نرم افزار ترلو چیست؟ با پرکاربردترین نرم افزار مدیریت پروژه آشنا شویم
اگر شما و تیمتان در حال راه‌اندازی پروژه‌ای جدید هستید و می‌خواهید کارهای خود را منظم‌تر دنبال کرده و پروژه را بهتر و راحت‌تر مدیریت کنید، پیشنهاد ما استفاده از نرم افزار ترلو است. امروز می‌خواهیم به بررسی این نرم افزار پرکاربرد بپردازیم، پس اگر می‌خواهید بدانید نرم افزار ترلو چیست و دقیقا چه کاربردی دارد، تا پایان این مطلب همراه ما بمانید.
نرم افزار ترلو چیست؟
در پاسخ به سوال نرم افزار ترلو چیست، باید بگوییم که ترلو (Trello) یک ابزار مدیریت کار بصری است که بیشتر در پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد این نرم افزار که هم نسخه تحت وب و هم نسخه اپلیکیشن دارد، به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا به شیوه‌ای مشارکتی، سازنده و سازمان یافته، به ایده‌پردازی، برنامه‌ریزی، مدیریت کارهای خود بپردازند.
ترلو از روش کانبان پیروی می‌کند. در واقع، این روش، اصلی‌ترین ایده برای طراحی و توسعه نرم افزار ترلوست تا کاربران بتوانند فعالیت‌های خود را به خوبی پیش ببرند و بازدهی پروژه‌ها را افزایش دهند.
خوب است بدانید که نرم افزار ترلو، فقط یک ابزار مدیریت وظایف محیط کار و تکالیف حرفه‌ای نیست، بلکه برای برنامه‌ریزی‌های شخصی هم کاربرد دارد.
سایت Wikipedia سوال نرم افزار ترلو چیست را به صورت زیر پاسخ می‌دهد:
ترلو، یک برنامه کاربردی برای مدیریت کارهاست که توسط شرکت نرم افزاری فگ کریک در سال 2011 ساخته شد، در 2014 به یک شرکت مستقل تبدیل شد و بعدها در سال 2017 به شرکت تابعه Atlassian فروخته شد. عملکرد این نرم افزار کاربردی بر اساس مدل کسب و کار Freemium است. به این معنی که خدمات پایه به صورت رایگان ارائه می‌شوند، اما برای ارائه امکانات ویژه، خدمات بیشتر و نمایش بهتر نرم افزار، از کاربران تقاضای پول می‌کند.
عناصر اصلی نرم افزار ترلو چیست ؟
نرم افزار ترلو، 4 عنصر اصلی دارد که در این بخش به معرفی و بررسی این عناصر می‌پردازیم.
بوردها (Boards)
بوردها، مانند یک تخته سیاه یا سفید عمل می‌کنند و قابلیت رصد اطلاعات یک پروژه روی آنها وجود دارد. به زبان ساده‌تر، بوردها نشان‌دهنده مکانی برای پیگیری اطلاعات هستند، بنابراین، چه شما در حال راه‌اندازی یک وب‌سایت جدید باشید و چه در حال برنامه‌ریزی برای تعطیلات، یک بورد در ترلو، جایی است برای سازماندهی فعالیت‌ها و مشارکت با همکاران، خانواده یا دوستان.
کارت‌ها (Cards)
کوچک‌ترین و جزئی‌ترین واحد یک تخته، کارت است. کارت‌ها برای نمایش وظایف و ایده‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. در واقع، کارت‌ها نشان دهنده کاری هستند که باید انجام شود. مانند یک پست وبلاگ که باید نوشته شود، یا چیزی که باید به‌خاطر سپرده شود.
می‌توانید با کلیک بر روی کارت‌ها، آنها را برای نگهداری طیف گسترده‌ای از اطلاعات، سفارشی سازی کنید. همچنین، برای نشان دادن پیشرفت کار، کارت‌ها را در منوها بکشید و رها کنید. با افزودن کارت‌ها می‌توانید جزئیات بسیار بیشتری از جمله: اعضای درگیر در آن فعالیت، رنگ خاص آن کار، فایل‌های لازم برای انجام آن کار و تهیه یک چک لیست برای اجرای مراحل آن کار را اضافه یا دست‌کاری کنید. خوب است بدانید که در بخش کارت‌ها هیچ محدودیتی در تعداد وجود ندارد.
