نقش هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟ AI چگونه BPM را متحول می‌کند؟

زمان مطالعه: 8 دقیقه

کسب و کارها به کمک هوش مصنوعی، علاوه بر خودکارسازی گردش‌های کاری، می‌توانند مدیریت فرآیندها را نیر بهبود ببخشند. امروز به شما خواهیم گفت که هوش مصنوعی در مدیریت فرآیندهای کسب و کار چه تاثیری دارد و چگونه می‌تواند عملیات تجاری را متحول کند. اما قبل از پرداختن به تاثیر هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند، بیایید با هوش مصنوعی بیشتر آشنا شویم.

هوش مصنوعی چیست؟

هوش مصنوعی (Artificial Intelligence)، نوعی شبیه ‌سازی هوش انسانی برای کامپیوتر است. این ماشین به گونه‌ای برنامه نویسی شده که همانند انسان فکر کند و توانایی تقلید از رفتار انسان را داشته باشد. در واقع، AI به تمامی ماشین‌هایی گفته می‌شود که مانند ذهن انسان عمل می‌کنند، یعنی می‌توانند یادگیری داشته باشند و مسائل را حل کنند. البته قابلیت تفکر در هوش مصنوعی با چیزی که ما به عنوان تفکر انسانی می‌شناسیم، کاملا متفاوت است اما سعی دارد تا از آن تقلید کند.

اما در مورد تاثیر هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار باید بگوئیم، مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، یک استراتژی ساختاریافته است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرآیندها را با گردش کار موثر، تجزیه و تحلیل، کنترل و بهینه سازی کنند تا کارایی و بهره‌وری را بهبود ببخشند. همچنین سیستم BPM به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسب و کار مانند استخدام‌های جدید، بازاریابی، خدمات مشتریان و… را مدیریت و برنامه ریزی کنند.

هر چند، BPM بخش مهمی از هر کسب و کار است، اما سازمان‌ها در اجرای آن معمولا با چالش‌های متعددی مانند کاهش بهره‌وری کارکنان، بروز خطا و رضایت پایین مشتریان، روبرو هستند.

همسویی هوش مصنوعی (AI) و مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)، مزایای متعددی دارد. هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار، یک محیط فنی پویا برای پشتیبانی از ابتکارت BPM ایجاد کرده و فرآیندهای تجاری دستی و پیچیده را خودکارسازی می‌کند.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار هوش مصنوعی، با وجود مزایای متعدد، می‌تواند فرآیندهای روزمره را در کنترل BPM قرار دهد. کسب و کارها با استراتژی‌های کارآمد و موثر هوش مصنوعی، می‌توانند نتایج مطلوب‌تری به دست آورند.

همسویی هوش مصنوعی و مدیریت فرآیند کسب و کار

وقتی بخشی از وظایف را با استفاده از هوش مصنوعی خودکارسازی کنید، سایر وظایف حیاتی که به منابع انسانی نیاز دارند، توجه شما را برای انجام عملکردهای استراتژیک‌تر جلب می‌کنند. از آنجا که استفاده از اتوماسیون، منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود، بسیاری از افراد معتقدند امکان حذف فرآیند خودکارسازی از مشاغل وجود ندارد.

با آزادسازی منابع مورد نیاز کسب و کار توسط اتوماسیون، فرصت‌های جدیدی برای تخصیص مجدد آنها به سایر بخش‌ها ایجاد می‌شود. این می‌تواند برای پروژه‌های شما فرصت‌های جدیدی خلق کند که در گذشته به دلیل هزینه‌ها و منابع انسانی به ثمر نرسیدند. اگر پروژه‌های جدید قادر به استفاده از اتوماسیون از طریق هوش مصنوعی باشند، ضمن کاهش هزینه‌ها، امکان اجرا نیز فراهم خواهد شد.

مدیران اجرایی و متخصصان فناوری، هنگام تصمیم‌گیری درباره نحوه استفاده از هوش مصنوعی در سازمان، باید پروژه‌های ارزشمندی را انتخاب کنند که فاقد هزینه‌های سنگین و فعالیت‌های تکراری است.

