چارچوب ARIS چیست؟ کیفیت BPM کسب و کارتان را با معماری ARIS ارتقا دهید
از نیازهای مهم و ضروری هر کسب و کار، شناخت نقاط قوت و ضعف گذشته و داشتن یک تصویر واضح و روشن از آینده است. سیستمهای اطلاعاتی، ابزارهای کارآمد و مناسبی هستند که اطلاعات درست و کافی را در زمان مناسب و به بهترین شکل ممکن، جهت تصمیم‌گیری دقیق در اختیار مدیران قرار می‌دهند. علاوه بر این، امکان ارزیابی عملکرد سازمان در کلیه واحدها و تحلیل و ریشه‌یابی مشکلات را نیز فراهم می‌کنند.
ایجاد و پیاده سازی سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه مانند پلتفرم ARIS، به افراد متخصص، مشاوران توانمند، قوانین و محدودیت‌های روشنی نیاز دارد. در واقع باید یک معماری برای تعیین اجزای تشکیل دهنده سیستم اطلاعاتی و روش‌های مورد استفاده برای توصیف آن، ایجاد شود. این مدل اطلاعاتی، مبنایی برای کاربرد سیستماتیک و منطقی روش‌های مختلف در توسعه سیستمهای اطلاعاتی فراهم میکند و مبنایی برای انبار داده‌های ویژه و برنامه‌های کاربردی کسب و کارها به شمار می‌رود.
امروز قصد داریم راجع به پلتفرم ARIS و رابطه آن با مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) صحبت کنیم. اگر شما هم نمی‌دانید ARIS چیست و چه کاربردی دارد، تا پایان مطلب همراه ما بمانید.
پلتفرم ARIS چیست؟
کلمه ARIS فرم کوتاه عبارت Architecture of Integrated Information Systems و به معنی معماری سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه است که روشهایی برای تجزیه و تحلیل فرآیندها و دیدگاهی کلی نسبت به گردش کار طراحی، پردازش و مدیریت فرآیندها ارائه میکند. رویکرد ARIS، با ارائه یک چارچوب روش شناختی و مستند برای BPM، از یک زبان برنامه نویسی به نام زنجیره فرآیند محور رویداد (EPC) استفاده میکند که چندین جنبه از مدل‌سازی سازمانی را با استفاده از خانه مهندسی کسب و کار ARIS با هم ترکیب میکند.
متدولوژی ARIS یکی از متدهای جامع و متعبر به حساب می‌آید. از آنجا که این متد، وابستگی زیادی به ابزار ARIS دارد، دستیابی به جزئیات آن تنها در صورت خرید محصولات ARIS امکان‌پذیر است.
خوب است بدانید تغییراتی که به وسیله ARIS در سازمان شما ایجاد میشود، به کندی اتفاق می‌افتد، بنابراین سازمان شمار را با چالش ناگهانی روبرو نمی‌کند.
یکی از ویژگی‌های مهم معماری ARIS این است که نمادهای مختلف، نه تنها به صورت مجزا در نظر گرفته می‌شوند، یک نمای کنترلی نیز روابط آنها را با یکدیگر نشان می‌دهد. بنابراین پیشرفت‌های جدید مانند پایگاه‌های داده توزیع شده یا رویکردهای شی گرا نیز می‌توانند در معماری ARIS گنجانده شوند.
سایت Wikipedia سوال معماری ARIS چیست را به صورت زیر پاسخ می‌دهد:
مفهوم ARIS در دهه 1990 توسط August-Wilhelm Scheer و با هدف اطمینان از اینکه یک سیستم اطلاعاتی سازمانی می‌تواند به طور کامل نیازهای خود را برآورده کند، طراحی و ارائه شد. این چارچوب مبتنی بر تقسیم مدل به دیدگاه‌ها و سطوح توصیفی است که امکان توصیف عناصر فردی را از طریق روش‌های طراحی شده خاص، بدون نیاز به استفاده از کل مدل، فراهم میکند. متد ARIS، به عنوان چرخه عمر توسعه سیستم، جهت نقشه برداری و بهینه سازی فرآیندهای تجاری کاربرد دارد.
