با مدل تصمیم گیری RAPID و روش استفاده از آن آشنا شویم
بدون شک در هر سازمان، فرآیند تصمیم گیری موضوع بسیار مهمی است. چرا که تنها راهکار مدیریت مناسب و بازاریابی موفق، گرفتن تصمیمات موثر، سریع و دقیق است. امروز می‌خواهیم راجع به یکی از انواع مدل‌های تصمیم گیری به نام مدل تصمیم گیری RAPID صحبت کنیم. همراه ما باشید تا به شما بگوییم مدل تصمیم گیری RAPID چیست و چه زمانی باید از آن استفاده کنید.
مدل تصمیم گیری RAPID چیست؟
مدل تصمیم گیری RAPID چارچوبی است که می‌تواند برای تصمیم‌گیری بهتر به سازمان‌ها کمک کند.
حروف کلمه RAPID، راهی آسان برای فکر کردن به 5 نقش مهم در اکثر فرآیندهای تصمیم گیری ارائه می‌دهد. این نقش‌ها عبارتند از: توصیه (Recommend)، موافقت (Agree)، اجرا (Perform)، ورودی (Input) و تصمیم گیری (Decide).
در هر کسب و کار، موفقیت‌ها، شکست‌ها و فرصت‌های از دست رفته را می‌توانید با مجموعه تصمیمات گرفته شده ردیابی کنید. عدم وجود فرآیند تصمیم‌گیری یا ضعف و نقص در این فرآیند، اتلاف زمان و سردرگمی کارکنان را به دنبال دارد. بنابراین، ایجاد فرآیند تصمیم‌گیری دقیق و با کیفیت برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است.
اکنون دو نمونه فرآیند تصمیم‌گیری ضعیف را بررسی می‌کنیم:
- دو سازمان را در نظر بگیرید که برای انجام پروژه برای یک سازمان دیگر انتخاب شده‌اند. در این شرایط، هیچ کدام از سازمان‌ها به طور دقیق نمی‌داند که کار خود را باید از کجا شروع کند و دقیقا کجا آن را به پایان برساند. این موضوع منجر به ایجاد مشکل، اختلاف و سردرگمی می‌شود و مشخص نیست که چه کسی برای ادامه راه باید برنامه ریزی‌های لازم را انجام دهد.
- تصور کنید که یکی از مدیران سازمان بدون هماهنگی با اعضای تیم، تعهد می‌دهد پروژه‌ای را در تاریخ مشخصی تحویل دهد. این موضوع، در میان اعضای تیم پروژه استرس و نگرانی ایجاد میکند، چرا که آنها نمی‌دانند در برابر وعده‌های داده شده چگونه عمل کنند.
همه این مشکلات به دلیل ضعف و نقص در فرآیند تصمیم‌گیری ایجاد می‌شود. اما چگونه می‌توانید هنگام مدیریت پروژه، از بروز این مشکلات جلوگیری کنید؟ یکی از راهکارها استفاده از مدل تصمیم‌گیری سریع یا RAPID است. همان طور که گفتیم، مدل RAPID، مشخص میکند که هر کدام از اعضای سازمان برای هر تصمیم پیچیده‌ای که قرار است گرفته شود، دقیقا چه وظایفی بر عهده دارند.
مدل تصمیم گیری RAPID، به سازمان‌ها راه روشنی برای تصمیم گیری به کسب و کارها نشان می‌دهد.
به جای خرید چندین نرم افزار، با سامانه BMS راهبران کسب و کار خود را مدیریت کنید.
تعریف نقش‌ها در مدل تصمیم گیری RAPID
توصیه (Recommend)
این نقش به عنوان نقطه شروع فرآیند تصمیم گیری RAPID در نظر گرفته می‌شود. به این صورت که یک توصیه پیشنهاد می‌شود و ادامه فرآیند تصمیم گیری از آنجا سرچشمه می‌گیرد.
افرادی که این نقش را بر عهده دارند، یک روش عملی را توصیه می‌کنند یا مجموعه‌ای از گزینه‌های مختلف را ارائه می‌دهند. همچنین آنها با استفاده از حقایق، ارقام و تحقیقات از توصیه‌های خود پشتیبانی می‌کنند.
