بی ام اس (BMS): ابزاری که برای پیشرفت در کسب و کارتان نیاز دارید
در این مطلب قصد داریم شما را با بی ام اس (BMS) بیشتر آشنا کنیم. همان چیزی که شما را در پیشبرد تیم کاری‌تان به سمت موفقیت و رشد بیزنس یاری می‌دهد. اینکه این ابزار چیست، چگونه کار می‌کند و چطور پروژه‌های کاری را به موفقیت سوق می‌دهد، موضوعی است که در ادامه بیشتر بحث می‌کنیم.
در شرکت‌های کوچک عموما همه وظایف، روش اجرای آنها، استراتژی‌ها و شیوه عمل مشخص و روشن است. تقریبا همه افراد می‌دانند چه باید بکنند و چگونه. اما با بزرگتر شدن شرکت و اضافه شدن پروژه‌ها، همه چیز کمی پیچیده‌تر می‌شود. سردرگمی در شیوه عمل، اصول و بایدها و نبایدها، تقسیم وظایف و حیطه اختیارات سبب می‌شود نیاز به ابزاری ایجاد شود که این مشکلات را برطرف سازد. بدین معنی که وظایف هر کس در سازمان یا شرکت روشن گردد، مسئولیتش به او واگذار شود، روش انجام کار تصریح گردد و همانند راهنما کل کسب و کار را به سمت هدف موردنظر رهنمون کند.
بی ام اس (BMS) چیست؟
سیستم مدیریت کسب و کار یا BMS که مخفف Business Management System است، ابزاری است که به کسب و کارها در جهت رشد و پیشرفت کمک شایان توجهی می‌کند. در این مطلب قصد داریم شما را بیشتر با این ابزار و روش استفاده از آن جهت بالا بردن کارایی نیروی کار آشنا کنیم.
سیستم بی ام اس (BMS) به شما نقشه راه و استراتژی عمل می‌دهد. شاید بدانید باید چه کار کنید، اما بهترین راه‌حل و بهترین مسیر را نشناسید. سیستم مدیریت کسب و کار به شرکت‌ها کمک می‌کند تا روشی برای تعیین، مستندسازی و اجرای بهترین راهکارها در انجام کارها بیابند.
این سیستم طراحی شده تا به شما کمک کند ضمن شناسایی ناکارآمدی‌ها، بهبود عملکرد کسب و کار و افزایش کارایی کارمندان حین رشد، روش انجام کسب و کارتان را مستندسازی کنید.
یکی از کارکردهای اصلی یک بی ام اس خوب این است که به شما ابزاری برای ضبط، تجزیه و تحلیل و بهینه‌سازی مداوم فرآیندهای کسب و کارتان می‌دهد.
در اصطلاح علمی، این یعنی تعریف و مستندسازی دقیق اینکه هر تسک بیزنسی چیست و چطور باید انجام شود.
می‌توان گفت بی ام اس یکی از چالش‌های مهم کسب و کارها را برطرف می‌کند و آن نبود درک مشترک از چیستی وظایف و روش انجام آنهاست.
با استفاده از نمودار و اسنادی که در این سیستم ارائه می‌شود، که شامل ورودی‌ها و خروجی‌های کار، الزامات و روابط و شیوه عمل می‌شود، حتی نیروی تازه کار هم که به تازگی وارد مجموعه شده است، می‌تواند به راحتی با نحوه کار شما آشنا شود. در عین حال که این نمودارها به خوبی شکاف‌ها و نواقص کار را نشان می‌دهند و به شما کمک می‌کنند آنها را برطرف ساخته و اشتباهات کمتری مرتکب شوید.
یک موضوع مهم، استفاده و به کارگیری از بی ام اسی است که همه افراد یک شرکت یا سازمان از آن استفاده کنند، در غیر این صورت ارزشی ندارد. و یا ممکن است سیستم چنان پیچیده و سخت باشد که افراد از استفاده از آن طفره بروند. اینجاست که سیستم مدیریت کسب و کار کارایی مناسب خود را نخواهد داشت.