خانه ARIS چیست؟
خانه ARIS یا ARIS house، از 3 ستون و 1 سقف تشکیل میشود. ستونها نشان دهنده دادهها، کنترل و عملکرد هستند و سقف، نمایانگر کل سازمان است. سقف و ستونها دیدگاه‌های مختلفی که باید در زمان مدل‌سازی مدنظر داشته باشید را نشان می‌دهند. بنابراین، خانه ARIS بر اساس 5 دیدگاه طبقهبندی میشود:
دیدگاه مبتنی بر سازمان
نمای کلی از ساختار سازمانی یک کسب و کار، شامل منابع انسانی، ماشین آلات، سخت افزارها و روابط میان آنها را نشان می‌دهد.
دیدگاه مبتنی بر داده
همه رویدادهای تولید کننده دادهها و در واقع، همه اشیاء اطلاعاتی مرتبط با کسب و کار مانند مکاتبات، اسناد و… را نشان می‌دهند.
دیدگاه مبتنی بر محصولات و خدمات
یک نمای کلی از مجموعه محصولات و خدمات ارائه می‌دهد.
دیدگاه عملکردی
فعالیت‌ها، گروه‌بندی‌ها و روابط سلسله مراتبی میان آنها در نمای تابع یا نمای عملکردی نشان داده میشود. از آنجا که توابع از اهداف پشتیبانی کرده و توسط آنها کنترل می‌شوند، اهداف نیز به نمای تابع اختصاص داده می‌شوند.
دیدگاه فرآیندی
نمای فرآیندی همه نمادهای دیگر را به یک برنامه زمانی منطقی متصل میکند. مانند یک زنجیره فرآیند مبتنی بر BPMN.
هر نمای خانه ARIS به 3 سطح توصیفی تقسیم میشود. این سطوح عبارت است از:
- سطح مفهومی
در سطح مفهومی، نیازمندی‌های سازمان در حوزه داده، کنترل و عملکرد تعریف شده و به نیازمندی‌های غیرتکنیکی فرآیندهای کسب و کار و محیط اجرایی آن پرداخته میشود. در این سطح، نمایش ساختار یافته از فرآیندهای کسب و کار که با استفاده از مدل‌های توصیفی ارائه میشود تا برای طرف تجاری قابل درک باشد. مانند: ERM، EPC، درخت عملکرد و …
- سطح معماری
سطح میانی خانه، سطح معماری نام دارد که هدف آن، ایجاد ارتباط میان سطح مفهومی و سطح پیاده سازی است. به این معنی که پس از شناسایی نیازمندی‌ها باید به دنبال راهکار مناسبی برای حل و رفع آنها باشید.
- سطح پیاده سازی
تحقق فنی فناوری اطلاعات فرآیندهای توصیف شده در این سطح اتفاق می‌افتد، بنابراین باید به زیرساخت‌های لازم برای پیاده سازی توجه کافی داشته باشید.
چرخه حیات ARIS چیست؟
اکنون می‌دانیم پلتفرم ARIS چیست و نحوه معماری آن به چه صورت است. اما چارچوب ARIS نیز مانند سایر پلتفرم‌ها دارای یک چرخه حیات است. در این بخش به شما خواهیم گفت چرخه حیات ARIS چیست و هر مرحله آن چه نتایجی به دنبال دارد.
چرخه حیات ARIS از 4 بخش تشکیل میشود:
1. استراتژی
در ابتدای هر پروژه لازم است تحلیل کوتاه و مختصری از استراتژی سازمان انجام شود. هدف اصلی این فاز، توسعه یک نقشه ابتدایی و از بالا به پایین برای فرآیندهای سازمان است. دیگر اهداف فاز استراتژی، مربوط به تعریف و اولویت بندی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است.