تضمین کیفیت محصولات و فرآیند پشتیبانی از مشتریان، عملکردهایی است که می‌توانید آنها را با استفاده از هوش مصنوعی خودکارسازی کنید.

می‌توانید در فرآیند مصاحبه شغلی از پردازش ویدئویی استفاده کنید. از آنجا که برخی از حالات چهره در فروش، ارائه خدمات به مشتریان و عملکردهای تعاملی مشابه آنها، موفق هستند، استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند به شناسایی آن الگوهای خاص کمک کند.

ضرورت استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار

تجارت و رقابت در تجارت، به طور فزایند نیاز به هوش مصنوعی را افزایش می‌دهد. در حالی که ممکن است  هوش مصنوعی در بسیاری از سازمان‌ها به عنوان یک پروژه آزمایشی کار خود را آغاز کند، هر چه این پروژه ساده‌تر و کم هزینه‌تر باشد، سریع‌تر شاهد پروژه‌های ادغام هوش مصنوعی و انتقال آن به سمت اتوماسیون فرآیند رباتیک (RPA) خواهید بود.

تاثیر هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار

سیستم‌های مدیریت فرآیند بر پایه هوش مصنوعی، شناسایی و پیش بینی بهتر اشکال مختلف جریان فرآیند را تسهیل می‌کند. علاوه بر این، به انجام فعالیت‌های اصلاحی نیز کمک می‌کند. در ادامه خواهیم گفت که هوش مصنوعی چگونه در مدیریت فرآیند کسب و کار اثر می‌گذارد و باعث تحول آن می‌شود.

ایجاد الگوریتم‌های یادگیری ماشین

با پیشرفت هوش مصنوعی، تعداد زیادی الگوریتم‌های یادگیری ماشین مانند درخت تصمیم، تشکیل می‌شوند و در دسترس شما قرار می‌گیرند. این الگوریتم‌ها به مالکان کسب و کار، مدیران و کارکنان امکان می‌دهند تا مسائل مرتبط با ویژگی داده‌های ورودی را حل کنند. همچنین، BPM های مبتنی بر یادگیری ماشین، به سادگی می‌توانند روابط و الگوهایی را شناسایی کنند که توسط مدیران قابل تشخیص نیست.

بهینه سازی فرآیند فروش و بازاریابی

مشتریان برای فعالیت‌هایی مانند خریدهای آنلاین، تراکنش‌های دیجیتال را ترجیح می‌دهند. از آنجا که داده‌های این تراکنش‌ها معمولا بدون ساختار است، تجزیه و تحلیل آنها کمی دشوار و پیچیده خواهد بود.. اما هوش مصنوعی می‌تواند از داده‌های بدون ساختار برای بهبود استراتژی‌های فروش، بازاریابی و ارائه راه‌حل‌های بهتر استفاده کند. AI داده‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کند تا محصولات و خدمات مطلوب را شناسایی کند و بینش‌های ارزشمندی به تیم فروش ارائه دهد. همچنین به تیم‌های فروش کمک می‌کند تا بازدیدکنندگان مکرر را شناسایی کنند.

فعال کردن تجزیه و تحلیل پیش بینی

شناسایی الگوها با هوش مصنوعی، مشاهده و تحلیل مجموعه داده‌های جمع‌آوری شده از طریق کانال‌های مختلف مانند وب سایت‌ها، موتورهای جستجو، رسانه‌های اجتماعی و… را آسان‌تر می‌کند. همچنین هوش مصنوعی تراکنش‌های آنلاین را بر اساس رفتار خریداران تجزیه و تحلیل می‌کند تا فعالیت‌های نادرست و فریبکارانه را بررسی کند.

خودکارسازی فعالیت‌های تکراری و کاهش خطاها

یکی از مشکلات رایج هر کسب و کار، فراوانی داده‌هاست. نیروی انسانی باید داده‌ها را مرتب سازی کنند که انجام این کار، وقت گیر و مستعد خطاست. اما هوش مصنوعی فرآیندهای تکراری و زمان بر را خودکار می‌کند تا کارکنان بتوانند بر روی سایر وظایف ضروری که به توجه بیشتری نیاز دارد، تمرکز کنند. این کار علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، خطاها را نیز کاهش می‌دهد.

