اتوماسیون فرایند کسب و کار؛ خودکارسازی (BPA)
اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA)، فناوری استفاده از ابزارها برای خودکارسازی فرایندها و عملکردهای پیچیده و تکراری کسب و کار، به منظور دستیابی به اهداف تعریف شده با حداقل دخالت نیروی انسانی است.
اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA) چیست؟
فرایند کسب و کار (Business Process)، مجموعه‌ای از فعالیت‌هاست که به کسب و کار شما کمک می‌کند تا به یک هدف خاص برسد. هر مرحله از فرایند کسب و کار، وظیفه‌ای را نشان می‌دهد که به یک کارمند واگذار می‌شود. این ساختار اصلی، چندین رویکرد مرتبط مانند مدیریت فرایند کسب و کار و اتوماسیون فرایند کسب و کار را در بر می‌گیرد.
اتوماسیون فرایند کسب و کار (Business Process Automation) یا BPA در کسب و کار، به استفاده از فناوری برای اجرای وظایف و فرایندهای پیچیده و تکراری، به جای تلاش‌های دستی، اشاره می‌کند. در واقع، سازمان‌ها با BPA می‌توانند طیف وسیعی از وظایف تکراری را خودکارسازی کرده و اتکا به مداخلات نیروی انسانی را به حداقل برسانند.
با گسترش سازمان‌ها، تعداد افراد، تیم‌ها، بخش‌ها و وظایف نیز در حال افزایش است که باید میان آنها هماهنگی ایجاد شود. تکیه بر پیگیری و اجرای دستی، با ایجاد گلوگاه‌ها، فضا را برای بروز موانع و مشکلات مختلف باز می‌کند. اما اجرای اتوماسیون فرایند، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرایندهای اصلی خود را از طریق یک پلتفرم، ساده سازی کنند. علاوه بر این، با خودکارسازی و ساده سازی فرایندها، کارایی را افزایش دهند و هزینه‌ها را نیز به حداقل برسانند.
به طور کلی، فناوری BPA، به کسب و کار شما کمک می‌کند تا:
- عملیات روزانه را با سرعت بیشتری انجام دهد.
- سریع‌تر تصمیم بگیرد.
- گلوگاه‌های فرایند را از بین ببرد.
- خطرات نظارتی را کاهش دهد.
- فرایندهای دستی (مبتنی بر کاغذ) را حذف کند.
اهمیت اتوماسیون فرایند کسب و کار چیست؟
از آنجا که صرفه‌جویی در هزینه‌ها و ساده‌تر کردن عملیات پیچیده، از دغدغه‌های همیشگی مدیران محسوب می‌شود، استفاده از استراتژی اتوماسیون فرایند کسب و کار، انتخاب بسیار کارآمد و موثری است. ابزارهای BPA، شامل راه‌حل‌هایی برای ساده سازی و یکپارچه سازی فرایندهاست که می‌تواند چندین برنامه را به یکدیگر متصل کند و استراتژی‌ها را توسعه دهد.
خودکارسازی فرایندهای کسب و کار اهمیت زیادی دارد، چون:
گامی برای تحول دیجیتال است
تحول دیجیتال برای همه سازمان‌ها، یک هدف مهم محسوب می‌شود. اتوماسیون فرآیند کسب و کار، می‌تواند گامی برای پذیرش فرهنگ تحول مداوم و مستمر باشد. می‌توانید با فرایندهایی شروع کنید که بیش از بقیه نیاز به اصلاح دارند و به تدریج کار خود را ادامه دهید.
فرایندها را واضح‌تر می‌کند
خودکارسازی فرایندهای کسب و کار، در مرحله طراحی، به مقدار مشخصی از وضوح فرایندها نیاز دارد. در صورتی که افراد مسئول اجرای فرایندها را نشناسید و از وظایف آنها مطلع نباشید، نمی‌توانید گردش کار را به طور موثر طراحی و خودکارسازی کنید.
