شیرپوینت چیست؟ SharePoint و BPMS چه تفاوتی دارند؟

زمان مطالعه: 7 دقیقه

در دنیای امروز با پیشرفت تکنولوژی و گسترش استفاده از ابزار فناوری اطلاعات، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی به ابزاری ساده و انعطاف پذیر نیاز دارند. برای حل این مشکل، شرکت مایکروسافت نرم افزار SharePoint را ارائه داد است که علاوه بر سادگی و انعطاف پذیری، با مجموعه Microsoft Office نیز یکپارچگی دارد و قادر است به بسیاری از نیازهای سازمان پاسخ دهد. در این مطلب قصد داریم بدانیم دقیقا شیرپوینت چیست، چه کاربردی دارد و همچنین SharePoint و BPMS چه تفاوتی دارند.

شیرپوینت چیست؟

شیرپوینت، پیش از هرچیز یک سیستم مدیریت محتوا یا Content Management System یا CMS پیشرفته است. این پلتفرم مبتنی بر وب، دارای ابزارهای کاربردی و مفید، با قابلیت ایجاد  فرآیند و فرم‌های متنوع است. SharePoint، رابط کاربری بسیار ساده و جذابی را در اختیار مخاطبان قرار می‌دهد. با استفاده از این ابزار قدرتمند می‌توانید علاوه بر وب سایت و پورتال، بسیاری از سامانه‌های مورد نیاز سازمان، مانند سامانه مدیریت جلسات، ارزیابی عملکرد و… را طراحی و ایجاد کرده و در اختیار مخاطبان قرار دهید. همچنین می‌توانید از SharePoint به عنوان مکانی امن برای ذخیره، سازمان دهی، اشتراک و دسترسی به اطلاعات استفاده کنید. برای کار با شیرپوینت به زبان ساده، نه نیاز به نصب نرم افزار اضافه است و نه نیاز به داشتن دانش برنامه نویسی، به همین دلیل SharePoint بستری محبوب برای ایجاد ساختار اطلاعاتی در سازمان‌های مختلف به شمار می‌رود.

در پاسخ به سوال مایکروسافت شیرپوینت چیست، به طور خلاصه می‌توان گفت، SharePoint نوعی پلتفرم تحت وب است که با قابلیت‌هایی مانند مدیریت محتوا، مدیریت مستندات، امکان ایجاد سایت، تولید داشبوردهای مدیریتی و… دارای محیطی قابل توسعه است.

انواع شیرپوینت چیست؟

پلتفرم شیرپوینت به دو صورت شیرپوینت آنلاین (SharePoint Online) و شیرپوینت سرور (SharePoint Server) ارائه می‌شود. این دو نسخه از لحاظ امکانات تا حدودی با هم متفاوت هستند. در ادامه این دو نوع شیرپوینت را بررسی خواهیم کرد.

شیرپوینت آنلاین

شیرپوینت آنلاین، از سرویس‌های Cloud-Based است که از امکانات Office 365 برخوردار است. سازمان‌ها می‌توانند برای فعالیت‌هایی همچون مدیریت و به اشتراک گذاری محتوا از این امکانات استفاده کنند. نسخه آنلاین شیرپوینت نیازی به سرور ندارد. بنابراین احتیاجی به نصب، تنظیمات و نگهداری سرور هم نیست. شیرپوینت‌های آنلاین به صورت دوره‌ای توسط شرکت مایکروسافت به روز رسانی می‌شوند.

شیرپوینت سرور

شیرپوینت سرور برای نصب و راه اندازی به سرور نیاز دارد. این برنامه برای سازمان یا شرکت‌هایی طراحی شده که تمایل دارند کنترل بیشتری بر برنامه شیرپوینت داشته باشند. شیرپوینت سرور کم‌تر نیاز به به روز رسانی دارد، در عوض دارای امکانات بیشتری برای سفارشی سازی و توسعه نرم افزار است.

تاریخچه شیرپوینت چیست؟

پلتفرم SharePoint برای نخستین بار در سال 2001 ساخته شد. تا سال 2013، پنج نسخه از این ابزار قدرتمند و پرکاربرد، توسط شرکت مایکروسافت ارائه شد. توسعه و کارآمدی ابزارهای شیرپوینت و همچنین یکپارچگی آن با سایر نرم افزارها، این پلتفرم را به عنوان یکی از زیرساخت‌های اصلی سازمان‌ها و شرکت‌ها، مورد توجه قرار داده است.

