مدیریت یکپارچه سازی پروژه چیست و چه تاثیری بر عملکرد پروژه دارد؟

زمان مطالعه: 8 دقیقه

مدیریت یک پروژه معمولا فرآیندی سخت و پیچیده است، به خصوص زمانی که قرار باشد بخش‌های مختلف با هم کار ‌کنند. زمانی که هر بخش سازمان روی یک پروژه کار می‌کند، احتمالا هر کدام از این بخش‌ها برای ارائه نتایج مورد نظر خود، از روشی استفاده می‌کنند که برای آنها ساده‌تر است. این موضوع همکاری بین بخش‌های مختلف را به دلیل تفاوت در روش‌ها و فرآیندها، دشوارتر می‌کند.

علاوه بر این، ممکن است هنگام کار بر روی یک پروژه بزرگ با قطعات متحرک زیادی که در نهایت باید در یک راستا قرار گیرند، پیچیدگی‌های زیادی ایجاد شود. بدون هماهنگی موثر و مناسب این بخش‌ها، روند پروژه کند می‌شود، بهره وری کاهش پیدا می‌کند و احتمالا متوقف می‌شود. بنابراین برای ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک پروژه، لازم است مدیریت یکپارچگی پروژه انجام شود.

مدیریت یکپارچه سازی پروژه، ایجاد هماهنگی میان تمامی عناصر پروژه، از واگذاری وظایف و مدیریت منابع گرفته تا برقراری ارتباط با ذینفعان را شامل می‌شود. این فرآیند با در نظر گرفتن یک رویکرد کل نگر برای مدیریت پروژه‌ها و وابستگی‌های متقابل میان آنها، به شما امکان می‌دهد تا با در ذهن داشتن تصویر پروژه، اجرای آن را راحت‌تر و سریع‌تر انجام دهید.

برای آشنایی با مراحل مدیریت یکپارچه سازی پروژه و جزئیات آن، از جمله مراحل کلیدی و مهارت‌های مورد نیاز، این مطلب را تا انتها بخوانید.

مدیریت یکپارچه سازی پروژه چیست؟

مدیریت یکپارچه سازی پروژه (Project Integration Management)، به معنی ایجاد هماهنگی میان تمامی عناصر یک پروژه، از جمله وظایف، منابع، ذینفعان و محصولات قابل تحویل است. این روند، راهکاری برای ایجاد هماهنگی و کارکرد فرآیندهای مختلف با یکدیگر ارائه می‌دهد. در واقع، مدیریت یکپارچگی پروژه، فرآیندهای متعددی را که در یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند، بررسی کرده و از هماهنگی میان آنها مطمئن می‌شود. حتما به خاطر دارید که در مطالب گذشته، مدیریت یکپارچگی پروژه را به عنوان اولین حوزه دانش از حوزه‌های ده‌گانه استاندارد PMBOK معرفی کردیم.

زمانی که میان فرآیندها و تیم‌های مختلف تعامل وجود دارد، به یکپارچگی مدیریت پروژه‌ها نیاز دارید. همچنین زمانی که پروژه‌های شما دارای اهداف رقابتی یا تضادهای زمان‌بندی هستند، مدیریت یکپارچه سازی پروژه به شما کمک می‌کند تا تخصیص هزینه‌ها و زمان‌بندی فعالیت‌ها را به صورتی انجام دهید که تیم شما قادر باشد، علاوه بر تکمیل پروژه، انتظارات ذینفعان را نیز برآورده کند.

به عنوان مثال، فرض کنید تیم بازاریابی یک کسب و کار جهت تهیه گزارش برای سهامداران به داده‌هایی از تیم فروش نیاز دارد. در اینجا برای اطمینان از اینکه داده‌های تیم فروش به درستی در اختیار تیم بازاریابی قرار گرفته و اینکه محصول نهایی الزامات لازم را برآورده می‌کند، مدیریت یکپارچه سازی پروژه به کمک شما می‌آید.

هدف از مدیریت یکپارچه سازی پروژه چیست؟

همان طور که گفتیم، هدف مدیریت یکپارچه سازی پروژه این است که مطمئن شود فرآیندها به طور کارآمد و موثر اجرا شده و اهداف از پیش تعیین شده را برآورده می‌کنند.

در پروژه‌های بزرگ، معمولا تیم‌های متفاوت از بخش‌های مختلف (با توجه به استانداردهای تعریف شده) در کنار هم کار می‌کنند. از آنجا که این تیم‌ها برای رسیدن به یک هدف مشترک فعالیت می‌کنند، شما می‌توانید یک رویکرد کاملا سازگار و یکپارچه برای مدیریت پروژه در بین تیم‌ها در نظر بگیرید.

