات یونانی ad hoc (برای هدف معین) و cracy (حکومت) گرفته شده است.
سازمان‌های مبتنی بر ساختار ادهوکراسی، دارای فرهنگ مشارکتی هستند. به این معنی که کارکنان با همکاری یکدیگر، بهترین و موثرترین راه‌حل را برای یک مشکل پیدا می‌کنند.
به طور کلی، تفکر فرهنگ Adhocracy این است که تنها با فراهم کردن شرایطی که موجب بروز ابتکارات، احساس مسئولیت و همکاری کارکنان شود، می‌توانید از حداکثر توان افراد بهره‌مند شوید. مطالعات انجام شده در سازمان‌های مختلف نشان می‌دهد هر چه ساختار سازمان به ادهوکراسی نزدیک‌تر شود، از میزان غیبت و نارضایتی کارکنان کاسته می‌شود. همچنین، کیفیت انجام کارها و میزان بهره‌وری نیز افزایش پیدا می‌کند.
این بررسی‌ها نشان می‌دهد که سیستم مدیریت بوروکراتیک برای کارهای مشخص، ثابت و جاری مناسب است. اما سیستم ادهوکراتیک، برای فعالیت‌های نامشخص، ناپایدار و غیرتکراری، کاربرد دارد و منجر به موفقیت کسب و کار شما می‌شود. در واقع شما می‌خواهید یک ساختار بوروکراتیک سخت و رسمی را با مجموعه‌ای انعطاف پذیر و غیر رسمی جایگزین کنید.
سایت Wikipedia ساختار ادهوکراسی را به صورت زیر تعریف می‌کند:
Adhocracy، شکلی انعطاف پذیر، سازگار و غیررسمی از سازمان است که با نبود ساختار رسمی تعریف شده و بر اساس عملکردها گروه‌بندی می‌شود.
فرهنگ ادهوکراسی، با رفتار یکپارچه، سازگار، خلاق، انعطاف پذیر و خودانگیخته مشخص می‌شود و بر خلاف بوروکراسی عمل می‌کند.
این اصطلاح، برای نخستین بار در سال 1968 توسط Warren Bennis مطرح و مدتی بعد توسط Alvin Toffler رایج شد.
ویژگی‌های ساختار ادهوکراسی
ویژگی‌های ساختار انعطاف پذیر ادهوکراسی عبارت است از:
- ساختار بسیار پویا و ارگانیک
- رفتارهای غیر رسمی کارکنان و مدیران
- عدم وابستگی تخصص شغلی به آموزش‌های رسمی
- گروه بندی متخصصان در واحدهای وظیفه‌ای
- تکیه بر ابزارهای ارتباطی برای تقویت ارتباطات
- سطح پایین استانداردسازی برای رویه‌های سازمانی
- معین نبودن مشاغل
- هزینه بالای ارتباطات
- ایجاد فرهنگ سازمانی بر اساس فعالیت‌های غیربوروکراتیک
- ضوابط و قوانین محدود
- مسئولیت بخشی بر اساس نیاز
- عدم تمرکز در اختیارات
- عدم تعریف صریح و واضح نقش‌ها
نکات کلیدی ساختار ادهوکراسی
هنگام پیاده سازی این ساختار در سازمان خود لازم است به نکاتی توجه کنید. در ادامه این نکات را معرفی و بررسی کرده‌ایم.
ذهنیت انعطاف پذیر
ذهنیت انعطاف پذیر یکی از نخستین مراحل فرهنگ سازی در سازمان‌های ادهوکراسی است.
- شعار این فرهنگ عبارت «ادامه بده» است. فضای آن نیز برای افرادی مناسب است که بزرگ‌تر فکر می‌کنند و گسترده‌تر عمل می‌کنند.
- کارآموزان و افراد تازه کار، گزینه مناسبی برای این موقعیت نیستند، بنابراین جذب نیروی جدید یکی از مخاطرات ساختار ادهوکراسی محسوب می‌شود.
محل کار انعطاف پذیر
محل کار خود را به یک میز شلوغ در یک دفتر کار نامنظم و پر از حواس پرتی محدود نکنید. چرا که ایده‌های خلاقانه ممکن است در هر محیطی به ذهن شما بیایند.
- فرهنگ ادهوکراسی در شرایط سخت و متغیر، رشد می‌کند. بنابراین، شرایط کاری انعطاف پذیر، از راه دور و پویا، برای آن کاملا مناسب است. این فرهنگ، برای افرادی که به زندگی خارج از کار، اولویت می‌دهند، نیز ایده‌آل است.
با زمان پیش رفتن
مدیران ساختار ادهوکراسی، همه چیز را با هم ترکیب می‌کنند تا در صنعت خود، در صدر بازی قرار گیرند. بنابراین، کسب و کارهای مبتنی بر ادهوکراسی در صدر روندهای تجاری خود باقی خواهند ماند.
- ساختار ادهوکراسی، مستلزم ماندن در روند و خط مقدم صنعت است و به طور مستقیم بر نقش‌هایی تاکید می‌کند که کارکنان می‌توانند در آن ایفا کنند.