همچنین، نقشه برداری فرایند می‌تواند شفافیت لازم برای همه کارکنان را فراهم کرده و به عنوان یک منبع آموزشی عمل کند. دیدگاه‌هایی که از تجزیه و تحلیل یک فرایند خودکار به دست می‌آورید، می‌تواند به وضوح شکاف میان فرایندها را آن طور که هست و آن طور که باید باشد، به شما نشان دهد.
فرایندها را ساده می‌کند
یکی از نتایج خوب استفاده از BPA، ساده سازی فرایندهاست. پاسخگویی واضح، اعلان‌های قابل تنظیم، دیدگاه‌های ارزشمند، برگشت‌های سریع‌تر، حذف فعالیت‌های بیهوده و تمرکز بر وظایفی که دارای ارزش افزوده هستند، از نتایج ساده سازی فرایندها محسوب می‌شود.
می‌توانید سوابق انطباق را دریافت کنید
با فرایند اتوماتیک، تمام جزئیات یک فرایند خاص، ثبت و ضبط می‌شود. می‌توانید از این اطلاعات، برای نشان دادن انطباق در طول ممیزی استفاده کنید.
عملیات را استاندارد می‌کند
با خودکارسازی فرایندهای کسب و کار، می‌توانید هر بار یک استاندارد ثابت از نتایج را انتظار داشته باشید. استانداردسازی به رسیدن سازمان شما به یک جایگاه مطلوب کمک می‌کند و در نهایت منجر به افزایش پایگاه مشتریان می‌شود.
رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد
تمرکز بر فرایندها و تعالی عملیاتی به شما کمک می‌کند تا به راحتی از انتظارات مشتریان فراتر بروید. چرا که وقتی به طور مداوم استانداردهای وعده داده شده را رعایت می‌کنید، مشتریان، به محصولات و خدمات شما تمایل بیشتری نشان می‌دهند.
برخی نمونه‌های اتوماسیون فرایند کسب و کار
برای درک بهتر خودکارسازی فرایندهای کسب و کار، به نمونه‌های زیر توجه کنید:
- استخدام کارکنان جدید
هرچند استخدام کارمندان جدید، به ظاهر یک فرایند ساده محسوب می‌شود، اما شامل وظایف متعددی است. به عنوان مثال، پر کردن فرم‌های اطلاعات کارکنان، تشکیل جلسات معارفه، تشکیل جلسات آموزشی، راه‌اندازی حساب‌های بانکی، جمع‌آوری مدارک مورد نیاز و تعیین اساتید، تنها تعدادی از فعالیت‌های مورد نیاز است.
بدون اتوماسیون، کل فرایند دچار آشفتگی و بی نظمی خواهد شد. این آشفتگی، کاغذ بازی‌های بی پایان، نارضایتی کارکنان و کاهش بهره‌وری را به دنبال خواهد داشت. اما به کارگیری سیستم BPA برای کارکنان، انتقال سریع و روان از یک فعالیت به فعالیت دیگر را تضمین می‌کند. علاوه بر این، به آنها امکان می‌دهد تا جریان فرایند را به طور واضح مشاهده کنند.
- سفارشات خرید
در اکثر سازمان‌ها، سفارشات خرید، فرایندهای تکراری محسوب می‌شوند. به این صورت که: تیم درخواست کننده فرمی را پر کرده و برای تیم خریدار ارسال می‌کند. سپس مرجع تصویب کننده، درخواست را بررسی می‌کند. در صورت کمبود اطلاعات یا محدودیت بودجه، درخواست را رد می‌کند و به تیم درخواست کننده بازمی‌گرداند. اما در صورت تایید، سفارش خرید ایجاد شده و نسخه‌هایی برای تامین کننده و تیم مسئول موجودی، ارسال می‌شود.