پیش از هر چیز ابتدا باید بدانیم سیستم مدیریت کسب و کار به چه دردی می‌خورد و چه مزایایی دارد؟
مزایای BMS
سامانه مدیریت کسب و کار هزینه انجام کار و ساده‌سازی فرآیندها را کاهش می‌دهد. این سامانه با توجه به نیازهای متغیر سازمان شما، یک سولوشن انعطاف‌پذیر است. اجازه می‌دهد اطلاعات حساس کسب و کار خود را در زمان واقعی بررسی کنید.
BMS با ERP چه فرقی دارد؟
نرم‌افزار مدیریت کسب وکار در مقایسه با ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا Enterprise resource planning) سولوشن بسیار قوی‌تری است. این سامانه، رویه‌ها را ساده‌سازی می‌کند و همکاری در سازمان را بهبود می‌بخشد. BMS یک سولوشن مقیاس‌پذیر است و اجرای آن نسبت به ERP ساده‌تر است. ERP سولوشن گران‌تری است اما بی ام اس (BMS) هزینه اجرا و نگهداری را بسیار کاهش می‌دهد.
- انتخاب ابزار مدیریت کسب و کار به میزان زیادی به نیاز شما به اتوماتیک کردن رویه‌ها و وظایف بستگی دارد. اندازه بیزنس و قیمت نرم‌افزار نیز نقش مهمی در فرآیند انتخاب بازی می‌کند.
معمولا ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که سیستم مدیریت کسب و کار ارائه می‌دهد، شامل مدیریت وظایف، زمان‌بندی، ذخیره و به اشتراک‌گذاری فایل، مدیریت بودجه، صورت حساب و مدیریت منابع می‌شود.
حال می‌خواهیم بدانیم BMS از چه اجزایی تشکیل شده است. به طور کلی 3 گروه کارکردی عمده برای این سیستم تعریف شده که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
گروه‌های کارکردی BMS
سیستم مدیریت کسب و کار یک سلسله مراتب چندسطحی از سولوشن‌های بیزنسی است که نشان می‌دهد چگونه یک سازمان سودمحور، عملیات مختلف (مانند خرید، فروش، بازاریابی، جذب نیرو) را جهت اجرای یک تسک و دستیابی موفقیت‌آمیز به اهدافش اجرا می‌کند. سلسله مراتب BMS سه گروه عملکردی را شامل می‌شود که عبارتند از استراتژی‌های مدیریت کسب و کار، تاکتیک‌های مدیریت کسب و کار و پیاده‌سازی مدیریت کسب و کار. در ادامه هر یک از گروه‌ها را بررسی می‌کنیم.
استراتژی‌های مدیریت کسب و کار
این گروه به شناسایی و برنامه‌ریزی مسیر کلی مدیریت کسب و کار که به سیاست‌های سازمان مربوط می‌شود، اختصاص یافته است. مسیر کسب و کار در واقع یک استراتژی یا مجموعه استراتژی‌هایی است برای تعیین اولویت‌ها و ترجیحات عالی سازمان. سیاست‌ها، ابزارهایی هستند برای مشخص کردن استراتژی و شناسایی برنامه عمل جهت تعیین و تاثیر بر تصمیمات مدیریت کسب و کار، پروسه‌ها و فعالیت‌ها. بنابراین سیاست‌های مدیریت کسب و کار، ابزار کلیدی هستند برای شناسایی استراتژی‌های کسب و کار برای سازمان‌های سودمحور و سازماندهی استانداردها و برنامه‌هایی برای دستیابی به اهداف استراتژیک.