در این فرهنگ، نگرش‌های تطبیقی و تفکرات خارج از چارچوب ترکیب می‌شوند تا مفاهیم جدید و ابتکاراتی را شکل دهند که مردم حتی متوجه نیاز به آنها هم نبودند. بنابراین، Adhocracy برای مدیرانی که دارای تمایلات برون گرا هستند یا به صنعت خود اعتماد دارند، کاملا ایده‌آل است.
- سازمان‌هایی که نقاط قوت و ضعف کارکنان خود را مشخص نکرده‌اند، برای رسیدن به اهداف مدنظرشان، مسیر دشوار و پیچیده‌ای در پیش دارند. بنابراین لازم است، یک رهبر ادهوکراسی، به ظرفیت و توانایی‌های تیم خود اعتماد کامل داشته باشد و اهمیت گزینش و استخدام دقیق و مطمئن را نیز در نظر بگیرد.
انعطاف در تولید
- تولید و ارائه محصولات خلاقانه، یکی از مزایای آشکار ساختار ادهوکراسی است. رهبران و کارکنان سازمان پیش از انجام اصلاحات و تعدیلات مورد نیاز، شرایط کاری را ارزیابی و بررسی می‌کنند. این بررسی‌ها در نهایت، به برنامه‌ریزی در راستای تلاش‌های تجاری موفق کمک می‌کند.
- جرقه‌های موفقیت، زمانی روشن می‌شوند که اکثریت اعضای تیم، متخصصان خلاق باشند. چرا که فردگرایی و اختلافات شخصیتی در کارهای گروهی اختلال ایجاد می‌کند. بنابراین، کسب و کارها به یک تیم مدیریتی قدرتمند از رهبران نیاز دارند. چنین تیمی، قادر است کسب و کار را از مشکلات و خطرات دور نگه دارد.
- همان طور که گفتیم، مدیریت ساختار ادهوکراسی، بر ابتکارات فردی تاکید می‌کند و انتظارات رسمی کارکنان، چندان به رسمیت شناخته نمی‌شود. به همین دلیل مثلا ممکن است کارکنان اجازه داشته باشند هر طور که می‌خواهند لباس بپوشند یا هر ساعتی که مایل هستند، در محیط کار حاضر شوند. در این ساختار، مدیر بیش از آنکه یک مافوق باشد، یک همکار و همراه است. بنابراین می‌توانیم بگوئیم، Adhocracy بهترین سبک مدیریت برای دنیای پرشتاب و همیشه در حال تغییر امروز است.
مزایای ساختار ادهوکراسی
مزایایی که در این بخش به آنها اشاره می‌کنیم، نشان می‌دهد که می‌توانید ادهوکراسی را بر مدل‌های سنتی بوروکراسی ترجیح دهید.
- ساختار ادهوکراسی، بر خلاف بوروکراسی، برای دستیابی به اهداف سازمان، بر مجموعه قوانین سلسله مراتبی و تعریف شده متکی است.
- در بیشتر نمونه‌های فرهنگ ادهوکراسی، تاکید چندانی بر اقتدار وجود ندارد. چرا که رهبری، یک مسئولیت مشترک است و همه قدرت انجام آن را دارند.
- در این ساختار، انعطاف پذیری زیادی وجود دارد. بنابراین، Adhocracy یک سبک مدیریتی مناسب برای سازمان‌های مبتنی بر رویکرد چابک است.
- در ساختار ادهوکراسی، با توجه به سلسله مراتب پایین، تمرکز بر ریسک و نیازهای فوری، تصمیمات نیز نسبتا فوری گرفته می‌شوند. در واقع، زمانی برای تجزیه و تحلیل‌های طولانی وجود ندارد. این به مدیران کسب و کارها امکان می‌دهد تا در موقعیت‌هایی که تجزیه و تحلیل گسترده کاربرد محدودتری دارد، بر اساس غریزه عمل کنند.
- سازمان‌های دارای فرهنگ ادهوکراسی، سازمان‌های انعطاف پذیر هستند و می‌توانند با در نظر گرفتن شرایط، به راحتی تغییر کنند.
- در ساختار ادهوکراسی تخصص کاری محدود است. به این معنی که افراد سازمان باید راجع به موضوعات مختلف آگاهی داشته باشند. همچنین آنها تشویق می‌شوند تا فعالیت‌ها و عملکردهای مختلفی داشته باشند.
- در این ساختار، افراد بر شغل خود کنترل دارند. یعنی به راحتی می‌توانند کارکردهای شغلی خود را تغییر دهند.
- این ساختار انعطاف پذیر، آزادی و خلاقیت را تشویق می‌کند. بنابراین، هر کس می‌تواند نظرات خود را آزادانه بیان کند.
- در فرهنگ ادهوکراسی، فعالیت‌ها به صورت غیر رسمی است و تاکید بیشتری بر تعامل اجتماعی و همکاری وجود دارد.
معایب ساختار ادهوکراسی
ساختار Adhocracy نیز مانند هر ساختار دیگر، نقایص و معایبی دارد. برخی از آنها را در ادامه ملاحظه می‌کنید.