اکنون تیم‌ها در محلی مشترک فعالیت خود را آغاز می‌کنند. در این میان حتما شما به عنوان مدیر پروژه شاهد ناهماهنگی‌ها و تعارضات زیادی خواهید بود که برایتان بسیار برای شما آزار دهنده و ناخوشایند است.

اینجاست که مدیریت یکپارچگی پروژه به کمک شما می‌آید و راهکارهایی در اختیارتان می‌گذارد تا این موارد را با موفقیت پشت سر بگذارید.

فرآیندهای مدیریت یکپارچه سازی پروژه

مدیریت یکپارچه سازی پروژه، به منظور هماهنگی تمامی ابعاد و جنبه‌های یک پروژه نیاز به طی کردن مراحلی دارد که در ادامه راجع به آنها صحبت می‌کنیم.

منشور پروژه را ایجاد کنید (Develop Project Charter)

منشور پروژه، همان چیزی است که اختیار شروع پروژه را به شما می‌دهد. این منشور، شامل نقش‌ها و مسئولیت‌های اولیه پروژه، مانند: اهداف، مقاصد و انتصاب مدیر پروژه است که به عنوان یک سند مرجع مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع، ایجاد منشور پروژه برای ارائه یک نمای کلی از پروژه و ثبت سهامداران برای مشخص کردن ذینفعان درگیر است. هدف این مرحله، ایجاد چشم انداز و اهداف پروژه به همراه تضمین تایید سهامداران از طریق اهداف پروژه است.

منشور پروژه به اندازه کافی عمومی است، بنابراین در طول چرخه عمر پروژه نیاز به تغییرات زیادی نخواهد داشت.

منشور پروژه شامل موارد زیر است:

• تعیین محدوده پروژه

• اهداف پروژه

• اعضای تیم پروژه

• ریسک‌های پروژه

• بازده سرمایه گذاری

• میزان بودجه

برای مدیریت پروژه برنامه‌ریزی کنید (Develop Project Management Plan)

از آنجا که بدون برنامه ریزی، هیچ کدام از فعالیت‌های پروژه به صورت هماهنگ و منظم انجام نخواهد شد، تدوین یک برنامه یکپارچه، مهم‌ترین مرحله در فرآیند مدیریت پروژه به حساب می‌آید.

فرآیند برنامه ریزی پروژه، زمانی انجام می‌شود که شما زیرساخت‌های پروژه را راه اندازی می‌کنید که به منظور دستیابی به اهداف پروژه در محدودیت‌های زمان، بودجه و منابع، به شما کمک کند. همچنین لازم است اسناد پروژه را نیز با جزئیات بیشتری ایجاد کنید تا به تیم خود کمک کنید چشم انداز پروژه و هر چیزی که برای مشاهده آن لازم است به خوبی درک کنند.

هدایت و مدیریت اجرایی پروژه را بر عهده بگیرید (Direct and Manage Project Work)

اکنون پروژه شروع شده و محصولات در حال تولید هستند. حالا زمان آن رسیده که هدایت و مدیریت اجرایی پروژه را انجام دهید. فرآیند اجرای پروژه به 3 بخش: اجرا، مدیریت و گزارش وضعیت تقسیم می‌شود.

هدایت و مدیریت اجرایی پروژه، «فرآیند اجرای کار تعریف شده در برنامه مدیریت پروژه»، برای دستیابی به اهداف پروژه است. مدیر پروژه به همراه تیم مدیریت، عملکرد فعالیت‌های برنامه ریزی شده پروژه را هدایت کرده و تبادلات سازمانی درون پروژه را مدیریت می‌کند.

ایجاد یک برنامه مدیریتی مشخص می‌کند که چگونه فرآیندهای مختلف در پروژه می‌توانند با هم کار کنند تا کارایی و بهره‌وری افزایش پیدا کند. مدیر پروژه، برنامه مدیریت پروژه را ایجاد کرده و سایر برنامه‌های مدیریتی مانند برنامه مدیریت هزینه پروژه، مدیریت کیفیت، مدیریت منابع انسانی، مدیریت بهبود فرآیند و… را ادغام می‌کند و به این ترتیب برای تمامی فعالیت‌های پروژه مبنایی تعیین می‌کند.

به طور کلی، مرحله اجرای پروژه، زمانی است که شما برنامه پروژه خود را عملیاتی کرده و پروژه را اجرا می‌کنید. بیشترین بودجه در این مرحله و برای تولید محصولات قابل تحویل هزینه می‌شود. همچنین، فعالیت‌هایی مانند: ارتباط و مشارکت ذینفعان، تضمین کیفیت و توسعه تیم در این مرحله انجام می‌شود.