لیست‌ها (Lists)
لیست‌ها، کارت‌ها یا وظایف خاص یا تکه‌های اطلاعات را در مراحل مختلف پیشرفت خود سازماندهی می‌کنند. لیست‌ها را می‌توان برای ایجاد یک گردش کار استفاده کرد که در آن کارت‌ها در هر مرحله از فرایند از ابتدا تا انتها جابه‌جا می‌شوند یا به‌سادگی به‌عنوان مکانی برای پیگیری ایده‌ها و اطلاعات عمل می‌کنند. در لیست‌ها همانند کارت‌ها هیچ محدودیتی برای تعدادی که می‌توانید به یک تابلو اضافه کنید وجود ندارد و می‌توانید آنها را هرطور که می‌خواهید مرتب و عنوان کنید.
در لیست‌ها از روش کانبان استفاده می‌شود به این صورت که کارت‌های لازم برای هر مرحله را از لیست اول (to do) اضافه و تنظیم کنید و تا پایان مسیر، یعنی لیست سوم (done)، ادامه دهید. فراموش نکنید که نرم افزار ترلو این قابلیت را دارد که به طور کامل با نیازهای منحصربه‌فرد شما، سفارشی سازی شود، بنابراین می‌توانید نام دلخواه خود را برای لیست‌هایتان انتخاب کنید. نکته مهم این است که با درک درست و دقیق این موضوع که لیست‌ها در ترلو چیست و چه کاربردی دارد، بتوانید مسیر کار و نقشه راه را به هر شیوه‌ای که راحت هستید، در ترلو پیاده‌سازی کنید.
منو (Menu)
منو، جایی است که شما فعالیت‌ها را مدیریت می‌کنید، تنظیمات را کنترل می‌کنید، کارت‌ها را جستجو می‌کنید. Power-Ups را فعال می‌کنید و اتوماسیون ایجاد می‌کنید. همچنین می‌توانید تمام فعالیت‌هایی که روی یک تابلو انجام شده است را در feed فعالیت منو مشاهده کنید.
ویژگی‌های نرم افزار ترلو چیست؟
تا اینجا دانستیم نرم افزار ترلو چیست و چه عناصری دارد. در این بخش راجع به ویژگی‌های این نرم افزار صحبت می‌کنیم. این ویژگی‌ها عبارتند از:
ردیابی زمان
لزوماً ردیابی زمان نباید ساعت به ساعت انجام شود. در واقع، ردیابی زمان، روشی برای افزایش بهره‌وری کسب و کار شماست.
سازماندهی فعالیت‌های روزانه
ترلو به شما کمک می‌کند تا کارهای روزانه خود را فقط با استفاده از یک لیست پیگیری کنید. همچنین، به شما امکان می‌دهد تا از کارهایی که امروز باید آنها را انجام دهید، آگاه شوید.
کنترل و مدیریت بودجه
اجرای بودجه ترلو می‌تواند برای ردیابی هزینه‌ها و درآمدهای شخصی مورد استفاده قرار گیرد. به این صورت که می‌توانید از کارت‌های مختلف، برای لیست درآمدها و هزینه‌ها استفاده کنید تا کنترل بهتری بر امور مالی خود داشته باشید.
سازماندهی لیست مطالعه
اگر تعداد کاتالوگ‌ها و کتاب‌هایی که باید آنها را مطالعه کنید، رو به افزایش است، می‌توانید برای هریک از آنها کارتی درست کنید و از آنها لیستی داشته باشید.
صرفه‌جویی در زمان
اعضا می‌توانند بدون ایجاد اختلال در به‌روزرسانی، روی پروژه‌ها کار کنند. هنگامی که یک به‌روزرسانی برای سیستم انجام می‌شود، به طور خودکار و بدون هیچ تأخیری نشان داده می‌شود. بنابراین، کاربران به‌راحتی می‌توانند در زمان به‌روزرسانی از ترلو استفاده کنند.
مزایای نرم افزار ترلو چیست؟
حالا که دانستیم ویژگی‌های نرم افزار ترلو چیست، لازم است کمی هم راجع به مزایای این نرم افزار صحبت کنیم. موارد زیر مزایای نرم افزار ترلو به شمار می‌روند:
آسان و قابل درک است
نرم افزار ترلو، پیکربندی ساده‌ای دارد و تقریبا برای هر کسی به آسانی قابل درک است. پس اگر تیم شما یک برنامه مدیریت پروژه نسبتاً ساده دارد و این اولین تلاش شما در استفاده از این نرم افزار است، ترلو برای شما مفید و کارآمد است.
