نمودار گانت چیست؟ Gantt Chart چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟

زمان مطالعه: 6 دقیقه

اگر تمایل دارید روند اجرای تمامی فعالیت‌ها و پروژه‌های کاری خودتان را زیرنظر بگیرید، باید بگوییم وقت آشنایی با نمودار گانت یا گانت چارت (Gantt Chart) فرا رسیده است. این نمودار میله‌ای ابزاری فوق‌العاده برای مدیریت پروژه است. تا پایان این مطلب همراه ما باشید تا به شما بگوییم روش نمودار گانت چیست و چه کاربردی دارد.

نمودار گانت چیست؟

نمودار گانت (Gantt Chart)، ابزاری برای مدیریت پروژه و نوعی نمودار میله‌ای است که از وظایف پروژه‌ای که در طول زمان برنامه ریزی شده، یک نمای بصری ارائه می‌کند. در واقع، این نمودار، تصویری از فعالیت‌هایی که برای برنامه ریزی، پیگیری و کنترل پروژه به آن‌ها نیاز دارید، در اختیار شما قرار می‌دهد.

محور عمودی این نمودار، فعالیت‌ها و محور افقی بازه زمانی پروژه را نشان می‌دهد. وقتی فعالیت‌ها، تاریخ شروع، تاریخ اتمام و وابستگی میان آن‌ها مشخص شد، میله‌هایی روی نمودار شکل می‌گیرد که نشان دهنده مدت زمان اجرای پروژه است.

طراحی نمودار گانت و استفاده از آن، یک راه حل مفید برای نشان دادن کارهایی است که قرار است در روزهای خاص انجام شوند. این موضوع به مدیران پروژه و اعضای تیم کمک می‌کند تا بتوانند تاریخ شروع، تاریخ پایان و نقاط عطف برنامه پروژه را در یک نمودار میله‌ای ساده مشاهده کنند.

تاریخچه نمودار گانت چیست؟

اولین نمودار گانت، در اواسط دهه 1890 توسط Karol Adamiecki ، مدیر کارخانه فولاد لهستان طراحی شد. حدود 15 سال بعد یک مهندس و مشاور آمریکایی به نام Henry Gantt، نسخه جدیدی از این نمودار را طراحی و ارائه کرد. نسخه جدید به سرعت در میان کشورهای غربی شناخته شد و به محبوبیت رسید.

در ابتدا Gantt Chart با زحمت زیاد و با دست تهیه می‌شد. از آنجا که تغییرات مداوم، ویژگی اکثر پروژه‌ها است، با هر تغییر کوچک در پروژه، لازم بود نمودار تغییر کند یا مورد بازنگری قرار گیرد. اما امروزه با گسترش استفاده از انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه، می‌توانید نمودار گانت را به سرعت طراحی کنید، ترسیم کنید، تغییر دهید و به روز رسانی کنید.

کاربرد نمودار گانت چیست؟

همان طور که گفتیم، گانت چارت، معمولا در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد و از موثرترین روش‌های نمایش وظایف و رویدادهای پروژه در طول زمان است.

با یک نگاه به نمودار گانت می‌توانید اطلاعات زیر را مشاهده کنید:

• فعالیت‌های مختلف پروژه
• تاریخ شروع و پایان هر فعالیت
• زمانی که به هر فعالیت اختصاص داده می‌شود
• زمان‌هایی که یکی از فعالیت‌های پروژه با سایر فعالیت‌ها همپوشانی دارد
• تاریخ شروع و پایان کل پروژه

ضرورت استفاده از نمودار گانت چیست؟

تا اینجا دانستیم نمودار گانت چیست و چه کاربردی دارد. اما چرا باید از این ابزار استفاده کنیم؟

نمودار گانت به شما کمک می‌کند تا:

برنامه زمان بندی اولیه پروژه را نمایش دهید:

مشخص کنید چه کسی قرار است در چه زمانی، چه کاری انجام دهد و این کار چه مدت طول می‌کشد.

منابع انجام هر فعالیت را به درستی اختصاص دهید:

با استفاده از این ابزار متوجه می‌شوید که چه فعالیتی در چه زمانی به چه منابعی نیاز دارد.

گزارش پیشرفت پروژه را به خوبی ارائه دهید:

با نمودار گانت می‌توانید مطمئن باشید که مطابق برنامه پیش می‌روید.

پروژه را کنترل کرده و با ذینفعان ارتباط برقرار کنید:

گانت چارت، تصویری شفاف به ذینفعان ارائه می‌دهد. آن‌ها می‌توانند مراحل پروژه را ببینند و از رویدادهای مهم آن درک بهتری داشته باشند.