موافقت (Agree)
این افراد باید قبل از حرکت به جلو با توصیه‌ها موافقت کنند. آنها اختیار وتوی تصمیم را نیز دارند. بهتر است این گروه، با کم‌ترین تعداد افراد برنامه ریزی شود، در غیر این صورت روند تصمیم‌گیری کند می‌شود. در صورتی که افراد این نقش، تصمیمات را وتو کنند، باید با افراد نقش «توصیه» مذاکره کنند تا توصیه‌های لازم را تا زمانی که راضی شوند، تنظیم کنند.
انجام دادن (Perform)
این نقش مربوط به افرادی است که پس از اتخاذ تصمیم، آن را اجرا می‌کنند. چیزی که اهمیت دارد، این است که هر تصمیم به سرعت عملیاتی شود. به خاطر داشته باشید که یک تصمیم مناسب که به سرعت به اجرا در می‌آید، بهتر از یک تصمیم عالی است که به آرامی اجرا می‌شود.
ورودی (Input)
این نقش، اساس و پایه یک تصمیم گیری خوب را تشکیل می‌دهد. نقش ورودی، برای ارائه حقایق، داده‌ها و شواهد به عنوان ورودی به یک توصیه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
همچنین، ورودی می‌تواند فراتر از سازمان، یعنی از موسسات، شرکا یا کارشناسان بیرونی به دست آید. ورودی صریح و واضح، شامل دیدگاه‌ها و اطلاعات مهم و حیاتی است که ممکن است همیشه هم سازگار نباشند. در اینجا لازم است توصیه کننده نحوه سنجش دیدگاه‌های متضاد (ناسازگار) را تعیین کند. در صورتی که این کار به صورت کامل و درست انجام شود، ورودی بخش مهمی از ایجاد یک فرآیند تصمیم گیری فراگیر و موثر را تشکیل می‌دهد.
افراد این نقش به سوالات زیر پاسخ می‌دهند:
- اجرای این توصیه چقدر طول می‌کشد؟
- در اجرای این توصیه‌ها چه خطراتی وجود دارد؟
- آیا تیم‌های کلیدی از این پیشنهاد راضی هستند؟
تصمیم گیری (Decide)
وقتی همه گزینه‌ها روی میز هستند، باید تصمیم گرفت. نقش تصمیم گیرنده را معمولا یک رهبر ارشد در سازمان بر عهده دارد. در واقع این فرد، سازمان را متعهد به عمل میکند.
هنگامی که یک تصمیم گرفته شد، به سرعت اقدامات مهمی در مورد آن آغاز می‌شود. فرد تصمیم گیرنده، اجرای تصمیم را به نقش اجرا محول میکند. این افراد، مسئولیت کار را تا زمانی که در حال اجراست، حفظ می‌کنند.
مدل تصمیم گیری RAPID چگونه به شما کمک میکند؟
هر چند که وجود یک فرآیند تصمیم گیری مانند مدل RAPID، نمی‌تواند موفقیت شما را صد درصد تضمین کند، اما می‌تواند با پاسخ به سوالات مهمی که در ذهن شماست، کسب و کارتان را برای موفقیت آماده کند. با استفاده از این مدل، می‌توانید کاملا صریح و دقیق به سوالات زیر پاسخ دهید:
- چه تصمیمی باید بگیرید؟
- چه زمانی باید تصمیم بگیرید؟
- در این تصمیم چه کسانی درگیر می‌شوند و هر کدام چه نقشی ایفا می‌کنند؟
- چگونه تصمیم خواهید گرفت؟ از چه فرآیندی استفاده خواهید کرد؟
- چه معیارهایی به شما کمک میکند تا از میان انواع گزینه‌ها، تصمیم بگیرید؟
مدل RAPID، راهی برای تخصیص نقش‌ها در فرآیند تصمیم گیری است. این کمک میکند تا مشخص شود چه کسی ورودی یک تصمیم را ارائه می‌دهد، چه کسی تصمیم را شکل می‌دهد، چه کسی تصمیم گیری میکند و در نهایت چه کسی تصمیم گرفته شده را عملیاتی میکند.
چه زمانی باید از مدل تصمیم گیری RAPID استفاده کنید؟
به خاطر داشته باشید که همه تصمیمات نیازی به استفاده از مدل‌های رسمی مانند مدل RAPID ندارند، پس بهتر است تصمیمات ساده و بدون پیامدهای خاص را با بدون استفاده از مدل‌های خاص تصمیم گیری اتخاذ کنید.
مدل تصمیم گیری RAPID زمانی بهترین کاربرد را دارد که:
- افراد متعددی در اجرای نتیجه تصمیم دخالت داشته باشند.