اضافه کردن اعضای جدید بسیار ساده است
کاربران می‌توانند به‌سادگی با واردکردن آدرس ایمیل کاربر جدید، او را به عنوان یک عضو جدید به سیستم اضافه کنند.
در سایر سیستم‌ها به سادگی اجرا می‌شود
با هر سیستمی که به ترلو دسترسی داشته باشید (لپ تاپ، کامپیوتر، موبایل، تب لت)، این نرم افزار بدون هیچ مشکلی نمایش داده می‌شود. این به این معناست که کاربران برای دسترسی به ترلو می‌توانند از سیستم‌های مختلف استفاده کنند.
از سیستم کانبان پیروی می‌کند
ژاپنی‌ها در بخش مدیریت اصطلاحی دارند که به کنبان (Kanban) معروف است. به این معنا که کارهایشان را در قالب سلسله کارت‌هایی به‌صورت ستونی ابتدا مرتب (Sort) کرده و سپس با خیالی آسوده، یک پروژه را مدیریت می‌کنند. نرم‌افزار ترلو با الهام از این شیوه مدیریتی توسعه‌یافته و به‌صورت رایگان در اختیار کاربران دنیای اینترنت قرار گرفته است.
کلیک کنید تا به طور کامل با روش کانبان و مزایای آن آشنا شوید.
دارای یک سیستم اطلاع‌رسانی قدرتمند است
این یکی از مهم‌ترین مزایای ترلو است زیرا هر حرکتی که روی نرم افزار انجام می‌شود قابل‌مشاهده است. به عنوان مثال، این نرم افزار برای هر به‌روزرسانی یک ایمیل و یک پیامک برای کاربران ارسال کرده و آنها را مطلع می‌کند.
به یادداشت برداری نیاز ندارد
نرم افزار ترلو، با محیط‌زیست سازگار است، چرا که به کاربران کمک می‌کند تا از نوشتن یادداشت خلاص شوند. آنها می‌توانند یادداشت نویسی را بر روی نرم افزار انجام دهند و دیگر نگران فراموش‌کردن وظایف خود نباشند.
محیط زیبا و گزینه‌های متنوعی دارد
یکی از مواردی که در طراحی یک نرم‌افزار بر پایه وب در ۱۰ سال گذشته کمتر به آن توجه شده، وضعیت بصری و دیداری (Visual) اپلیکیشن است. محیط نرم افزار ترلو نه‌تنها به چشم کاربران زیبا به نظر می‌رسد، بلکه گزینه‌های متنوعی مانند استیکر و برچسب نیز دارد. همچنین کاربران می‌توانند به هر کارت تصاویری هم اضافه کنند.
از همه مهم‌تر اینکه، هر بورد در ترلو قابلیت شخصی‌سازی دارد و مدیر بورد می‌تواند با صرف هزینه‌ای نه چند زیاد، پیش‌زمینة دلخواهش را به بورد اضافه کند. البته ترلو چند تصویر بک‌گراند به‌صورت رایگان در اختیار مدیران بورد قرار می‌دهد.
قابلیت انتقال‌پذیری دارد
شما می‌توانید یک کارت یا حتی کل یک ستون را copy و در یک بورد جدید paste کنید و یا در همان بورد اول، تکثیر کنید.
برای انتقال، راه ساده‌تری هم وجود دارد که بخش زیادی از کاربران ترلو از آن استفاده می‌کنند: قابلیت کشیدن و رهاکردن (drag & drop). در این روش، برای انتقال یک کارت از ستونی به ستون دیگر تنها کافی است که کارت موردنظر را بکشید و در لیست مقصد رها کنید. می‌توانیم بگوئیم این مورد، جذاب‌ترین قابلیت ترلوست که کار با آن را بسیار راحت می‌کند.
معایب نرم افزار ترلو چیست؟
همان طور که می‌دانید، هر نرم افزار در کنار ویژگی‌های مثبت، معایب و محدودیت‌هایی هم دارد. در ادامه به شما خواهیم گفت معایب نرم افزار ترلو چیست.
برای استفاده رایگان محدودیت دارد
ترلو برای پروژه‌های کوچک بسیار کارآمد و مناسب است، اما اگر به مدیریت پروژه در مقیاس بزرگ‌تری نیاز باشد، احتمالا ترلو بهترین گزینة ممکن نیست. یکی از دلایل این موضوع، کم بودن تعداد در حالت رایگان است. در این نرم افزار، حداکثر تعداد در حالت رایگان 10 تخته است. اگر می‌خواهید تعداد را بالا ببرید باید اشتراک این نرم افزار را خریداری کنید.