- در سلسله مراتب سازمانی، سازمان‌های دارای فرهنگ ادهوکراسی، در سطح پایین قرار می‌گیرند. آنها به ارتباط موثر بین افراد متکی هستند. این موضوع، ممکن است باعث شود فراموش کنید موارد مهم را در نظر بگیرید یا ممکن است باعث شود کارکنان تلاش‌های دیگران را تکرار کنند.
- ممکن است برخی سازمان‌ها برای چنین سبک مدیریتی مناسب نباشند، چرا که ساختار ادهوکراسی، فاقد فرآیندها و رویه‌هاست. به عنوان مثال، بیمارستان‌ها و کارخانه‌هایی که ایمنی در آنها اولویت دارد، نمی‌توانند از رویکرد انعطاف پذیر Adhocracy استفاده کنند.
- این فرهنگ، فاقد ساختار سلسله مراتبی است. بنابراین، حل مشکلات بین افراد، کمی سخت و پیچیده است.
- معمولا سازمان‌های بزرگ با اعضای هیئت مدیره و سهامداران مشخص، سازمان بدون سلسله مراتب رسمی را نمی‌پذیرند.
از آنجا که ابتکارات فردی در ساختار ادهوکراسی، به شدت مورد تاکید و توجه قرار می‌گیرند، ممکن کارکنان کمی دچار سردرگمی شوند. چون نمی‌دانند
- اطلاعات مهم را باید از کجا دریافت کنند؟
- این اطلاعات را به کدام سو هدایت کنند؟
- چه کسی مسئولیت رسیدگی به موقعیت‌های خاص را بر عهده دارد؟
هر چند غیرقابل پیش بینی بودن، ممکن است خلاقیت و نوآوری را برانگیزد، اما به خاطر داشته باشید که محیط دائما در حال تغییر، احساس سردرگمی ایجاد می‌کند.
ریسک پذیری همیشه هم منجر به موفقیت نمی‌شود. سازمان باید بداند تصمیماتی که بدون در نظر گرفتن تحقیقات بازار یا مدیریت ریسک، گرفته می‌شوند، برخی مواقع، با شکست روبرو می‌شود.
عوامل موثردر کاربرد ساختار ادهوکراسی
این عوامل را می‌توانیم به صورت زیر بیان کنیم:
استراتژی سازمان
ادهوکراسی با استراتژی‌های سازمانی مبتنی بر تغییر و تنوع، هماهنگ است. چرا که این استراتژی‌ها به ساختاری انعطاف پذیر نیاز دارند و این انعطاف در ساخت سازمانی ادهوکراسی وجود دارد.
تکنولوژی
هر گاه تکنولوژی‌های موجود در سازمان مانند همیشه کاربرد نداشت، باید با تنوع و تغییرات موجود در استراتژی‌های سازمان تطبیق پیدا کند. در اینجا ساختار ادهوکراسی قابل استفاده است.
محیط
وقتی محیط سازمان پویا و پیچیده باشد، ساختار ادهوکراسی کارآمد و قابل استفاده است. به این دلیل که محیط کاری پویا، نیازمند ابتکار و خلاقیت است. بنابراین در این شرایط، ادهوکراسی بهترین طرح سازمانی محسوب می‌شود.
دوره‌های مختلف سازمانی
در سازمان‌هایی که تازه فعالیت خود را آغاز کرده‌اند، ادهوکراسی ساختار مفید و کارآمدی است. زیرا در ابتدای فعالیت، سازمان‌ها نیاز به انعطاف پذیری بالایی دارند.
عملکرد ساختار ادهوکراسی
ساختار ادهوکراسی و فرهنگ مبتنی بر آن، تضاد شدیدی با سبک‌های رسمی تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد. این موضوع، به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا انعطاف پذیرتر عمل کنند. به این ترتیب، می‌توانند فرصت‌های جدید را به سرعت شناسایی کرده و بر روی آنها متمرکز شوند و در نهایت، مزیت رقابتی کسب کنند.
ساختار ادهوکراسی به مدیران سازمان‌های کوچک در زمینه درک و هدایت سازمان، کمک می‌کند. اما در سازمان‌های بزرگ ممکن است کمی آشفتگی و ناکارآمدی ایجاد کند. به عنوان مثال، در سازمان‌های بزرگ نقش‌های کاری با تعریف ضعیف و نامشخص، در جایی که اعضای تیم از دامنه نقش خود بی اطلاع هستند، ناکارآمد است و فعالیت مورد نظر به شکل مطلوب و موثر انجام نخواهد شد.
و در انتها…
همان طور که ملاحظه کردید، ساختار ادهوکراسی، شکلی از مدیریت کسب و کار است که با پویایی، نوآوری، انعطاف پذیری و فعالیت‌های مبتنی بر خود سازماندهی همراه است. این ویژگی‌ها سازمان شما را قادر می‌سازد تا سریع‌تر از سازمان‌های بوروکراتیک عمل کند و برای هر گونه تغییری کاملا آماده باشد.