مزایای شیرپوینت چیست؟

اما مزایای سیستم SharePoint چیست که این پلتفرم را به بستری مفید، کارآمد و محبوب تبدیل کرده است؟ بهتر است بدانید این سیستم مزایای زیادی دارد، شما با استفاده از شیرپوینت می‌توانید:

• انواع وب سایت‌های اینترنتی و پورتال‌های سازمانی را بسازید.
• فرم‌های آنلاین را طراحی کرده، بسازید و در اختیار مخاطبان قرار دهید.
• به بانک‌های اطلاعاتی متصل شوید و اطلاعات آن‌ها را فراخوانی کنید.
• پروژه‌های خود را زمان بندی کرده، آن‌ها را در محیط SharePoint تعریف و کنترل کنید.
• محیطی برای گفتگو و تعامل درون سازمانی ایجاد کنید. همچنین می‌توانید گزارشات متنوعی از این تعاملات تهیه کنید و در اختیار کاربران قرار دهید.
• با وجود سایت شیرپوینت، می‌توانید اطلاعات خود را به شکل‌های مختلف مانند جدول، نمودار و… ذخیره کنید.
• با به اشتراک گذاشتن اسناد و فایل‌های مختلف می‌توانید از SharePoint به عنوان سامانه مدیریت اسناد استفاده کنید.

امکانات شیرپوینت چیست؟

تا اینجا دانستیم شیرپوینت چیست و چه مزایایی دارد. در ادامه امکانات این پلتفرم کاربردی را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

ایجاد سایت

با پلتفرم SharePoint می‌توانید به سادگی و بدون نیاز به دانشی خاص و پیچیده، وب سایت‌هایی با کاربردهای مختلف برای هریک از افراد سازمان و یا هر کدام از گروه‌های کاری ایجاد کنید.

مدیریت ارتباطات

ابزارها و امکانات مختلف شیرپوینت، برای شما این امکان را فراهم می‌کند تا ارتباطات موجود را به صورت الکترونیکی مدیریت کنید.

امکان جستجو

در سیستم SharePoint، به صورت پیش فرض یک موتور جستجو با قابلیت ایندکس شدن محتواهای داخلی وجود دارد. شیرپوینت قادر است محتوای داخل فایل‌ها و همچنین اطلاعات موجود در فولدرهای به اشتراک گذاشته شده را نیز جستجو کند.

به این نکته نیز توجه کنید که امنیت شیرپوینت بسیار بالاست و همچنین جستجو در این سیستم اهمیت زیادی دارد. هر فرد فقط می‌تواند اطلاعاتی را در نتایج جستجو مشاهده کند که قبلا حق دسترسی به آن قسمت را دریافت کرده باشد.

نگهداری انواع محتوا

شما به وسیله پلتفرم شیرپوینت می‌توانید انواع داده‌های دارای ساختار و بدون ساختار را نگهداری کنید. لیست‌های موجود در SharePoint اطلاعات شما را بایگانی و نگهداری می‌کند. با کتابخانه‌های این سیستم نیز می‌توانید فایل‌ها، تصاویر و سایر مستندات خود را نگهداری کنید.

یکپارچه سازی

سیستم شیرپوینت امکان یکپارچه سازی داده‌ها، اسناد و فرآیندهای کاری را با استفاده از اتصال و تنظیم امکانات از پیش تعریف شده فراهم می‌کند. بنابراین شما می‌توانید برنامه‌های لازم برای حل مشکلات کسب و کار خود را خیلی سریع و بدون نیاز به برنامه نویسی تولید کنید.

تولید داشبوردهای مدیریتی

شما به وسیله ابزارهای سیستم شیرپوینت، می‌توانید داشبوردهای مدیریتی تهیه کرده و آن‌ها را در اختیار افرادی که برای تصمیم گیری‌های سازمانی به آن‌ها نیاز دارند، قرار دهید.

تعدادی از ابزارهای تولید داشبوردهای مدیریتی عبارتند از:

• PerformancePoint
• Microsoft Excel Services
• Microsoft Visio Services
• Chart Web Part
• Web Analytics

کاربردهای شیرپوینت چیست؟

اما پلتفرم SharePoint علاوه بر امکانات و مزایای فراوان، از سیستم‌های کارآمدی است که کاربردهای متنوعی دارد. اما کاربردهای شیرپوینت چیست؟ در ادامه با کاربردهای این سیستم آشنا می‌شویم.

ایجاد چارچوب برای تولید سیستم‌های نرم افزاری

پلتفرم SharePoint بر اساس ASP.Net ساخته شده است. وجود یک لایه اضافه در این سیستم کمک می‌کند برای تولید سیستم‌های نرم افزازی جدید، به تولید و سفارشی سازی کدهای کمتری احتیاج داشته باشید.

پورتال اکسترانت

کلمه اکسترا (Extra) به چیزهای حیاتی و مهم در کسب و کار اشاره می‌کند که به خارج از سازمان یا شرکت مربوط می‌شود، مانند مشتریان، فروشندگان و تامین کنندگان. شبکه اکسترانت نقش مهمی در کسب و کار دارد چرا که امکان برقراری ارتباط، همکاری، تبادل اطلاعات، انتقال اسناد و… را میان سازمان و شرکت‌ها به شکل خصوصی فراهم می‌کند.

سیستم شیرپوینت با امکان محافظت از اطلاعات از طریق نام کاربری و پسورد، می‌تواند برای کاربران خارج از سازمان دسترسی لازم برای رسیدن به اطلاعات را فراهم کند. در پلتفرم شیرپوینت با امکان Alternate Access Mapping کاربران داخلی و خارجی سازمان می‌توانند از طریق آدرس URL خود به سیستم SharePoint متصل شوند. همچنین هر کدام از کاربران می‌توانند با تکنولوژی Authentication به شیرپوینت دسترسی داشته باشند.