اما بدون سیستم BPA، ممکن است مشکلات زیر ایجاد شود:
- تایید با تاخیر سفارش خرید (PO)
- بروز خطا در سفارشات خرید
- سوابق ناقص و ناکارآمد
- اثر منفی بر نرخ بهره‌وری
یک پلتفرم اتوماسیون فرایند کسب و کار، می‌تواند به بهبود پاسخگویی، شفافیت و ضبط دقیق داده‌ها کمک کند که در صورت لزوم، ذینفعان به آنها دسترسی داشته باشند. همچنین، تمامی ارتباطات مربوط به فرایند را در جریان کار حفظ می‌کند تا روند اجرا را آسان‌تر و سریع‌تر کند.
ویژگی های اتوماسیون فرایند کسب و کار
موارد زیر برخی از ویژگی‌های BPA محسوب می‌شوند:
مدیریت گردش کار
خودکارسازی، فعالیت‌ها را برای اجرای موثر، ساده سازی و سازماندهی می‌کند.
نظارت بر فرایند
پرونده‌ها را ردیابی کرده و در مورد فرایندهای جاری، اطلاعات لحظه‌ای ارائه می‌دهد.
زمان بندی وظایف
برنامه‌ریزی خودکار، وظایف و فرایندها را بر اساس قوانین از پیش تعریف شده کسب و کار، فعال می‌کند.
یکپارچه سازی
BPA جهت یکپارچه سازی داده‌ها و فرایندها، مستقیما به نرم افزارها و ابزارهای موجود متصل می‌شود.
تجزیه و تحلیل کسب و کار
برای پشتیبانی از تصمیم گیری و بهبود فرایند، یک دیدگاه کلی و مبتنی بر داده ارائه می‌دهد.
هشدارها و اعلان‌ها
با ارسال به روز رسانی‌های لحظه‌ای برای ذینفعان، آنها را از پیشرفت فرایندها مطلع می‌کند.
رسیدگی به خطاها و اشتباهات
با شناسایی و حل مشکلات، به اجرای روان و دقیق خودکارسازی کمک می‌کند.
الگوهای قابل تنظیم
قالب‌ها و الگوهای از پیش طراحی شده، با نیازهای خاص کسب و کار سازگار می‌شوند.
نسخه سازی
تغییرات ایجاد شده در فرایند را ذخیره، نگهداری، کنترل و قابل ردیابی می‌کند.
مزایای استفاده از ابزارهای اتوماسیون فرایند کسب و کار
هنگامی که فرایندهای کسب و کار خود را خودکارسازی کردید، می‌توانید انتظار مشاهده مزایای متعددی را داشته باشید. از جمله اینکه:
- ابزارهای اتوماسیون فرایند کسب و کار مبتنی بر ابر، داده‌های شما را در یک پایگاه داده مرکزی ذخیره می‌کنند. این به شما کمک می‌کند هر زمانی که به داده‌ها نیاز داشتید، با هر دستگاهی به آنها دسترسی داشته باشید.
- فرایندهای کسب و کار، با وجود BPA شفاف‌تر خواهند شد، چرا که می‌توانید فرایندها را در زمان اجرا، تحت نظارت و ردیابی قرار دهید. این امر علاوه بر بهبود دیدگاه‌ها، فرایند پاسخگویی را نیز تسریع می‌کند.
- توانایی نظارت بر فرایندهای در حال اجرا به شما امکان می‌دهد تا مراقب خطاهای احتمالی باشید و در صورت وقوع، به سرعت آنها را برطرف کنید.
- گزارش‌های عملکرد، دیدگاه‌های همه جانبه و کارآمدی در اختیار شما قرار می‌دهند تا بتوانید در برابر خطاهای تکراری اقدامات پیشگیرانه و موثری انجام دهید.
- همان طور که اشاره کردیم، BPA قادر است تمامی فعالیت‌های تکراری روزانه را انجام دهد. بنابراین شما می‌توانید افراد سازمان را به سمت کارهایی هدایت کنید که به تخصص و مهارت بیشتری نیاز دارد.