رویدادهای کلیدی را نمایش دهید:

رویدادهای کلیدی با استفاده از علائم مشخص نمایش داده می‌شوند.

ضعف‌ها و مشکلات را شناسایی کرده و آن‌ها را گزارش کنید:

از آنجا که در این نمودار همه چیز به صورت بصری ارائه می‌شود، فورا متوجه می‌شوید که کدام فعالیت در یک تاریخ مشخص انجام نشده یا انجام آن به تاخیر افتاده است. بنابراین می‌توانید برای حل مشکلات به سرعت برنامه ریزی کنید.

نمودار گانت چگونه به مدیران سازمان کمک می‌کند؟

• گانت چارت باعث می‌شود مدیران به بار کاری تیم خود در زمان‌های مختلف دسترسی داشته باشند و بتوانند برنامه ریزی دقیق‌تر و کامل‌تری برای آنها انجام دهند.

• به وسیله این نمودار، مدیر پروژه می‌تواند مسئول فعالیت‌ها را شناسایی و میزان درگیری آن‌ها با پروژه را ارزیابی کند.

• با نمودار گانت، مدیران می‌توانند در مورد انجام کارها با صورت موازی یا متوالی تصمیم‌گیری کنند.

• معمولا در نرم افزارهای ترسیم نمودار گانت، امکان مشخص کردن مسیر بحرانی (CPM) وجود دارد. این ویژگی به مدیر پروژه کمک می‌کند تا روی فعالیت‌های بحرانی پروژه متمرکز شود.

• در طول پروژه، مدیران با مشخص کردن برنامه زمانبندی و به روز رسانی نمودار گانت، می‌توانند علاوه بر پیگیری پروژه، از انجام درست و دقیق کارها یا میزان تاخیر در هر فعالیت مطلع شوند.

 

مزایای نمودار گانت چیست؟

• بزرگ‌ترین مزیت استفاده از نمودارهای گانت این است که می‌توانید همه موارد مربوط به پروژه خود را در یک مکان واحد مشاهده کرده و از آن به عنوان نوعی ابزار تجسم و اولویت بندی استفاده کنید.

• یکی دیگر از مزایای نمودار گانت، امکان نمایش فعالیت‌های پروژه با مقیاس زمان است. در واقع، طول نمودارهای میله‌ای که برای هر فعالیت ترسیم می‌شود، زمان مورد نیاز برای انجام آن‌ها را نشان می‌دهد.

• گانت چارت، اطلاعات مفیدی را در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد که برای نظارت بر فعالیت‌ها به آنها احتیاج دارند.

• این نمودارها ضمن ارائه کلیات پروژه، موارد مهم مانند: اعضای تیم در هر مرحله، ترتیب وظایف، زمان، تاریخ‌های شروع تا پایان هر فعالیت و وابستگی میان وظایف را نیز به خوبی نشان می‌دهند.

• از آنجا که ارتباطات مفید و موثر بخش جدایی ناپذیر یک پروژه محسوب می‌شود، نمودارهای گانت معروف به «امکان ارائه ارتباطات شفاف» هستند.

• با اطلاعاتی که این نمودارها به مدیران پروژه منتقل می‌کند، آن‌ها می‌توانند با اعضای تیم ارتباط بهتر و عمیق‌تری برقرار کنند.

• این نمودارها با ارائه جدول زمانی پروژه، به شما امکان می‌دهد تا از منابع خود به طور موثر استفاده کنید. چرا که وقتی منابع، بیش از حد لزوم برای وظایف و فرآیندها در نظر گرفته می‌شوند، مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد.

• با کمک نمودار گانت می‌توانید به راحتی از نحوه تخصیص و استفاده از منابع مطلع شوید و منابع را به طور موثر مدیریت کنید. در صورتی که منابع به درستی مدیریت شوند، می‌توانید مطمئن باشید که پروژه‌ها در مهلت تعیین شده به پایان خواهند رسید.

• یکی دیگر از مزایای Gantt Chart، اندازه گیری پیشرفت پروژه است. این ویژگی شما را قادر می‌سازد در صورتی که در برنامه‌های خود از طرح اولیه عقب باشید، بتوانید در استراتژی‌های خود تغییرات لازم را ایجاد کنید.

• به وسیله این ابزار، اعضای تیم پروژه می‌توانند درصد تکمیل شده هر فعالیت را به روز رسانی کنند. این اطلاعات به شما می‌گوید که آیا پروژه در مسیر درست حرکت می‌کند یا نه.