متکی بر داده‌هاست
ترلو، به داده‌ها متکی است. به این معنی که، به‌عنوان یک نرم افزار آنلاین، برای عملکرد خود به در دسترس بودن داده‌ها اتکا می‌کند. دسترسی به اینترنت چیزی است که به این نرم افزار قدرت می‌دهد و کاربران را قادر می‌سازد وظایف خود را انجام دهند. بنابراین، وقتی داده‌ای وجود ندارد، ترلو نیز عملا قابل استفاده نیست.
در ثبت نظرات کاربران با مشکل روبروست
ترلو به کاربران فقط اجازه کامنت گذاشتن را می‌دهد، اما ویرایش آنها امکانپذیر نیست. بنابراین، ویژگی ثبت نظرات در ترلو نیازمند بهبود است. به عنوان مثال، اگر نظری قبلاً ارسال و ذخیره شده باشد، تنها کاری که می‌توانید برای اصلاح آن انجام دهید، ایجاد یک نظر کاملاً جدید است.
فضای ذخیره‌سازی محدود است
اگرچه ترلو می‌تواند تعدادی از پیوست‌ها را در خود جای دهد، اما این پیوست‌ها باید حجمی کمتر از 10 مگابایت (در هر بارگذاری) داشته باشند، بااین‌حال، درصورتی‌که کاربر اشتراک خود را به طلایی (Gold) ارتقا دهد، می‌تواند به 250 مگابایت در هر بارگذاری ارتقا یابد.
امکانات خوب فقط در نسخة پولی قرار دارد
شما برای دسترسی به ویژگی‌های قدرتمند، باید ترلو را ارتقا دهید و استفاده از نسخة رایگان را فراموش کنید.
یک برد اصلی ترلو می‌تواند برخی از کارها را انجام دهد، اما نسخه رایگان آن کاملاً متفاوت از نسخه ارتقا یافته است. حتی ابزار اتوماسیون داخلی با ارتقا دادن، عمق و ابعاد بیشتری پیدا کرده و امکانات بیشتری برایتان فراهم می‌کند. همچنین، بسیاری از ویژگی‌های مهم، از جمله نمودار گانت (gantt) و ادغام Trello-Jira، تا زمانی که شروع به پرداخت نکنید، در دسترس نخواهند بود.
اگر می‌خواهید بدانید نمودار گانت چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد، اینجا کلیک کنید.
با رشد پروژه‌ها دست‌وپاگیر می‌شود
زمانی که شما فقط چند کاربر دارید که هر روز یا هر هفته چند کارت را دست‌کاری می‌کنند ترلو برای شما بسیار مناسب است. اما هرچه کاربران بیشتری اضافه کنید، تعداد لیست‌های یک تابلو بیشتر شده و کارت‌های هر لیست نیز افزایش پیدا می‌کند. به این ترتیب، همه چیز سخت‌تر و پیچیده‌تر می‌شود. بنابراین اگر با یک فرایند چند مرحله‌ای سروکار دارید، یا به بیش از چند برچسب مختلف با کد رنگی نیاز دارید، باید از لایه‌های اضافی استفاده کنید تا ترلو عملکرد منظم‌تری داشته باشد.
و در انتها …
امروز ضمن پاسخ به سوال نرم افزار ترلو چیست، عناصر و ویژگی‌های آن را نیز بررسی کردیم و گفتیم هر چند ترلو، از پرکاربردترین نرم افزارها در حوزه مدیریت پروژه به شمار می‌رود، اما نقطه ضعف‌های قابل توجهی مانند رایگان نبودن اکثر قابلیت‌های ویژه‌اش، استفاده از آن را با محدودیت روبرو کرده است.
ممنون بابت اطلاعات مفید و کاربردی
خیلی مفید و موجز بود
عالی بود، ممنونم. مدتی بود دنبال یک اپلیکیشن کاربردی برای مدیریت برنامه‌های شخصی می‌گشتم
بسیار عالی و کاربردی
ممنون از معرفی خوب و کاملتون.
اطلاعات خوب وجامعی بود
اطلاعات خوبی بود
کی فکرشو می‌کرد یه روز بشینم هشت دقیقه درباره نرم‌افزار مدیریت پروژه مطلب بخونم
دنیا واقعا جای عجیب و غیرقابل پیش‌بینی‌ایه
البته که متن یک‌دست و تمیزی بود و ایرادی هم نداشت
من هم ترلوشناس شدم شکر خدا
ممنون از این اطلاعات مفید و کاربردی
تشکر از توجه شما