- در نهایت، یک سیستم BPA، کارایی کسب و کارهای رو به رشد را افزایش می‌دهد. از آنجا که این سیستم، مبتنی بر بهبود مستمر فرایندهاست، سطوح کارایی نیز افزایش پیدا خواهند کرد.
بهترین روش‌ها برای اتوماسیون فرایند کسب و کار
برای خودکارسازی موفق فرایندهای کسب و کار، با مراحل زیر پیش بروید:
- اتوماسیون فرایند را با درک واضح و روشن از اینکه چه وظایفی درگیر هستند، چه کسی مسئول است و هر کاری قرار است چه زمانی اجرا شود، شروع کنید.
- هنگام خودکارسازی فرایند کسب و کار، مطمئن شوید که اهداف تعریف شده و مشخصی دارید.
- نتایج را با رویکرد مرحله‌ای اندازه‌گیری کنید.
کدام فرایندهای تجاری را باید خودکارسازی کنید؟
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار، مزایای قابل توجهی مانند کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، چابکی و انعطاف پذیری را به دنبال دارد. اکنون به شما خواهیم گفت کدام فرایندها را می‌توانید خودکارسازی کنید.
فرایندهای بخش مدیریت
در هر کسب و کار، فرایندهای زیادی وجود دارد که مبتنی بر تصمیم‌گیری مدیران هستند. به عنوان مثال، تخصیص وظایف کارکنان یا رسیدگی به درخواست مرخصی کارکنان، از جمله وظایف تکراری و زمان‌بر مدیران است که می‌توانید آنها را با استفاده از ابزارهای BPA، خودکارسازی کنید.
فرایندهای بخش مالی
با نرم افزارهای اتوماسیون می‌توانید بسیاری از فعالیت‌های این بخش از جمله دریافت و ارسال فاکتورها را خودکارسازی کنید. به این ترتیب، ضمن صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاها، گزارشات دقیق‌تری نیز دریافت خواهید کرد.
فرایندهای بخش فروش
با اتوماسیون فرایند کسب و کار در این بخش، می‌توانید اطلاعات مشتریان و اطلاعات محصول مورد تقاضا را به صورت خودکار ثبت کنید و آنها را در اختیار سایر بخش‌ها قرار دهید. به این ترتیب، تیم فروش سازمان شما، تنها بر وظیفه اصلی خود یعنی فرایند فروش، متمرکز خواهد بود.
فرایندهای بخش خدمات مشتریان
با اتوماسیون فرایندهای این بخش، می‌توانید درخواست‌ها، پیشنهادات و شکایات مشتریان را به صورت خودکار طبقه‌بندی و برای مسئولان ارسال کنید. به این ترتیب، مشتریان به راحتی وضعیت درخواست‌های خود را پیگیری می‌کنند. این فرایند، تاثیر مثبتی بر تجربه خرید و سطح رضایتمندی آنها خواهد داشت.
فرایندهای بخش بازاریابی
خودکارسازی فرایندهای بخش بازاریابی، نیازمند ابزارهای مدیریت فرایند است. به عنوان مثال، اجرای کمپین‌های تبلیغاتی به هماهنگی با واحدهای مختلف از جمله واحد مالی (برای پرداخت هزینه‌ها)، واحد فروش (برای هدایت مخاطبان به کارشناسان فروش و تبدیل آنها به مشتری)، واحد مدیریت (تایید مراحل اجرای کمپین‌های تبلیغاتی)، نیاز دارد. به خاطر داشته باشید که برای تعریف و مدل‌سازی این موارد به نرم افزار BPMS نیاز خواهید داشت.
BPA چه تفاوتی با BPM و BPMS دارد؟
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)، همکاری بین تیم‌های تجاری و فناوری اطلاعات برای مدل‌سازی، تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرایندهای نهایی کسب و کار جهت کمک به تحقق اهداف استراتژیک است. در واقع، BPM یک فرایند مداوم است که در طول زمان منجر به بهبود می‌شود. این رشته، توسط سازمان‌ها برای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرایندها مورد استفاده قرار می‌گیرد.اما BPMS ابزاری برای فعال کردن جنبه های مختلف BPM است.
اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA) به استفاده از فناوری برای خودکارسازی وظایف تکراری، دستی و وقت گیر در یک فرآیند تجاری اشاره می‌کند.
BPM و BPA به هم مرتبط هستند، اما BPM، یک مفهوم گسترده‌تر است که طیف کاملی از فعالیت‌های درگیر در مدیریت فرآیندهای کسب و کار را در بر می‌گیرد. در حالی که، BPA به طور خاص بر خودکارسازی وظایف در آن فرآیندها تمرکز می‌کند.
BPM و BPA هر دو تلاش می‌کنند تا وظایف و فرایندهای تکراری، مداوم و قابل پیش بینی را بهبود ببخشند. هدف هر بهبود، افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها و اشتباهات، به منظور ارائه محصولات و خدمات بهتر و مفیدتر به مشتریان است.
هر چند BPM و BPA، اهداف مشابهی دارند، اما برای دستیابی به آنها روش‌های متفاوتی در نظر می‌گیرند. سیستم BPM، دید گسترده‌ای از سازمان ارائه می‌دهد، در حالی که BPA یک استراتژی برای بهبود فرایندهای خاص است. بنابراین، ترکیب BPA و BPM برای کسب و کار شما بسیار کارآمد و موثر است.
سیستم BPM، الگویی برای نقشه برداری و خودکارسازی تمام فرایندهای تجاری ارائه می‌دهد. هنگامی که یک BPM اعمال می‌شود، سیستم BPA می‌تواند برای نظارت مستمر و بهبود کارایی فرایند، مورد استفاده قرار گیرد.
جدا از ارائه یک راه حل یکپارچه اتوماسیون تجاری، BPM و BPA می‌توانند به عنوان ابتکارات مستقل برای بهبود کارایی و سودآوری عمل کنند.
سوالات متداول
منظور از اتوماسیون فرایندهای کسب و کار چیست؟
اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA)، استفاده از نرم افزار برای خودکارسازی فرایندهای چند مرحله‌ای و تکرارپذیر است. بر خلاف سایر انواع اتوماسیون، راه حل‌های BPA پیچیده هستند، به چندین سیستم فناوری اطلاعات سازمانی (IT) متصل شده و به طور خاص برای نیازهای یک سازمان طراحی می‌شوند.
BPA در تجارت چیست؟
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار (BPA)، استفاده از فناوری‌های پیشرفته برای تکمیل فرایندهای تجاری با کمترین مداخله انسانی است.
تفاوت بین RPA و BPA چیست؟
BPA، نوعی رویکرد جامع برای بهینه سازی فرایندها ارائه می‌دهد و کل گردش کار را برای همسویی با اهداف استراتژیک تغییر می‌دهد. در مقابل، RPA روشی انعطاف‌پذیر و مقرون‌به‌صرفه برای خودکارسازی وظایف خاص ارائه می‌کند و کارایی عملیاتی را افزایش می‌دهد.
BPA در مهارت های IT چیست؟
اتوماسیون فرایندهای کسب و کار (BPA) استفاده از فناوری برای ساده‌سازی و بهینه‌سازی گردش کار، وظایف و داده‌ها در یک سازمان است. BPA می‌تواند کارایی، کیفیت، انطباق و رضایت مشتریان را بهبود ببخشد و در عین حال هزینه ها، خطاها و خطرات را کاهش دهد.
سخن پایانی
اتوماسیون فرایند کسب و کار (BPA)، به استفاده از فناوری برای انجام فعالیت‌های تکراری در یک سازمان اشاره می‌کند و نشان می‌دهد که چگونه خودکارسازی فرایندهای جاری مانند صدور سفارشات خرید، تایید درخواست وام، تکمیل ورود داده‌ها، استخدام کارمندان جدید، خدمات مالی و…، باعث افزایش بهره‌وری وکاهش هزینه‌های سازمان خواهد شد.