کار پروژه را نظارت و کنترل کنید (Monitor and Control Project Work)

کار پروژه علاوه بر هدایت و مدیریت، به نظارت و کنترل هم نیاز دارد. این مرحله شامل مدیریت تغییر، همراه با فرآیندها، ابزارها و تکنیک‌های مورد استفاده برای مدیریت تغییر و توسعه یک پروژه است. می‌توانید تغییرات را در طول چرخه عمر پروژه درخواست کنید، اما به خاطر داشته باشید که این تغییرات باید نظارت و کنترل شوند تا مطمئن شوید که بر کیفیت پروژه تاثیر منفی ندارند. پس بهتر است یک تیم برای نظارت بر تغییرات و اجرای آنها تعیین کنید.

درخواست‌های تغییر در این مرحله مطرح، ارزیابی، مدیریت و مستند می‌شوند. یک هیئت کنترل تغییر هم ایجاد می‌شود تا این درخواست‌ها را بررسی و آنها را تایید یا رد کند. مدیر پروژه نیز سعی می‌کند با انجام اقدامات اصلاحی، مانع دور شدن پروژه از طرح پروژه شود.

کنترل تغییرات یکپارچه را انجام دهید (Perform Integrated Change Control)

کنترل تغییر یکپارچه، فرآیند بازبینی و بررسی تمامی درخواست‌های تغییر، تغییرات تصویب شده، مدیریت تغییرات اقلام قابل قبول، دارایی‌های فرآیندی، مستندات پروژه و برنامه مدیریت پروژه است. فرآیند کنترل تغییرات یکپارچه، از ابتدا تا انتهای پروژه انجام می‌شود.

به خاطر داشته باشید که در برنامه مدیریت پروژه، محدوده پروژه و اقلام قابل تحویل، با مدیریت دقیق و مداوم تغییرات مورد حمایت قرار می‌گیرند. به این ترتیب می‌توانید مطمئن باشید که فقط تغییرات مصوب و بازنگری شده در برنامه قرار دارد.

پروژه را به پایان برسانید (Close Project or Phase)

در نهایت، پس از طی مراحلی که بیان کردیم، پروژه باید بسته شود. این فرآیند، شامل بررسی فرآیندهای مورد استفاده به همراه رتبه بندی آنها (از نظر موفقیت یا عدم موفقیت) است. در واقع، وقتی پروژه خاتمه پیدا می‌کند، مدیر پروژه تمامی اطلاعات فازهای گذشته را جهت اطمینان از تکمیل تمامی کارهای پروژه و تامین اهداف آن، بازبینی می‌کند.

برای ایجاد آرشیوی که پروژه‌های آینده بتوانند برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه اجرای برنامه‌ها و فرآیندهای خود به آن مراجعه کنند، همه چیز باید به خوبی مستند سازی شده باشد. بنابراین در پایان هر مرحله از پروژه، لازم است سندی ایجاد کنید که آموخته‌ها و تجربیات شما را به خوبی نشان دهد.

وقتی فرآیندها بر روی یک پروژه متمرکز و در حال تعامل‌اند، مدیریت یکپارچه سازی پروژه اهمیت زیادی دارد و در سراسر پروژه، از برنامه ریزی تا مستندسازی، یکپارچگی ایجاد می‌کند.

نکات لازم برای پیاده سازی مدیریت یکپارچه سازی پروژه چیست؟

برای انجام یکپارچه سازی مدیریت پروژه، لازم است به ترکیبی از مهارت‌های فنی و مدیریتی مسلط باشید. در این بخش نکاتی را خواهیم گفت که به شما کمک می‌کند مدیریت یکپارچه سازی پروژه را به راحتی شروع کنید.

از یک مدیر پروژه درخواست کنید که بر مدیریت یکپارچه پروژه نظارت کند

معمولا پروژها بخش‌های متحرک بسیار زیادی برای پیگیری دارند و مدیر پروژه نقش بسیار مهمی در حل و رفع تضادها ایفا می‌کند. او بر مواردی مانند: زمان بندی پروژه، هزینه‌ها، تحویل پروژه، خطرات، اهداف پروژه و منابع، نظارت کرده و درک کاملی از چگونگی تاثیر هر کدام از عوامل بر یکدیگر ارائه می‌دهد.

به عنوان مثال، در صورتی که یک پروژه در محدوده خود دارای تغییر باشد، ممکن است با خطر کمبود منابع، کمبود بودجه و تاخیر روبرو شود. مدیریت یکپارچه سازی پروژه به شما امکان می‌دهد که ضمن سازماندهی مجدد تیم‌ها، منابع را نیز مجددا توزیع کنید. همچنین، این سیستم به شما کمک می‌کند که تیم‌های متقابل را مدیریت کرده و وابستگی‌های متقابل پروژه را نیز در میان آنها ساماندهی کنید.