• علاوه بر تمام مواردی که گفتیم، نمودارهای میله‌ای به دلیل سادگی و درک آسان، از مرسوم‌ترین و پرکاربردترین ابزارهای نمایشی به شمار می‌روند.

معایب نمودار گانت چیست؟

تا اینجا دانستیم نمودار گانت چیست، چه کاربردی دارد و به مدیران پروژه چه کمکی می‌کند. در این بخش راجع به نواقص این ابزار صحبت می‌کنیم.

در صورتی که برای ترسیم نمودارهای گانت از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید، امکان نمایش وابستگی بین فعالیت‌ها وجود دارد. اما تعدد فعالیت‌ها و وابستگی بین آن‌ها، نمودار را بسیار پیچیده کرده و وضوح آن را کاهش می‌دهد.

نمودار گانت را چگونه ترسیم کنیم؟

قبل از صحبت راجع به چگونگی ترسیم Gantt Chart، به خاطر داشته باشید که این نمودار ابزاری برای آسان‌تر شدن فرآیند برنامه ریزی و کنترل پروژه است. بنابراین اطلاعات ارائه شده مانند: ساختار شکست پروژه (WBS)، تخمین زمان، منابع اختصاص داده شده، هزینه‌ها، روابط و تعاملات، باید کاملا دقیق و درست باشد.

 

برای ترسیم نمودار گانت، یا باید از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید و یا در محیط Excel به رسم آن بپردازید. اما پیش از آن لازم است اطلاعات زیر را جمع آوری کنید:

فهرستی از وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه تهیه کنید.

فعالیت‌ها را به اجزای قابل کنترل تقسیم کنید (ساختار شکست WBS)

تاریخ شروه و پایان هر فعالیت را مشخص کنید.

بر اساس مدت انجام هر فعالیت، یک جدول زمانی ایجاد کنید.

وابستگی میان وظایف را مشخص کنید.

وظایف اعضای تیم را تعیین و تعریف کنید.

نقاط عطف را تعیین کنید.

مسیر بحرانی را مشخص کنید.

حالا که اطلاعات شما آماده است، می‌توانید به ترسیم نمودار گانت اقدام کنید.

• ایجاد نمودار گانت در ProjectManager.com

ایجاد نمودار آنلاین در ProjectManager بسیار ساده است. می‌توانید لیست وظایف را از فایل CSV و یک قالب نمودار گانت از Microsoft Project دریافت کرده و رسم نمودار را شروع کنید. خواهید دید که میله‌های نمودار شما فورا پر می‌شوند.

• ایجاد نمودار در Excel

الگوی نمودار گانت در مایکروسافت اکسل وجود ندارد، اما با استفاده از قابلیت ترسیم نمودار میله‌ای می‌توانید یک نمودار گانت در محیط اکسل ایجاد کنید.

توجه داشته باشید که ایجاد نمودار گانت با استفاده از اکسل، کمی طولانی و پیچیده است. برای انجام این کار باید به استفاده از قالب بندی‌های متعدد و همچنین استفاده از فرمول‌های پیچیده مسلط باشید. علاوه بر این، نموداری که به وسیله Excel طراحی و ایجاد می‌کنید، معایب و نواقصی دارد. از جمله:

این نمودار یک سند ثابت و غیر قابل تغییر است. هر بار که برنامه‌های پروژه شما نیاز به تغییر دارند، نمودار باید به صورت دستی به روز شود.

هر بار که در سند شما تغییراتی ایجاد می‌شود، باید فایل‌های اکسل را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. این موضوع آشفتگی و سردرگمی اعضای تیم پروژه را به دنبال دارد.

با استفاده از نمودارهای Excel Gantt، نمی‌توانید در زمان واقعی با تیم خود همکاری کنید.

با نمودارهایی که در اکسل ایجاد شده‌اند، نمی‌توانید نقاط عطف را تعیین کنید و مسیرهای مهم را تشخیص دهید.

و در انتها …

در مدیریت پروژه شما دائم بین افراد، وظایف و پروژه‌های گوناگون فعالیت می‌کنید. اگر یک لحظه تمرکز خود را از دست بدهید، کل برنامه‌های شما دچار آشفتگی می‌شود و این موضوع پیامدهای منفی زیادی به دنبال دارد.

به همین دلیل داشتن یک تصویر از روند پروژه به همراه جزئیات آن بسیار مفید است. این تصویر همان گانت چارت است که امروز راجع به آن صحبت کردیم.