بهبود تجربه مشتریان

مشتریان باید اولویت اصلی هر کسب و کاری باشند و ارائه یک تجربه بهتر برای آنها یک هدف حیاتی باشد. هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار، می‌تواند رفتار مشتریان را یاد بگیرد و تجزیه و تحلیل کند تا بینش دقیقی به شما ارائه دهد. همچنین چت ربات‌های موجود در سیستم هوش مصنوعی، با ارائه پاسخ‌ها و راه‌حل‌های سریع و ایجاد محیطی شفاف و کاربر پسند، رضایت مشتریان را بهبود می‌بخشد.

افزایش قابلیت‌های تصمیم‌گیری

هوش مصنوعی برای کمک به مدیران کسب و کار در حل مشکلات و تصمیم‌گیری از الگوریتم‌های پیشرفته یادگیری ماشین (ML)، استفاده می‌کند. هوش مصنوعی، دیدگاه‌های ارزشمند و مدل‌های مختلف مبتنی بر تصمیم را با به کارگیری داده‌های بی استفاده و هدر رفته ارائه می‌دهد. الگوریتم‌ها با استفاده از این داده‌ها می‌توانند از طریق بی نهایت سناریو اجرا شوند تا بهترین استراتژی‌های ممکن را کشف کنند. تیم‌ کسب و کار شما بر اساس یافته‌های پیشنهادی هوش مصنوعی می‌تواند با پشتوانه داده‌ها، تصمیمات آگاهانه و درستی بگیرد.

تشخیص استثناها و ناهنجاری‌ها

هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار از الگوریتم ML برای شناسایی استثناها و ناهنجاری‌ها استفاده می‌کند تا از فعالیت‌ها، تراکنش‌ها و پرداخت‌های مشکوک جلوگیری کند.

اصلاح فرآیند استخدام

همه می‌دانیم که استخدام، یک فرآیند ضروری و نیاز اساسی برای همه کسب و کارهاست. اما از آنجا که استخدام کنندگان باید هر روز اطلاعات نامزدهای مختلف را بررسی کنند و بدون هیچ گونه تعصب شخصی فرد مناسب را انتخاب کنند، یک فرآیند چالش برانگیز به حساب می‌آید. هوش مصنوعی، با اقداماتی مانند:

• اسکن و تحلیل حجم زیاد رزومه
• ارزیابی پورتفولیو نامزدها بر اساس شرح وظایف
• و اولویت بندی بدون تعصب نامزدها

به شما کمک می‌کند تا تعداد نامزدها را محدود کنید، فرآیند استخدام را ساده‌تر کنید، آن را بهبود ببخشید و مطمئن باشید که افراد مناسبی را انتخاب می‌کنید.

نتایج استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار

حتما متوجه شده‌اید که ترکیب هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار نتایج مطلوبی به دنبال دارد. اکنون به تعدادی از این نتایج اشاره می‌کنیم.

امکان مدیریت و پیش‌بینی بهتر داده‌ها را فراهم می‌کند

پیش از اینکه هوش مصنوعی در محیط مدیریت فرآیند موثر واقع شود، تنها داده‌ها در دسترس مدیران قرار داشت و آنها به ابزارهای تحلیلی (که می‌توانست به آنها در تهیه گزارش‌های جامع کمک کند)، دسترسی نداشتند. در حالی که وقتی هوش مصنوعی کنترل همه چیز کسب و کار را در اختیار داشته باشد، امکان مدیریت و تجزیه و تحلیل کامل‌تر و دقیق‌تر آنها فراهم می‌شود. در واقع، رهبران و مدیران کسب و کار با استفاده از هوش مصنوعی می‌توانند گزارش‌های جامعی شامل انواع فرآیندهای کسب و کار را ارئه دهند.

وظایف را خودکارسازی می‌کند

هوش مصنوعی راه را برای روش‌های بهتر ارائه قوانین به اعضای تیم در محیط کسب و کار هموار می‌کند. به عنوان مثال، رهبران تیم برای تعیین وظایف می‌توانند از امکانات چت استفاده کنند. به این ترتیب، ضمن صرفه‌جویی در زمان، گردش کار را نیز بهبود می‌بخشند.