زمان خود را به طور دقیق مدیریت کنید

پیاده سازی نرم افزار ردیابی زمان، می‌تواند برای اهداف هزینه‌ای و برنامه ریزی پروژه‌های آینده مفید باشد. به عنوان مثال، هر چند که تقویم‌های تیم پروژه یک نمای کلی از نحوه تخصیص زمان به شما ارائه می‌دهدند، اما ردیابی تعداد ساعت‌های صرف شده برای فعالیت‌ها، معیار دقیق‌تر و موثرتری در اختیار شما قرار می‌دهد.

این اطلاعات برای برنامه ریزی پروژه‌های آینده بسیار مفید است، چرا که به شما کمک می‌کند تا هنگام برنامه ریزی برای وظایف خاص، تخمین‌های دقیق‌تری داشته باشید.

یک تیم‌ پروژه‌ خوب ایجاد کنید

یک تیم پروژه توانمند و خوب، می‌تواند تمامی تفاوت‌ها را در عملکرد پروژه ایجاد کند. وظیفه شما این است که یک تیم پروژه کارآمد و قدرتمند تشکیل دهید و وظایفی را برای مطابقت با مهارت‌ و تخصص اعضای تیم تعیین کنید. همچنین لازم است مطمئن شوید که تیم شما منابع مورد نیاز خود را در اختیار دارد و به راحتی قادر است ارتباط میان تیم‌های درگیر را هماهنگ کند.

برای صرفه جویی در زمان از الگوهای پروژه استفاده کنید

ساخت طرح‌های پروژه معمولا به زمان زیادی نیاز دارد. بهتر است برای صرفه جویی در وقت از الگوهای آماده پروژه استفاده کنید. به عنوان مثال، قالب‌های طرح پروژه یا قالب‌های دستور جلسه، الگوهایی را در اختیار شما قرار می‌دهند که می‌توانید آنها را تغییر داده و مطابق با نیاز خود، سفارشی سازی کنید.

با یک ابزار ارتباطی تیمی همکاری کنید

اغلب پروژه‌ها به همکاری بین بخش‌های مختلف نیاز دارند. برای جلوگیری از ایجاد ارتباط غلط یا عدم ارتباط بین تیم‌ها، از یک برنامه ارتباطی استفاده کنید و به وسیله آن، مشخص کنید تیم‌ها از کدام کانال‌ها برای به اشتراک گذاری اطلاعات، منابع و به روز رسانی وضعیت پروژه‌های خود استفاده می‌کنند. به این ترتیب، تیم‌ها می‌توانند مستقیما با هم ارتباط برقرار کنند و شما دیگر مجبور نیستید به عنوان واسطه عمل کنید.

به عنوان مثال، ابزارهای ارتباط تیمی به شما امکان می‌دهند تا برای پروژه‌هایتان یک مرکز متمرکز ایجاد کرده و بازخوردهای آن را دریافت کنید. همچنین از آنجا که این ابزارها می‌توانند با ابزارهای پرکاربرد مانند Google Drive و Slack ادغام شوند، مکمل ابزارهایی به حساب می‌آیند که قبلا استفاده می‌کردید.

مزایای مدیریت یکپارچه سازی پروژه چیست؟

یکپارچه سازی پروژه ویژگی‌های مثبتی دارد، از جمله اینکه:

• امکان هماهنگی و سازماندهی کل پروژه را فراهم می‌کند.

• شما را مطمئن می‌کند که همه اعضا مسئولیت‌های خود را درک می‌کنند.

• پروژه را در مسیر درست هدایت می‌کند.

• ارتباط و تعامل با ذینفعان را حفظ می‌کند.

• تصمیمات گرفته شده را کاملا واضح‌ نشان می‌دهد.

و در انتها…

همان طور که گفتیم، مدیریت یکپارچه سازی پروژه به شما کمک می‌کند تا قسمت‌های مختلف یک پروژه را به طور کارآمد و موثر هماهنگ کنید. اما از آنجا که پروژه‌ها، معمولا پیچیده و پویا هستند، نمی‌توانید تمام قسمت‌ها را به تنهایی یکپارچه کنید. برای انجام درست و موثر این کار، به چندین تیم و فرآیند سازمانی نیاز خواهید داشت. به خاطر داشته باشید که برنامه یکپارچه سازی و در نظر گرفتن استراتژی‌های مناسب برای اجرای آن، پروژه شما را به سمت دستیابی به اهداف مورد نظرتان هدایت می‌کند.