نقشه فرآیند، از سازمان شما در زمینه فرآیندهای کسب و کار یک تصویر کلی ارائه می‌دهد و نقطه شروع هر نوع بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار را به طور واضح مشخص میکند.
بخش‌های مختلف کسب و کار به همراه عوامل حیاتی موفقیت (CSF)، برای هر بخش، از جمله پارامترهای مهم در تهیه نقشه فرآیند هستند. این موارد وجه اشتراک میان استراتژی سازمان و پروژه‌های سازمان به حساب می‌آیند. در صورتی که این بخش‌های مشترک به صورت واضح، کامل و دقیق تعریف شوند، می‌توانند به شما بگویند پروژه‌تان در جهت درست پیش می‌رود.
- نتایج مرحله استراتژی
شناخت و درک محیط تجاری کسب و کار
تهیه نقشه جامع سازمان
تحلیل عوامل اصلی موفقیت
تعریف سناریوهای سر به سر (End to end) از فرآیندها
تعریف طرح و برنامه پروژه
- خروجی مرحله استراتژی
ماتریس بخش‌های تجاری
ساختار نهایی محصولات و خدمات
عوامل اصلی موفقیت
نقشه فرآیندهای تجاری سازمان
سناریوهای End to End از فرآیندها
ساختار و طرح نهایی پروژه
2. طراحی فرآیندهای کسب و کار
هدف نهایی این فاز، تحلیل فرآیندهای موجود کسب و کار به منظور پیدا کردن یک نقطه شروع برای بهینه سازی آنهاست. این نقطه شروع را می‌توانید در ساختار فرآیندهای کسب و کار و یا از KPI ها (زمان فرآیند، رضایت مشتری، میزان خطا و…) به دست آورید. سپس جایگزین فعالیت‌ها را مشخص کرده و آنها را پیاده سازی کنید. معیار اساسی و مهم این بخش، تمرکز بر شناخت و تعریف متغیرهای اهداف جهت استخراج تحلیل سود و زیان یا محاسبات نرخ بازگشت سرمایه (ROI) است.
- نتایج مرحله طراحی
استخراج معماری فرآیندها به طور مفصل و با جزئیات در مدل فرآیندهای اصلی
استخراج نیازمندی‌های منابع و زمان فرآیندهای سر به سر (End to end)
استخراج منابع و هزینه‌های مربوط به فرآیندها
مشخص شدن نقاط ضعف فرآیندها و اینکه چگونه می‌توانید فرآیندهای ضعیف را بهبود ببخشید
مشخص شدن اینکه چگونه می‌توانید فرآیندها را در بالاترین سطح مجددا ساختار بندی کنید و این ساختاربندی مجدد، مستلزم چه مواردی است.
مشخص شدن اینکه برای بهبود اجرا به منظور موفقیت در انتقال فرآیندها چه شاخص‌هایی باید در نظر گرفته شود.
- خروجی مرحله طراحی
مدل مشروح و دقیق از وضعیت موجود فرآیندها
نتایج تجزیه و تحلیل، زمان، ظرفیت و میزان بهره‌برداری و استفاده از فرآیندها در حالت دینامیک
نتایج تجزیه و تحلیل و هزینه فرآیندها در حالت ایستاتیک
پیشنهادات و راه‌حل‌های موجود
ارائه مدل مفهومی فرآیندهای مطلوب و بهبود یافته
طرح پیاده سازی و اجرای فرآیندهای مطلوب
3. پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار
پس از طراحی، پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار انجام میشود. از مهم‌ترین اقدامات این مرحله، اجرای فرآیندهای جدید در سازمان بر پایه اهداف است. این فاز، از یک سو، شامل تطبیق دادن ساختار سازمانی با فرآیندها و وظایف مربوط به فرآیندهاست و از سوی دیگر، شامل ضمانت پشتیبانی بهینه سیستم اطلاعات از اهداف و فرآیندهای جدید است.
