نقش bpm در سازمان خلاق چیست و تا چه اندازه مهم است؟
تحولات روزافزون دنیای کسب و کار از یک سو و همه گیری بیماری کرونا از سوی دیگر، توجه به مفاهیمی مانند مدیریت فرآیند و نقش bpm در افزایش بهره‌وری سازمان‌های خلاق را برجسته‌تر کرده است. در این نوشتار می‌خواهیم نقش bpm در سازمان خلاق را بررسی و مطالعه کنیم.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان bpm، مبنا و اساس کارآمدسازی منابع سازمانی به شمار می‌رود.
منابع سازمانی عبارت است از نیروی انسانی، سیستم‌های اطلاعاتی و نحوه ارتباط با طرف‌های تجاری در فرآیندها، که بهینه سازی نحوه ارتباط این اجزا، خدمات رسانی بهتر به مشتری، تحقق اهداف استراتژیک و در نهایت افزایش بهره‌وری سازمان را به دنبال دارد. بهینه‌سازی نحوه ارتباط این اجزا و منابع، درنهایت باعث خدمات‌رسانی بهتر به مشتری، تحقق اهداف استراتژیک و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها می‌شود.
سازمان‌های خلاق، منابع سازمانی را با ابزارهای نوآورانه و دانش محور به کار می‌گیرند. این سازمان‌ها در جهت پاسخگویی به نیازهای مشتریان و بازار حرکت کرده و بهره‌وری سازمان خود را به طور مداوم توسعه می‌دهند.
سازمان خلاق چیست؟
سازمان خلاق، سازمانی همیشه در حال تغییر است و برای ارائه خدمات و محصولات بهتر، ایده‌ها و روش‌های جدید را به طور مستمر امتحان می‌کند. این سازمان‌ها، ضمن توجه به مدیریت تغییر، استفاده نوآورانه از منابع سازمان را نیز مدنظر قرار می‌دهند.
برای آشنایی با سازمان خلاق، مقاله سازمان خلاق چیست را بخوانید.
نقش bpm در سازمان خلاق چیست؟
ابتدا لازم است اشاره مختصری به مدیریت فرآیندهای کسب و کار داشته باشیم، سپس به سراغ نقش BPM در سازمان خلاق برویم.
همه می‌دانیم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business Process Management)، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که برای تحقق اهداف کسب و کار طراحی و اجرا می‌شود. BPM سعی می‌کند فرآیندهای سازمان را با استراتژی‌های سازمان هماهنگ و همسو کند و به هدف اصلی یعنی رضایتمندی مشتری برسد. شما می‌توانید در مقاله bpm چیست، به طور مفصل با سیستم BPM و ویژگی‌های آن آشنا شوید.
اما نقش bpm در سازمان خلاق چیست؟
همان طور که بیان کردیم، سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار، کاربردهای زیادی در صنایع مختلف دارند و با مکانیزه کردن فرآیندها، بهره‌وری را در عملکردهای سازمانی افزایش می‌دهند.
استفاده از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM در سازمان‌ها، باعث می‌شود مشاغل مختلف، مدام در حال تغییر و تکامل باشند، به دنبال این تحولات، روندها و جریان‌های مدیریتی این مشاغل نیز تکامل پیدا خواهد کرد.
در سازمان‌های خلاق، سامانه BPM تقریبا برای همه مشاغل و روندهای سازمانی (بدون در نظر گرفتن اندازه، گستردگی و تعداد ذینفعان درگیر در فرآیند)، در دسترس و به صرفه است.
در این سازمان‌ها، BPM و BPMS بستر اصلی اجرای فرآیندها هستند. نحوه استفاده از BPM در سازمان‌های خلاق و نوآور، قابلیت‌های متعدد و متنوعی برای پشتیبانی از اموری مانند تجزیه و تحلیل فرآیندها، مدیریت محتوا، بهبود تجربه مشتری، بهبود عملکرد و… فراهم می‌کند.
نرم افزار BPMS نیز برای پشتیبانی از فرآیندهای پیچیده و تغییرات مستمر، توسعه پیدا کرده است.
پیاده سازی BPM در سازمان خلاق با چه مشکلاتی همراه است؟
اکنون تا حدی با نقش bpm در سازمان خلاق آشنا شدیم. هر چند سازمان‌های خلاق با نگرش فناورنه و ایجاد ساز و کارهای تخصصی، در این حوزه موفقیت‌های قابل توجهی به دست آورده‌اند. اما پیاده سازی سیستم BPM در این سازمان‌ها چندان هم بدون مشکل نیست.