تاکتیک‌های مدیریت کسب و کار
این گروه از بی ام اس (BMS) ، تکنیک‌ها و رویکردهای تاکتیکی به پیاده‌سازی برنامه‌های کسب و کار که مرتبط است با استراتزی کسب و کار و منطبق است با سیاست‌ها را شناسایی می‌کند. راه‌حل‌های تاکتیکی باید در طول فرآیند تصمیم‌گیری کسب و کار ارائه شوند و مطابق با بازه زمانی که در اسناد استراتژی مدیریت کسب وکار ذکر شده، به اجرا درآیند. بنابراین، گروه تاکتیک‌های مدیریت کسب و کار مربوط می‌شود به فعالیت‌هایی جهت پیگیری استانداردهای کسب و کار که در سیاست‌ها تعیین شده و پیاده‌سازی برنامه‌ها و تسک‌های کسب و کار جهت نیل به اهداف اولویت‌دار و اهدافی که در استراتژی‌های مدیریت کسب و کار سازمان مشخص شده‌اند.
پیاده‌سازی مدیریت کسب و کار
این گروه عملکردی شامل فرآیندها و دستورالعمل‌هایی برای ایجاد برنامه‌های مدیریت کسب و کار است. این دستورالعمل‌ها شامل راهنماها و دستورالعمل‌های عملی می‌شود که به تصمیم‌گیرندگان نشان می‌دهد چگونه سولوشن‌های تاکتیکی را مدیریت کنند. فرآیندها نیز شامل مراحل و عملیاتی است که به مجریان نشان می‌دهد چگونه فعالیت‌ها و وظایف روزانه را انجام دهند. بنابراین، گروه پیاده‌سازی مدیریت کسب و کار در خصوص راهنمایی کارمندان سازمان به سمت اجرای سولوشن‌های کسب و کار و تشخیص برنامه‌های اجرایی متناسب با تاکتیک‌های مدیریتی است.
این گروه‌ها که گفته شد، سامانه مدیریت کسب و کار را می‌سازند. صرف نظر از نوع و اولویت‌های سازمان، ساختار سامانه مدیریت کسب و کار شامل همین گروه‌های کاربردی خواهد بود. فقط محتوای هر گروه می‌تواند بر اساس سهم بازار، رقبا، محصولات و صنعت سازمان و … متفاوت باشد.
رویکرد گرافیکی در BMS
موضوعی که مطرح است تولید و به کارگیری بی ام اسی است که استفاده از آن آسان بوده، در عین حال جذاب باشد و فقط یک دستورالعمل خشک برای انجام کارها نباشد. اینجاست که GBMS یا سیستم مدیریت کسب و کار گرافیکی مطرح می‌شود.
سیستم مدیریت کسب و کار گرافیکی همه فرآیندهای کاری را برای شما تصویرسازی می‌کند. نمودارهایی که نمایش می‌دهد به شما در شناسایی عناصر فرآیند کاری کمک می‌کند. اطلاعاتی که جمع‌آوری می‌کند و نمایش می‌دهد، در تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند.
به جای آنکه اعضای تیم شما دستورالعمل‌ها و توضیحات طولانی در خصوص روش انجام کار را بخوانند، یک نمودار می‌تواند به آنها کمک کند که فرآیند را به طور کامل ببینند.
مهمتر آنکه این نمودارها می‌توانند کمک کنند همه ورودی‌های لازم، ارتباطات و خروجی‌های موردانتظار را بهتر بشناسید و راحت‌تر ببینید کجا ممکن است اشتباهی رخ دهد یا کجا می‌تواند بهینه‌سازی انجام شود. با داشتن یک نقشه فرآیند کسب و کار همه چیز درباره کسب و کارتان را می‌توانید در یک نگاه ببینید و بفهمید.
در نهایت، ترسیم فرآیند به صورت گرافیکی و مرحله به مرحله شفافیت در کسب و کارتان را بالا می‌برد که کمک می‌کند به اهدافتان در جهت ارتقای کیفیت برسید و انطباق کارمندان با کار را آسان‌تر می‌سازد.