فناوری اطلاعات، به عنوان ابزاری برای پیاده سازی عملیات بهینه سازی انجام شده بر روی فرآیندها از اهمیت زیادی برخوردار است. همچنین، گام‌هایی که قرار است در فاز پیاده سازی اجرا شود، همان گام‌هایی است که در مرحله طراحی مورد توافق تیم اجرای پروژه و مدیران سازمان بوده است. هدف کلیدی در مرحله پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار، تمرکز بر اهداف و CSF های هر بخش از سازمان برای ایجاد یک ساختار فرآیند محور سازمانی به صورت پویا و کارآمد است.
- نتایج مرحله پیاده سازی
پیاده سازی و تحقق ساختار سازمانی جدید و مناسب به همراه اقدامات دقیق و موثر برای این منظور
روش و چگونگی اجرا و پیاده سازی موفق ساختار سازمانی مشخص میشود.
از آنجا که برای بهبود مستمر فرآیندها، فعالیت‌های مختلف موثری مورد نیاز است، با اجرای این مرحله، عملیات هر فرآیند دقیقا بر مبنای استاندارد مدل فرآیند مطلوب صورت می‌پذیرد.
نیازمندی‌هایی که از طریق فرآیندها پیاده سازی می‌شوند، بر روی مدل جریان‌های کاری مکانیزه تاثیرگذارند. از آنجا که این جریان‌ها بر روی برنامه‌های کاربردی و سیستمهای IT قرار دارند، این امر می‌تواند منجر به ارتقای سیستمهای موجود یا خرید و پیاده سازی سیستمهای جدید منجر شود. بنابراین می‌توانیم بگوئیم، فرآیند انتخاب سیستمهای کامپیوتری بر مبنای فرآیندها انجام میشود.
پیاده سازی و اجرای درست مدل پیشنهادی نظارت، به همراه کنترل فرآیندهای کاری، استمرار و اثربخشی بهبود مستمر را تضمین میکند.
4. کنترل فرآیندهای کسب و کار
موفقیتی که در سازمان با شاخص‌های حسابداری مشخص میشود، حاصل خلق ارزش در فرآیندهای کسب و کار سازمان است. بنابراین برای رسیدن به سود لازم است فرآیندهای اصلی سازمان به صورت موثر بر پایه محدودیت‌های هزینه، زمان و کیفیت طراحی و اجرا شوند. هدف این فاز، بازبینی و ارزیابی مستمر فرآیندهای کسب و کار به منظور افزایش کارایی و بازدهی سازمان است.
در داخل سازمان، انجام این کار به کاهش هزینه‌ها و رضایت کارکنان منجر میشود و در خارج از سازمان، رضایت مشتریان را تضمین میکند. در نهایت، می‌تواند سهم کسب و کار شما را در بازار افزایش دهد یا حتی یک بازار جدید ایجاد کند. به خاطر داشته باشید که کارایی فرآیندها را باید به صورت منظم ارزیابی کنید. به این ترتیب، می‌توانید هر مانعی را در مراحل اولیه شناسایی کرده و اقدامات لازم برای برطرف کردن آن را انجام دهید.
- نتایج مرحله کنترل فرآیندها
کمی سازی میزان اثربخشی جریان بهبود در فرآیندهای کاری اجرا شده.