زیرا همان‌طور که اشاره کردیم، اکسترانت محیطی است که برای کاربران خارجی، شرکت‌های همکار، مشتریان و… امکان دسترسی به داده‌های داخلی را ایجاد می‌کند.

پورتال اینترانت

استفاده از پورتال، یک روش کارآمد و مفید برای تمرکز بخشیدن و دسترسی به اطلاعات شرکت یا سازمان از طریق اینترنت است. به بیان دیگر، می‌توان پورتال را ابزاری برای ساده‌تر کردن مدیریت نرم افزارها و اطلاعات به شمار آورد. همچنین این ابزار برای کسب و کارها مزایایی مانند افزایش تعهد کارکنان، امکان مدیریت فرآیندها، کاهش هزینه‌ها، امکان به اشتراک گذاشتن دانش سازمانی و… را فراهم می‌کند.

مدیریت محتوا

پلتفرم شیرپوینت، ساختاری دارد که برای مدیریت و نگهداری اطلاعات دیجیتال، می‌تواند از قوانین مدنظر شما پیروی کند. معمولا این سیستم برای نگهداری از اسناد الکترونیکی و یا تصاویر اسناد کاغذی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین SharePoint با ایجاد محلی متمرکز برای ذخیره و نگهداری اسناد، عملیات تکراری مانند ارسال ایمیل را در سازمان کاهش داده و به این ترتیب به صرفه جویی در زمان و هزینه‌ها کمک می‌کند.

تفاوت BPMS و شیرپوینت چیست؟

برخی مواقع ممکن است دو اصطلاح  BPMS و SharePoint با یکدیگر اشتباه گرفته شوند. بنابراین مدیران کسب و کارها برای انتخاب نرم افزار مناسب باید دقت و توجه کافی داشته باشند. چرا که یک اشتباه ساده در انتخاب، می‌تواند باعث تحمیل هزینه‌های مالی و زمانی قابل توجهی شود. شما می‌توانید در مقاله BPMS چیست و چرا برای هر سازمانی لازم است؟ به طور کامل با سیستم BPMS آشنا شوید.

در جدول زیر  به مقایسه سیستم BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت.

تفاوت BPMS و SharePoint
سیستم BPMS	سیستم SharePoint
رویکردی در جهت استفاده از ابزارهای مختلف برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای سازمان	ارائه فعالیت‌های از پیش تعریف شده  به منظور رعایت وظایف و سلسله مراتب گردش کار
توانایی انجام فعالیت‌های تکراری پرسنل سازمان	عدم توانایی در انجام وظایف تکراری پرسنل سازمان
توانایی بالا برای هماهنگی و ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی	ضعف و نقص در هماهنگی و ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی
وجود سیستم ارجاعات بسیار پیچیده، چند مرحله‌ای و بر اساس قوانین و ضوابط کسب و کار	سیستم ارجاعات ساده (تک مرحله‌ای) وسیستم گزارش گیری و داده کاوی ضعیف
ذخیره اطلاعات به صورت کاملا مهندسی شده	عدم ساختار یافتگی در ذخیره سازی اطلاعات
داده کاوی پیشرفته و استخراج گزارشات حرفه‌ای	گزارش گیری به صورت غیرحرفه‌ای و آماتور
Versioning یا امکان تغییرات جدید در فرآیند	عدم امکان اعمال تغییرات جدید در فرآیند

 

و در انتها…

همان طور که در ابتدای مطلب بیان کردیم، شیرپوینت نوعی سیستم مدیریت محتوا به شمار می‌رود که با استفاده از آن می‌توانید انواع سایت‌ها را بدون نیاز به کد نویسی، طراحی، ایجاد و مدیریت کنید. BPMS نیز نرم افزاری است که به کمک آن می‌توانید فرآیندهای داخل سازمان را مدل کرده و آن‌ها را به نرم افزارهای کاربردی تبدیل کنید. اما مدیران کسب و کارها، در زمینه انتخاب میان دو سیستم BPMS  و SharePoint برای سازمان خود، با توجه به تفاوت‌های موجود در این دو سیستم، باید دقت و توجه کافی داشته باشند.

هر چند ممکن است BPMS  و SharePoint ظاهر تقریبا یکسانی داشته باشند، اما عملکرد آن‌ها کاملا متفاوت است. سیستم شیرپوینت به عنوان نوعی پورتال، ابزار Collaboration و مدیریت مستندات، می‌تواند نقش موثری در افزایش موفقیت کسب و کارها داشته باشد. اما سیستم گردش کار این ابزار، نمی‌تواند جایگزین BPMS شود. چرا که پلتفرم شیرپوینت به عنوان ابزاری مستقل برای ارائه مدیریت فرآیندهای کسب و کار ساخته نشده است.

با مطالعه این مطلب دانستیم شیرپوینت چیست، چه مزایا و کاربردهایی دارد و همچنین تفاوت آن با BPMS شامل چه مواردی است.