- دو یا چند واحد یا تیم عملکردی درگیر پروژه باشند.
- یک یا چند تامین کننده درگیر پروژه باشند.
- هم تیم‌های جهانی و هم تیم‌های محلی درگیر پروژه باشند.
مزایای مدل تصمیم گیری RAPID چیست؟
- مدل RAPID، برای رهبران و کارکنان سازمان، در مورد اینکه چه کسی درگیر فرآیند تصمیم گیری است، هر فرد چه نقشی دارد وچه کسی مسئول تصمیم گیری نهایی است، شفافیت ایجاد میکند.
- این مدل می‌تواند در زمینه نحوه تصمیم گیری در میان اعضای سازمان، درک مشترک ایجاد کند.
- کسب و کارهایی که از RAPID استفاده می‌کنند، معمولا کارکنان خود را در مورد روش استفاده از این مدل آموزش می‌دهند و آن را به بخشی از فرآیند پذیرش کارکنان خود تبدیل می‌کنند. این موضوع، در نهایت باعث ایجاد واژگان مشترک در سراسر سازمان می‌شود که به تیم‌ها کمک میکند تا با استفاده از زبان و ابزارهای یکسان به نقش‌های تصمیم گیری نزدیک شوند.
- سازمان‌هایی که از مدل RAPID استفاده می‌کنند، معمولا بر تصمیمات مهم، استراتژیک و تصمیماتی که به طور منظم گرفته می‌شوند، متمرکز هستند.
- این مدل برای تصمیم گیری‌های مهم یک بار مصرف، نیز بسیار ارزشمند است، چرا که گاهی این تصمیمات آینده سازمان شما را شکل می‌دهند.
- مدلRAPID، به همه افراد کلیدی و موثر، فرصت می‌دهد تا در تصمیم‌گیری‌ها شرکت کنند. در صورتی که آنها را در فرآیند تصمیم گیری مشارکت دهید، می‌توانید افراد غیر مفید را شناسایی کرده و آنها را از چرخه تصمیم گیری حذف کنید.
- مدل تصمیم گیری RAPID، به شما اطمینان می‌دهد که تصمیمات با دقت بسیار بالا گرفته شده‌اند. این کاملا روشن میکند که چه کسی مسئول هر قسمت از تصمیمات گرفته شده است.
- ابزار RAPID به اعضای تیم نشان می‌دهد که چه کسانی در این فرآیند درگیر هستند. همچنین به رهبران تیم نیز فرصت می‌دهد تا با گسترش دامنه ورودی، فرآیند تصمیم گیری را به صورت کامل و موثر اجرا کنند.
- گنجاندن ورودی‌های مناسب معمولا منجر به اطلاعات کامل‌تر، گرفتن تصمیمات بهتر و نوع خرید می‌شود که از اجرا پشتیبانی میکند.
- دیدگاه‌های افزوده شده از مجموعه متنوعی از ذینفعان شامل: نژاد، جنسیت، قومیت و سایر نشانگرهای هویت، می‌تواند ضمن کمک به کاهش تعصب در تصمیم گیری‌‌ها، نقاط کوری که ریشه در فرهنگ و سلسله مراتب سازمان‌ها دارد را نیز رفع کند.
- اگر قصد دارید قدرت را به صورت گسترده در سازمان خود توزیع کنید، مدل RAPID یکی از بهترین راهکارها برای تعیین چکونگی این اتفاق است.
محدودیت مدل تصمیم گیری RAPID چیست؟
در کنار مزایایی که در بخش قبل به آنها اشاره کردیم، خوب است بدانید مدل RAPID ممکن است منجر به کند شدن فرآیند تصمیم گیری شود، بنابراین بهتر است فقط برای تصمیمات بزرگ و مهم مورد استفاده قرار گیرد.
و در انتها…
بسیاری از کسب و کارها، مدل تصمیم گیری RAPID را به عنوان راهکاری ارزشمند و موثر برای شفاف سازی و پاسخگویی به نحوه تصمیم گیری به حساب می‌آورند. اما هر سازمانی برای شروع استفاده از این مدل، به زمان کافی نیاز دارد.
برای انجام این کار می‌توانید یک تصمیم را در نظر بگیرید و سعی کنید مدل RAPID را در فرآیند تصمیم گیری اعمال کنید. به این ترتیب می‌توانید مطمئن باشید که یک فرآیند کارآمد و مطمئن برای تصمیم گیری در اختیار خواهید داشت.