ارتقا و بهبود قابلیت رقابت پذیری از طریق به کارگیری یک فرآیند باثبات و پایدار در مدیریت عملکرد فرآیندها
افزایش سطح رضایتمندی مشتریان از طریق شفاف سازی فرآیندهای کاری End to end
شناسایی ارتباط مستقیم میان کاهش عملکرد و گره‌های موجود در فرآیندهای کاری اجرا شده
شناسایی بهترین راهکارهای موجود در بستر فرآیندهای جاری با استفاده از مکانیزم خودکار در فرآیند جمع‌آوری و تهیه مدل‌ها
تضمین عملکرد مطلوب و بهینه برنامه‌ها و سیستمهای کاربردی
محقق شدن بهبود مستمر فرآیندهای سازمان
فراهم شدن امکان پایش مداوم و موثر میزان انطباق مدل‌ها با قوانین سازمان
- خروجی مرحله کنترل
عملکرد سیستمهای نرم افزاری
عملکرد فرآیندها
عملکرد سازمان
انطباق فرآیندها با نیازمندی‌های استاندارد و قواعد تعریف شده
گزارش وضعیت بهبود عملکرد فرآیندها
پلتفرم ARIS چگونه باعث افزایش کیفیت سیستم BPM میشود؟
همان طور که می‌دانید، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، یک رویکرد مدیریتی برای توصیف، کنترل، مدل‌سازی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. سیستم BPM، با ایجاد رابطه میان فرآیندهای مختلف کسب و کار، اساس ابتکارات سازمانی و فناوری اطلاعات را با هدف بهبود زنجیره ارزش افزوده در سازمان تشکیل می‌دهد. از آنجا که هدف BPM بهبود مستمر فرآیندهاست، می‌توانید آن را به عنوان «فرآیند بهینه سازی فرآیندها» در نظر بگیرید.
BPM شامل مدیریت زنجیره تامین (SCM)، مدیریت ارتباط با مشتری (SRM)، برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) و هوش تجاری (BI) است.
فرآیندهای کسب و کار پیچیده و پویا هستند و برای فعالیت باید شبکه‌ای از روابط داخلی و خارجی را در نظر بگیرند. با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، می‌توانید فرآیندهای چالش برانگیز و چندکاره را هماهنگ و خودکارسازی کنید. همچنین می‌توانید، در محدوده BPM، فرآیندها را مدل‌سازی کرده و با الزامات یک کسب و کار دیگر هماهنگ شوید. موضوع مهم در اینجا، سازگاری مداوم با شرایط در حال تغییر است، چرا که واکنش سریع به موقعیت‌های تجاری جدید، انعطاف پذیری کسب و کار شما را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
اما در پاسخ به سوال رابطه سیستم BPM و معماری ARIS چیست، باید بگوئیم، چارچوبی که توسط Scheer ایجاد شده، روش‌ها و تکنیک‌هایی را در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد تا به‌وسیله آنها مدیریت منسجم و موثر فرآیندهای تجاری خود را به خوبی انجام دهند. خانه ARIS تمامی اطلاعات یک سازمان را در 5 دیدگاه مرتبط سازماندهی میکند: داده، عملکرد، سازمان، خروجی و کنترل.
خانه ARIS، یک روش کلی از BPM ارائه می‌دهد که در 4 سطح ساختار یافته است:
- طراحی فرآیند
- کنترل فرآیند
- کنترل گردش کار
- برنامه‌های نرم افزاری یکپارچه
حلقه‌های بازخورد بین این 4 سطح، کامل کننده چارچوبی است که بهبود مستمر فرآیند (CPI) را بر اساس عملکرد واقعی فرآیند نشان داده و از آن حمایت میکند. به طور کلی، پلتفرم ARIS یک ابزار قدرتمند برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است.
و در انتها…
امیدواریم به سوال ARIS چیست، به خوبی پاسخ داده باشیم. ملاحظه کردید که این پلتفرم، یک ابزار روش شناختی برای مدل‌سازی کسب و کار، گردش کار و مدیریت فرآیند است، که برای نشان دادن بهبود مستمر فرآیندها بر اساس عملکرد واقعی آنها توسعه یافته است. همچنین، پلتفرم ARIS، می‌تواند دستورالمل‌هایی برای توسعه، بهینه سازی و پیاده سازی یک سیستم کاربردی یکپارچه ارائه دهد.