داده‌ها را بهتر و دقیق‌تر سازماندهی می‌کند

یکی دیگر از تاثیرات هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند، سازماندهی بهتر داده‌هاست. همان طور که می‌دانید، داده‌ها و اطلاعات، کلید عملکرد هر کسب و کاری است. هوش مصنوعی، نه تنها اطلاعات ساختار یافته را به راحتی تفسیر می‌کند، ابزارهای شفاف سازی برای تبدیل داده‌های بدون ساختار به داده‌های ساختار یافته را هم در اختیار دارد. علاوه بر این، بستر مناسب برای تحول دیجیتال را نیز فراهم می‌کند.

تجربه مشتریان را بهبود می‌بخشد

پیش از استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار، جمع‌آوری بازخود از مشتریان کاری سخت و پیچیده بود. همچنین، کسب و کارها بیشتر بر روی هزینه‌ها متمرکز بودند تا مشتریان. اما این روزها با ادغام هوش مصنوعی و مدیریت فرآیند کسب و کار، جمع‌آوری تجربیات مشتریان آسان‌تر شده است. چرا که وجود گزینه‌های چت در هوش مصنوعی، به شما امکان می‌دهد تا با مشتریان تعامل داشته باشید و بدانید که آنها به چه چیزهایی علاقه‌مند هستند.

بازدهی و بهره‌وری کسب و کارتان را افزایش می‌دهد

سرمایه‌گذاری و بهره‌گیری از گزینه‌های مختلف هوش مصنوعی، به کاهش هزینه‌ها و افزایش بازدهی کسب و کار شما کمک می‌کند.

فعالیت‌های تکراری را حذف می‌کند

معمولا در محیط کسب و کار، برخی وظایف به صورت مکرر تکرار می‌شوند و برای کارکنان خسته کننده هستند. با هوش مصنوعی می‌توانید برخی وظایف را خودکارسازی کنید و زمان انجام آنها را کاهش دهید. به این ترتیب، وظایف تکراری حذف می‌شوند یا به حداقل می‌رسند.

یک نقشه فرآیند ایجاد می‌کند

همان طور که می‌دانید، نقشه فرآیند، یک ابزار برنامه‌ریزی و مدیریت است که گردش و جریان فعالیت‌ها را  به صورت تصویری توصیف می‌کند. در سیستم هوش مصنوعی، داده‌های جمع‌آوری شده از کانال‌های مختلف، تحلیل آنها از طریق هوش مصنوعی و طراحی گزارش‌های مورد نیاز، برای تنظیم برنامه‌های بلندمدت کسب و کار ضروری هستند. این سیستم، از طریق ارائه اطلاعات جامع و دقیق، به فرآیندهای کسب و کار کمک می‌کند.

قدرت تصمیم‌گیری مدیران را افزایش می‌دهد

مدیران کسب و کارها با امکانات متنوع هوش مصنوعی می‌توانند تصمیمات آگاهانه و دقیقی بگیرند، بنابراین نیاز چندانی به مشورت با سایر ذینفعان نخواهند داشت و در زمان، صرفه‌جویی خواهند کرد.

می‌توانید محصولات با کیفیت‌تری تولید کنید

با ادغام هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانید محصولات بهتر و با کیفیت‌تری تولید کنید و رضایت مشتریان را بیش از گذشته جلب کنید.

نوعی فضای آزمایشی ایجاد می‌کند

با فناوری هوش مصنوعی امکان انجام آزمایش‌های مختلف بر روی محصولات تولیدی و عملکرد ماشین‌های مورد استفاده در پردازش داده‌ها امکان پذیر خواهد شد.

و در انتها …

ملاحظه کردید که هوش مصنوعی در مدیریت فرآیند کسب و کار، مجموعه‌ای از راه‌حل‌های عملی برای بهبود کل فرآیند، بهبود کیفیت کار، افزایش کارایی، بهره‌وری و غلبه بر موانع عملکردی ارائه می‌دهد و  می‌تواند در هر سطح سازمانی، اعمال شود.