چیزی که پیاده سازی و راه‌اندازی BPM را با مشکل روبرو می‌کند، جمع‌آوری و سازماندهی دانش سازمانی پراکنده از بخش‌های مختلف سازمان است. مشکل دیگر، استفاده از این دانش برای شناسایی فرآیندهای دستی و کم بازده و در مرحله بعد، تبدیل این اطلاعات به فرآیندی پویا و مکانیزه است.
سازمان خلاق چه تاثیری بر کارکنان دارد؟
سازمان‌ها و صنایع خلاق، از همان ابتدای استقرار و راه‌اندازی مدیریت فرآیندهای کسب و کار، نقش BPM در سازمان خلاق و افزایش بهره‌وری کارکنان را مورد توجه قرار می‌دهند. در این سازمان‌ها کارکنان در تمامی جنبه‌های تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی مشارکت می‌کنند. این مشارکت، کاملا مطابق با اصول مدیریت مشارکتی است و امکان به اشتراک گذاشتن نظرات و اندیشه‌های مختلف را امکان‌پذیر می‌سازد. پیروی از اصول مدیریت مشارکتی، کارکنانی چابک و خلاق در سازمان پرورش می‌دهد که بر روی نیازهای مشتریان تمرکز می‌کنند و کمتر برای فرآیندهای زمان‌بر و خسته کننده وقت می‌گذارند. این موضوع، افزایش سطح رضایتمندی مخاطبان و مشتریان و در نهایت سود بیشتر و موفقیت سازمان را به دنبال دارد.
از دیگر ویژگی‌های سازمان خلاق این است که خلاقیت و نوآوری نیروی انسانی را برای کاربرد شیوه‌های جدید عملکرد سازمانی به خوبی پرورش داده و در مسیر درست هدایت می‌کند.
سازمان خلاق با چه روش‌هایی بهره‌وری را افزایش می‌دهد؟
افزایش بهره‌وری در سازمان با کارآمدتر کردن سیستم‌ها و روش‌ها اتفاق می‌افتد. استفاده از روش‌های مدیریت فرآیند در سازمان، با افزایش سرعت عملیات اداری و کاهش قابل توجه میزان خطا، توجه به زمان و استفاده بهینه از آن را به یکی از عوامل موفقیت در سازمان خلاق تبدیل کرده است.
سازمان‌های خلاق در بخش‌های مختلف تولید و خدمات، از ارتباط با تامین کنندگان و خرید مواد اولیه گرفته تا طی کردن مراحل طراحی و مهندسی تولید، در آسان کردن و سرعت بخشیدن به فرآیندها، اثرگذاری قابل توجهی دارند.
روندهای برون سازمانی مانند ارائه خدمات گوناگون به مشتریان، ارتباط با سایر سازمان‌ها، ارتباط با سازمان‌های مافوق (برای تهیه گزارشات، دریافت مجوزها و…) با استفاده از سیستم BPM سریع‌تر و راحت‌تر انجام خواهد شد.
به طور کلی سازمان‌ها و صنایع خلاق به استفاده کارآمد از منابع سازمانی و افزایش بهره‌وری اهمیت زیادی می‌دهند و نقش BPM را در افزایش بهره‌وری بسیار جدی تلقی می‌کنند.
و در پایان …
موضوعی که در دنیای امروز اهمیت زیادی پیدا کرده، موضوع فرآیندها است. فرآیندهای کسب و کار از اولین مواردی هستند که در زمان ایجاد تغییرات بنیادین در سازمان، باید مورد توجه قرار گیرند. چرا که یکی از مهم‌ترین و پرتکرارترین فعال‌کننده‌ها برای اجرای BPM، ظهور تغییرات اساسی و استراتژیک در سازمان‌ها است. با تغییر و تحولات ایجاد شده در دنیای امروز، کسب و کارها نیازمند به بازبینی و همچنین پایش مستمر و دقیق فرایندهای خود هستند. این موضوع برای مدیران و صاحبان کسب و کارها همانند یک هشدار است. هشدار برای بررسی و بازطراحی فرآیندها.
در این مطلب نقش BPM در سازمان خلاق را بررسی کردیم و دانستیم مدیریت فرآیندهای کسب و کار در افزایش بهره‌وری سازمان تا چه اندازه مهم است.