یک GBMS به شما کمک می‌کند:
- ریسک‌ها را بشناسید
- احتمال ریسک را ارزیابی کنید
- عواقب ریسک را بسنجید
- سطح ریسک را مشخص کنید
- به وسیله نمایش بصری فرآیندهای موثرتر، ریسک را خرد کنید
- این فرآیندها را به راحتی در اختیار کل نیروی کار قرار دهید
- “نفکر مبتنی بر ریسک” را وارد سازمان خود کنید
چه کار باید بکنید؟
با همه کسانی که برای تسک‌ها مسئولیتی دارند، همکاری کنید و از آنها بخواهید نحوه انجام تسک‌ها را به روشنی مشخص کنند.
کار کردن با تیمی که به تسک‌ها نزدیک‌ترند در هنگام ترسیم فرآیندها، بسیار اهمیت دارد. چراکه آنها بینش بهتری نسبت به متودهای کنونی و فشار کار دارند. اما شما به شخصی از بیرون تیم هم نیاز دارید تا به شما چشم‌انداز بیرونی بدهد و از آنها بپرسید در خصوص ادامه راه چه پیشنهادی دارند.
حال با جزئیات شروع به توصیف فرآیندی کنید که در حال ترسیم آن هستید. ورودی‌ها چه هستند؟ خروجی‌های موردانتظار چه هستند؟ برای دستیابی به این خروجی‌ها، چه اتفاقاتی باید در طول مسیر بیفتد؟ در حین ترسیم این فرآیندها، الزامات و وابستگی‌های تسک‌ها را بنویسید. ببینید کجاها باید تصمیمات کلیدی گرفته شود و نتایج احتمالی هر یک چه هستند.
فهم این پروسه به شما کمک می‌کند که متوجه موارد زیر بشوید:
- ناکارآمدی‌ها: اگر بخشی از پروسه اضافی یا بیهوده است، با یک نگاه متوجه می‌شوید.
- غفلت‌ها: اگر شکاف و خلائی در پروسه است که سبب خطا یا تاخیر شود، شناسایی می‌کنید.
- ریسک‌ها: ارزیابی خطرات احتمالی کسب و کار شما به دلیل نقص در فرآیندها
- فرصت‌ها: ببینید چطور یک پروسه می‌تواند برای به حداکثر رساندن و بهبود کیفیت و ارائه مداوم تغییر کند.
در نهایت بدین صورت مجموعه نقشه‌هایی ترسیم کرده‌اید که نشان می‌دهد چطور همه پروسه‌های شما باید انجام گیرد و چطور با هم منطبق می‌شوند.
سخن آخر
سیستم مدیریت کسب و کار مجموعه ابزارهایی است برای برنامه‌ریزی استراتژیک و اجرای تاکتیکی سیاست‌ها، روش‌ها، دستورالعمل‌ها، فرآیندها و رویه‌هایی که در توسعه، استقرار و اجرای استراتژی‌ها و برنامه‌های کسب و کار و همه فعالیت‌های مدیریتی مرتبط مورداستفاده قرار می‌گیرند. سیستم مدیریت کسب و کار بنیانی برای اجرای موفقیت‌آمیز تصمیمات استراتژیکی و تاکتیکی بیزنس با توجه به فعالیت‌ها، وظایف، روندها و فرآیندهای کنونی برای رسیدن به اهداف موجود و سودآوری سازمان و رضایت مشتری و دستیابی به نیازها و انتظارات آنها، فراهم می‌کند.
مهمترین ایده BMS، فراهم کردن ابزارهایی برای کارکنان مدیریت است جهت برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل فعالیت‌های مدیریتی و اندازه‌گیری عملکرد در کسب و کار و همچنین اجرای فرآیند توسعه مستمر درون سازمان. ایده سیستم مدیریت کسب و کار، مشخص کردن اصول موفقیت در سازمان و معیارهای موفقیت کسب و کار است.
سامانه مدیریت کسب و کار راهبران ابزار جامع و در عین حال با کاربری ساده است که از مدیریت فعالیت‌ها و کارمندان گرفته تا مدیریت مشتریان و حساب‌ها و پرداختی‌ها را دربرمی‌گیرد و مهمتر اینکه بومی‌سازی شده است. به صفحه BMS راهبران سری بزنید تا بیشتر با امکانات آن آشنا شوید.